曾波

摘 要：信息化是管理檔案的必由之路，作為檔案的管理者，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，以信息化建設(shè)推動(dòng)檔案管理工作。把建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，把實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案作為奮斗目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：信息化管理檔案；內(nèi)涵；現(xiàn)狀；對(duì)策

信息化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，原來(lái)的檔案管理方法不能與時(shí)代發(fā)展的步伐同步，更不能適應(yīng)管理檔案管理工作。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，迫使使檔案由原來(lái)的手工化紙質(zhì)化的管理向信息化管理檔案手段過(guò)度，逐漸把檔案原始化管理的中心向信息化管理方向發(fā)展。這是新的歷史時(shí)期信息信息化時(shí)代的大勢(shì)所趨，也是檔案管理工作者夢(mèng)寐以求的。只有實(shí)施信息化管理手段，才能穩(wěn)妥的保護(hù)好館藏檔案，才有可能大量的節(jié)約的人、物、財(cái)?shù)荣Y源，才能有效的提高檔案管理成效，為部門(mén)和社會(huì)創(chuàng)造更好的效益。在檔案管理工作發(fā)展的進(jìn)程中，信息化管理檔案是形勢(shì)發(fā)展的更好途徑。研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度和辦法，加快實(shí)現(xiàn)檔案的信息化進(jìn)程，是檔案管理模式從舊的體系向新的管理模式——信息化管理邁進(jìn)的大好時(shí)機(jī)。

1 信息化管理檔案內(nèi)涵

信息化管理檔案，指在國(guó)家檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一部署下，在檔案管理過(guò)程中，廣泛運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，處理檔案信息資源、實(shí)施科學(xué)管理、把優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)提供給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，進(jìn)入信息化管理檔案的軌道。從另一個(gè)角度來(lái)講，信息化管理檔案是指檔案管理模式從傳統(tǒng)的方式向以檔案信息為重心的管理方向發(fā)展。這是一個(gè)艱巨而又長(zhǎng)期的探索階段，要不斷地針對(duì)檔案管理采用現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備管理，提高現(xiàn)代化信息管理檔案的水準(zhǔn)。數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是信息化管理檔案的必須條件，檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用才是信息化管理檔案所要達(dá)到的效果。

2 信息化管理檔案現(xiàn)狀

信息化管理檔案水平的提高，范圍的擴(kuò)大，越發(fā)加大了對(duì)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求。檔案管理最終將以信息管理為發(fā)展趨勢(shì)。中國(guó)信息化管理檔案還處于發(fā)展?fàn)顟B(tài)，相對(duì)于實(shí)體管理來(lái)考量，還沒(méi)走向成熟的層面。從形勢(shì)的進(jìn)程來(lái)看，在一定層面上拖了檔案信息化的發(fā)展的后腿。

（1）檔案信息化管理基礎(chǔ)工作不牢。主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個(gè)方面。硬件設(shè)施的問(wèn)題是指實(shí)施信息化管理的工具缺乏，硬件設(shè)施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、復(fù)印機(jī)以及光盤(pán)、磁盤(pán)等等，由于這些設(shè)備的配備都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入作保障，而且設(shè)備的后期維護(hù)成本也較高，資金缺乏往往就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會(huì)受到影響，快捷高效的信息化管理便無(wú)從談起。

（2）檔案信息的保密安全性差。檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點(diǎn)決定的，檔案信息共享也是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)基本目標(biāo)。而信息共享具有限制性，即在一個(gè)特定范圍內(nèi)共享；檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)管理計(jì)算機(jī)的入侵，工作人員無(wú)意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，幾乎無(wú)法判斷檔案信息是否被非法復(fù)制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實(shí)現(xiàn)泄密后的補(bǔ)救控制。因此，檔案信息共享與安全保密形成了矛盾。

（3）可利用的檔案信息資源少。檔案館承擔(dān)著檔案保管和檔案利用的職能，但是，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門(mén)主要依靠歸檔制度來(lái)保證檔案試實(shí)體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。即重視檔案館內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)館藏信息的需求；重視館藏服務(wù)方式，輕視深層次的信息服務(wù)；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會(huì)性和文化性；重視以實(shí)體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。瀏覽網(wǎng)上檔案館就會(huì)感覺(jué)到可利用的檔案信息資源實(shí)在是太少了，讀者不愿光顧。

3 實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案的對(duì)策

（1）加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置。檔案管理工作不太收到機(jī)關(guān)的看好，好多單位根本不重視檔案管理工作。檔案管理部門(mén)及人員要明確自己的職責(zé)范圍，同時(shí)也要認(rèn)識(shí)自身所處的地位，向單位領(lǐng)導(dǎo)反映并說(shuō)明檔案管理的作用于意義，力爭(zhēng)得到單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持。并要求領(lǐng)導(dǎo)將信息化管理檔案放到重要管理層面，只有獲得了領(lǐng)導(dǎo)支持，一切工作才能順利進(jìn)行。特別是信息化管理要求，必須配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等。當(dāng)然現(xiàn)代化管理設(shè)備配備是有個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的，既配備工作需要的設(shè)備，要從節(jié)約的角度出發(fā)。對(duì)所有現(xiàn)代化管理設(shè)備，檔案管理機(jī)構(gòu)要指定熟悉此專(zhuān)業(yè)的人員維護(hù)，保證設(shè)備的完好，能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使信息化管理的工作得以順利開(kāi)展。

（2）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化、正?；芾怼ｋ娮訖n案從資料整理到成為一本完整檔案，需要的很多工作人員。要保障收集到的資料，整理出來(lái)的檔案信息的真實(shí)、完整，那就需要在電子文件生成的過(guò)程嚴(yán)格把關(guān)，一直到歸檔的諸多環(huán)節(jié)不出紕漏。在管理上嚴(yán)格要求，用制度約束人，用標(biāo)準(zhǔn)衡量人，用規(guī)范考量人。規(guī)范化的管理的優(yōu)點(diǎn)，就是能保障同一類(lèi)型的檔案在不同的部門(mén)和人員之間制作出的電子檔案的格式、大小、樣式規(guī)格相同，這給信息化管理檔案提供了有力的條件。

（3）保護(hù)檔案信息的安全。網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開(kāi)發(fā)利用的正常運(yùn)行，要依賴(lài)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過(guò)采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行安全。

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（作者單位：荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）