陳純穎

人事檔案是指有關(guān)組織在人事管理過程中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德能才績等情況，以個人作為單位進(jìn)行集中保存、以備查考的各種歷史記錄的集合。人事檔案信息化管理主要是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和檔案管理軟件，對人事資料信息進(jìn)行管理的過程，是源于高科技軟件以及高速度和大容量硬件基礎(chǔ)之上的一種新型的人力資源信息管理模式。學(xué)校人力資源管理信息系統(tǒng)作為典型的管理信息系統(tǒng)，開發(fā)的內(nèi)容主要有前臺的應(yīng)用程序開發(fā)和建立、后臺數(shù)據(jù)庫維護(hù)兩個方面。前者要求在具有功能完備的同時擁有容易操作的特點，而后者要求建立起數(shù)據(jù)安全性能好，數(shù)據(jù)一致性和完整性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫。人事管理信息系統(tǒng)是對學(xué)校工作人員信息進(jìn)行統(tǒng)一的自動化管理的信息系統(tǒng)，可以方便的進(jìn)行查詢、錄入、修改、刪除、退出等操作，隨時把握人員的變動情況，使管理人員更方便地進(jìn)行人事管理工作。目前，學(xué)校人事檔案信息化管理過程中存在諸多問題，筆者就其解決對策作初步探討。

一、學(xué)校人事檔案信息化管理存在的問題

人事檔案信息化是指國家檔案行政管理部門在人事檔案管理活動中統(tǒng)一規(guī)劃和組織，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，處置及整理人事檔案信息資源，并對其提供利用服務(wù)。這樣，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是面向人事檔案實體保管的，如今轉(zhuǎn)型成為為社會提供服務(wù)。為推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，中組部、人事部在1996年底又把配備計算機(jī)和有關(guān)多媒體作為人事檔案信息化的必要裝備，并納入人事檔案室“達(dá)標(biāo)升級”的重要考核指標(biāo)。當(dāng)前，有許多學(xué)校開始實行人事檔案信息化管理，但是因為缺少系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)和具體的實踐指導(dǎo)，信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)了許多問題。

主要表現(xiàn)在：①軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不齊備。很多學(xué)校由于經(jīng)費問題，沒有配置相應(yīng)的人事信息管理基礎(chǔ)設(shè)施，阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。②人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)一般錄入的都是按照職工自己填寫的內(nèi)容，即使人事管理部門硬件設(shè)施跟上了，但如果相關(guān)部門不加以核實，往往造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。所錄入的數(shù)據(jù)一般都是些基本數(shù)據(jù)，動態(tài)信息錄入不及時，以至于數(shù)據(jù)不能反映現(xiàn)實情況，這就造成了數(shù)據(jù)庫信息質(zhì)量低下，降低了人事檔案管理信息系統(tǒng)的使用率和可信度。③在實行人事檔案信息化管理的同時，還必須認(rèn)識到信息安全保密問題，人事檔案管理使用信息化技術(shù)，能夠帶來很多的便利，但同時也增加了人事檔案保密和人事檔案安全工作的難度。主觀上，人事檔案部門的保密意識和安全意識有待加強(qiáng)，忽視對檔案網(wǎng)頁內(nèi)容的審查和信息的管理；客觀上，由于技術(shù)原因，電腦病毒橫行，黑客大肆攻擊，給人事檔案信息安全和保密帶來了嚴(yán)重威脅。④人事檔案信息化進(jìn)程中的關(guān)鍵就是人的因素，在當(dāng)前的人事檔案管理轉(zhuǎn)型時期，管理隊伍中既懂人事檔案管理又懂得信息管理和法律應(yīng)用的復(fù)合型人才很少，管理部門又忽視了對這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，以至于延緩了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、完善學(xué)校人事檔案信息化管理的對策

1.增強(qiáng)人事檔案信息化管理意識。學(xué)校人事檔案信息化管理工作要想扎實有效推進(jìn)，就必須先解決個別領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對人事檔案信息化管理工作的片面認(rèn)識，使其在思想上足夠重視，行動上切實支持。一方面，針對個別學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理工作、對人事檔案管理工作投入有限、不支持進(jìn)行信息化管理的問題，檔案部門要加強(qiáng)宣傳、勤于溝通，講清人事檔案信息化管理的意識和作用，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可，并給予必要的人、財、物支持。另一方面，學(xué)校人事檔案管理人員要強(qiáng)化信息意識和服務(wù)意識，積極主動地學(xué)習(xí)信息化管理知識與技能，并能有效應(yīng)用于人事管理和人事信息服務(wù)之中，為學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)提供充分的人力資源。

2.選擇優(yōu)質(zhì)的信息化管理系統(tǒng)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)的選擇決定了人事檔案信息化管理的成效。因此，選擇一套合理的、科學(xué)的信息管理系統(tǒng)，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將人事檔案分類、歸檔，并做好查找、備份等系統(tǒng)化設(shè)置，是學(xué)校進(jìn)行人事檔案信息化管理的重要環(huán)節(jié)。系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的統(tǒng)計和計算功能，便于人事信息的錄入和更新，并能夠在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)資源共享。同時，人事信息的錄入要做到準(zhǔn)確無誤，并定期進(jìn)行更新。此外，做好系統(tǒng)的定期維護(hù)和檢測工作，完善安全保護(hù)措施，避免被網(wǎng)絡(luò)黑客侵入，造成信息的破壞和泄露。

3.加強(qiáng)人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。人才是行業(yè)發(fā)展的根本，是保證行業(yè)穩(wěn)定快速發(fā)展的基石。在政府信息公開視閾下，人事檔案管理人員要在掌握一定的計算機(jī)基礎(chǔ)和法律知識、熟悉人事檔案工作的業(yè)務(wù)的同時，熟悉政府機(jī)構(gòu)的運作機(jī)制、有較高的政策解讀水平。但就目前的水平而言，人事檔案管理人員并不能滿足這樣的需要，這就需要實施人才建設(shè)戰(zhàn)略。培養(yǎng)、引進(jìn)人事檔案管理工作需要的復(fù)合型人才。人事檔案工作人員應(yīng)樹立信息意識、質(zhì)量意識、創(chuàng)新意識和法制意識，加強(qiáng)計算機(jī)應(yīng)用等專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，學(xué)會運用現(xiàn)代化管理理論技術(shù)、方法和相關(guān)法律規(guī)定，做好人事檔案信息化工作。

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