羅彬彬

（廣西梧州市紅十字會醫(yī)院，廣西 梧州 543002）

[摘 要]信息技術的發(fā)展及應用使醫(yī)院電子檔案管理工作呈現(xiàn)出前所未有的新局面，本文探討了信息技術在醫(yī)院電子檔案管理中的價值及其在應用信息技術時存在的問題，并提出了一些醫(yī)院電子檔案管理工作的改進策略，以切實提升醫(yī)院電子檔案管理的利用率，推進現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

[關鍵詞]信息技術；醫(yī)院；電子檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

當前社會進入信息化時代，信息技術已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動了社會的發(fā)展進步，這也為提升醫(yī)院電子檔案管理工作的質量及效率提供了契機。但信息技術在給醫(yī)院電子檔案管理帶來極大便利的同時，也產(chǎn)生了形式多樣且規(guī)格各異的電子文件，那些具備一定保存價值及利用價值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強電子檔案的管理工作，是提高醫(yī)院管理效率的必然要求，也是醫(yī)院實現(xiàn)跨越式發(fā)展的根本項目。

1 信息技術在醫(yī)院電子檔案管理中的價值

1.1 提升醫(yī)院電子檔案的管理水平

醫(yī)院借助信息化技術，對具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的醫(yī)院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計以及編研等一系列操作實行全過程管理與監(jiān)控，可保證管理工作的連續(xù)性。根據(jù)電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計算機程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規(guī)則，可有效提高醫(yī)院電子檔案的管理水平。

1.2 提高醫(yī)院電子檔案管理的靈活性、時效性

醫(yī)院借助信息技術，可以靈活地對電子文檔進行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲在計算機中，與此同時，借助光盤、U盤等存儲載體，還可對電子文檔進行移交、轉借。借助信息技術及計算機系統(tǒng)，能夠有效實現(xiàn)資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關信息，檔案管理人員還可根據(jù)實際需要，及時獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時效及效率。

1.3 完善醫(yī)院的信息化建設

信息化時代中，電子檔案在醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯，應用信息技術亦是醫(yī)院整體信息化建設的重要內容。通過建立并不斷完善醫(yī)院檔案管理的信息化平臺，并借助信息技術，統(tǒng)籌安排醫(yī)院信息及電子檔案工作，可促進醫(yī)院各部門的協(xié)調管理，提高醫(yī)院管理效率，實現(xiàn)電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過程中，還能及時發(fā)現(xiàn)存在的不足，予以修正，為醫(yī)院的信息化建設提供有力的保證。

2 醫(yī)院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題

信息技術在應用過程中，難免會存在一定的問題。只有加強對這些問題的重視，不斷改進，才能切實將信息技術有效地應用于醫(yī)院電子檔案管理中。使用信息技術管理醫(yī)院電子檔案，大多采用批量處理的方式進行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時，也容易因為小小的失誤造成嚴重的不良后果，加之文件大多涉及內容較廣，涵蓋方向較雜，需要工作人員及時更新電子文件，以避免出現(xiàn)電子文檔丟失遺漏等問題。電子文件需借由信息技術進行多元化轉變，才能由原本復雜的結構、不一而足的形態(tài)、雜亂的存儲方式，轉變?yōu)榭蓺w檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉變的過程中，時常會受到外界非正常因素的影響，而出現(xiàn)文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計算機開放性的特點使信息技術在表現(xiàn)出巨大優(yōu)越性的同時，也存在較為突出的信息安全、網(wǎng)絡安全等問題。應用信息技術進行醫(yī)院電子檔案管理也勢必會存在一定的安全隱患，諸如計算機遭受病毒侵害、醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問題不容忽視。此外，利用信息技術管理醫(yī)院電子檔案，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務能力、嫻熟的電子信息技術操作能力、豐富的文化涵養(yǎng)等，才能適應強大的數(shù)據(jù)整理以及難度較大的管理工作。

3 信息技術在醫(yī)院電子檔案管理中的有效應用

3.1 完善電子檔案管理體系

優(yōu)質可行的管理體系是將信息技術有效應用于醫(yī)院電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，可規(guī)范電子檔案形成、收集、歸檔等整個流程，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，促進電子信息技術應用。醫(yī)院電子檔案管理體系應結合醫(yī)院發(fā)展的實際情況加以構建和完善，以充分發(fā)揮電子檔案服務于社會、服務于醫(yī)院的功能。

一是充分借鑒并利用現(xiàn)代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的醫(yī)院電子檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結、發(fā)展，形成科學、合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。

二是采取責任制體系，通過完善的管理制度、健全的管理機制，明確檔案工作職責和任務，使醫(yī)院電子文件的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調動檔案工作人員的積極性，嚴格落實規(guī)章制度，將電子檔案管理工作的全過程納入到管理體系程序中，與相關人員的崗位職責進行掛鉤，提升管理人員對醫(yī)院電子檔案管理有關規(guī)章制度的理解，落實責任分工，明確檔案管理的責任歸屬，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的有章可循，有據(jù)可查，落實到人，有效規(guī)范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。

三是構建行之有效的獎懲制度，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著的檔案管理人員獎勵，對表現(xiàn)不佳的人員予以適當?shù)亩酱伲诔浞痔岣呗毠へ熑涡牡耐瑫r，增強其工作積極性，從而更好的完善醫(yī)院電子文檔管理體系。

3.2 建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫

建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫是醫(yī)院電子檔案管理的重要舉措，是實現(xiàn)電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關鍵。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設不僅要考慮當前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準備，保證有較高的性能，還應便于反復修改。

一是做好電子文件的收集工作，及時收集草稿性電子文件和輔助性電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù)的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應與電子文件同時保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對醫(yī)院工作相關的電子文件加以收集、登記和備份，及時保存并登記、更新操作環(huán)境及數(shù)據(jù)，以保證電子文件收集的時效。

二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎上，歸檔的范圍應包括醫(yī)院各項活動中形成的各種載體電子文件，具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。歸檔的時間也需保證連續(xù)性，同時將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對濕度控制在合理范圍內，為避免電子文件在長時間保存過程中可能存在的儲存錯誤，歸檔的電子文件應一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對需要永久保存的電子文件，應制作成紙質版本予以歸檔。

三是利用信息技術，實現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡化，及時發(fā)現(xiàn)并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫(yī)院檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)中檔案信息資料存儲的內容，及時更新并補充信息內容，滿足使用者對電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問題及數(shù)據(jù)流失，可在進行數(shù)據(jù)資源管理時，將系統(tǒng)設置成自動備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。

四是實現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機的整合起來，實現(xiàn)文件檔案的統(tǒng)一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動態(tài)過程、相關的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3 檔案隊伍專業(yè)化

檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過建立檔案專家人才庫，提高檔案干部隊伍素質，可實現(xiàn)依法治檔，進而使檔案人才培養(yǎng)模式進一步創(chuàng)新。只有現(xiàn)代化培訓手段得到廣泛利用，檔案專業(yè)隊伍規(guī)模不斷擴大，檔案人才隊伍結構和整體素質得到顯著提高，才能有效利用信息技術進行醫(yī)院電子檔案管理，并充分發(fā)揮其價值。

一方面，通過考察、培訓等培養(yǎng)教育方式，強化檔案干部培訓，包括專業(yè)檔案理論知識、計算機網(wǎng)絡技術、電子文件知識、知識產(chǎn)權保護知識、基礎網(wǎng)絡安全維護知識以及計算機操作運用能力等素質。醫(yī)院可在充分考察本院實際情況的基礎上，詳細分析醫(yī)院對電子檔案管理的需要，并根據(jù)實際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓計劃，定期對電子檔案管理人員進行培訓考核，或是組織其外出學習考察，認真學習電子檔案管理方面的新知識、新規(guī)定和新要求，還可邀請行業(yè)專家前來醫(yī)院，傳授電子檔案管理的知識經(jīng)驗及研究成果，通過形式多樣的活動，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎上，正確高效地開展電子檔案管理工作。

另一方面，可創(chuàng)新人才競爭機制，營造人盡其才的積極氛圍，促進檔案管理人員自我提升。并將競爭機制引入醫(yī)院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機，這不僅能充分調動起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進取，努力提升自身的專業(yè)水準及各項素質，以滿足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。

4 結 語

當前社會已進入信息化時代，利用信息技術加強醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅是時代發(fā)展的需要，也是提升醫(yī)院檔案工作效率，推進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。隨著信息技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理也體現(xiàn)出日新月異的特點，相關人員應正確認識信息技術在醫(yī)院電子檔案管理中的價值，充分了解醫(yī)院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題，從完善管理體系、建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫、提高檔案管理人員素質等方面著手，不斷改進醫(yī)院電子檔案管理工作，以切實提升其利用率，推進現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

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