鐘欣++鐘彩霞

摘要：本文從科研檔案管理的重要性思考引題，提出科研檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，分析挖掘科研檔案價值，由傳統(tǒng)服務向知識服務轉變思路，提出了加強科研檔案建設管理與應用的三點建議，對于如何建好、用好科研檔案具有參考價值。

關鍵詞：科研檔案；檔案管理與應用；檔案價值

一、深刻認識加強科研檔案管理的重要意義

科研檔案是記錄科研歷程與科研積淀的重要載體見證。保護好和利用好科研檔案，并且發(fā)揮其自身重要的價值是擺在檔案管理者面前的課題?？蒲袡n案是記載科研活動的各種記錄與證據(jù)材料的統(tǒng)稱。管好并用好既有科研檔案對于提升科研工作水平至關重要。科研檔案是承載科技單位價值的重要資產。隨著創(chuàng)新驅動戰(zhàn)略的實施，科研檔案在單位事業(yè)發(fā)展中的作用和地位顯得尤為重要。應用最新的技術手段，創(chuàng)新檔案管理思路和方法，是當前創(chuàng)新驅動需求、“互聯(lián)網+”與大數(shù)據(jù)應用環(huán)境下的現(xiàn)實需要。

二、科研檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及問題

1.管理人員歸檔意識淡薄

科研檔案是科研管理的重要一環(huán)，體現(xiàn)著單位的積淀與文化，代表著科技實力與競爭力。由于認識不足，尤其是管理人員將精力更多地放在了申報與報獎環(huán)節(jié)，從而忽略了將科研檔案工作融入科研全過程，使其成為科技活動鏈條中不可或缺的部分?？萍既藛T由于忙于技術攻關，對檔案工作認識不到位，歸檔意識薄弱，更不利的是多數(shù)單位的績效與科研產出掛鉤，導致重產出績效獎勵和榮譽，沒能把檔案工作融入到日?？蒲泄芾砘顒又?，致使檔案歸檔不完善，不能為后續(xù)的科技活動提供參考借鑒，影響到科研管理水平的提高。

2.管理制度和約束手段不健全

多數(shù)單位都是借鑒常規(guī)性的檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理專項制度，大多是催交和提醒方式，加之科技人員固有的知識產權思維和保密要求，很容易將檔案管理人員

拒之門外。這導致重要、具有價值的科研檔案的搜集難上加難，以至于科研管理人員很難做到檔案的專業(yè)與統(tǒng)一，造成檔案搜集質量參差不齊。

3.科研檔案管理人員專業(yè)水平有待提高

在從事科研檔案管理的人員中，兼職人員是主力。有的管理人員是還有很多其他重要的工作，沒有更多的精力投入其中；有的人員本身就是外行，更沒有接受過檔案工作相關知識和技能的培訓，對檔案工作感到陌生，不知道該從何下手；還有的人員年齡結構偏高，學歷層次相對較低，對檔案管理的熱情不高，無法跟上檔案工作的時代發(fā)展需要，更談不上專業(yè)創(chuàng)新。

三、加強科研檔案建設與管理問題的思考

科研項目申報作為科研管理中的重要環(huán)節(jié)，越來越受到科研管理部門的重視。隨著我國科技創(chuàng)新的快速發(fā)展、國家自然基金的調整與改革政策的實施，以及《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》和配套文件的出臺，科研人員參與科學研究的積極性被顯著激發(fā)?？蒲袉挝辉趪壹夗椖可系母偁幵絹碓郊ち?，獲得資助的國家基金項目數(shù)量和經費一度成為考核評比的重要指標。

科研檔案是附屬于科學研究的重要載體。檔案建設的重中之重在于檔案采集。檔案的采集工作是檔案管理過程的基礎，在管理過程中及時采集、分析、整理、清洗、存儲科研檔案的相關材料，最終形成完整、系統(tǒng)、準確的科研檔案信息?？蒲袡n案與整個科研過程疊加在一起，需要檔案管理人員同科研人員緊密聯(lián)系，跟蹤收集已形成的各種材料。較好的做法是在課題組固定一名檔案員，在熟悉課題進展和關鍵環(huán)節(jié)的前提下，依據(jù)檔案整理規(guī)范，在科研檔案的搜集建檔過程中，自然而然地加強了過程資料的搜集與整理。通過檔案管理過程的完整積累和系統(tǒng)的文件材料整理歸檔，實現(xiàn)了對科技活動全過程的有效監(jiān)督和管理。

做好科研檔案的跟蹤搜集，需要建立一套完整的科研檔案歸檔制度體系。制度中應明確檔案管理人員的職責與義務，完善檔案資料的搜集、歸檔、開發(fā)利用規(guī)程，明確科研歸檔的范圍、形式與內容，只有這樣才更有利于收集到真實而完整的檔案材料。

四、提高科研檔案管理的幾點建議

1.要加強科研過程中檔案資料的整理與搜集

借助課題組科研檔案員的協(xié)助，對于項目實施全過程中的資料，如項目申報書、實驗數(shù)據(jù)的搜集與整理、實驗的過程及中間結果、人員分工與參與情況、結題報告、實驗報告、論文、成果與專利情況等，均要分類歸檔，集中裝訂入冊。電子檔案應建立系統(tǒng)加以管理和監(jiān)督，在確保安全保密的前提下，讓用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)直接網上全文檢索和瀏覽檔案信息，提高查詢應用的時效性及便捷性。

2.要提升科研人員的檔案資料歸檔意識

科研人員，尤其課題負責人作為專業(yè)技術人員，專注于科研課題的研究與具體實施，可能無暇熟悉具體的檔案管理規(guī)程，檔案歸檔意識淡薄在所難免。為了彌補這一缺陷，需要加強溝通和培訓，以提升科研人員的檔案歸檔意識，建立檔案管理人員與科研人員之間的互信，提升專業(yè)人員業(yè)務檔案的榮譽感。另外還要加強課題組人員兼職檔案員的管理和培訓。

3.重視科研檔案應用，培育檔案附加值和延伸成果

歐美科技檔案管理的先進經驗啟示我們，應該重視科技檔案的情報價值，重視科技檔案數(shù)據(jù)庫建設，重視多元主體共建共享，重視網絡信息技術的應用。科研檔案的價值在于應用，應該利用已有檔案獨有的原始數(shù)據(jù)和資料，挖掘潛在價值，指導科研申報，理順學科交叉思路，共享科研基礎，促進科技成果轉化。要通過培育檔案附加值，提升檔案成果，挖掘科研檔案的潛在價值，引領檔案的可視化應用，讓科技工作者真正體會到檔案的價值所在，促進科研檔案搜集與有效利用間的正循環(huán)。

4.挖掘科研檔案價值，由傳統(tǒng)服務向知識服務轉變

積累檔案的價值在于應用，如何挖掘科研檔案價值，提供個性化服務和知識服務是當今的主流趨勢。傳統(tǒng)檔案服務僅僅關注客體的需要，而個性化和知識服務關注的則是方案，提供的是知識。要實現(xiàn)知識服務，檔案管理部門就必須以服務對象的需求為導向，用現(xiàn)代管理理念引領檔案應用，以服務用戶滿意為目標宗旨，把控檔案管理的全過程。要通過加強科研檔案的統(tǒng)計與分析，加強檔案信息挖掘，分析既往或前期科研的學術積累，為課題申報提供思路，分析研究基礎與研究優(yōu)勢，為科研攻關提供基礎積累與共享應用，促進科技成果轉化并發(fā)揮科研檔案獨特的展示、傳播與共享作用。

五、小結

加強科研檔案管理是一項重要的基礎性建設工程?？蒲袡n案既是科技單位檔案的重要組成部分，也是吸引高層次人才的重要宣傳陣地。做好科研檔案管理是向科技創(chuàng)新型單位邁進的有利抓手，有利于學科與平臺建設，有利于促進科技成果的轉化，更有利于科技創(chuàng)新實力的展示。從這一點講，加強科技單位科研檔案的管理與應用建設，怎么強調也不為過。

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