摘 要：德厚水庫工程建設(shè)檔案管理是德厚水庫工程建設(shè)中一項(xiàng)服務(wù)性的工作。它既是德厚水庫工程建設(shè)的依據(jù)，也是德厚水庫工程建設(shè)的真實(shí)記錄，并且還是德厚水庫工程建設(shè)的重要組成部分。當(dāng)前，德厚水庫工程建設(shè)質(zhì)量管理和施工工程管理在不斷規(guī)范和完善，可是作為真實(shí)記錄工程建設(shè)實(shí)際情況的檔案管理卻滯后。鑒于此，本文從德厚水庫工程建設(shè)檔案管理存在問題分析入手，最后提出解決德厚水庫工程建設(shè)檔案管理存在問題的幾項(xiàng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：德厚水庫；工程建設(shè)；檔案管理；存在問題；解決對(duì)策

德厚水庫位于云南省文山州文山市境內(nèi)。它是2015年國務(wù)院確定的172項(xiàng)節(jié)水供水重大水利工程之一，是2015年國務(wù)院《政府工作報(bào)告》要求開工建設(shè)的27項(xiàng)重大水利工程之一，是2015年云南省列入國家7項(xiàng)前期重大水利工程開工的第一個(gè)工程。工程建設(shè)期約3.5年，概算總投資約23億元。現(xiàn)在，工程正在建設(shè)中。建設(shè)中，會(huì)產(chǎn)生各方面不同的資料。把這些不同的資料收集、整理、分類、入檔后，便形成水庫工程建設(shè)檔案。這些檔案是工程建設(shè)過程的真實(shí)反映和工程質(zhì)量的真實(shí)體現(xiàn)，是工程建設(shè)中和建成后運(yùn)行管理維護(hù)的重要依據(jù)。切實(shí)做好工程建設(shè)檔案管理，充分發(fā)揮工程建設(shè)檔案管理的作用，具有十分重要的意義。

德厚水庫工程建設(shè)管理處自2006年成立以來，到現(xiàn)在開工建設(shè)，已經(jīng)積累了不少資料，經(jīng)過收集、整理、分類、入檔，已初步形成了具有保存價(jià)值和參考利用價(jià)值的檔案。但由于各方面原因，導(dǎo)致德厚水庫工程建設(shè)檔案管理或多或少地存在著一些問題。下面，筆者就結(jié)合在德厚水庫工程建設(shè)中從事檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)德厚水庫工程建設(shè)檔案管理存在的問題作簡(jiǎn)單分析。

1 德厚水庫工程建設(shè)檔案管理存在的問題

德厚水庫工程建設(shè)自2016年開工建設(shè)以來，各方面資料層出不窮，再加上前期十年左右準(zhǔn)備工作產(chǎn)生的資料，可說資料很多。但實(shí)際情況是德厚水庫檔案資料并沒有多少，這主要是期前準(zhǔn)備工作中對(duì)水庫檔案重視程度不夠造成。根據(jù)筆者最近幾年從事德厚水庫工程建設(shè)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)筆者通過分析、總結(jié)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前德厚水庫工程建設(shè)檔案管理存在如下一些突出的問題。

1.1 水庫檔案管理認(rèn)識(shí)不足

這主要表面在一些領(lǐng)導(dǎo)的身上和部分工作人員的身上。德厚水庫工程建設(shè)檔案管理，是一項(xiàng)服務(wù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要領(lǐng)導(dǎo)給予高度重視和一般工作人員的理解。但是現(xiàn)實(shí)生活中，水庫建設(shè)單位和水管單位還是忽視了水庫工程建設(shè)檔案管理的重要性。現(xiàn)在，雖然配置了水庫工程建設(shè)檔案管理人員，但在管理責(zé)任制度上往往流于形式。如筆者就是德厚水庫工程建設(shè)檔案管理員，但筆者除了管理檔案外，領(lǐng)導(dǎo)還安排從事其他工作，并且檔案管理工作，往往作為次要工作。特別是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理無關(guān)緊要，可要可不要。這種認(rèn)識(shí)不足，給工程建設(shè)檔案管理造成很大危害。

1.2 認(rèn)為水庫檔案所起作用不大

德厚水庫工程建設(shè)檔案是德厚水庫工程建設(shè)管理的真實(shí)記錄，具有憑證和依據(jù)的作用。德厚水庫工程建設(shè)檔案管理在德厚水庫工程建設(shè)中，在建成后的管理、維護(hù)、改造中，將具有不可替代的作用。德厚水庫工程建設(shè)從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造等，要經(jīng)歷若干個(gè)不同階段，跨越漫長(zhǎng)時(shí)間，在這一過程中會(huì)由不同的專業(yè)人員不斷形成各類檔案資料，無論是資料的形成環(huán)節(jié)還是形成后的長(zhǎng)期管理過程中，檔案資料的缺乏，都會(huì)嚴(yán)重地影響水庫的正常運(yùn)行。德厚水庫完善的檔案資料對(duì)于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況，搞好養(yǎng)護(hù)、改造不斷提高管理水平具有重要的作用。但是，建設(shè)過程中，不少人認(rèn)為水庫檔案管理作用不大，認(rèn)為水庫檔案管理可有可無，認(rèn)識(shí)不到水庫檔案在將來所起的作用。

1.3 水庫檔案管理缺乏信息化人才

現(xiàn)在社會(huì)，信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，檔案管理也應(yīng)隨著社會(huì)的發(fā)展，采用信息化的管理手段。但是德厚水庫工程建設(shè)檔案管理，現(xiàn)存不少紙質(zhì)檔案，沒有用信息化的技術(shù)手段來管理。這主要是現(xiàn)在德厚水庫工程建設(shè)檔案管理工作人員少，較懂電腦技術(shù)和軟件技術(shù)的工作人員沒有。如筆者就是德厚水庫工程建設(shè)檔案管理人員，并且只有筆者一人在進(jìn)行檔案管理。筆者是語文教師出身，對(duì)電腦技術(shù)和軟件技術(shù)不太懂，只會(huì)一些較常規(guī)的簡(jiǎn)單操作，相對(duì)復(fù)雜一點(diǎn)的操作，就顯得束手無策。加之，筆者從來沒被單位派出去參加過有關(guān)檔案管理方面的培訓(xùn)，在水庫檔案管理中，是摸著石頭過河。并且不少資料，筆者也不太會(huì)整理。即便勉強(qiáng)整理了，歸類也不太規(guī)范，導(dǎo)致用到檔案資料時(shí)，在電腦上找半天也找不到。這不能不說是筆者檔案管理專業(yè)程度不強(qiáng)，綜合素質(zhì)有待提升的問題。筆者對(duì)水庫工程建設(shè)的大多數(shù)檔案管理，往往只停留在收發(fā)、查找、保管的階段，且多為手工操作，缺乏信息化技術(shù)的熟練運(yùn)用。

1.4 檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

德厚水庫工程建設(shè)檔案管理面臨的最大問題是檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜、檔案盒少，并且多是用一些陳舊老化的柜子，一些舊的檔案盒改裝再使用，保管條件簡(jiǎn)陋，對(duì)檔案管理必備的硬件設(shè)施和必備條件解決落實(shí)不到位。同時(shí)，水庫檔案管理力量薄弱。德厚水庫建設(shè)按照建設(shè)工期，應(yīng)配備兩名檔案管理人員，但實(shí)際上只配置筆者一人，并且筆者缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)。加之客觀原因所致，筆者還經(jīng)常被抽調(diào)去做一些相應(yīng)工作，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將資料放入檔案盒，或是將電子文檔拷貝到電腦上，沒有及時(shí)進(jìn)行整理、分類、歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平。

1.5 水庫檔案管理制度滯后

目前，德厚水庫工程建設(shè)檔案管理工作的管理范圍有限，檔案利用率低，檔案信息的安全性和保密性差，檔案在收發(fā)過程中管理不嚴(yán)密，時(shí)常出現(xiàn)有借無還、缺乏記錄、流失嚴(yán)重等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象說到底都源于檔案管理工作制度上的匱乏?，F(xiàn)在，德厚水庫工程建設(shè)檔案收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度還不健全，有的制度雖然建立了，但卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。德厚水庫工程建設(shè)檔案管理辦公室，沒有形成統(tǒng)一的檔案管理制度。辦公室里面掛著的檔案管理制度，是筆者從網(wǎng)站上下載，經(jīng)過修修改改的幾條不成文的條款。因?yàn)榻ㄔO(shè)過程中，不少人認(rèn)為檔案管理無關(guān)緊要，只要把工程建設(shè)好就可以了，至于檔案，可要可不要。即便真的要的時(shí)候，花點(diǎn)時(shí)間，可以隨便做得出來。這樣，就造成了德厚水庫工程建設(shè)檔案管理辦公室制度滯后的問題。

1.6 德厚水庫沒有建立水庫單位檔案室網(wǎng)頁

隨著德厚水庫工程建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，德厚水庫工程建設(shè)檔案室應(yīng)該利用德厚水庫工程建設(shè)的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極上傳各種數(shù)據(jù)信息，使檔案管理服務(wù)體系聯(lián)上單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)上檢索。但是，這項(xiàng)工作，在德厚水庫工程建設(shè)檔案管理中，根本沒有做，也不太可能做好。這是德厚水庫工程建設(shè)檔案管理過程中存在的一個(gè)較為突出顯著的問題。

2 解決德厚水庫工程建設(shè)檔案管理的對(duì)策

德厚水庫工程建設(shè)檔案管理要更加健全和完善必須從整個(gè)全程著手，實(shí)行規(guī)范化科學(xué)化信息化的管理方法。即要求工程檔案管理的每一程序都采用科學(xué)化規(guī)范化信息化的手段。針對(duì)以上筆者提及存在的問題，現(xiàn)提出幾項(xiàng)解決的對(duì)策。

2.1 提高水庫檔案管理認(rèn)識(shí)

不管是領(lǐng)導(dǎo)者還是一般工作人員，都要樹立起德厚水庫工程建設(shè)檔案管理重要的意識(shí)，不能認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)軟指標(biāo)，可有可無，無關(guān)緊要。同時(shí)，要配備懂技術(shù)、會(huì)管理的專職人員。要派出專職人員去參加有關(guān)的檔案培訓(xùn)，懂得水庫工程建設(shè)檔案管理的相關(guān)知識(shí)。

2.2 做好檔案管理資料收集

德厚水庫工程建設(shè)檔案，要求檔案工作人員必須主動(dòng)去收集資料。收集資料范圍要從工程立項(xiàng)、審批、開工到完工全過程。德厚水庫工程建設(shè)周期長(zhǎng)，階段環(huán)節(jié)多，產(chǎn)生的檔案資料多且繁雜，所以檔案管理人員必須結(jié)合德厚水庫工程建設(shè)實(shí)際情況，制定一個(gè)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案編制、收集、 整理、編目、保管及提拱利用的系統(tǒng)性、完整性、實(shí)用性。這就要求在工程建設(shè)各個(gè)階段，相關(guān)人員必須隨時(shí)做好信息記錄，即做好各種日志、報(bào)告等資料的記錄，留存好單位及個(gè)人手中的工程圖紙、資料信息等。收集過程中查出有缺乏資料或者資料不全情況，要在第一時(shí)間將工程建設(shè)資料補(bǔ)充完整。時(shí)間跨度長(zhǎng)，參與工作者變動(dòng)大的資料，要及時(shí)統(tǒng)一收集歸檔，以免造成資料缺漏或丟失現(xiàn)象。因?yàn)檫@些資料能很好體現(xiàn)和記錄整個(gè)工程的管理運(yùn)行情況，今后水庫工程建設(shè)與維護(hù)需要借鑒大量已經(jīng)歸檔編目的檔案資料，為將來籌備其它工程提供有價(jià)值的相關(guān)信息。

2.3 健全完善檔案管理制度

德厚水庫建設(shè)檔案管理涉及到立項(xiàng)部門、審批部門、施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計(jì)等部門。每一個(gè)部門的資料，都必須收集整理，分類歸檔。這就必須完善檔案管理制度來理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失?，F(xiàn)在，德厚水庫已制定了《檔案接收制度》、《檔案查（借）閱利用制度》；今后還要制定《檔案管理人員工作職責(zé)》、《檔案安全保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案鑒定銷毀制度》等規(guī)章制度，對(duì)檔案的收集、整理、分類、歸檔、利用、保管及安全保密等方面嚴(yán)格規(guī)定，特別是要求檔案管理人員要具備良好的道德素質(zhì)，健康的身體，具有一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)，以確保檔案管理程序化規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化信息化。

2.4 提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

德厚水庫工程建設(shè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，這是一個(gè)事實(shí)。因此，在德厚水庫工程建設(shè)檔案管理過程中，單位要適時(shí)地派檔案管理人員外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來管理水庫工程建設(shè)檔案，讓檔案管理人員真正成為懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精的檔案管理人員。

2.5 加大檔案管理投入力度

德厚水庫工程建設(shè)周期約3.5年，可說周期長(zhǎng)。如果水庫工程建設(shè)檔案全是紙質(zhì)，那么小小的水庫檔案室根本裝不下三年多的紙質(zhì)檔案。因此，德厚水庫工程建設(shè)檔案管理，隨著社會(huì)的發(fā)展，管理手段的現(xiàn)代化，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。即保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段的現(xiàn)代化，咨詢業(yè)務(wù)的智能化等。針對(duì)水庫工程建設(shè)圖紙多、文件多的特點(diǎn)，積極探索縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子檔案在施工中的有效途徑。借鑒先進(jìn)的管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，把照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體，不斷提高水庫工程檔案的信息化管理水平。實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報(bào)送、傳遞，滿足水庫工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水庫工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。

2.6 建立水庫單位檔案室網(wǎng)頁

德厚水庫工程建設(shè)管理處單位局域網(wǎng)的建立，可方便檔案室制作自己的網(wǎng)頁，上傳各種數(shù)據(jù)信息，方便網(wǎng)上檢索，為用戶提供服務(wù)。同時(shí)，利用單位局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)水庫信息資源共享。在網(wǎng)上提供限制限制性或非保密水庫電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息共享，達(dá)到檔案信息在網(wǎng)上共享。實(shí)現(xiàn)資源共享，通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，使水庫單位與其它各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源互補(bǔ)，提供水庫檔案室藏利用率，避免不必要的重復(fù)浪費(fèi)，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

總之，德厚水庫工程建設(shè)現(xiàn)在正如火如荼地進(jìn)行著。德厚水庫工程建設(shè)檔案管理也在加緊收集、整理、分類、入檔。并且，隨著信息化的不斷發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水庫工程建設(shè)檔案管理認(rèn)識(shí)的提高，已逐步做到了從觀念上重視、從技術(shù)上支持，以制度建設(shè)為前提，以人才保障為后盾?，F(xiàn)在，德厚水庫工程建設(shè)檔案管理存在的問題逐步得到解決，并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使德厚水庫工程建設(shè)檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化現(xiàn)代化，使檔案收集、保管、應(yīng)用發(fā)揮出了它應(yīng)有的作用。

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