左章靜

【摘要】隨著近年來成人教育事業(yè)的不斷發(fā)展，相應的招生規(guī)模呈現(xiàn)為持續(xù)拓展的趨勢，與之相對的，成人教育學籍檔案管理工作所面臨的工作量與壓力越來越大，倘若仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，顯然已經(jīng)無法滿足新形勢下成人教育的發(fā)展需求。鑒于此，本文主要針對成人教育學籍檔案管理中存在的問題進行了系統(tǒng)的分析，在此基礎(chǔ)上提出幾點優(yōu)化措施，僅供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】成人教育；學籍檔案；問題；對策

隨著我國經(jīng)濟與社會的不斷發(fā)展，成人教育事業(yè)呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢，在招生規(guī)模不斷增長的同時，相應的學籍檔案管理工作面臨的壓力也就越來越大。然而，成教學籍檔案管理工作當前仍然是是以人工統(tǒng)計、檢索為主，面對不斷增長的學籍檔案工作量，傳統(tǒng)管理模式顯然已經(jīng)無法滿足成人教育發(fā)展的需求，成教學籍檔案管理的繁重性、復雜性越來越明顯，成教學籍檔案管理工作開始暴露出眾多問題，如何加強成教學籍檔案管理就成為當前急需解決的重要課題。

一、成人教育學籍檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全。對于成人教育學籍檔案管理制度來說，沒有一套結(jié)合高校自身成人教育工作的實際制定的檔案管理規(guī)章制度，只是簡單地將學校檔案室的規(guī)章制度照搬來使用。成教學籍存在特殊性，縱觀各高校的成人教育學籍管理，其內(nèi)容與實施細則都不盡相同。比如考勤，對曠課，請假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒有做出明確規(guī)定，必然會導致管理制度、管理體系方面不夠完善，管理過程中存在諸多不健全的地方。

（二）管理模式存在滯后性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，大部分學校學籍檔案管理都在積極進行信息化建設(shè)，然而成教學籍檔案管理工作的信息化建設(shè)存在較大的滯后性，學籍檔案管理仍舊是以手工管理為主，重復勞動多、工作量大、準確率不高、效率低下，信息化管理僅僅局限于簡單的審批表、新生注冊表、名冊以及成績登記表等簡單的內(nèi)容，顯然無法適應信息時代檔案管理工作的相關(guān)要求。

（三）管理隊伍素質(zhì)亟待加強。由于成人教育學院對學籍檔案管理工作不夠重視，學籍檔案管理隊伍存在綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象。不僅在人員配置方面不夠合理，并且大部分學籍檔案管理人員都沒有通過系統(tǒng)的專業(yè)培訓，精通信息技術(shù)的專業(yè)管理人才更為缺乏，嚴重制約了成教學籍檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

二、優(yōu)化措施與建議

（一）構(gòu)建符合成人院校的檔案管理制度?？茖W合理的管理制度是保障各項工作有序開展的先決條件，成人教育學籍檔案管理工作自然也不例外。這就需要成人教育院校基于教育部相關(guān)文件制度，構(gòu)建符合成人教育院校實際特征的學籍檔案管理制度，全面規(guī)范學籍檔案收集整理、核對檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交以及管理職責等相關(guān)內(nèi)容，不僅表現(xiàn)出檔案管理工作具有高度的政策性，同時又能夠有效滿足成人教育的發(fā)展需求，保障學籍檔案管理工作的開展有章可循、有據(jù)可依。與此同時，為進一步保障學籍檔案管理工作的質(zhì)量，學校應當定期進行核查，通過構(gòu)建科學合理的審查機制，以便于針對學籍檔案進行全面的審查核對，進一步保障學籍檔案的規(guī)范、真實以及完整。除此之外，還應當綜合參考成教學籍檔案管理工作的相關(guān)要求，將具體的責任落實到個人，并將其納入目標管理考核當中，全面提升學籍檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（二）加大學籍檔案信息化建設(shè)力度。一方面，成人教育學籍檔案管理方法現(xiàn)代化建設(shè)。主要彰顯為管理方面的有效性與科學性，各個學校應當綜合參考自身實際情況，將最新的理論知識與科研成果應用于學籍檔案管理工作當中，通過不斷總結(jié)檔案管理過程中的經(jīng)驗教訓，全面推動成教學籍檔案管理方法現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，成教學籍檔案管理手段現(xiàn)代化建設(shè)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，應當主動借鑒其他部門檔案管理信息化建設(shè)所取得的經(jīng)驗與成績，主動引入一套系統(tǒng)的信息化管理體系，建立學籍檔案管理信息庫，實現(xiàn)成教學籍檔案管理全文圖像存儲、備份以及自動化檢索，進一步加強信息化技術(shù)在成教學籍檔案管理中的應用。

（三）加強檔案管理隊伍培訓教育。首先，成人教育院校檔案管理部門應當加強檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業(yè)務(wù)考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續(xù)教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學習中。其次，成人教育院校應當綜合參考檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調(diào)動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質(zhì)過硬的檔案管理專業(yè)人才，以此來充實檔案管理隊伍，帶動整個檔案管理隊伍綜合素質(zhì)的提升。最后，加大檔案管理隊伍的繼續(xù)教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業(yè)知識、信息化專業(yè)知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業(yè)水平、信息化水平，為學籍檔案管理利用提供更好的服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，成人教育學籍檔案管理是一項系統(tǒng)、繁雜的工作，想要一蹴而就顯然是不現(xiàn)實的。面對我國成人教育事業(yè)的發(fā)展，成人教育學籍檔案管理工作必然需要做出相應的改革，應當針對當前存在的問題進行系統(tǒng)的分析，制定針對性的解決對策，全面引入新的管理理念與管理方法，進一步提升成教學籍檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

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