李一寧

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展及應用，信息化管理的房產(chǎn)檔案已成為一種趨勢，同時也是提高房產(chǎn)檔案管理利用效率重要途徑之一。房產(chǎn)檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢，無論是檔案的自身管理，還是對外服務(wù)方面，檔案信息化管理都顯得極其重要。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案信息化 管理要點

一、必要性

在進行房產(chǎn)檔案管理的過程中，首先應當明確推進房產(chǎn)檔案管理的目的，我們應當了解，將房產(chǎn)檔案管理工作做好，不僅方便了工作人員，同時也能夠使我們的服務(wù)對象受到方便，利用信息化手段將房產(chǎn)檔案進行分類管理，這樣做能夠提高檢索的速度；另一方面，信息化手段進行管理，也能夠?qū)⒏鞣N信息更好地整合，避免了以前那種過于零散的管理方式帶來的不便，比如紙質(zhì)檔案十分脆弱，容易損毀，并且存放十分不便，而信息化的手段則很好地避免了這一點，它不僅便捷，存儲方便，并且也很好地避免了信息的損壞，另外在實際操作中也具有很大的便捷性。因此，建立起一套科學的房產(chǎn)檔案信息化管理方法是十分必要的。

二、優(yōu)勢

房產(chǎn)檔案信息化管理作為一種新型的檔案管理手段，是將各種資料記錄轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息并表現(xiàn)出來的一個過程，與傳統(tǒng)的管理方式相比，首先在檔案的存儲方面，能夠做到將各種資料收集分類整理在電腦中，相比傳統(tǒng)的人工的分類手段有了極大的效率提升。其次，房產(chǎn)檔案信息化管理的另一大優(yōu)勢就是能夠?qū)⒃诰W(wǎng)絡(luò)上進行信息的傳送，信息錄入計算機之后，就可以通過網(wǎng)絡(luò)來進行信息的交換，能夠使各個部門，各個主體之 間做信息的交流，除此之外，將部分信息公布在網(wǎng)絡(luò)上，也可以使群眾更直觀的接觸到房產(chǎn)信息，有利于工作中信息的公開。

再次，相較于傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方式，信息化的檔案管理還可以做到信息檢索的簡易化，是工作人員在工作中能夠更快更方便地找到所需的資料，這樣做不僅減少了工作的復雜程度，同時也提升了工作人員的服務(wù)水平。

三、存在問題

1、對房產(chǎn)檔案信息化管理工作重視不夠

單位注重文書、基建等檔案的信息化管理，對房產(chǎn)檔案的信息化管理工作不夠重視，沒有明確的近期和長遠目標，硬件設(shè)施簡陋，工作效率低。目前由于多種原因，部分房產(chǎn)檔案仍分散在個人手中，導致歸檔不及時，完整性較低。

2、房產(chǎn)檔案管理人員綜合能力有待提高

在檔案信息化管理中，人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，對計算機的操作應用不熟練，其綜合能力亟待提高。

3、房產(chǎn)檔案信息化管理內(nèi)容不全面

房產(chǎn)檔案信息化管理就是要使各種房產(chǎn)資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化電子信息，被計算機的程序識別和讀取。目前只是利用數(shù)據(jù)庫和檔案系統(tǒng)軟件收錄部分資料，而一些主要的像購房合同、收據(jù)、發(fā)票、房產(chǎn)證、身份證等都沒有進行數(shù)字化處理。 造成人力與物力的浪費。

四、管理要點

1、樹立信息化管理意識

在進行房產(chǎn)檔案管理的過程中，不僅需要采用先進的設(shè)備與技術(shù)，而且其資金投入量也相當大，管理人員與各級領(lǐng)導需要對其進行充分重視，樹立起信息化管理意識。如果在進行房產(chǎn)檔案信息化管理過程中，沒有強大的資金支持，并且沒有配備先進的科學技術(shù)系統(tǒng)與先進的設(shè)備，這會對信息化管理帶來很大阻礙，并且會將管理水平降低，無法實現(xiàn)資源共享。針對以上問題，管理人員與相關(guān)領(lǐng)導應該在房產(chǎn)檔案管理上形成信息化意識，充分認識到信息化管理的重要性，加大資金投入，完善設(shè)備配備，引進先進的科學技術(shù)，最終達到提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的目的。只有檔案管理部門領(lǐng)導以及相關(guān)行業(yè)主管部門對房產(chǎn)檔案信息化管理進行充分支持，并且將其建設(shè)作為重點，才能真正實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理信息化。

2、提高管理人員素質(zhì)

首先，應該定期對房產(chǎn)檔案管理人員進行檔案資料管理相關(guān)知識的培訓，將其專業(yè)水平提高，促進管理工作更好開展。其次，房產(chǎn)檔案管理部門要設(shè)置檔案管理專業(yè)化知識培訓課程，定期組織管理人員進行學習，將其管理操作技能與業(yè)務(wù)技能提高。管理人員在學習新技術(shù)以及新理論知識之后，將其應用于具體的檔案管理工作中，能夠在很大程度上提高管理效率與水平。最后，要建立起科學的激勵與約束機制，采用合同制的方式來聘用管理人員，將其工作積極性提高，促使其個人潛能得到充分性的發(fā)揮。

3、完善管理技術(shù)系統(tǒng)

信息安全系統(tǒng)、檔案咨詢系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)以及信息歸集系統(tǒng)屬于房產(chǎn)檔案信息化管理過程中需要用到的四大系統(tǒng)。在進行管理的過程中，要確保各種信息資料的全面性與完整性，并且對數(shù)據(jù)庫中的庫存信息進行及時更新，確保管理信息的同步性。要對信息計算機技術(shù)的優(yōu)勢進行充分利用，確保檢索系統(tǒng)的快捷性、方便性、多角度性以及多功能性，建立起多級檢索系統(tǒng)。要建立起完整的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，確保能夠多方面、多角度分析房產(chǎn)檔案信息，促使政府能夠適當采用宏觀調(diào)控手段對房地產(chǎn)市場結(jié)構(gòu)進行有效調(diào)整，確保房地產(chǎn)市場的健康、平衡發(fā)展。

4、利用與監(jiān)管檔案信息

在利用檔案信息過程中，應該嚴格將房產(chǎn)檔案管理規(guī)范與我國相應檔案管理法依據(jù)，然后再執(zhí)行，確保房產(chǎn)手續(xù)的完整性與規(guī)范性。除此之外，為了對房產(chǎn)檔案管理信息安全性與完整性進行有效保證，管理者應該拷貝檔案管理信息，并將其復制到可以進行永久性保存的載體中，盡量不要在同一臺電腦中儲存所有檔案信息，采用一式三套的保管模式。最后，還要加大力度監(jiān)管檔案信息，確保檔案資源的有效性與完整性，謹防出現(xiàn)信息泄密或者丟失的現(xiàn)象。要嚴格遵照房產(chǎn)檔案使用權(quán)限對檔案進行管理，采用科學技術(shù)措施，確保其安全性，最大程度上發(fā)揮檔案資源效用。

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