于光蘭

摘 要：隨著我國經(jīng)濟水平大幅度提升，我國各行各業(yè)都得到了蓬勃的發(fā)展，尤其是檔案事業(yè)得到了突飛猛進的進步，對推動我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)做出了重要的貢獻。而隨著檔案事業(yè)的發(fā)展下，對其檔案是否具有完整以及安全性提出了更高的要求。鑒于此，本文基于新形勢下，從以下幾個方面對檔案“完整安全原則”進行深入分析，筆者依據(jù)自身多年經(jīng)驗提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，旨在最大程度促進檔案行業(yè)的不斷發(fā)展，從而為我國的經(jīng)濟建設(shè)做出重要的貢獻。

關(guān)鍵詞：檔案；完整安全原則；思考

一般情況下，檔案工作的性質(zhì)會對檔案是否完整、精準起到了決定性的作用。相關(guān)部門需要確保檔案的安全性，是一項基本要求，同時也保持了歷史發(fā)展過程中的真實面貌，對檔案作用提供了重要的保障。鑒于此，本文基于新形勢的發(fā)展下，對“維護檔案的完整安全”仍然是推動電子文檔工作可以順利開展的必經(jīng)之路，但是隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展下，同樣對電子文檔是否具有完整性提出了更高的要求。

1 檔案生存面臨新挑戰(zhàn)

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，檔案工作面臨的信息技術(shù)環(huán)境日趨復(fù)雜。電子文件和電子檔案的產(chǎn)生，給文書、檔案工作帶來了福音，同時也帶來了諸多難題，對文書、檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。一是電子文檔的生成環(huán)境復(fù)雜。因為缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準和系統(tǒng)模型，致使各地各部門如雨后春筍般涌現(xiàn)出來的辦公自動化、電子政務(wù)工程形成了各自為政的局面。二是電子文檔的網(wǎng)絡(luò)化管理存在突出問題。多數(shù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)沒有文書、檔案部門參加，而多數(shù)文書、檔案工作者又對計算機網(wǎng)絡(luò)了解很少，缺少參與的能力。三是電子文檔的長久保管存在障礙。日新月異的計算機應(yīng)用技術(shù)使電子文檔的技術(shù)環(huán)境及存儲結(jié)構(gòu)變得更加復(fù)雜。

2 檔案完整安全面臨新課題

隨著信息時代的日益發(fā)展下，電子檔案的完整性、安全內(nèi)涵等方面都發(fā)生了巨大的改變，對保持電子檔案完整性的要求也發(fā)生了質(zhì)的改變，這樣就在某種程度上對檔案的完整性以及安全性提出了越來越多的要求。第一，是確保新形勢下的檔案具備完整性。隨著數(shù)字化條件的不斷發(fā)展下，電子文檔往往是以流動的形式存在的，這樣就會出現(xiàn)丟失的情況；由于電子文檔本身存在的信息結(jié)構(gòu)具有一定的繁瑣性，這樣也就促使保持形式具有多樣化的特點；在電子文檔背景下所產(chǎn)生的信息會隨著處理流程而日益增多，并且存儲較為分散，容易發(fā)生丟失的情況。第二，基于新形勢下促使檔案實現(xiàn)安全的目的。因為電子檔案會對計算機系統(tǒng)產(chǎn)生較多的依賴性及其信息內(nèi)容不容易改變，促使檔案信息不具備原始性；對于電子檔案信息具有的載體物化特點來說，在實際保護的時候會更加的困難；網(wǎng)絡(luò)空間所具有的繁瑣性也會在某種程度上促使電子檔案知識產(chǎn)權(quán)應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁玫谋Ｗo。

3 對“完整安全原則”的再認識

在新形勢下，檔案完整、安全的內(nèi)涵及其維護的具體要求都發(fā)生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認為，對“完整安全原則”的表述，其主要內(nèi)容包括兩個方面。一方面，維護電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規(guī)律和文件生命周期的運轉(zhuǎn)形態(tài)，將以往的“后工序”提前至文件形成階段以及計算機管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內(nèi)容更加豐富。另一方面，維護電子檔案的安全。檔案保護的重點由檔案實體安全轉(zhuǎn)向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護工作提出了新的課題。

4 維護檔案完整與安全的對策

4.1 加快人才培養(yǎng)，提高科研水平

在最近幾年里，不同等級的檔案館大多數(shù)都傾向于搶救一些任務(wù)急、數(shù)量多的文檔，通常沒有聘用專業(yè)人員，這樣就會出現(xiàn)綜合檔案館僅僅是把搶救任務(wù)外包的情況，然而在實際外包的過程中無法對檔案安全做好嚴格的監(jiān)督。為了確保檔案事業(yè)可以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的要求，建立完善的檔案體系，人才信息庫已經(jīng)變得尤為重要，這同時也是檔案安全保護需要長時間完成的艱巨任務(wù)。

4.2 擴大宣傳力度，增強安全意識

倘若檔案部門想要構(gòu)建出健全的安全系統(tǒng)，那么一定要加大宣傳工作的開展力度。通常情況下，檔案保護意識主要分為以下幾種：第一種是責(zé)任意識；第二種是憂患意識；第三種是防范意識；第四種是法制意識，將這幾種意識有效的滲透到檔案價值理論體系中，從而將社會檔案保護理念加以提升，創(chuàng)造出和諧的氛圍；相關(guān)部門還需要借助于網(wǎng)絡(luò)、雜志等多種形式，將檔案安全教育知識當(dāng)做公眾信息，最大程度擴大社會影響力，將宣傳意識不斷擴大。

4.3 爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，改進設(shè)施設(shè)備

在維護檔案完整與安全的過程中，應(yīng)當(dāng)積極爭取上級領(lǐng)導(dǎo)部門的認可和支持，將檔案安全工作納入到日常工作體系中，將檔案安全體系建設(shè)納入到檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，并積極改進檔案工作設(shè)施設(shè)備，為檔案安全體系建設(shè)工作的順利進行奠定堅實的基礎(chǔ)。在構(gòu)建檔案安全體系后，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案工作的實際情況，明確檔案工作的實施目標(biāo)，并以此為依據(jù)，采取適宜且高效的實施措施，推進檔案安全保護工作的順利開展。與此同時，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期對檔案安全體系建設(shè)情況進行檢查和監(jiān)督，制定檔案安全管理責(zé)任書，將檔案安全管理工作落到實處，制定有效的考核指標(biāo)，通過自查、抽查與考核三種方式的密切配合，確保各部門認識到檔案安全保護的重要性，積極主動投入到檔案安全管理工作中，維護檔案完整與安。

4.4 優(yōu)化檔案保護管理環(huán)境

檔案庫與其他建筑房屋的隔墻均要采用防火墻，庫內(nèi)還要有消防裝置，庫房內(nèi)要掛遮光窗簾，有了合乎要求的庫房還要有適合的現(xiàn)代化的裝具和設(shè)備。檔案裝具也應(yīng)堅固耐久，便于管理。庫房適合安裝安全封閉、防光、防塵的檔案柜和密集架，庫房內(nèi)有空調(diào)、報警系統(tǒng)、干濕溫度表、滅火器設(shè)備以及閉路電視監(jiān)視系統(tǒng)，電子檔案配備防磁柜，使檔案保存在舒適安全科學(xué)的保護設(shè)施內(nèi)。庫房具備了這些基本條件可為檔案的安全保管打下堅實的基礎(chǔ)。

結(jié)束語

通過以上內(nèi)容的論述，可以清楚的看到；檔案是否具有完整性，保持歷史的真實情況，對檔案工作的開展有著重要的意義，同時也為檔案事業(yè)可以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展打下扎實的基礎(chǔ)。隨著檔案安全系統(tǒng)的成立，重點是安全，關(guān)鍵是手段。有效落實“以防為主、防治結(jié)合”的基本方針，并有效落實“安全第一”的工作理念，金科鞥增加檔案的使用時間，從而為檔案事業(yè)做出重要的貢獻。

參考文獻

[1]夏立芳.關(guān)于政務(wù)公開背景下電子文檔管理的思考[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報，2014（01）.

[2]王彥強.對網(wǎng)絡(luò)時代電子文檔管理的挑戰(zhàn)及安全性分析[J].經(jīng)營管理者，2013（06）.

[3]陳施宇，李永妮，劉輝輝.企業(yè)電子文檔安全管理[J].信息與電腦（理論版），2013（05）.

[4]陳麗明.事業(yè)電子文檔管理的現(xiàn)狀、特點及相關(guān)建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）.

[5]竇繼惠.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔的信息安全保障體系研究[J].黑龍江檔案，2013（04）.endprint