摘 要：近年來，隨著我國社會的發(fā)展，國家機關(guān)單位在社會中的地位越來越重要，檔案管理工作是我國國家機關(guān)單位多項工作中非常重要的一項，然而隨著社會的進(jìn)步，和國家單位管理工作的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，曾經(jīng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了我國機關(guān)單位工作的需求。因此，為了創(chuàng)新機關(guān)單位的檔案管理工作，尋找適應(yīng)新時代機關(guān)單位的檔案管理工作新模式，本文將會從目前我國機關(guān)單位檔案管理模式存在的問題出發(fā)，分析和研究檔案管理的新模式。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位；檔案管理；創(chuàng)新模式

為了保證機關(guān)單位辦公的效率，我國很多地方的政府機關(guān)單位都是集中化辦公，因此，之前檔案管理模式也因此而改變。我國早在2000年的時候，就已經(jīng)開始對機關(guān)單位檔案管理工作進(jìn)行改革，這十幾年來一直不斷探索和實踐新的檔案管理模式。近年來，隨著我國科技水平的提高，電子化信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)也已經(jīng)運用到機關(guān)單位的檔案管理工作中去，不但提高了檔案管理的工作的質(zhì)量，速度也隨之提升。

盡管如此，由于多方面因素的影響，機關(guān)單位的檔案管理工作仍舊存在很多問題，為了更好的適應(yīng)機關(guān)單位現(xiàn)代化的發(fā)展，更應(yīng)該不斷的對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，下面就將對我國機關(guān)單位檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析研究。

1 我國機關(guān)檔案管理存在的問題

1.對檔案管理的重視程度不夠

這個問題基本上我國各個機關(guān)單位都存在，因為對檔案管理工作重視程度不夠，所以在日常的工作當(dāng)中經(jīng)常會忽視檔案管理工作，導(dǎo)致很多檔案都不按順序和標(biāo)準(zhǔn)整理。

造成這一問題的很大一部分原因，是因為很多機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案管理工作內(nèi)容的認(rèn)識有誤區(qū)，以為檔案管理只是單純的做好檔案謄寫以及檔案保管等工作，所以對檔案管理工作沒有足夠的重視。

2.檔案管理力度不夠、管理技術(shù)落后

很多負(fù)責(zé)檔案管理工作的管理人員并不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，解決不了檔案管理檔案管理工作中的一些技術(shù)性的難題。也正因為這些檔案管理人員的專業(yè)水平不足，難以及時學(xué)會新的管理方式，也無法對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，導(dǎo)致經(jīng)常在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案管理無序、檔案丟失等情況。

檔案管理人員的管理水平不足，就很難根據(jù)檔案管理的要求和規(guī)章制度做好檔案的管理工作。再加上機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對這份工作不夠重視，這在很大程度上降低了檔案管理工作的效率。

3.落后的檔案管理科室

檔案管理是一項單獨的工作，因此機關(guān)單位應(yīng)該給檔案管理工作建立單獨的辦公室，只有這樣，才能提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

但目前，我國很多機關(guān)單位因為辦公室緊缺，所以檔案管理一直沒有建立單獨的科室，這也是檔案管理工作難以創(chuàng)新的原因。

4.檔案移交管理工作不到位、手續(xù)不安全

由于機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視，所以招聘的檔案管理人員多不是專職負(fù)責(zé)檔案管理，因此，這些檔案管理人員經(jīng)常會被調(diào)換崗位、或者自行離職。而在崗位交接的時候，因為沒有科學(xué)的交接程序，交接的手續(xù)制度不完善，所以在交接工作中經(jīng)常出現(xiàn)有些應(yīng)該檢查的工作沒有及時檢查，應(yīng)該清理的工作也沒有及時清理。這就導(dǎo)致了很多檔案管理職責(zé)權(quán)限不清不楚，難以有效進(jìn)行下一步的管理工作。

5.對檔案工作重要性宣傳不到位

首先對于檔案管理工作，機關(guān)單位不夠重視，因此沒有做好對檔案管理工作重要性的宣傳，所以經(jīng)常會出現(xiàn)有些工作人員不會及時的上交需要上交的材料，而檔案管理人員也沒有做好補救工作。其次，受檔案管理人員職業(yè)水平的限制，致使他們無法做好檔案的及時更新和歸檔，且沒有總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗。

2 如何健全機關(guān)檔案管理工作

人事檔案包含著一個人的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始資料信息，它對每個人事業(yè)的發(fā)展非常的重要，一旦丟失就很難補辦，即使補辦了，之前的信息就會不復(fù)存在，勢必會對個人造成很大的損失。

因此，做好機關(guān)單位的檔案管理工作十分的重要，對機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新模式的研究也非常有必要。

經(jīng)過對以上問題的研究，做出了針對上述問題的解決方案，以及對如何創(chuàng)新檔案管理工作做出了研究。

1.規(guī)范人事檔案交接工作

檔案管理是一項比較復(fù)雜的系統(tǒng)，需要管理人員有足夠耐心和責(zé)任心才能做好的工作。這就要求檔案管理人員在人員人事檔案的交接中，嚴(yán)格的按照交接的標(biāo)準(zhǔn)程序進(jìn)行交接。

首先，要對機關(guān)單位的遺存檔案進(jìn)行全面的清理，做好檔案核對工作。其次，對于借出去的檔案資料要及時的催還，并做好檔案的借還記錄工作，詳細(xì)的登記檔案借出的原因以及歸還時間等情況。再次，把沒有進(jìn)行的整理的零散材料妥當(dāng)放置，且要盡快對這些資料進(jìn)行整理歸檔。

最后，在進(jìn)行檔案移交的時候，必須按照檔案移交程序嚴(yán)格完成移交工作，對檔案移交的時間、地點、移交人、移交人的資料進(jìn)行標(biāo)注詳細(xì)，并要在確認(rèn)數(shù)量準(zhǔn)確以后，再在移交文件上簽字確認(rèn)，保證檔案移交工作不出紕漏。

2.提高檔案管理意識，規(guī)范檔案管理程序

想要做好科學(xué)化的檔案管理工作，機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)就要對檔案工作做到足夠的重視，且加強創(chuàng)新管理的意識。

首先，為檔案管理工作建立專門的科室，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。近年來，我國的科學(xué)技術(shù)和計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)越來越發(fā)達(dá)，機關(guān)單位的檔案管理也不斷實現(xiàn)了電子信息化。我國的計算機技術(shù)不斷的發(fā)展，因此在檔案管理在實現(xiàn)信息化以后，更要不斷的對檔案管理的軟件和設(shè)備進(jìn)行更新，并建立更加健全和完善的電子化信息管理系統(tǒng)。

因為人事檔案和每個人的工作有著非常密切的關(guān)系，因此，檔案管理人員一定要增強自身的責(zé)任感和使命感。在進(jìn)行檔案管理工作的時候，要根據(jù)機關(guān)單位的實際情況，創(chuàng)造科學(xué)合理的工作程序。檔案室所有檔案的整理、借出、歸還，都要按照工作程序進(jìn)行。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

目前我國很多機關(guān)單位都實現(xiàn)了電子化的檔案管理，這對檔案管理人員的專業(yè)水平就提出了更高的要求，需要管理人員具備較高的知識層次、先進(jìn)的意識、足夠的計算機水平，和學(xué)習(xí)新技術(shù)的能力。因為電子化的檔案管理不同于一般的電腦操作，更需要管理人員具備信息處理的技術(shù)，只有這樣，才能充分的利用機關(guān)單位引進(jìn)的科學(xué)化的檔案管理設(shè)備，更好的實現(xiàn)檔案信息電子化。

4.完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度更有助于檔案管理工作的進(jìn)行，建立完善的管理制度應(yīng)該遵循以下幾點：

1.制度必須科學(xué)合理，要從本單位的實際情況出發(fā)，以不違背個人利益為前提；

2.為了方便檔案管理人員開展工作，在制定管理制度的時候一定要簡單明了，方便實效；

3.制度要對檔案管理人員和機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)同時起到約束的作用。

3 結(jié)語

隨著我國社會的發(fā)展和機關(guān)單位辦公效率的提高，檔案管理的水平也在與日俱增。但由于很多單位仍舊運用過于陳舊的檔案管理模式和制度，大大的降低了機關(guān)單位檔案管理的效率。

因此在信息化的時代下，想要做好檔案管理工作，除了增強管理人員自身專業(yè)素質(zhì)、創(chuàng)新檔案管理設(shè)備、以及制度以外，機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作有足夠的重視，只有這樣檔案管理人員才會引起重視，才會積極做好檔案管理工作，和提升自身的專業(yè)水平，同時也要加強對檔案管理重要性的宣傳工作，讓單位內(nèi)部的人員做好配合工作。

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作者簡介

肖海娃（1976-），女，廣東，廣東省深圳市鹽田區(qū)檔案局。