蓋艷

摘 要：檔案管理作為企業(yè)管理的主要組成部分，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要作用。隨著社會經濟與科學技術發(fā)展，檔案管理逐步向信息化方向過渡，這已成為必然趨勢。國民經濟發(fā)展中國有企業(yè)占有主導地位，但檔案管理上也存在一些問題，影響國有企業(yè)檔案管理質量。本文中以寶鈦集團為切入點，詳細分析信息時代檔案管理工作要點，以供同行借鑒與參考。

關鍵詞：國有企業(yè)；信息時代；檔案管理

國有企業(yè)日常業(yè)務處理中普遍使用計算機辦公，辦公過程中會產生大量電子文件及資料，如果不能做好系統(tǒng)管理工作，這些資料長期積累難以利用，無法發(fā)揮自身作用。國有企業(yè)檔案管理工作中，利用計算機與網絡技術搭建高效率的信息化系統(tǒng)，確保檔案管理工作順利進行。本文中主要分析寶鈦集團檔案管理工作，詳細分析信息時代工作要點。

1 檔案信息化管理的重要性

寶鈦集團全稱為寶鈦集團有限公司，是由寶雞有色金屬加工廠改制而成，目前有陜西有色金屬空鼓集團有限公司控股，主要生產與研究以鈦及鈦合金為主的產品。集團已經實現計算機網絡覆蓋，達成計算機辦公，每天產生大量資料，需要做好檔案管理工作。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案以紙質材料為主，檔案管理模式相對落后，且存在較大的工作量。日常紙質檔案管理與保存過程中，需要投入大量人力精力確保檔案資料的安全使用，避免紙質檔案受到火災、水分、蟲害及霉菌等因素影響，提高檔案使用壽命。紙質檔案資料查閱難度較大，備份較為復雜，隨著計算機技術發(fā)展與普及，檔案管理模式逐漸向電子化方向轉變。檔案管理中引入信息化技術，可以有效解決檔案存放與管理問題，提升檔案使用安全與可靠性，大幅度提高檢索效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息時代背景下，檔案管理工作適應社會發(fā)展，滿足現代化檔案管理具有重要意義。

2 檔案信息現狀及問題分析

國有企業(yè)檔案管理雖然初步實現信息化管理，但依舊存在很多一些問題，影響檔案管理工作效率的提升。我結合寶鈦集團檔案管理工作實際，將這些問題歸納如下：

2.1 利用率偏低

企業(yè)檔案管理工作并不是簡單的堆砌、存放資料及文件，而是一份專業(yè)性與機密性極強的工作。是否依據規(guī)范標準存放檔案，會對檔案管理工作產生影響。國有企業(yè)中大部分管理者并沒有意識到做好企業(yè)檔案管理工作的必要性，檔案資料僅用于收藏，存在嚴重的資源浪費情況，并沒有全部發(fā)揮其作用。

2.2 信息化較低

部分國有企業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識，加上領導層不甚重視，資金投入不足，無法購買現代化設備，依舊在使用傳統(tǒng)或是陳舊的技術，信息化依舊停留在幾年前的水平上，信息化程度偏低。再者檔案管理待遇不高，高素質人才不愿意加入其中，甚至出現人才流失的情況，影響工作開展。

2.3 專業(yè)人才短缺

檔案管理人員作為企業(yè)檔案管理的主力軍，這部分人員既要掌握檔案管理的專業(yè)知識，還要掌握與之相關的計算機技術，在日常工作中利用這些專業(yè)知識與計算機技術，做好設備維護與更新工作。整體而言，目前國有企業(yè)內部檔案管理人員素質偏低，專業(yè)水平不達標。

2.4 管理方法陳舊

目前國有企業(yè)檔案管理水平偏低，一些檔案部門檔案資料處理過程中并沒有利用計算機等設備，極少數企業(yè)甚至沒有最起碼處理，如裝訂、防蟲、反潮等。企業(yè)檔案管理工作中依舊依靠手工方式，管理效率較低，而且后期查閱與使用極為不便，這也是目前大部分國有企業(yè)檔案管理中存在的主要問題。

3 信息時代檔案管理工作要點

國有企業(yè)檔案信息化建設具有覆蓋廣、種類多、數量大及內容復雜等特點，既要管理層重視與資金保障，又要具備完善的管理標準與技術，推動企業(yè)檔案管理信息化建設，主要從以下幾方面展開論述。

3.1 強化檔案信息化建設意識

檔案管理工作整理歸納的人才與社會信息有助于制定單位發(fā)展戰(zhàn)略，確定未來一段時間內的發(fā)展目標。同時檔案管理工作見證的發(fā)展歷史，保證其延續(xù)性與真實性具有現實意義。深化檔案管理工作改革與創(chuàng)新，提高檔案管理工作重視程度。規(guī)范檔案管理秩序，重視檔案管理工作；設置專門檔案管理人員，按照相關規(guī)定進行；最后強化檔案管理保密性處理。通過創(chuàng)新理念有助于提高檔案管理質量。不斷完善檔案管理制度建設，實現檔案管理工作變革，提供更加的優(yōu)秀的服務，打破傳統(tǒng)檔案管理區(qū)域限制；其次建立問責制，有效區(qū)分檔案管理工作，保證每個環(huán)節(jié)都有專人負責；最后落實保密工作，避免隨意篡改檔案信息，保障信息真實有效。

3.2 提高相關人員保密意識

對于國家科研單位、大型事業(yè)單位等數字化檔案信息資源單位形成的關于應用技術的開發(fā)成果和關于國計民生的重大科研成果等國家寶貴資源，其核心材料都要求嚴格保密。確保材料安全和國家利益，檔案管理人員在思想上應有樹立嚴格的保密和防范意識，在行動上時刻注重安全防范，以保密安全為準則。各級檔案管理部門在高度重視保密工作的同時，還要全力打造一個安全的數字化當那環(huán)境，可以通過采購先進保存設備儲存檔案資源，杜絕資源流失與泄密的可能。

3.3 統(tǒng)一信息化的管理標準

檔案管理工作中規(guī)范檔案信息化管理標準與管理細則，有助于提高檔案管理效率與質量。隨著科學技術快速進步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實現檔案管理細則的統(tǒng)一編制，全面落實到位，實現系統(tǒng)軟件的可移植性，規(guī)范處理檔案信息化管理。此外還要明確個人崗位與責任，統(tǒng)一管理各門類與載體檔案，確保檔案管理與現實工作同步。完善檔案計算機管理系統(tǒng)，借助計算機數據處理功能，建設局域網，有效連接企業(yè)各部門，實現內部資源統(tǒng)一化管理，促進資源使用率提高。創(chuàng)新檔案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作中存在的問題，借助各種現代化手段提高管理效率，提高其中技術含量與水平，創(chuàng)新檔案管理手段。通過統(tǒng)一的信息化管理標準，提高企業(yè)檔案管理信息化。

3.4 構建信息化的安全體系

（1）配備相關硬件設施。檔案信息作為企業(yè)的主要資源，信息化建設與維護過程中需要完善檔案管理信息系統(tǒng)的安全，當出現意外情況時可以保證檔案信息安全。做好硬件設備運行與維護工作，保證硬件運行安全。及時查看服務器與網絡設備運行狀態(tài)及日志，發(fā)現安全問題，及時排除隱患；（2）保障網絡安全。網絡在代表方便的同時，因為本身的開放性也產生一些安全隱患，如病毒、木馬等，通過系統(tǒng)漏洞竊取企業(yè)資料，甚至涂改與刪除部分資料，給企業(yè)造成損失。此時可以引入防火墻技術，提高網絡安全性；（3）構建數字檔案館。企業(yè)檔案館建設本身就是一個功能集成的過程，在企業(yè)內部局域網中構建一個大規(guī)模的內部檔案資源庫，員工可以隨時檢索與訪問企業(yè)信息資源，提高工作效率與質量。

4 結語

綜上所述，國有企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)與時代發(fā)展的必然趨勢，檔案管理部門應該正面挑戰(zhàn)與機遇，克服困難，創(chuàng)新工作方式，大幅度提高檔案管理效率與質量。本文中通過分析寶鈦集團檔案管理現狀，給出信息時代完善檔案管理工作的措施，提高寶鈦集團檔案管理工作質量，為同行提供參考，促進檔案管理事業(yè)進步與發(fā)展。

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