陳海燕

摘 要：高職院校干部人事檔案管理是組成組織工作的重要部分，而隨著高職院校正式將提升內涵提上議事日程，其干部人事檔案管理也面臨新的情況和要求，怎樣基于中組部的新規(guī)定加強檔案管理是高職院校面臨的新課題。接下來就結合中組部關于干部人事檔案管理的新規(guī)定，探討高職院校干部人事檔案管理面臨的新要求，并提出若干策略建議，助力高職院校提升干部人事檔案管理水平。

關鍵詞：高職院校；干部人事檔案；檔案管理；策略建議

為進一步規(guī)范干部人事檔案材料的收集歸檔工作，保證檔案信息全面、真實，中組部出臺了關于干部人事檔案管理的新規(guī)定，這為高職院校加強干部人事檔案管理提出了新要求、提供了新依據(jù)。干部人事檔案管理對高職院校任免干部有直接影響，加強干部人事檔案管理是高職院校不可回避、不容忽視的工作。

1 中組部新規(guī)定對高職院校干部人事檔案管理的要求

中組部在新出臺的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中增加了收集檔案材料的新內容，這使得高職院校在干部人事檔案管理尤其是歸檔方面面臨著新的要求，主要包括：一是干部人事檔案材料收集的規(guī)范性要更強。中組部新規(guī)定要求對于手續(xù)不完備、填寫不規(guī)范、材料上的姓名、出生時間、入黨時間、工作時間等和檔案記載不一致時必須重新制作材料，或由組織人事部門審核、改正、加蓋公章，使干部人事檔案材料更加規(guī)范。二是干部人事檔案材料的收集要更真實。中組部新規(guī)定中要求不僅要收集干部基本的人事材料，還要將畢業(yè)證、學位證在經過真?zhèn)舞b別之后進行復印，加蓋組織人事公章，之后存入人事檔案，使得證書上的信息更真實、直觀，更讓人信服，提高干部人事檔案信息的權威性。三是干部人事檔案材料收集的時效性要更強。中組部新規(guī)定明確要求在形成檔案材料之后的一個月時間內必須送交檔案部門歸檔、一年內必須整理歸檔，克制過去材料歸檔的滯后、拖拉等現(xiàn)象，杜絕材料積壓，增強檔案時效性。面對這些新規(guī)定和新要求，高職院校必須有針對性地加強干部人事檔案管理，具體可采取下述幾點策略。

2 基于新規(guī)定加強高職院校干部人事檔案管理的策略建議

（一）形成歸檔規(guī)范，提高干部人事檔案收集質量

從中組部的新規(guī)定、新要求來看，干部人事檔案材料歸檔是高職院校開展干部人事檔案管理工作的基礎。隨著政治經濟體制改革越來越深入，關于干部制度的改革、學歷、考核、聘任、各種培訓以及專業(yè)技術晉升等歸檔材料日益增多，加上面臨更嚴格的規(guī)范性要求，高職院校歸檔干部人事檔案材料提出巨大的挑戰(zhàn)。因此，高職院校要滿足新規(guī)定、新要求，形成檔案歸檔規(guī)范，明確干部人事檔案材料的規(guī)格、載體以及裝訂等要求，讓檔案歸檔收集人員接受專業(yè)培訓，確保他們及時而規(guī)范地收集各種材料，細致鑒別、認真整理，堅決做到取之有據(jù)；及時處理與歸檔規(guī)范不符的材料，保證檔案的規(guī)范性、真實性。通過大力宣傳高職院校干部人事檔案歸檔規(guī)范和管理規(guī)章制度，促使全體人員強化檔案歸檔意識，規(guī)范建立以組織人事部門為主、以其他職能部門為輔的干部人事檔案材料歸檔體系，提高干部人事檔案收集質量[1]。

（二）加強信息采集，提高干部人事檔案社會效能

高職院校檔案部門應結合中組織新規(guī)定、新要求加強對干部人事檔案信息的采集，進一步充實檔案內容，提高干部人事檔案的社會效能。鑒于干部人事檔案收集內容要更真實的要求，高職院校檔案部門及人員應積極增進和兼職檔案人員、信息員、相關部門等的溝通、聯(lián)系，準確掌握各部門的活動規(guī)律、工作動態(tài)，掌握形成的材料信息，及時督促他們在規(guī)定時間內移交材料，加大信息采集力度，提高檔案信息的時效性。高職院校干部人事檔案信息的形成盡管量大、面廣，但也存在規(guī)律性，如在干部職稱評審、工作總結、工資變動以及考核考評等工作中所形成的材料信息就相對集中，必須把握時機集中采集材料與信息。與此同時，要堅持結合集中采集與平時采集，針對不同需求和不同對象有重點、有計劃地充實干部人事檔案信息內容。如及時將領導干部的工作情況、業(yè)績以及他們在重點工作、重大活動中的表現(xiàn)、完成任務的情況等收入檔案，為干部任免提供可靠依據(jù)，提高檔案信息利用價值[2]。

（三）應用管理系統(tǒng)，推進干部人事檔案信息化管理

新規(guī)定要求干部人事檔案管理要與時代發(fā)展要求、社會發(fā)展需要等相符，所以高職院校在當今的網(wǎng)絡信息時代應積極引入信息技術、應用計算機管理系統(tǒng)，推進干部人事檔案管理的信息化管理進程。一是高職院校要針對干部人事情況建立基本信息數(shù)據(jù)庫，這是構建管理系統(tǒng)的基礎。在建立信息數(shù)據(jù)庫時，檔案人員要保證干部人事檔案信息的完整性、真實性，包括干部的出生年月、參加工作的時間、入黨時間、婚姻狀況、財產狀況、學歷學位、工作變化等，尤其是出生年月面臨較多問題，一些材料記載干部的公歷生日，一些材料則記載干部的農歷生日，一些材料則只有干部出生的年月且版本多樣，所以必須注意，只要原始材料內容不一致，就必須仔細審查，由組織核定為準，之后才能錄入系統(tǒng)。二是在將干部人事檔案從紙質版轉變成電子版的過程中必須保證信息的完整性、準確性。即應利用微縮影像、掃描儀等數(shù)字設備把紙質檔案轉換成容易復制的電子格式，并逐一核對信息，保證信息真實無誤[3]。三是完善高職院校干部人事檔案管理系統(tǒng)的功能。通過建立信息數(shù)據(jù)庫，應用便于對檔案信息進行查找、分析、比較、統(tǒng)計等操作的檢索工具，并形成良好的系統(tǒng)人機交互界面，方便用戶導入信息、導出信息，設計修改、統(tǒng)計、檢索等功能，使系統(tǒng)的檔案信息能隨著當事人職務、職稱等的變化而進行調整，在為高職院校提供幫助的同時研究、總結所有干部的情況，為領導決策提供情況預測。

（四）培養(yǎng)風險意識，優(yōu)化干部人事檔案管理工作

為不斷加強和優(yōu)化高職院校干部人事檔案管理工作，應重視培養(yǎng)相關人員的風險意識，加強風險管理和防范。換言之，高職院校應在干部人事檔案管理中積極應用風險管理模式，增強檔案人員的風險意識，保證檔案信息的安全。一是檔案部門要普及風險管理知識、推廣風險管理理念，在干部人事檔案管理領域樹立較強風險意識。二是檔案部門要定期培訓檔案人員的風險管理知識與技能，在增長檔案人員風險管理意識的同時提高其工作技能，在干部人事檔案管理樹立并踐行風險管理理念，將風險管理知識應用于實踐，梳理、分析干部人事檔案材料在收集歸檔、信息采集、信息化管理等環(huán)節(jié)的風險點，提高檔案管理水平。換言之，高職院校干部人事檔案管理要基于中組部的新規(guī)定、新要求，緊跟時代發(fā)展步伐，形成風險管理制度，對檔案人員的行為進行規(guī)范、引導、評價，從而促進干部人事檔案管理的改革與創(chuàng)新，優(yōu)化干部人事檔案管理的理念、方式與結構，推動高職院校走上干部人事檔案管理工作的新道路。

3 結語

干部人事檔案管理是高職院校政治性、科學性以及服務性都很強的一項工作，檔案部門及人員務必要結合中組部關于干部人事檔案管理的新規(guī)定、新要求，不斷更新管理理念，加強干部人事檔案的歸檔、收集與管理，推進檔案管理信息化進程，嚴格把控干部人事檔案風險管理關口，從而促使干部人事檔案在高職院校的建設與發(fā)展中提供更優(yōu)質的服務，更好地適應經濟發(fā)展與人事制度改革等的需要。

參考文獻

[1]祝彩鳳.淺議大數(shù)據(jù)時代的高職院校人事檔案工作[J].辦公室業(yè)務，2016（24）：164+168.

[2]石敏，彭宇.高職院校干部檔案工作信息建設及有效管理[J].東方企業(yè)文化，2015（09）：124.

[3]王玥.高職院校合并后干部人事檔案工作存在的問題與對策[J].遼寧經濟管理干部學院.遼寧經濟職業(yè)技術學院學報，2015（02）：28-29.endprint