郭碧芬

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理模式發(fā)生了空前改變，目前我國各個行業(yè)為了提高檔案管理的可靠性，經(jīng)常采取紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)。而且，保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)順利實施的關鍵在于全面落實技術(shù)規(guī)范和歸檔要求，減少紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題。本文主要分析紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和檔案歸檔過程中出現(xiàn)的問題，并據(jù)此提出相應規(guī)范要求，借以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化得到更好的發(fā)展。

關鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字化技術(shù)；規(guī)范要求

為了保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)全面實施，我國在2005年時頒布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，該項規(guī)范要求紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)在實施過程中遵循相關行業(yè)整體性質(zhì)，并對數(shù)字化技術(shù)制定規(guī)范性指導，確保數(shù)字化技術(shù)在紙質(zhì)檔案管理中心有更加廣泛的應用。

1 確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化對象的價值原則

一般來說，各個行業(yè)內(nèi)部的檔案在進行歸檔處理的過程中，都要遵循檔案永久保管原則，并對社會利用價值高的檔案實施數(shù)字化技術(shù)。另外，不同行業(yè)的檔案保管制度也存在差異，因此，保證紙質(zhì)檔案保管合理性的關鍵在于檔案管理人員對本單位行業(yè)性質(zhì)有所了解。在這個過程中，應對檔案數(shù)字化工程量、人力物力財力和檔案保管周期等方面進行深入分析，按照紙質(zhì)檔案的利用率、原始狀況好壞制定數(shù)字化加工順序。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔現(xiàn)狀

數(shù)字化技術(shù)能夠有效提升紙質(zhì)檔案管理力度，但是紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)本身就是一項周期長、操作復雜的任務，因此，在實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)時，需要分步實施這項技術(shù)，保證數(shù)字化技術(shù)在紙質(zhì)檔案管理過程中發(fā)揮自身最大的作用。目前我國制定的相應管理規(guī)范能夠從一定角度上實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)的安全性和穩(wěn)定性。對于紙質(zhì)檔案材料可以采取掃描等方式進行字符識別，與此同時將掃描的字符轉(zhuǎn)換成圖形文件，并將圖形文件儲存在計算機中。但是我國目前實施的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)還有些不足，主要表現(xiàn)在三個方面：

（一）數(shù)字化標準缺失

盡管在實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)時有相應技術(shù)指導的參與，但是由于紙質(zhì)檔案管理的規(guī)范程度較低，導致紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)不能有效落實。加上一些企業(yè)制定的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)準則與檔案管理流程不能全面銜接，不同紙質(zhì)檔案的儲存條件也存在差異，種種因素影響紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化技術(shù)全面性，嚴重時，還會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換問題，影響紙質(zhì)檔案整體質(zhì)量。在實施紙質(zhì)檔案掃描時，應考慮掃描設備的圖形控制能力，只有這樣才能確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)全面落實。

（二）相關部門之間協(xié)調(diào)困難

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化進程中，一方面由于檔案數(shù)字化工作涉及部門較多，所以在檔案部門分工明確的實際現(xiàn)狀中會出現(xiàn)協(xié)調(diào)難的現(xiàn)象。另一方面，由于技術(shù)標準自身的局限性，在對檔案進行數(shù)字化處理的過程中，檔案經(jīng)常需要與大學或?qū)I(yè)技術(shù)單位合作，也需要與相關部門進行彼此的協(xié)調(diào)。同時，在檔案管理系統(tǒng)中，還可能面臨諸多問題，比如數(shù)據(jù)格式不兼容，無法讀取文件數(shù)據(jù)。為了解決長期訪問和網(wǎng)絡使用等數(shù)字檔案共享的問題，以確保及時的軟件升級，也需要涉及不同部門之間的合作和協(xié)調(diào)，所以為了促進數(shù)字檔案實施有效的轉(zhuǎn)換，需要加強相關部門之間的合作和協(xié)調(diào)。

（三）數(shù)字化工藝存在安全隱患

在檔案數(shù)字化過程中，針對檔案原始文件的信息安全會產(chǎn)生一定的影響。為了保護文件的安全性，需要優(yōu)化工作流程，根據(jù)檔案實際情況制定相應的文件接收和存儲系統(tǒng)。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與數(shù)字檔案工作的人員較多，無法找到相關檔案的情況時有發(fā)生。同時針對文件的數(shù)據(jù)安全，由于數(shù)據(jù)編程人員，計算機硬件和軟件等具有很大的不確定性，這就對數(shù)字檔案的安全造成了很大的安全隱患，甚至在一定程度上影響了數(shù)字檔案的進展。

3 提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化水平的建議措施

（一）加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程管理

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》提出了包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)質(zhì)檢和驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等9個基本環(huán)節(jié)。對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的安全管理，應貫穿9個環(huán)節(jié)的過程之中，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。制定檔案的交接制度，確保交接手續(xù)清楚，清點檔案數(shù)目準確，記錄翔實，責任到人；檔案的臨時保管制度，正在數(shù)字化加工的檔案應有專人管理；通過人員的安全保密管理制度，對工作人員加強管理，未經(jīng)批準不得自行進出數(shù)字化加工場地。在數(shù)字化工作的同時建立起完整、規(guī)范的加工記錄，各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊。

（二）優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程

結(jié)合我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作的具體現(xiàn)狀，合理對該工作進行準確定位，優(yōu)化檔案數(shù)字化流程。從合理使用檔案，加強檔案保護的角度考慮，充分考慮檔案建設成本效益等因素，充分體現(xiàn)檔案材料的經(jīng)濟，文化，科學和技術(shù)價值，當然這也是數(shù)字檔案信息發(fā)展的需求，不斷優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程，按照相關檔案管理理念和過程管理方法，對檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)的全過程進行合理的優(yōu)化設計，建立科學合理的流程管理概念，運行科學的數(shù)字化轉(zhuǎn)化技術(shù)和方法，有效地控制檔案數(shù)字化過程的每一個環(huán)節(jié)，提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。另外，要正確把握紙質(zhì)檔案數(shù)字化的掃描范圍和深度，應詳細了解檔案分類和使用狀況，從本單位的實際需求，科學制定分類依據(jù)，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程科學合理。

（三）完善檔案數(shù)字化相關標準和制度

在宏觀層面上，國家應加強現(xiàn)有檔案數(shù)字化標準和數(shù)字檔案館標準建設，建立完善的數(shù)字化管理體系。從微觀層面上而言，在數(shù)字檔案化工作進程中，需要基于統(tǒng)一的國家標準，結(jié)合自身情況，共同制定統(tǒng)一的法規(guī)，使檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作符合具體的工作規(guī)則。同時，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，還需要加強相關標準制度的宣傳，并嚴格執(zhí)行，確保檔案數(shù)字化處理，保證具體工作的質(zhì)量和規(guī)格。在檔案文件管理過程中，合理加強標準化建設，才能確保對文件檔案進行合理的數(shù)字化處理，同時也應建立嚴格的檔案數(shù)字化管理制度和質(zhì)量規(guī)范，以確保處理的標準化和數(shù)字化檔案質(zhì)量。加強檔案技術(shù)標準管理體系的建設，確保數(shù)字檔案的順利發(fā)展，不斷加強數(shù)字檔案的質(zhì)量標準建設和完善。

（四）加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)保障

紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以發(fā)揮數(shù)字產(chǎn)品的作用，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息技術(shù)的水平，當然這需要相應的技術(shù)保障來推動這一進程的開展，要盡可能消除由于技術(shù)上的局限性帶來的數(shù)字檔案發(fā)展進程的障礙。技術(shù)檔案應遵循國家標準和規(guī)范，以確保運行規(guī)則和數(shù)字結(jié)果共享，合理加強數(shù)字信息系統(tǒng)的選擇，使用合理的存儲介質(zhì)和設備，運用成熟的技術(shù)和存儲設備確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量可靠，確保數(shù)字檔案共享的有效性，同時要做好跟蹤和存儲設備的定期檢查更新，并要做好相應的技術(shù)升級，防止載體老化現(xiàn)象的發(fā)生，并及時進行數(shù)據(jù)遷移和向量更新，避免數(shù)據(jù)的丟失。另外，要著重重視數(shù)字化檔案的質(zhì)量。根據(jù)相關法律法規(guī)的要求，認真做好數(shù)字處理檔案，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。不僅要保證數(shù)字檔案掃描內(nèi)容完整和畫面清晰，而且要確保它具有法律效力。

4 結(jié)束語

數(shù)字檔案管理是一項涉及內(nèi)容廣泛的工作，需要不斷加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作，相關的研究人員和管理人員提高認識，本著認真負責的工作態(tài)度，采取多種方法來提高數(shù)字檔案管理質(zhì)量和水平，同時，也需要提高數(shù)字文件掃描質(zhì)量，以提高數(shù)字檔案的質(zhì)量，才能使我國的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實現(xiàn)進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]姜琳.紙質(zhì)檔案數(shù)字化應注意把握的若干問題[J].黑龍江檔案.2013（06）

[2]胡原林.對紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設的幾點認識[J].黑龍江檔案.2013（06）

[3]張秀紅.紙質(zhì)檔案數(shù)字化重點問題探討[J].科技資訊.2012（05）