李智

摘要：經(jīng)濟(jì)的大幅提升使得企業(yè)也在逐漸進(jìn)行改革，對(duì)于企業(yè)的辦公室秘書也有了更新更高的要求。在新時(shí)期，需要企業(yè)辦公室秘書提高自身的綜合素質(zhì)，做好相關(guān)的專業(yè)工作，提高自身的工作效率才能做好秘書工作，適應(yīng)企業(yè)的需要，為企業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；企業(yè)；辦公室秘書；素質(zhì)

現(xiàn)階段，辦公室秘書的工作是非常重要的，其能夠溝通各個(gè)部門的信息，把領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各個(gè)工作的要求轉(zhuǎn)達(dá)給每個(gè)相關(guān)的部門，并且還要協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的關(guān)系與工作，使得領(lǐng)導(dǎo)的要求能夠按時(shí)達(dá)成。因此辦公室秘書的工作是非常關(guān)鍵的，需要不斷提升他們的素質(zhì)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)未來的發(fā)展。

一、具備良好的綜合素質(zhì)是提高企業(yè)辦公室秘書素質(zhì)的基礎(chǔ)

辦公室秘書的綜合素質(zhì)包括身體素質(zhì)、心理素質(zhì)和思想方面的素質(zhì)。具備良好的身體素質(zhì)才可以保證能夠做好秘書工作，才能保證工作任務(wù)不因?yàn)樯眢w原因而被影響。還要具有過硬的心理素質(zhì)。因?yàn)槊貢墓ぷ餍枰c企業(yè)的各個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，必須要能夠具有過硬的心理素質(zhì)才能保證自己的情緒不會(huì)因?yàn)橹車h(huán)境的變化而產(chǎn)生問題，需才能保證以平和的心態(tài)來處理遇到的各項(xiàng)事務(wù)。具備思想方面的素質(zhì)是指要秘書需要具有實(shí)事求是的思想作風(fēng)。在工作的過程中，需要從實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行工作，按照要求實(shí)事求是，還要做到客觀準(zhǔn)確，對(duì)于因?yàn)樽陨碓驅(qū)е碌腻e(cuò)誤，要勇敢地承擔(dān)責(zé)任并及時(shí)改正錯(cuò)誤。并且，還要在具備謙虛謹(jǐn)慎的工作態(tài)度。按照相關(guān)的要求與原則來進(jìn)行工作。

二、擁有扎實(shí)的文字功底是做好秘書工作的保證

秘書可以說是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的最有力的助手，其主要的職責(zé)有兩個(gè)方面，一方面是進(jìn)行記錄工作與抄寫工作，包括對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的口授事物進(jìn)行記錄，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，對(duì)相關(guān)的電話內(nèi)容進(jìn)行記錄等等。而抄寫是對(duì)一些經(jīng)過多次修改和斟酌的文稿來謄寫，方便以后的再次修改以及相關(guān)的打印工作。另一方面是對(duì)文稿進(jìn)行起草工作，這個(gè)工作也是秘書最重要的工作內(nèi)容。在對(duì)文稿進(jìn)行起草的過程中，一般情況下是通過領(lǐng)導(dǎo)與秘書共同合作完成的。有些時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)會(huì)自己書寫，秘書主要是幫助進(jìn)行謄寫，并根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)與補(bǔ)充。有些時(shí)也可能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)口授文稿的重點(diǎn)內(nèi)容，秘書主要對(duì)其進(jìn)行記錄，再對(duì)其進(jìn)行加工和整合，有些情況下領(lǐng)導(dǎo)只是對(duì)一個(gè)要點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行口述，而秘書主要根據(jù)要點(diǎn)的內(nèi)容來對(duì)相關(guān)的材料進(jìn)行收集工作，再對(duì)相關(guān)的觀點(diǎn)進(jìn)行深入的分析，再形成一份完整的文稿。還有最后一種形式，領(lǐng)導(dǎo)只是根據(jù)自己的觀點(diǎn)來制定出文稿的題目，文稿的提綱，中間用到的材料以及相關(guān)的修改工作整個(gè)過程都是秘書來完成的。需要注意的是，在對(duì)文稿進(jìn)行起草的過程中，秘書可以在和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論的過程中根據(jù)內(nèi)容提出自己的觀點(diǎn)和想法，最終形成文稿的初稿，在讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的內(nèi)容進(jìn)行判斷與選擇。通過這樣的方式形成的文稿才可以更具真實(shí)性和全面性，可以將領(lǐng)導(dǎo)的意圖與觀點(diǎn)有效地反映出來，并進(jìn)行科學(xué)的實(shí)施。

三、提高秘書的工作效率是做好秘書工作的關(guān)鍵

企業(yè)的辦公室秘書，需要面對(duì)很多復(fù)雜的工作問題，因此他們的時(shí)間是非常緊湊的，需要秘書根據(jù)實(shí)際的情況對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行全面的總結(jié)，不斷改進(jìn)工作方法和手段，在實(shí)踐中逐漸提高工作效率，提升工作質(zhì)量。首先，秘書在工作過程中要保持頭腦與思路的清晰，在工作內(nèi)容比較復(fù)雜時(shí)，需要理清頭緒，對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，把工作中的重點(diǎn)內(nèi)容找出來，對(duì)工作的內(nèi)容進(jìn)行合理的計(jì)劃，使得工作可以在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，并且可以保證其的質(zhì)量。不可以出現(xiàn)手忙腳亂的情況，導(dǎo)致工作內(nèi)容完成時(shí)間過長(zhǎng)，效率又不高的情況發(fā)生。同時(shí)，還要在實(shí)踐中把握工作的規(guī)律與特征，通過不斷的觀察和研究，把握工作的主要規(guī)律，根據(jù)工作的規(guī)律對(duì)工作方法與手段進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，進(jìn)而提高工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省企業(yè)的成本。另外，還要跟隨時(shí)代的發(fā)展提高自身的綜合素質(zhì)，通過對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)來提高對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用與操作能力，還有各種各樣的辦公設(shè)備，包括打印機(jī)和傳真機(jī)等等設(shè)備，秘書人員必須緊跟時(shí)代的步伐，熟練掌握對(duì)各種辦公設(shè)備的操作，通過這些設(shè)備的使用來提高工作效率，降低工作難度。企業(yè)可以根據(jù)需要對(duì)企業(yè)的辦公室秘書進(jìn)行定期的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來提高秘書的專業(yè)水平，還要根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容建立相應(yīng)的考核機(jī)制，這樣來促進(jìn)秘書自主地投入到對(duì)新的工作方法和手段的學(xué)習(xí)中去，提高他們的學(xué)習(xí)效率與質(zhì)量。還要根據(jù)需要，比如在會(huì)議中秘書需要對(duì)相關(guān)的設(shè)備進(jìn)行操作，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、攝像設(shè)備、錄像設(shè)備、攝影等等相關(guān)的技能。只有掌握這些能力才能做好秘書工作，才可以成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，實(shí)現(xiàn)秘書存在的價(jià)值。

四、總結(jié)

在新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，社會(huì)發(fā)展也日新月異，需要企業(yè)的秘書人員跟隨時(shí)代的發(fā)展不斷提升自身的工作能力與專業(yè)能力，逐漸提高工作效率與質(zhì)量，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)提供更加全面的幫助，促進(jìn)企業(yè)的又好又快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉海廷.現(xiàn)代企業(yè)秘書應(yīng)掌握的幾種知識(shí)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，07：1-2+6.

[2]周宇星.試析秘書的綜合素質(zhì)及自我培養(yǎng)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，09：9.

[3]寧贊橋.淺析新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)辦公室秘書的職業(yè)要求[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，23：6-7.

（作者單位：青海油田采氣一廠）