韓月嬌

摘 要：近幾年，伴隨著高校改革的不斷深入，高校的行政權力逐漸向二級學院轉移，二級學院的行政管理工作將面臨著更為嚴峻的考驗。面對新的形勢和新的情況，二級學院的行政管理地位越來越重要。結合自身多年的高校行政管理經(jīng)驗，有目的性地探討分析了高校二級學院的行政管理缺陷，并且探索出有針對性的解決方案，以完善高校二級學院的管理體系，促進高校二級學院的發(fā)展，提升高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量。

關鍵詞：高校；二級學院；行政管理

行政管理工作是維持正常的高校管理工作秩序和發(fā)展高校教學科研和人才培養(yǎng)的基礎。二級學院作為高校行政管理的重要組成部分，既是學校行政工作的具體執(zhí)行者，也是學校行政工作的管理者。工作接觸范圍廣、項目繁多，既要與學校各職能部門協(xié)調(diào)聯(lián)系，又要與二級單位的專職教師接觸溝通。因此，高校二級單位行政管理工作的重要性不言而喻，基于二級學院行政管理的運行缺陷，探討科學系統(tǒng)且規(guī)范化的管理體系勢在必行。

高校二級學院行政管理運行模式的缺陷

高校的行政管理種類繁多、項目復雜、不確定和無計劃的臨時性工作較多，在學校行政管理的大框架和總體模式下，各二級學院都具有自己的專業(yè)特點和學院文化，在這種特點和文化背景下的管理運行也存在著缺陷，相較學校的行政管理模式，二級學院基于自我的專業(yè)性特點和人員構造以及學院文化等特點，所呈現(xiàn)的行政管理運行缺陷主要有以下四方面：

一是不健全的行政管理體系。習近平總書記系列重要講話多次強調(diào)制度建設的重要性，制度建設的特點主要呈現(xiàn)在根本性、全局性、穩(wěn)定性和長期性四個特性上。關于高校的行政管理體系和各項要求，學校層面有總體的規(guī)定和實施框架，這些都是二級學院做好行政管理工作的重要保障。然而，學校的行政管理模式是面向所有群體的，即“綱、塊”多、“條、目”少，細節(jié)性不多、可操作性不強，各二級學院太過依賴于學校大框架下的行政管理規(guī)章制度，然而絕大多數(shù)二級學院又都有自己的專業(yè)特點和學院文化，因此二級學院建設一套屬于自己的行政管理制度是必要的。另外，學校職能部門只提供屬于自己職能范圍的規(guī)章制度或者辦事流程，但很多辦事流程或者規(guī)章制度需要多個職能部門聯(lián)系在一起，形成一套體系才能真正把事情辦成。以學院教師的短期因公出國（境）為例，學校的國際交流合作處會有一套出國流程，然而這樣的短期因公出國（境）不是在國際交流合作處一個部門就可以把所有流程走完，而是需要學院—學校財務處—學校組織部—學校國際交流合作處—學校人事處—學校辦公室—財政局—中國銀行等多個部門的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)合作。因此，二級學院基于學校制度體系總框架下建設一套屬于自己的行政管理體系是十分必要的。

二是缺乏全職的行政管理人員。高校二級學院的行政管理團隊主要是指在行政副院長和院務辦公室主任帶領下的學院辦公室管理人員。然而，有的二級學院在建立初期并沒有預想到學院辦公室的發(fā)展；有的二級學院在建立初期由于事務不多且缺乏經(jīng)驗，導致在學院辦公室的人員設置上并沒有那么重視，再加上高校人員編制的數(shù)量限制，導致有的二級學院的學院辦公室全職行政管理人員只有一名。二級學院辦公室是學院的中樞口，它是院領導與學院教師，學院教師與學校各行政部門，學校各行政部門與學院領導聯(lián)系協(xié)調(diào)的重要橋梁之一。學院辦公室的管理人員面對的是學校所有部門的行政事務，其工作職責多而雜，包括財務管理、人才建設、國際交流與合作、工會管理、設備管理、基建管理、黨風黨建、學院文化建設、學院宣傳以及學院的常規(guī)行政工作。如此繁重的工作僅靠一名專職行政管理人員是遠遠不夠的，而行政副院長和院辦主任又多是其他學系或者辦公室教師兼任，因此大大降低了工作效率。

三是守舊的管理理念。二級學院管理團隊人員缺乏，導致全職的行政管理人員全身心投入繁重復雜的日常行政事務中，缺少時間和機會參加培訓或者潛心思索管理方式方法，導致管理理念逐步落后。管理實踐表明：管理理念在行政管理中一直起到舉足輕重的作用。隨著時代的發(fā)展，管理的理念也一直在與時俱進，過去人們常常定義管理就是領導和控制，而隨著社會的進步，對管理理念又有了新的認識，現(xiàn)在的學校行政管理部門更多地把管理定義為服務，服務于他人，服務于促進學校的教學科研發(fā)展。具體來說，對于這種服務的定義更多體現(xiàn)在轉變工作的態(tài)度，從過去的教條、強硬的“官僚”態(tài)度到現(xiàn)在熱情、和藹的態(tài)度。然而，這樣的管理理念轉變卻仍然是片面的，時下高校管理理念應該是從事務性、服務性的管理轉向戰(zhàn)略性管理，倡導服務為本、管理先行的服務理念。

四是原始資料和文檔的不完善。學院辦公室作為學校大框架下的二級辦事機構，更多的是作為一個學院行政事務辦理的中轉站，最終目的是要轉向學校的各行政職能辦公室。以學院全職教師與學校各行政部門聯(lián)系為例，學院教職員工所提供給二級學院辦公室的所有原始材料都要提供給學校行政部門，即學校職能辦公室，通常二級學院辦公室都要求教職員工提供兩份原始材料：一份提供于學校的職能辦公室；一份備案后歸檔于二級學院。然而，這樣的原件并不是最終版本，也沒有什么實質(zhì)意義。因為交給學校的職能辦公室后，所有原始材料還需要學校職能部門的再次完善，即簽字、蓋章、做批示等，所以最終的材料版本將由學校各相關的職能部門歸檔于自己的行政管理檔案中，并不返還到二級學院。再加上二級學院在歸檔制度上的不完善，二級學院管理人員對行政管理檔案和原始資料整理留存的意識十分淺薄，對需要留存和歸檔的材料并不明確。這些都導致了二級學院原始資料和文件的不完善和不規(guī)范。

優(yōu)化高校二級學院行政管理的建議

任何方式方法都應順應時代的發(fā)展，只有緊跟時代的步伐，才能行之有效地達到最終目的。除此之外，任何方式方法都應通過長期的實踐和潛心研究，并基于其共有的缺陷而有針對性得出的。所以，基于學校二級學院的共有缺陷，并經(jīng)過長期的工作實踐提出了以下有針對性的解決方法。

一是完善二級學院行政管理體系。習近平總書記提出了制度建設的總原則，即“于法周延、于事簡便”，意思就是在制度建設時要強調(diào)制度的科學性和系統(tǒng)性，制度應是可操作且實用的。具體來說，健全的管理體系應該由完善的規(guī)章制度、配套的管理辦法、詳細的實施細則和具體的工作流程等部分組成。一方面，學校各職能部門已經(jīng)出臺了面向全校的校級層面的規(guī)章制度，學校的規(guī)章制度已經(jīng)列出大的框架，是二級學院建立其行政管理體系的地基，二級學院可根據(jù)學校的規(guī)章制度，結合學院專業(yè)的特點和學院文化等實際情況，建立既適合又行之有效的管理制度。這樣在大方向上既保證了制度的準確性，又在細節(jié)上保證了制度的針對性，使二級學院既有管理制度可循，也有獨特性。例如：學校建立了《學校聘任考核管理規(guī)定》，學院就可以基于學校的聘任考核管理規(guī)定，根據(jù)二級學院的人員構成和聘任個性化條件建立《學院聘任考核管理規(guī)定》，進一步學院可以細致到在《學院聘任考核管理規(guī)定》下建立具體的實施細則或者工作流程，即學院教職員工聘任考核的工作流程等。另一方面，制定學院的管理體系還要懂得把學校各部門的規(guī)章制度聯(lián)系在一起，成為一個成套的管理體系，如之前提出的教職工短期因公出國（境）的流程，二級學院在建立《學院教職工短期因公出國（境）指南》時，就應該把學校國際交流與合作處、財務處、人事處等多個部門的關于教職工短期因公出國（境）相關方面的制度聯(lián)系在一起，建立出一套完整的學院教師短期因公出國（境）的體系指南。

二是加強信息化、系統(tǒng)化和專業(yè)化。面對二級單位專業(yè)管理人員的缺乏，加強學院的系統(tǒng)化和專業(yè)化是行之有效的方法之一。具體來說，加強學院的系統(tǒng)化和專業(yè)化主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，調(diào)整人員結構，加強學院專職專業(yè)化的管理團隊。面對繁多復雜的日常工作，調(diào)整專職管理人員的數(shù)量是必不可少的，兼職的管理人員并不是長久之計。只有每個人都分攤其工作職能，才能提高工作效率、提升工作質(zhì)量。另一方面，加強學院的信息化，運用高科技管理手段。當前，社會發(fā)展更趨于信息化，把這些高信息化系統(tǒng)運用在學院的日常管理當中，可以飛速提升學院的行政工作效率。例如：引進會議室的預約系統(tǒng)，既提升了會議室使用情況，也減輕了學院專職行政管理人員的工作。

三是與時俱進更新管理理念。伴隨時代前進的腳步，高校的管理面臨著更為嚴峻的考驗，新的形勢、新的情況、新的問題、新的人員編制，絕不能再沿用舊的方式方法和態(tài)度來解決和面對。學院的行政管理人員要順應時代的要求，不僅要有專業(yè)的管理理論知識和工作技能，而且也要有與時俱進、不斷更新行政管理理念。那么，如何才能做到與時俱進、不斷更新呢？一方面，應該從自我意識做起。舊的管理理念已經(jīng)成為一種固有的模式，要想改變這種已有的模式，首先就得調(diào)動管理人員主動去改變。另一方面，在教職員工愿意改變固有模式的前提下，增加培訓的機會。不論是外出的培訓還是校內(nèi)的培訓，使教職員工更多了解當代實用的新型管理理念和管理辦法，多學習以達到模仿和運用的效果?？梢园堰@種管理培訓作為教職員工繼續(xù)教育的其中一個項目。校內(nèi)的培訓可以以講座形式或是訪談的形式進行，同樣也要多增加外出培訓集中學習的機會，以達到與時俱進，不斷更新管理理念。

四是完善二級學院的資料存檔。學院行政管理工作中的文件、文檔材料都是學院工作寶貴的記錄和依據(jù)。行政管理中的原始文件資料具有憑證性和權威性的特點。這些文檔資料的價值是無窮的，完善二級學院的資料存檔是十分必要的。首先，二級學院應該根據(jù)學校檔案工作的規(guī)章制度建立二級學院的《學院辦公管理文件資料的歸檔要求》，從規(guī)章制度上規(guī)范存檔的要求，如哪些文件是需要存檔、歸檔的，資料的格式是紙質(zhì)版還是電子版等。其次，責任到人，安排檔案管理總負責人、審核人。只有責任到人，每人負責的歸檔職能清晰后，才能更好地完善學院的檔案資料庫。最后，與學校的各職能部門協(xié)調(diào)，劃清學院的歸檔范圍。例如：哪些需要學校歸檔，學院便不重復歸檔；哪些需要學校職能部門資料反饋到學院，由學院去歸檔。劃清資料歸檔的范圍可以更好地幫助學院規(guī)范學院行政辦公檔案的管理，避免重復工作，提高工作效率。

針對性地優(yōu)化高校二級學院的行政管理：完善二級學院的管理體系，加強信息化、系統(tǒng)化和專業(yè)化，與時俱進，更新管理理念，完善二級學院的資料存檔，這樣才能提升高校二級學院的行政辦公效率，更好地服務和提高二級學院教學與科研的成果展示，促進高校二級學院的未來發(fā)展。

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（作者單位：首都醫(yī)科大學護理學院）

[責任編輯：卜 珺]