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如何做好高校會議記錄

2017-08-24 00:43王麗莎李鵬
現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè) 2017年18期
關(guān)鍵詞:會議記錄議題人工

王麗莎+李鵬

摘 要:會議記錄在高校發(fā)展中有著重要的素材作用和查考價值。會議記錄是辦公室秘書的一項重要工作任務(wù),看似簡單,實(shí)則不易。它的形成過程需要借助現(xiàn)代電子設(shè)備的完整拷貝,結(jié)合人工摘要記錄,充分考慮多種要素和細(xì)節(jié),通過有效加工整理,最終整合而成。

關(guān)鍵詞:高校;會議記錄

中圖分類號:G4

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

doi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.18.064

在高校,會議記錄一般適用于比較重要和正式的會議,如黨委全委會、黨委常委會、書記辦公會、校長辦公會、黨政聯(lián)席會及各分院、部處的黨政會議。會議記錄是一種機(jī)關(guān)應(yīng)用性文書,真實(shí)準(zhǔn)確的反映了會議的組織情況和會議內(nèi)容,包涵學(xué)校各項重大決議決策,直接關(guān)系到學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展,有極大的價值。

1 高校會議記錄的價值

1.1 素材作用

會議記錄是對會議情況和內(nèi)容的原始、真實(shí)、客觀的記錄。高校會議記錄是撰寫會議紀(jì)要、編寫會議簡報和形成報告、總結(jié)的重要素材,是貫徹落實(shí)上級精神與指示的重要依據(jù),記載著學(xué)校重點(diǎn)工作的開展和推進(jìn)情況,是學(xué)校歷史發(fā)展的第一手資料。

1.2 查考價值

會議記錄,即“有聞必錄”,是會上討論發(fā)言的實(shí)錄,包括議定事項、會議對重大事件所做的安排,記載了會議討論、表決等會議過程,它可以為日后檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況提供查考依據(jù),它是下達(dá)與上報會議精神的重要憑證,為分析研究與總結(jié)工作提供參考。在高校,會議記錄一般不公開,無須傳達(dá)或傳閱,而是被作為原始資料編入檔案長期保存,以備需要時查閱,尤其是黨委常委會、校長辦公會的會議記錄,其機(jī)密性強(qiáng)、使用價值高,是黨政機(jī)關(guān)最核心的檔案。

2 高校會議記錄形成流程及要素

做好會議記錄,首先應(yīng)明確會議記錄形成的流程,掌握會議記錄的要素。結(jié)合實(shí)際的工作情況,筆者認(rèn)為會議記錄形成的流程及要素如下:

2.1 會前準(zhǔn)備

文字秘書作為會議信息的采集者、加工者和提煉者,不僅需要了解本部門的綜合情況,更要熟悉全校各單位和部門的相關(guān)情況,對重要事項的工作動態(tài)、工作進(jìn)展要時刻關(guān)注,對師生員工關(guān)心的問題要隨時留心,這樣才會保證在會議記錄過程中對學(xué)校情況了然于胸,才能夠克服排除各種客觀因素,如一些簡稱、俗語、專業(yè)術(shù)語的出現(xiàn),語速過快、方言、噪音等造成的記錄不準(zhǔn)確、要素缺失等影響。

會前準(zhǔn)備首先要向領(lǐng)導(dǎo)征集要討論的議題,向部門征集要匯報的事項,并事先熟悉、了解議題范圍。根據(jù)初步定的幾項大的議題,會議記錄人員要提前向匯報部門搜集上報的會議材料及相關(guān)支撐材料,了解議題背景,盡量在會前就將會議精神吃懂、吃透。會議記錄人還應(yīng)養(yǎng)成一些良好的職業(yè)習(xí)慣,如提前到達(dá)會場、提前調(diào)試記錄設(shè)備,提前搜集材料,避免因準(zhǔn)備不足而影響會議記錄效果。

2.2 設(shè)備記錄

實(shí)踐證明,在重要會議時使用錄像機(jī)、錄音筆等現(xiàn)代多媒體設(shè)備進(jìn)行會議錄像錄音,結(jié)合人工記錄,后期再進(jìn)行補(bǔ)充整理,極大提高了會議記錄的效率和準(zhǔn)確性。目前,利用設(shè)備記錄,已逐漸成為高校會議記錄廣泛采用的手段。憑借設(shè)備的優(yōu)越性,它不僅可以較為全面的記錄會議的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容、準(zhǔn)確的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù),還能還原會議過程中的各個細(xì)節(jié),如發(fā)言人的語氣、語調(diào),影響決議形成的討論、爭議、插話,及掌聲、笑聲等現(xiàn)場情況。

需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),利用設(shè)備進(jìn)行記錄,一定要注意會前調(diào)試,避免會上設(shè)備失靈影響記錄。

2.3 人工記錄

人工記錄是任何情況下都不應(yīng)當(dāng)省略的記錄方式,人工記錄有其不可替代性,它具有設(shè)備記錄所不及的優(yōu)勢和特點(diǎn),它能夠準(zhǔn)確反映會議的出席情況,掌握全局,提綱挈領(lǐng),突出重點(diǎn),還能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行分析、歸納和總結(jié),有助于整體掌握會議記錄的主旨和精神。

記錄人首先應(yīng)及時記錄會議的出席情況,包括會議名稱、時間、地點(diǎn)、出席人、列席人、主持人。有時根據(jù)會議要求,還常常有應(yīng)到人數(shù)和缺席人員等。其次,提綱挈領(lǐng)的記錄講話人的發(fā)言重點(diǎn),突出發(fā)言人的意圖、題旨。除了要記錄針對議題內(nèi)容的講話要點(diǎn),還要充分領(lǐng)會一些領(lǐng)導(dǎo)即興講話的思路和主旨。重點(diǎn)記錄會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論,會議過程中重要人物的主要發(fā)言和對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論等。第三,對于在會議過程中出現(xiàn)的討論、爭議等情況,要重點(diǎn)記錄爭議的焦點(diǎn),各方見解,具體分歧,以及最終是否形成決議,形成怎樣的決議。

人工記錄要注意做到既要條例清晰又要掌握細(xì)節(jié)。記錄會議發(fā)言內(nèi)容,應(yīng)講究條理,分條列項,以一個發(fā)言者為一個記錄單元獨(dú)立成段,查閱時便能一目了然。對于一些細(xì)節(jié)問題,例如涉及討論通過議定事項時,有時領(lǐng)導(dǎo)提問“還有什么意見”,“是否討論通過”,除了發(fā)言的領(lǐng)導(dǎo),有的領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)頭同意,有的沒有發(fā)言默認(rèn)同意,這些是錄音設(shè)備不能記錄的,人工記錄則必須準(zhǔn)確記錄并標(biāo)明,這樣才能成為一個可以說明議定事項是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)討論通過的支撐材料。

人工會議記錄的方式、方法有著無限可能性,甚至可以說是一門學(xué)問,記錄人員應(yīng)該在不斷的會議記錄工作過程中積累經(jīng)驗,提煉方法,思考技巧,才會使會議記錄工作越來越得心應(yīng)手,更好地做好會議記錄工作。

2.4 綜合、加工

參考結(jié)合會議中的各種材料,根據(jù)設(shè)備記錄對人工記錄文稿進(jìn)行核對、補(bǔ)充、綜合、改正、加工整理形成最終的會議記錄。在綜合、加工的過程中,需要掌握幾個要點(diǎn)。

2.4.1 忠實(shí)于講話人的原意,盡量保留原話

會議記錄是對會議內(nèi)容最直接、最初始的反映,內(nèi)容較為隨意,語言比較口語化,會議記錄要盡量保持原汁原味、真實(shí)客觀,不能隨意增加修飾詞、感嘆詞等。在此基礎(chǔ)上,保證文字通順,要素完整。

2.4.2 全面詳實(shí)

記錄要全面,尤其涉及學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、人事聘用、干部任免、大額資金使用、黨員干部違紀(jì)處理等內(nèi)容的重大議題,一定要確保記錄全面、詳實(shí)。會議記錄一方面要詳細(xì)記錄與會人員的發(fā)言,會議中如有爭議問題,還應(yīng)該把爭議焦點(diǎn)和各方觀點(diǎn)記錄下來,此外,還要記錄與會議主題密切相關(guān)的其他動態(tài),如掌聲、休息、插話等。

2.4.3 有所取舍

會議記錄加工的過程必須要把握一定的尺度,有取有舍。對于層次不清、啰嗦重復(fù)、偏離會議主題、與議題無關(guān)的發(fā)言等要果斷刪減。而發(fā)言中沒有使用規(guī)范化的簡稱,一些一帶而過的專業(yè)術(shù)語、項目代號等現(xiàn)象則應(yīng)當(dāng)更正并補(bǔ)充完整。

2.4.4 精準(zhǔn)核實(shí)

會議中涉及的一些數(shù)字、數(shù)據(jù)有的關(guān)系重大,記錯一個數(shù)字就有可能差之毫厘謬以千里,因此對數(shù)字和數(shù)據(jù)的記錄和整理要精準(zhǔn)無誤;對人名、地名、機(jī)構(gòu)名、項目名、專業(yè)術(shù)語等專有名詞要準(zhǔn)確核實(shí)和校對;對個別無法確定的專有名詞,應(yīng)根據(jù)錄音記錄來標(biāo)注上拼音。

2.4.5 規(guī)范格式

各類會議記錄應(yīng)有其規(guī)定的格式標(biāo)準(zhǔn),要調(diào)整字體、字號、段落間距等格式,并注意使用適宜的標(biāo)點(diǎn)符號。

記錄人經(jīng)過加工、綜合而成的會議記錄,還應(yīng)報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核,對記錄中存在的一些問題進(jìn)一步核實(shí),糾正錯誤,確保會議記錄完整、準(zhǔn)確。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉偉.會議記錄整理與寫作撮要[J].秘書,2015,(2):31.

[3]宋宇.會議文書基本知識(三)怎樣寫會議記錄[J].新長征,2007,(9):58.

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