曹斌

摘 要：隨著醫(yī)療改革的不斷發(fā)展，醫(yī)院的管理工作顯得尤為重要，作為醫(yī)院管理中重要組成部分的檔案管理也不容忽視。本文分析了傳統(tǒng)的檔案管理的諸多問題，及對于新形勢下醫(yī)院檔案管理所面臨的問題，以及解決對策進行了深入的探討并給出了對策。

關鍵詞：醫(yī)院檔案管理；問題策略；現(xiàn)代化體系

在我國衛(wèi)生事業(yè)改革的形勢下，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著新的任務和新的要求。所以，醫(yī)院的檔案管理工作者面臨挑戰(zhàn)，要抓住發(fā)展的機遇，積極采取對策解決管理中存在的問題，為醫(yī)院更好的發(fā)展提供基礎的服務。

1 傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全，標準不統(tǒng)一

目前，醫(yī)院檔案管理工作的主要問題就是醫(yī)療檔案管理制度不健全以及相關的操作不夠規(guī)范。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理是部門或科室指派專人兼職檔案管理員，負責部門和科室檔案的日常管理工作，醫(yī)院各種門類檔案，長期以來都由各部門分散保管，醫(yī)院檔案室僅保管文書檔案而已。并且檔案管理人員配備隨意，流動性大，檔案管理分散，各自為政，標準不一，裝置參差不齊，資料重復，保存檔案利用率低下，信息管理和檔案管理嚴重脫節(jié)，造成人力、物力、空間浪費。除此之外，工作部門內文件材料的收集人員與其他工作人員沒有建立起良好的協(xié)作關系，單純明確了收集人員責任，忽略了其他同志與之配合的重要作用。為了方便自己，任意扣押或丟棄使用完畢的文件材料重要材料，得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集。

1.2 檔案建立方式落后

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案建立是以手工的方式進行歸檔整理，編寫目錄，當出現(xiàn)一處信息改動時，相關信息隨之改動，檔案人員又將重復工作耗費大量的人力物力。并且對于患者來說，到醫(yī)院就診一向手續(xù)復雜，如掛號、候診、付費、拿藥等等。辦完這些程序無疑筋疲力盡，雪上加霜。并且傳統(tǒng)檔案在保存中存在諸多不確定風險，由于是紙質文件會面臨氧化、霉變、蟲蛀，意外銷毀等破壞。

1.3 檔案管理人員檔案管理意識淡薄，素質參差不齊

醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員，兼職員人員對檔案管理工作缺乏專業(yè)精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導致檔案管理工作發(fā)展緩慢，難以創(chuàng)新。大部分醫(yī)院檔案管理人員并非是專業(yè)人員，行政、護理、醫(yī)技等人員均可能轉行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動性大。于是出現(xiàn)了年老一批的檔案管理人員由于條件所限，對電子技術并不精通，而年輕一批的人員不懂得檔案管理的原則，經驗和精髓停留在表面的錄入、輸出，不能達到對系統(tǒng)資源的最大利用。另外，目前從事檔案管理的工作人員法治意識較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

2 基于醫(yī)院檔案管理分析與探討給出的建議

2.1 健全檔案管理制度，統(tǒng)一標準

在《醫(yī)療事故處理條例》出臺后，醫(yī)院檔案管理則涵蓋有關法規(guī)、規(guī)章制度、醫(yī)療標準、技術常規(guī)、操作規(guī)程、資質證明、病歷、設備使用、財務收費等方面這樣處理醫(yī)療糾紛就會綜合運用文書檔案、科技檔案、病歷檔案、設備檔案，、人事檔案、財務檔案、特種載體檔案。所以，加強醫(yī)院檔案工作管理制度顯得十分重要。醫(yī)院領導應該加強對檔案工作的領導，建立一個由院長直接分管，分管院長全面領導，院辦公室主任負責，各職能部門負責人和專兼職檔案員為成員的檔案三級網絡管理模式。充分體現(xiàn)檔案工作在醫(yī)院中的職能和地位，把檔案工作與醫(yī)院發(fā)展有機地聯(lián)系起來。并且要依法治檔，健全各項規(guī)章制度，依據檔案法和一系列有關檔案工作的行政法規(guī)，結合醫(yī)院自身特點規(guī)范病案記錄、護理日記，以及專業(yè)人員業(yè)務報告，建立各類臺賬制度，完善檔案整理和開發(fā)利用制度做到有序可查，綜合管理。

2.2 改進檔案記錄方式

將傳統(tǒng)的手工管理逐漸轉變?yōu)橛嬎銠C管理，將檔案信息作為醫(yī)院信息的重要組成部分納入醫(yī)院信息管理網絡系統(tǒng)，進行綜合開發(fā)和利用，對檔案的形成、收集、整理以及開發(fā)利用工作進行監(jiān)控。通過計算機技術對傳統(tǒng)檔案進行掃描錄入數(shù)據等，并以電子文件的形式保存使用，大大提高醫(yī)院辦公的效率。而且，利用計算機軟件管理檔案后，在信息需要改動調整時只需一個指令性操作系統(tǒng)將自動調整整個歸檔信息。除此之外，檔案人員可通過院內局域網對病案文書，會計基建等檔案信息進行監(jiān)督和管理，對未及時歸檔和不符合歸檔標準的材料，進行監(jiān)督和整改進一步改善檔案歸檔方式。同時在系統(tǒng)公共公開的平臺上，醫(yī)院各部門的聯(lián)系也會增強，可以第一時間知曉別的部門的檔案情況，以備不時之需，減少了人力資源的浪費，在資源的整合上達到了效益最大化。電子檔案上記錄患者在醫(yī)院中接受的所有治療信息，如診斷、檢查、手術治療、藥物處方、出院情況等，并跟隨患者健康狀況適時更新。當患者來醫(yī)院就診時，臨床依據患者的歷史信息，提示醫(yī)生臨床用藥和處置的合理性，大大的提高了臨床檢驗、處方、處置的效率，避免醫(yī)療差錯，確保醫(yī)療質量，節(jié)省醫(yī)療分費用，這無疑解決人民群眾看病難、看病貴的問題，做出了非同小可的貢獻，推動了惠民利民的進程。

2.3 提高檔案管理人員的素質

江澤民主席曾經強調：“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識，政治、經濟、科學、文化方面的知識都要掌握一點，還要學習一點外語，這樣才能不斷適應新時期新形勢對檔案工作者的要求?！庇纱丝梢姡瑱n案工作人員自身素質的高低，與信息服務工作質量息息相關。因此，醫(yī)院要對檔案管理人員進行一系列的思想教育，使他們加強自身修養(yǎng)，更新觀念，主動學習，并通過各種形式的繼續(xù)教育來不斷更新知識，改善知識機構，開拓視野，增強創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，成為信息社會和檔案科學發(fā)展的復合型人才，為醫(yī)院在新形勢下的不斷發(fā)展作出貢獻。

3 結束語

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院工作中的一項重要任務。醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)療、預防、科研、教學及黨政管理等多方面內容，它記錄著醫(yī)院各個時期形成的黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、醫(yī)學科研、醫(yī)療器械、設備、基建工作、會計、統(tǒng)計等各項工作的歷史，是領導決策制定工作標準等方面的科學依據，是指導醫(yī)療實踐，并協(xié)調各項工作正常運行的參考資料。科學規(guī)范地管理醫(yī)院檔案可不斷提升醫(yī)院工作業(yè)績和提高管理水平，對醫(yī)院建設及發(fā)展具有重要意義。

參考文獻

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