陳 靖， 董 達， 賈麗娟， 李 瑩， 李文蕊， 曾午鈴， 柴曉玲

(西安交通大學 采購與招標管理辦公室， 西安 710049)

推進高校設備采購的信息化建設

陳 靖， 董 達， 賈麗娟， 李 瑩， 李文蕊， 曾午鈴， 柴曉玲

(西安交通大學 采購與招標管理辦公室， 西安 710049)

在分析我國高校設備采購信息化現狀的基礎上，以西安交通大學2015年啟用的設備采購管理信息系統為研究對象，分析了管理系統的建設目標、系統架構以及相關業(yè)務流程。指出建設目標在于構建一個統一的采購管理信息平臺，系統架構分為物理層、持久層、業(yè)務邏輯層以及表現層等4個方面，不同采購方式關鍵節(jié)點不同。使用表明新系統能夠滿足學校不斷增長的業(yè)務需求，整合校內已有的不同平臺數據，并且具有高效、安全、流程規(guī)范等特點和創(chuàng)新性。

設備采購； 管理信息系統； 建設目標； 業(yè)務流程

0 引 言

隨著學校儀器設備采購工作的發(fā)展，工作流程對管理的要求在不斷改變，對管理的規(guī)范化、信息集約化和資源共享的要求不斷提高，現有的系統制約了管理服務的進一步提升。主要表現在：學校的設備采購和保有量快速增長，業(yè)務量逐年加大，現有的系統無法支持快速增長的采購需求；儀器設備采購工作一直在發(fā)展變化，原系統無法適應管理上的改變；現有系統的架構和安全設計只能運行于局域網中，其封閉性決定了其無法對采購過程數據進行完整采集，對后續(xù)其他功能的開發(fā)產生較大影響；采購項目論證階段，決策者需要獲取完整的采購數據，包括采購信息、技術資料等，現有系統無法向決策者提供完整的業(yè)務、技術統計數據；采購前期，各采購項目需要充分調研，現有系統不能實現對采購數據的完整采集和整合，無法快速、準確地為項目調研提供幫助；采購過程中，項目建設單位無法及時了解到相關采購項目的進度；受到系統的制約，采購過程中主管部門和項目建設單位的信息、文件交流也只能限于傳統、效率較低的方式，制約效率的提高；由于沒有統一的采購管理平臺，采購辦公室的管理模式受到制約，難以實現或嘗試更先進的管理方式；鑒于以上問題的存在，采購與招標管理辦公室需要更新采購管理信息系統。

1 高校設備采購信息化的現狀

目前，國內高?；径家呀泴崿F了儀器設備的信息化管理[1]。信息化管理系統按照管理的對象可分為面向對象的信息系統和面向過程的信息系統[2]。面向對象的信息化管理系統以具體對象為目標，實現簡單、明確的管理。按照對象的類別，面向對象的信息管理系統分為3類：面向合同、面向檔案、面向儀器設備管理。

已有文獻分析了面向對象的信息系統所具有的優(yōu)點，包括數據匯總及時、滿足查找、統計等功能[3]；能夠準確處理流程數據和大量數據[4]；能夠體現學校和國家相關部門的管理制度，實現分級管理和監(jiān)控[5]；利用XML技術，減少錄入過程的錯誤率[6]，最后面向對象的信息系統可以實現合同信息的標準化，儀器設備的網上同步披露[7-8]。

除了面向對象的信息系統，還有一類是面向過程的信息化管理。僅僅面向設備的計劃、采購、安裝、調試、使用、維護、維修直至報廢的整個過程的管理，是狹義的面向對象信息系統；“以儀器設備采購及管理為主，兼顧儀器設備生命周期發(fā)展所涉及到的人財物等全部信息的一體化信息管理系統”，是廣義的面向對象信息系統[9-10]。廣義的面向對象信息系統解決了不同系統、不同部門、不同數據庫之間的數據共享、分析和交互[11]。

2 設備采購的信息化實踐

由于每所高校的發(fā)展階段、發(fā)展規(guī)模以及管理要求不同，因此設備采購和管理都有自身的特點，沒有一套普遍適用的管理系統[12]。同時設備管理的信息化建設也是一個需要不斷完善的過程[12]。學校為規(guī)范全校采購招標工作，加強對采購招標工作的全流程監(jiān)控和精細化管理2015年啟用的采購管理信息系統，采用了面向對象的信息系統，該系統要求能夠實現預算信息的采集和管理，實現采購業(yè)務全流程的信息化管理，實現完整的采購過程數據的記錄、查詢，實現完整的信息查詢功能和具有良好的輔助決策能力，實現對全部設備技術信息的采集和整合。同時，系統的設計結合了國家相關法律法規(guī)和學校各項規(guī)定，可在網絡上實時、動態(tài)地顯示儀器設備采購進程，增加了采購透明度，規(guī)范了管理。

2.1 建設目標

該系統建設的整體目標是，打破各業(yè)務模塊、各工作人員間信息孤島，整合各相關職能部門、項目單位的信息，整合采購過程中的全部過程、技術信息，形成統一的數據集合為領導決策提供支持，為學校與儀器設備相關的業(yè)務提供數據支持，為項目單位提供便利，同時提升采購部門的管理服務水平，提高工作效率。

基于以上理念，提出系統建設目標：①整合各相關職能部門的信息，形成統一的采購管理信息平臺；②整合職能部門和項目單位的信息，建立完整的、先進的“申請—審批—執(zhí)行—反饋”數據交互機制，實現采購過程的全程跟蹤監(jiān)控；③形成完整的采購過程數據，對全校的儀器設備采購進行規(guī)范管理、完整統計，為決策提供數據支持和參考；④形成完整的已采購設備技術資料，為決策提供參考，為學校其他相關工作提供數據支持；⑤為學校老師提供便利，通過采購全過程信息化管理，讓老師足不出戶即可辦理絕大多數采購相關的業(yè)務，并且讓用戶實現對采購過程的全程跟蹤。

總體來說，采購系統是一個統一的采購管理信息平臺，可實現預算信息的采集和管理，實現從采購申請到招標、簽訂合同和驗收，整個采購流程數據的記錄和進度跟蹤，采集完整采購數據和過程數據。另外，完備的采購數據也便于教師查詢和了解學校已購設備的信息和技術資料，節(jié)約調研成本，也為資源和設備共享提供了依據。

2.2 系統架構設計

圖1中融合架構設計和功能結構，從物理層、持久層、業(yè)務邏輯層以及表現層幾個方面對系統架構設計進行了描述。對物理層的基礎數據系統采用了Oracle Database、JDG和Tomcat進行技術處理，在業(yè)務邏輯層面對3個核心業(yè)務功能預算管理子系統、設備采購子系統和報表服務子系統，進行了權限管理的設置；最終在表現層的界面顯示中區(qū)分系統前臺首頁及業(yè)務功能和系統基礎設置和管理兩個方面。系統架構以管理對象為目標，實現了從基礎數據到最終使用層面的完美銜接。

圖1 系統架構

整個系統包含圖2所示的10余個功能模塊，涵蓋采購招標業(yè)務中從預算審核到項目驗收整個業(yè)務流程。同時還有專家?guī)旌凸編?，為學校采購招標提供保障并積累基礎數據。統計報表模塊使采購辦不再依靠人工來統計全校采購招標數據，可以方便快捷地獲得可靠、全面的采購招標數據。

圖2 采購系統功能模塊

2.3 系統使用范圍

學校及院處招標采購的項目(計劃金額10萬元以上，含10萬元)，以及10萬元以下的進口設備均需要在采購系統中提交采購招標申請和驗收申請。

采購項目的經辦人可點擊采購辦主頁"信息系統入口"，通過學校統一身份認證，經過簡單的注冊即可登錄系統，開始一項采購任務。

2.4 設備采購業(yè)務流程

在設備采購業(yè)務流程中，采購項目負責人通過系統進行采購申請登記，采購申請?zhí)砑臃譃?類采購方式：學校招標采購內貿設備、學校招標采購外貿設備、院處招標采購內貿設備、院處招標采購外貿設備、零星采購內貿設備、零星采購外貿設備、自制設備(申請審核后的執(zhí)行過程同樣按金額去控制流程)。根據采購金額的大小和重要程度，采購方式分為：校級招標、校級免招標、院處招標、院處免招標等。

在采購執(zhí)行階段，不同采購方式的節(jié)點如下：

(1) 內貿零星采購。根據采購申請用戶直接錄入采購設備的結果，采購信息經采購辦項目員確認后有效；

(2) 外貿采購按(合同顯示)。系統默認展示合同信息，用戶需完成技術協議上傳、用途說明登記、付款登記、驗收結果登記(50萬元以上需填寫驗收申請，系統生成原始信息，項目單位錄入實際到貨的型號、出廠號、到貨日期、安裝地點、培訓時間等基礎信息，同時與合同中的技術指標相對應，錄入實測參數及安裝調試情況以及存在的問題、解決方法等，申請驗收。)和報銷登記等操作；

(3) 10萬元至50萬元內貿。此價格范圍之內的設備所有過程信息系統不記錄，只記錄院處招標結果，合同登記、驗收結果登記和報銷登記；

(4) 50萬元以上內貿。默認展示已簽合同信息，上傳技術協議、申請驗收和登記報銷信息等操作。

3 實施成效

該系統于2015年1月正式上線運行，至今已完整運行2年時間。從學校各方反饋的情況得知，該軟件的順利運行受到學校師生的好評。主要成效體現在：① 通過10多個模塊化管理實現了從設備采購預算、項目采購申請、招標工作、內貿合同、設備到貨驗收等采購環(huán)節(jié)全流程的信息化管理；② 所有采購招標項目均實現全流程電子化并能夠實時對進度進行跟蹤，采購流程中各關鍵環(huán)節(jié)均可回溯、可倒查，確保了各節(jié)點的工作效能和責任落實，為設備采購管理工作的規(guī)范化與精細化奠定了基礎；③ 極大地提高了設備采購工作效率，方便用戶查詢了解項目進展狀態(tài)，同時也為學?？茖W決策提供數據支撐。

4 總結與分析

隨著高校的規(guī)模化發(fā)展，高校設備采購和管理涉及許多新的技術和知識，也需要和不同的信息平臺交互，因此相應的信息化管理系統既要提高服務和效率，又要采用復雜的信息技術。我校采購管理信息系統使用表明：①能夠按照數據庫級別的安全保護實現信息安全的要求；②能夠支持基于個人數字證書的安全認證；③為保證工作流程的靈活性，數據庫設計和程序設計中，充分考慮流程變動和數據變動的可修改性，保證在業(yè)務流程、數據規(guī)范有變化的情況下，系統有良好的適應能力；④系統的每一步操作流程均可以駁回至上一狀態(tài)；⑤每一步的工作流程，通過、駁回，均保留完整的記錄信息。

該系統的創(chuàng)新性主要表現為：①根據業(yè)務的重要性水平，信息系統實現了不同的審批權限和管理體系，兼顧了效率和使用效果；②在信息系統中體現了過程管理，并兼容了學校不同信息系統中的數據，最大化已有信息平臺的效率；③用戶體驗至上的思想貫穿于信息系統的全過程，體現了高校行政部門的服務理念。

5 結 語

西安交大為我國高校的設備采購的信息化建設進行了創(chuàng)新性探索，具有重要的參考價值，該系統值得在全國高校設備管理部門推廣應用。同時，隨著信息技術的日新月異，該系統也存在進一步迭代優(yōu)化的空間，以便更好滿足我國高校設備采購信息化管理的需求。

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Promoting the Information Construction of Equipment Purchasing in Colleges and Universities

CHENJing，DONGDa,JIALijuan,LIYing,LIWenrui,ZENGWuling,CHAIXiaoling

(Administration Office of Purchasing and Bidding，Xi’an Jiaotong University，Xi’an 710049， China)

Based on the analysis of the information construction of equipment purchasing in colleges and universities, focusing on the 2015 Management Information System of Equipment Purchasing of Xi’an Jiaotong University, this article analyzes the construction targets of object-oriented management system, system framework and related operation processes. The main target is to build up uniform equipment purchasing management information platform. System framework is divided into physical layer, persistence layer, operation logic layer and presentation layer. The key point is different for different equipment purchasing types. The results show that the new system with characteristics of high efficiency, safety and standardized processes as well as innovative features can meet the increasing business requirements and integrate the existing data from different platforms in campus.

equipment purchasing; management information system; construction target; operation process

2016-09-15

陳 靖(1968-)，女， 陜西華縣人，助理研究員，研究方向：儀器設備采購招標與管理。

Tel.：029-82667631；E-mail：cjing@mail.xjtu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2017)05-0275-03