張雙英

【摘要】本文從高校檔案達(dá)標(biāo)考核中補(bǔ)充缺漏材料實(shí)際存在的問題入手，分析缺漏材料補(bǔ)充原因之所在，并試圖提出更加科學(xué)、合理的應(yīng)對(duì)策略，為進(jìn)一步規(guī)范管理干部人事檔案起到一定的指導(dǎo)作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；達(dá)標(biāo)考核；缺漏材料；補(bǔ)充思考

高校人事檔案是人事、組織部門在其工作活動(dòng)中形成的記載和反映每位教職工思想品德、工作成就、業(yè)務(wù)能力的歷史記錄材料，這是教職工培養(yǎng)、選拔、使用和管理的重要依據(jù)。近年來，為進(jìn)一步貫徹落實(shí)中央組織部對(duì)干部檔案工作實(shí)行目標(biāo)管理的要求，各高校以干部人事檔案達(dá)標(biāo)考核為契機(jī)，以達(dá)標(biāo)考核為推動(dòng)力，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，全面開展干部人事檔案整理工作。在達(dá)標(biāo)過程中，高校干部人事檔案缺漏材料的補(bǔ)充應(yīng)引起高度重視。本文試圖從缺漏材料補(bǔ)充的實(shí)際操作來思考此問題并找到相應(yīng)的對(duì)策，為進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案起到一定的指導(dǎo)作用。

一、達(dá)標(biāo)考核中補(bǔ)充缺漏材料存在的問題

根據(jù)目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)考核的要求，個(gè)人檔案必須完善。由于歷史的原因及各種人為因素，干部人事檔案中缺少證明個(gè)人業(yè)績、考核、學(xué)歷、職稱等方面至關(guān)重要的材料以及缺填某些信息，個(gè)人或現(xiàn)在所在單位必須千方百計(jì)把缺漏的材料補(bǔ)齊及缺漏信息補(bǔ)全，否則，單位不達(dá)標(biāo)。為滿足達(dá)標(biāo)規(guī)定并順利達(dá)標(biāo)，部分高校八仙過海各顯神通。在實(shí)際操作中，主要存在以下問題：

（一）補(bǔ)填內(nèi)容嚴(yán)重失真。達(dá)標(biāo)要求相關(guān)材料信息缺漏的需補(bǔ)填完整，實(shí)際操作過程中，檔案人員機(jī)械地理解為所有的材料信息都需補(bǔ)填。于是時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案材料因個(gè)人記憶不清補(bǔ)填部分內(nèi)容失真嚴(yán)重，同時(shí)在一份材料中出現(xiàn)了多種字跡和墨跡。筆者認(rèn)為，這樣的做法有失檔案材料的原始性、真實(shí)性。

（二）補(bǔ)充材料濫竽充數(shù)。對(duì)于檔案中缺漏的個(gè)人材料，因歷史原因和傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，高校人事檔案補(bǔ)充工作的重點(diǎn)還在強(qiáng)調(diào)要把個(gè)人政治歷史、家庭社會(huì)關(guān)系以及各類獎(jiǎng)勵(lì)等方面的材料補(bǔ)齊，而反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、學(xué)術(shù)著作、科研成果類材料的缺失卻沒有引起重視，無關(guān)緊要的補(bǔ)充材料有濫竽充數(shù)之嫌。達(dá)標(biāo)過程中補(bǔ)充材料的做法造成了現(xiàn)行人事檔案包含信息片面，不能真實(shí)體現(xiàn)出教職工的突出成績，失去了人事檔案在考察和識(shí)別干部上的真正意義。

（三）補(bǔ)充說明千篇一律。為順利達(dá)標(biāo)，干部人事檔案中關(guān)系個(gè)人至關(guān)重要的陳年檔案材料通過各種途徑無法獲取的，一些高校照葫蘆畫瓢，幾乎采取千篇一律的方式進(jìn)行個(gè)人說明，要么是時(shí)間久遠(yuǎn)無法找到，要么是多次搬家遺失等。這種近乎雷同的補(bǔ)充說明完全失去了檔案的原始性、權(quán)威性。

二、缺漏材料補(bǔ)充的原因分析

近年來，隨著人事制度改革和經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變的深化，高等教育進(jìn)入了超常規(guī)跳躍式的快速發(fā)展時(shí)期，高校人事管理也處于復(fù)雜的社會(huì)轉(zhuǎn)型期，客觀地分析高校人事檔案缺漏材料的現(xiàn)狀，有利于理順人事關(guān)系，促進(jìn)高校人事檔案制度的完善。

（一）檔案材料收集及歸檔工作缺位。1.缺乏通暢的檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。收集材料是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。因干部檔案材料政策性強(qiáng)，涉及部門多，收集歸檔工作難度大。高?，F(xiàn)行的檔案材料收集手段還很傳統(tǒng)、落后，沒有形成有效、通暢的人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。一些高校沒有按照中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定出人事檔案收集歸檔制度，也沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則。目前，收集方式主要依靠檔案管理部門主動(dòng)索要，未形成有關(guān)部門主動(dòng)送交歸檔材料的意識(shí)及相關(guān)轉(zhuǎn)交制度。高校內(nèi)部各層次人員的繼續(xù)教育和學(xué)歷、學(xué)位的變更，特別是反映個(gè)人科研領(lǐng)域能力、科研成果業(yè)績、重要獎(jiǎng)懲等非常有價(jià)值的材料基本上散落分布在各部門。而這些部門無意識(shí)或延遲將手中的檔案材料交給人事部門收集，這樣時(shí)間長了就造成了歸檔材料遺失、缺損等情況，歸檔材料就很容易出現(xiàn)不及時(shí)、不規(guī)范的現(xiàn)象。因缺乏通暢的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致檔案材料收集不全面，給檔案管理和干部晉職、晉級(jí)、提拔任用工作都帶來很大的難度。2.歸檔要求不明確，操作不規(guī)范。高校人事檔案管理部門對(duì)人事檔案工作有一定的認(rèn)識(shí)，雖然建立了人事檔案歸檔制度，但在不同程度上存在執(zhí)行不嚴(yán)格、操作不規(guī)范等現(xiàn)象。有的高校對(duì)收集的材料不及時(shí)整理，甚至存在材料多年并未歸檔的情況。另外，歸檔材料內(nèi)容不準(zhǔn)確也給高校人事檔案管理帶來了較大困難?，F(xiàn)在人事檔案中有較多的材料是經(jīng)本人或經(jīng)其他相關(guān)部門填寫的，如干部履歷表、年度考核表、學(xué)生登記表等材料中的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、任職時(shí)間前后不一致，出現(xiàn)了很多的錯(cuò)誤。如一個(gè)人的出生年、月前后相差兩年以上甚至五六年的，這樣，此教職工的退休時(shí)間就會(huì)引起爭議。檔案材料歸檔不及時(shí)、操作不規(guī)范、內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。3.檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)欠佳?！稒n案法》對(duì)檔案工作人員素質(zhì)要求規(guī)定為：“忠于職守、遵紀(jì)守法、保守秘密、具備專業(yè)知識(shí)并接受崗位培訓(xùn)?！钡诟咝Ｖ?，管檔人員大多是兼職檔案員，這部分人沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，只重檔案材料的數(shù)量而不顧質(zhì)量。而且分布在部門的一些檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案收集工作不重視，沒有真正做到將檔案材料及時(shí)送交人事檔案管理部門，而是把一些重要文件長期留在自己手上，甚至出現(xiàn)材料丟失現(xiàn)象；還有的部門檔案人員認(rèn)為檔案是人事部門（組織部門）的事，不積極主動(dòng)地做好收集工作，抱著一種收多收少一個(gè)樣的偷懶心態(tài)，嚴(yán)重抑制了高校人事檔案收集水平的進(jìn)步。令人堪憂的是，組織人事干部平時(shí)工作繁忙，很少有時(shí)間參加專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，這樣造成了管檔人員業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在著不該進(jìn)檔的進(jìn)了、該進(jìn)檔的沒進(jìn)，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達(dá)到某種目的，進(jìn)行改檔或偽造人事檔案等，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，給人才的評(píng)價(jià)與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價(jià)值。

（二）渴求人才而忽略其人事檔案的重要性?！鞍l(fā)展靠人才”已成為當(dāng)今世界的共識(shí)，“誰擁有了人才”誰就有了未來。在國家實(shí)施“科教興國”“人才強(qiáng)國”的戰(zhàn)略大背景下，對(duì)人才的渴求自然也成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是許多高學(xué)歷、高職稱的人才被吸納進(jìn)來。通過達(dá)標(biāo)工作發(fā)現(xiàn)，在引進(jìn)的高層次人才中，人檔分離，棄檔現(xiàn)象比較嚴(yán)重，在人事調(diào)動(dòng)中無法正常轉(zhuǎn)遞檔案。引進(jìn)的這些人才中大部分檔案材料不是差年度考核表，就是差學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報(bào)表、工資變動(dòng)表等反映個(gè)人經(jīng)歷的重要材料，特別是從人才市場引進(jìn)人員檔案材料缺漏現(xiàn)象更嚴(yán)重，無法反映其工作經(jīng)歷，致使工齡前后無法銜接。高校這種渴求人才而忽略其人事檔案重要性的做法，不但被引進(jìn)人才的切身利益深受影響，而且給人事管理工作帶來很大困難，嚴(yán)重影響了干部人事檔案的真實(shí)、完整利用。

（三）相對(duì)人知情權(quán)的缺失。我國人事檔案封閉性管理運(yùn)作制度決定了人事檔案的產(chǎn)生是在秘密狀態(tài)下進(jìn)行的。檔案的相對(duì)人除知曉自己填寫的相關(guān)材料中自身基本情況外，至于究竟哪些材料需要存檔都一無所知，更何況檔案中缺少哪些材料更無從知曉。正因?yàn)橄鄬?duì)人對(duì)檔案知情權(quán)的缺失，有教職工覺得把自己通過多年努力才獲得的學(xué)歷學(xué)術(shù)材料、重要獎(jiǎng)勵(lì)材料交給檔案部門不放心，于是長時(shí)間保留在自己手上，有些干脆一直放在自己手里；在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)形勢下，還有一些教職工對(duì)人事檔案持無所謂態(tài)度，認(rèn)為人事檔案可有可無，認(rèn)為考察檔案不如考察現(xiàn)實(shí)的人，對(duì)人事檔案的收集工作更是漠不關(guān)心，如此種種，導(dǎo)致該歸檔的材料不能及時(shí)歸檔甚至斷檔。

三、缺漏材料補(bǔ)充之應(yīng)對(duì)

人事檔案是個(gè)人在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)地方所形成的有關(guān)材料的原始性和真實(shí)性的集合體，要發(fā)揮人事檔案的作用，材料必須齊全，必須能全方位反映一個(gè)人的全部歷史。對(duì)于缺漏材料的補(bǔ)充，筆者試圖提出如下應(yīng)對(duì)策略：

（一）建立現(xiàn)代化收集材料渠道，規(guī)范歸檔要求，提高檔案人員素質(zhì)。高校干部人事檔案材料的收集，主要是通過接收各部門歸檔的案卷材料來實(shí)現(xiàn)的。但當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，人事檔案管理的重心應(yīng)從手工管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來。要把這項(xiàng)工作做好，只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視、各業(yè)務(wù)部門支持、檔案人員共同努力，力爭每個(gè)部門都有專人負(fù)責(zé)，建立一個(gè)縱橫交織、上下貫通的檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。在日常工作中，檔案人事部門要利用喜聞樂見的方式加大宣傳力度，促使本校各部門在平時(shí)工作中，明確本部門檔案材料歸檔范圍、歸檔要求，重視人事檔案資料的準(zhǔn)確、完整、規(guī)范移交，確保人事檔案材料的及時(shí)并規(guī)范歸檔。

現(xiàn)有人事檔案管理人員不僅要具有較高的政治素質(zhì)和高度的責(zé)任感，而且要諳熟人事檔案管理業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，加強(qiáng)其職業(yè)技能的學(xué)習(xí)，為適應(yīng)檔案工作的發(fā)展與需要，同時(shí)要具備應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理人事檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理與信息管理的有機(jī)結(jié)合，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，維護(hù)檔案的完整與安全。

（二）確保引進(jìn)人才與其人事檔案形影相隨。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的跨越式發(fā)展，“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略已成為各高校的共識(shí)，而人才引進(jìn)則是他們實(shí)施其發(fā)展戰(zhàn)略的重要舉措。當(dāng)今社會(huì)，人才的引進(jìn)在一定程度上觸發(fā)了人才流動(dòng)，整合了人才資源，促進(jìn)了科技進(jìn)步，是符合時(shí)代潮流的人才競爭方式。但不管采取何種方式招攬人才，各高校都要確保引進(jìn)人才與其人事檔案形影相隨。因?yàn)槿耸聶n案是人才的發(fā)現(xiàn)、選拔和培養(yǎng)的重要依據(jù)，是人才信息的可靠來源。它最真實(shí)、最全面反映了人才的專業(yè)及進(jìn)修經(jīng)歷等第一手材料，同時(shí)更直觀地反映出人才的綜合素質(zhì)。在引進(jìn)所需人才時(shí)只要查看其本人的人事檔案就能對(duì)人才作出客觀、公正的評(píng)價(jià)，確保所引進(jìn)的人才各方面符合高校實(shí)際發(fā)展需要，促進(jìn)人才梯隊(duì)的合理構(gòu)建。人才引進(jìn)與其人事檔案的不離不棄，一方面避免僅憑短時(shí)間的接觸印象或靠人際關(guān)系而引進(jìn)的人才給高校帶來負(fù)面影響，另一方面，也提高人事檔案的實(shí)用價(jià)值，盡量避免了“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）適度公開人事檔案，彰顯知情權(quán)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，建立以人為本、適度開放的人事檔案管理體系，增強(qiáng)人事檔案的“透明度”，讓教職工獲得對(duì)自己人事檔案的知情權(quán)是適時(shí)之舉。這就要求加速人事檔案管理的開放性進(jìn)程，需要?jiǎng)兟淙耸聶n案的政治化、神秘化面紗，讓每一位教職工了解歸檔材料的要求和內(nèi)容，充分認(rèn)識(shí)到自己在平時(shí)工作中所形成的文件材料、取得的科研成果以及所完成的論文、專著等，不僅是個(gè)人勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，更是學(xué)校和國家的寶貴財(cái)富，是國家全部檔案的組成部分。

在知情權(quán)保護(hù)成為社會(huì)共識(shí)的背景下，打破人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)本人有條件地開放個(gè)人的檔案材料，實(shí)行人事檔案的公開、透明管理，從而形成一個(gè)人人重視檔案、人人具有檔案法律意識(shí)的好氛圍，促進(jìn)大家積極主動(dòng)將檔案材料交給人事檔案管理部門。

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