閆茂玉

摘 要：人力資源檔案管理作為現(xiàn)今人力資源管理中重要的工作部分，在實(shí)際進(jìn)行相關(guān)工作的過程中為了能夠提高人力資源檔案管理的效率和管理水平，能夠針對當(dāng)前人力資源檔案管理出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行分析，并且能夠提出有效的分析對策，這對于進(jìn)一步提高人力資源整體管理水平有著非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理；問題分析；原因分析；對策分析

在現(xiàn)今人力資源管理水平和管理效率隨著時代和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷提高的前提下，所有的經(jīng)濟(jì)、政治組織或單位能夠通過人力資源管理水平的提高從而切實(shí)的為自身整體的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。那么，針對于現(xiàn)今人力資源檔案管理中存在的問題 ，如其檔案管理效率有待提高、日常管理工作存在疏漏和檔案管理服務(wù)作用有待提高的問題，能夠針對其存在的檔案規(guī)范性較低、管理方法落后和檔案管理人員素質(zhì)有待提高等造成人力資源檔案管理出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行細(xì)致的分析，從而能夠在人力資源管理基礎(chǔ)水平和未來管理目標(biāo)的基礎(chǔ)上提出切實(shí)有效的改進(jìn)對策。

1 人力資源檔案管理出現(xiàn)的問題分析

1.1 檔案管理效率有待提高

現(xiàn)今在人力資源檔案管理中檔案管理效率比較低下主要針對的是現(xiàn)今在檔案管理中人力、物力等花費(fèi)與檔案實(shí)際管理的數(shù)量和質(zhì)量的比率比較低下，為能夠達(dá)到合理的控制范圍。具體而言，人力資源檔案管理主要是對工作人事人員的檔案進(jìn)行整理分析、收集和保存，并且在必要的程度上下進(jìn)行調(diào)動使用，此外，還需要相關(guān)的工作人員針對人力在就業(yè)過程中的職業(yè)調(diào)動和薪酬等資料進(jìn)行了解，所以整體上而言，其工作是比較復(fù)雜的，且這些繁瑣的工作到現(xiàn)今為止缺少一個系統(tǒng)的程序使其簡化，那么則形成了現(xiàn)今人力資源檔案管理效率普遍比較低的現(xiàn)象。

1.2 日常管理工作存在疏漏

現(xiàn)今對于人力資源檔案管理而言，其主要指的是能夠針對人力資源的檔案在必要的應(yīng)用情況下能夠及時的進(jìn)行調(diào)動和使用。但是，現(xiàn)今不得不面對的一個情況則是在人力資源檔案管理現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)過程中，同樣還存在著部分的紙質(zhì)版檔案，這樣部分檔案存在紙質(zhì)的形式，但是卻沒有出現(xiàn)電子檔案歸檔的保護(hù)方法，這樣總體上就造成了現(xiàn)今人力資源檔案在利用的過程中出現(xiàn)的搜取位置失敗和檔案調(diào)動的失敗，從而導(dǎo)致現(xiàn)今日常管理工作存在嚴(yán)重的疏漏現(xiàn)象。

1.3 檔案管理的服務(wù)作用有待提高

人力資源檔案管理在保存和管理的過程中其檔案的服務(wù)性是非常高的。其主要的服務(wù)作用是能夠?yàn)槿藛T及單位、組織和社會等在符合相關(guān)規(guī)范的前提下，進(jìn)行隨時的調(diào)動和隨時的利用，這也是其服務(wù)作用的重要體現(xiàn)。但是就這一方面而言，現(xiàn)今檔案管理的服務(wù)作用比較低下，主要體現(xiàn)在檔案管理的不規(guī)范和管理前后的不協(xié)調(diào)和銜接性比較差，從而造成現(xiàn)今出于某些用途在調(diào)動人力資源檔案的過程中因程序繁瑣需要花費(fèi)大量的時間，且嚴(yán)重的存在現(xiàn)今甚至有些人員對自身的檔案管理單位情況基本不知道或不清楚，這樣總體上就導(dǎo)致了檔案管理服務(wù)的作用比較低下。

2 人力資源檔案管理產(chǎn)生的原因分析

2.1 檔案管理工作規(guī)范性比較低

現(xiàn)今在人力資源檔案管理中出現(xiàn)上述三個問題的主要原因之一則是現(xiàn)今檔案管理工作的規(guī)范性比較低下。具體表現(xiàn)在現(xiàn)今基于人力資源檔案管理重要性分析的基礎(chǔ)上，相關(guān)的單位或組織有必要針對人力資源檔案管理設(shè)定科學(xué)的管理程序和管理規(guī)范，并且能夠建設(shè)一整套能夠促使紙質(zhì)版檔案管理與電子化信息檔案管理相銜接的檔案管理規(guī)范，這對于檔案管理工作的規(guī)范性進(jìn)行則起著非常重要的作用。但是，基于檔案管理工作規(guī)范性比較低下，給檔案管理人員無法客觀上和主觀上形成一種有效的限制和規(guī)制，人員工作缺乏系統(tǒng)性，工作效率低下，那么在現(xiàn)今人力資源檔案管理中出現(xiàn)檔案管理效率低下的現(xiàn)象也就不足為奇。

2.2 管理方法落后

現(xiàn)今雖然大多數(shù)單位在大肆的推進(jìn)人力資源檔案管理的現(xiàn)代化管理方法的運(yùn)用，并且積極的宣傳和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理念，但是這些形式上的推進(jìn)卻沒有取得有效的建設(shè)效果，而且現(xiàn)今普遍存在著很多單位或組織基于自身短暫的經(jīng)濟(jì)利益等考慮，缺少對人力資源檔案管理的強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)投入，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理方法的運(yùn)用缺少有效支撐和落實(shí)條件。那么，對于現(xiàn)今認(rèn)識檔案變動性比較大、人力資源管理工作日益復(fù)雜和數(shù)量規(guī)模日益擴(kuò)大的前提下，管理方法的落后則非常不利于實(shí)際這一情況的改善，那么則造成了現(xiàn)今在人力資源檔案管理中出現(xiàn)日常管理工作出現(xiàn)疏漏的現(xiàn)象。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

面對現(xiàn)今人力資源檔案管理中普遍出現(xiàn)的人力資源檔案管理的服務(wù)性比較低的現(xiàn)象，面對這一問題的出現(xiàn)最為重要的原因則是現(xiàn)今檔案管理人員素質(zhì)比較低下，具體而言，人力資源檔案管理工作對人員不僅有技術(shù)管理和知識管理素質(zhì)，而且要求工作人員能夠擁有足夠的耐心和細(xì)心，以及具有足夠強(qiáng)的管理服務(wù)責(zé)任心。但是，就這一方面而言，現(xiàn)今檔案管理中普遍出現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)有待提高，管理人員的崗位適應(yīng)性比較差，且人員的崗位調(diào)動性也比較大，人員無論是從主觀思想素質(zhì)還是從客觀技術(shù)素質(zhì)等的掌握上都有帶提高。

3 人力資源檔案管理中應(yīng)對問題的對策分析

3.1 采用科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度提高管理效率

面對現(xiàn)今人力資源檔案管理效率比較低下的問題，在對其管理規(guī)范性比較差的原因分析的基礎(chǔ)上，在現(xiàn)實(shí)進(jìn)行人力資源檔案管理工作的過程中為了能夠提高人力資源檔案管理的效率，這就需要管理部門和管理單位能夠切實(shí)的促進(jìn)人力資源檔案管理的科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度的建設(shè)和運(yùn)用，且科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度的建設(shè)一方面應(yīng)包括人力資源檔案管理系統(tǒng)化、嚴(yán)謹(jǐn)化的管理程序；另一方面應(yīng)積極的完善現(xiàn)今關(guān)于人力資源檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這樣總體上為人力資源檔案管理效率的提高發(fā)揮重要的制度建設(shè)作用。

3.2 強(qiáng)化信息化檔案管理方式

面對現(xiàn)今人力資源檔案管理日常工作存在疏漏的問題，在基于其現(xiàn)代化管理方法運(yùn)用效率低下的原因分析的基礎(chǔ)上，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過程中則需要不斷的強(qiáng)化信息化檔案方式的運(yùn)用，積極的改變現(xiàn)今檔案管理中存在的紙質(zhì)管理和現(xiàn)代化管理兩種不同的方式，建立有效的銜接協(xié)調(diào)機(jī)制，促使整體上人力資源紙質(zhì)版檔案管理方式順利的向現(xiàn)代化信息檔案管理方式轉(zhuǎn)化。此外，強(qiáng)化信息化檔案管理方式，要能夠從計(jì)算機(jī)硬件的購買和更新以及人員信息化管理素質(zhì)的提升上進(jìn)行此項(xiàng)工作。

3.3 提高檔案管理人員的工作能力

面對現(xiàn)今人力資源檔案管理存在的因人員素質(zhì)等原因造成的管理服務(wù)作用比較低下的現(xiàn)象，在實(shí)際進(jìn)行相關(guān)工作的過程中則需要重點(diǎn)的不斷提高檔案管理人員的工作能力，一方面能夠促使管理人員擁有現(xiàn)代化管理服務(wù)意識和管理理念，真正做到管理為重，服務(wù)為上的現(xiàn)代化檔案管理工作；另一方面不斷的強(qiáng)化基層檔案管理人員關(guān)于檔案具體的知識、位置、調(diào)動方式和利用方式和規(guī)范的熟悉程度，以此整體上提高檔案管理人員服務(wù)的能力。

4 小結(jié)

綜上所述，人力資源檔案管理的對策是現(xiàn)今檔案管理工作中重要的組成部分，在面對其檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，能夠在基于其原因分析的基礎(chǔ)上，從采用科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度、強(qiáng)化信息化檔案管理方式以及提高檔案管理工作人員能力等方面協(xié)調(diào)配合從而總體上為人力資源檔案管理效率的提高發(fā)揮重要的作用，促進(jìn)現(xiàn)今人力管理工作整體效水平的提高。

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