宋占新

公文是黨政機(jī)關(guān)傳遞信息的重要載體，也是記載機(jī)關(guān)事務(wù)工作的重要檔案資料，做好公文寫作工作對于促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)的管理工作至關(guān)重要。從管理溝通的角度來看，公文內(nèi)容主要來源是領(lǐng)導(dǎo)決策信息，公文寫作的目的是使信息在領(lǐng)導(dǎo)者和員工之間準(zhǔn)確傳遞。因此，寫好公文不僅僅是文秘人員的事情，同時也是對領(lǐng)導(dǎo)干部提出的要求。

一、公文寫作是對信息精加工的過程

公文是黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位管理工作的產(chǎn)物。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者對管理工作做出決策時，往往會以公文的形式進(jìn)行傳達(dá)，也就是說這些決策信息需要由文秘人員以文字形式表達(dá)出來。文秘人員通過領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，搜集整理有關(guān)信息，撰寫出包含領(lǐng)導(dǎo)意圖等相關(guān)信息的文件。然后，這些文件發(fā)送至接收單位或個人，并由接收方理解、落實或執(zhí)行。同樣，基層的一些信息也會通過公文的形式向領(lǐng)導(dǎo)反饋，也需要文秘人員進(jìn)行加工整理。

簡潔、明了、準(zhǔn)確是對公文的基本要求。在機(jī)關(guān)事務(wù)工作中，往往會有很多工作信息需要利用公文來傳遞，即便是某一方面的單項工作信息，也需要以精練準(zhǔn)確的文字表達(dá)出來。這個過程是一個對信息進(jìn)行整理和深加工的過程，對領(lǐng)導(dǎo)干部和文秘人員的邏輯思維能力、信息整理能力都提出了很高要求。領(lǐng)導(dǎo)干部需要明確提出公文的寫作意圖，文秘人員要大量搜集背景資料，并從煩瑣復(fù)雜的信息中去偽存真、洞察本質(zhì)，準(zhǔn)確把握真實信息。領(lǐng)導(dǎo)干部和文秘人員要一起討論，對大量信息快速捕捉，廣泛收集，對不同時段繁雜凌亂的信息進(jìn)行篩選、分析、歸納、綜合，提煉出明確的概念和準(zhǔn)確的結(jié)論，形成嚴(yán)密的構(gòu)思，撰寫出觀點明確、主題突出、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚的公文。

二、公文傳遞是信息理解與反饋的雙向過程

公文寫作是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位信息溝通的一個重要環(huán)節(jié)。一方面，領(lǐng)導(dǎo)者的管理決策信息，需要通過公文向基層員工傳遞，以便得到貫徹落實。這些情況常用的公文形式為下行文，如通知、通報、決定、批復(fù)等；另一方面，基層存在的一些信息，如員工對領(lǐng)導(dǎo)決策的理解和執(zhí)行情況、對組織發(fā)展的意見建議等，也需要通過公文的渠道向領(lǐng)導(dǎo)層傳遞，以便為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供參考。這時常用的公文文種為上行文，如報告、請示、議案等。此外，在沒有隸屬關(guān)系的單位之間溝通信息時，可能會用到平行行文的形式，如通告、函等。無論是上行文、下行文還是平行文，文件的接收者除了理解消化文件所承載的信息外，還要對理解和執(zhí)行情況進(jìn)行反饋。由此可見，公文信息傳遞的過程其實是一個雙向互動的過程，公文寫作環(huán)節(jié)就是促進(jìn)這個雙向互動過程的重要橋梁和紐帶。

從文秘人員的角度看，其在公文傳遞過程中擔(dān)負(fù)著兩方面的重要任務(wù)：一是領(lǐng)導(dǎo)者的決策意圖以及相關(guān)信息傳遞給上下級或沒有隸屬關(guān)系的其他單位，二是將上下級或其他相關(guān)單位的反饋信息傳遞給本單位的領(lǐng)導(dǎo)者。信息能否在領(lǐng)導(dǎo)決策者與上下級或其他單位的信息接收者之間準(zhǔn)確傳遞，公文寫作工作顯得至關(guān)重要。

公文寫作在信息傳遞中的重要作用，對文秘工作者的素質(zhì)提出了必然要求。在公文寫作中，大量繁雜無序的信息需要通過文秘工作人員的“一支筆”整理提煉成文件來進(jìn)行傳遞，文秘人員主動參與信息互動過程的意識顯得非常重要。管理溝通學(xué)認(rèn)為，信息溝通是包括狀況、假設(shè)、意圖、聽眾、方式、過程、產(chǎn)物、評價和反饋的修辭過程，是一個涉及思想、信息、情感、態(tài)度或印象的互動過程。公文信息溝通的過程也是如此，必然會受到多重因素的影響。在這個過程中，文秘人員要充分發(fā)揮自身的積極能動作用，主動參與信息互動，而不能只做“送信者”或“傳話筒”。既要主動接近領(lǐng)導(dǎo)，理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的決策信息，又要主動深入基層，加強(qiáng)調(diào)查研究，充分了解基層的實際情況，掌握一線第一手資料，更有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策做好參謀服務(wù)。

三、領(lǐng)導(dǎo)者對于公文寫作責(zé)無旁貸

一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，公文寫作是文秘人員的事情，于是很多時候出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)開會念稿、照本宣科的情況，還有一些領(lǐng)導(dǎo)干部在傳達(dá)文件精神時由于對文件不熟悉，結(jié)果鬧出了不少笑話。其實，公文很重要的一個作用就是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的決策信息，如果領(lǐng)導(dǎo)者決策意圖表達(dá)不明確、不準(zhǔn)確甚至根本就不表達(dá)，又怎么能要求秘書去寫出一篇篇主題明確、有血有肉的公文或講話稿呢？公文寫作為領(lǐng)導(dǎo)管理決策服務(wù)的固有特征，使得領(lǐng)導(dǎo)者與文秘人員之間必然地形成了一種密切的指導(dǎo)與被指導(dǎo)、服務(wù)與被服務(wù)的依附關(guān)系。因此，做好公文寫作工作，領(lǐng)導(dǎo)者責(zé)無旁貸。

在公文寫作過程中，領(lǐng)導(dǎo)者必須從以下方面做出努力。首先，要明確傳遞決策意圖。決策信息傳遞準(zhǔn)確是信息接收者理解準(zhǔn)確和執(zhí)行到位的前提。尤其是對重大事情的決策，領(lǐng)導(dǎo)者必須明確表態(tài)，千萬不可模棱兩可。要明確告知文秘人員信息傳遞的意圖和目的，確定到底要向信息接受者傳遞什么信息，闡釋到什么程度。其次，要對文秘人員撰寫公文給予大力指導(dǎo)和幫助。在撰寫重要文件或講話時，領(lǐng)導(dǎo)者在給出明確意圖的同時，最好能給文秘人員列出提綱，并盡可能地提供有關(guān)背景材料。必要的時候，領(lǐng)導(dǎo)干部要親自參與文件起草工作，與文秘人員一起討論問題、修改草擬的文件，使公文寫作過程成為領(lǐng)導(dǎo)者與文秘人員進(jìn)行交流信息的互動過程，使公文寫作能最大限度地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖。第三，領(lǐng)導(dǎo)者要為文秘人員提高水平創(chuàng)造條件。在許多單位，文秘人員的工作任務(wù)相當(dāng)繁重，而學(xué)習(xí)和進(jìn)修提高的時間、機(jī)會很少。對此，領(lǐng)導(dǎo)者要有“磨刀不誤砍柴工”的意識，努力創(chuàng)造條件，為文秘人員學(xué)習(xí)交流提供更多的機(jī)會，不斷提升文秘人員素質(zhì)，提高公文寫作效率。第四，領(lǐng)導(dǎo)者要適當(dāng)賦予文秘人員一些旁聽決策討論或代表組織到基層調(diào)研的權(quán)利，使文秘人員能有更多的機(jī)會接觸和了解領(lǐng)導(dǎo)層與基層的情況，為高效公文寫作奠定基礎(chǔ)。

四、文秘人員對公文寫作要精益求精

作為公文的創(chuàng)作者，文秘人員肩負(fù)的責(zé)任重大，對自身素質(zhì)的要求也應(yīng)更高。文秘工作者必須將功夫下在平時，注重學(xué)習(xí)和積累，夯實公文寫作基本功，同時加強(qiáng)調(diào)查研究、掌握全面信息，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖、精確傳遞工作信息，以精益求精的態(tài)度做好公文寫作工作。

首先，夯實寫作基本功。要熟悉公文文種，了解公文格式，掌握行文規(guī)范。提高修辭和語言運用能力，做到公文寫作主題突出，層次分明，語句通順，用詞準(zhǔn)確，信息豐富，可讀性強(qiáng)。在實際公文處理工作中，有的公文干澀單調(diào)，內(nèi)容枯燥，使人讀而生厭；有的公文格式混用，報告與請示不分，通報與批示同存，該用公函的卻用通知，一些簡單工作不該行文的卻用紅頭文件行文，造成信息溝通混亂；有的公文詞不達(dá)意，含糊不清，使人對公文信息產(chǎn)生誤解。這些都是文秘人員文字功底差的具體表現(xiàn)，也是文秘人員應(yīng)該力求避免的現(xiàn)象。

其次，詳盡占有材料。巧婦難為無米之炊。材料是提煉觀點、創(chuàng)作公文的基礎(chǔ)，只有廣泛積累并詳盡地占有各方面材料，寫出的公文才會信息豐富，內(nèi)容充實，具有感染力和說服力。要學(xué)習(xí)黨和國家政策，吃透上級精神；要學(xué)習(xí)行業(yè)知識，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)和發(fā)展趨勢；要熟悉本單位的發(fā)展歷程和文化脈絡(luò)，了解本單位所發(fā)生的重大事件，對引領(lǐng)單位發(fā)展的指導(dǎo)思想、發(fā)展戰(zhàn)略以及對單位發(fā)展有重要影響的人和事，要有客觀正確的認(rèn)識。要以開放的姿態(tài)，接受全面信息；要以深入的調(diào)查研究，了解詳盡信息；要以敏銳的洞察力，捕捉真實信息。要積極參與信息互動，對上多請示，對下多調(diào)研，做好承上啟下的信息紐帶，從而獲取更真更全的信息。

第三，要準(zhǔn)確傳遞信息。公文寫作的目的不僅僅是發(fā)出信息，更重要的是溝通信息。公文寫作工作的效率不在于發(fā)出了多少公文，而在于發(fā)送出去的公文信息有多少被理解、落實和執(zhí)行。因此，文秘人員必須正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，努力使公文發(fā)出的信息與領(lǐng)導(dǎo)決策意圖相一致，使信息接收者通過閱讀公文所理解到的信息與領(lǐng)導(dǎo)決策的意圖相一致，使反饋到領(lǐng)導(dǎo)者的信息與反饋方的實際想法相一致，從而真正發(fā)揮公文的效用。

（責(zé)編 / 劉博）endprint