許新玲，陳建，王善勤

（滁州市沙河集水庫管理處，常山初級中學(xué)，滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 滁州 239000）

基于MS Office軟件實現(xiàn)辦公自動化的幾個實例分析

許新玲，陳建，王善勤

（滁州市沙河集水庫管理處，常山初級中學(xué)，滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 滁州 239000）

Mi crosoft Office是經(jīng)常使用的辦公軟件套件，以方差分析、提取信息、批量制作具有固定格式的文件、制作量本利分析模型幾個辦公應(yīng)用為例，介紹使用W ord和Excel組件來實現(xiàn)這些應(yīng)用的方法，使辦公過程自動化，避免很多重復(fù)性勞動，從而使工作效率得到了極大的提高。

辦公自動化；辦公軟件；方差分析；批量制作；量本利分析模型

MicrosoftOffice系列辦公軟件的辦公功能強(qiáng)大，使用起來也很方便，幾乎成為所有辦公電腦中 必 備 的 軟 件[1]， 其 中 的 Word、Excel和PowerPoint是應(yīng)用最廣的三大組件。在日常的辦公過程中有很多工作利用這些組件都可以很高效的得以完成，本文以四個辦公應(yīng)用為例：方差分析、提取信息、批量制作具有固定格式的文件、制作量本利分析模型，研究如何利用Word和Excel組件來完成這些工作的方法，為實際辦公帶來便捷，既可節(jié)省辦公時間又可省去很多人力。

一、方差分析

在工作中常常要比較不同環(huán)境條件或處理方法對結(jié)果的影響，這需要比較不同環(huán)境條件或處理方法下樣本均值間的差異。方差分析是一種方法，它可檢驗多組樣本均值間的差異是否具有統(tǒng)計意義，在科學(xué)試驗中應(yīng)用比較廣泛，如醫(yī)學(xué)界研究幾種藥物對某種疾病的療效，工業(yè)界研究幾種生產(chǎn)工藝對產(chǎn)品產(chǎn)量的影響，不同喂食方法對動物體重增長的效果等，通過方差分析得出的各種參數(shù)之間的比較，即可以解決這些問題。

方差分析的參數(shù)有：SS表示組間平方和以及組內(nèi)平方和；df表示每個來源的自由度；MS表示平方和除以自由度得出的均方；F表示通過將因子MS除以誤差MS的計算值；P-value表示確定某個因子是否顯著；F crit表示顯著水平α=0.05的F的臨界值。如果F＜Fcrit，則無顯著差異；或者如果P-value高于0.05，則無顯著差異[2]。如果用數(shù)學(xué)方法去求出這些參數(shù)，無疑是比較困難的，利用Excel中的數(shù)據(jù)分析工具可以輕松解決這些問題。下面以一實例介紹利用Excel進(jìn)行方差分析的方法：假設(shè)某空調(diào)公司有三個車間以不同的工藝方法生產(chǎn)空調(diào)，為考察不同的工藝方法對空調(diào)產(chǎn)量的影響，對這幾個車間分別紀(jì)錄了一個星期的日產(chǎn)量，如表1所示，問這三個車間的生產(chǎn)工藝方法對空調(diào)產(chǎn)量是否有顯著差異（取α=0.05）。

表1三個車間的日產(chǎn)量

在Excel中按照上表將數(shù)據(jù)輸入在單元格中，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“分析”功能區(qū)域的“數(shù)據(jù)分析”按鈕，打開“數(shù)據(jù)分析”對話框，在“分析工具”中選擇“方差分析：單因素方差分析”選項，單擊“確定”按鈕，打開“方差分析：單因素方差分析”對話框，在“輸入?yún)^(qū)域”中選中B2:D8，在“α”中輸入0.05，在“輸出區(qū)域”中選中F1，單擊“確定”按鈕即得到分析結(jié)果，如圖1所示。

圖1 方差分析結(jié)果

根據(jù)方差分析結(jié)果可知，F(xiàn)＞F crit，P-value也低于 0.05，因此這三個車間的生產(chǎn)工藝方法對空調(diào)產(chǎn)量存在顯著差異。

二、提取信息

在日常工作中，每個單位經(jīng)常通過Excel表格收集員工的信息，身份證號碼一般是必填項，一般還會包含出生日期和性別，其實這兩個信息就包含在身份證號碼當(dāng)中，只要從身份證號碼中提取出出生日期和性別，在收集信息時就不需要重復(fù)填寫。身份證號碼開頭六位為數(shù)字地址碼，接著八位是數(shù)字出生日期碼，還有三位數(shù)字順序碼和一位數(shù)字校驗碼。其中出生日期碼表示公民出生的年、月、日；順序碼的奇數(shù)分配給男性，偶數(shù)分配給女性[3]。下面通過Excel中的函數(shù)功能獲得身份證中的出生日期和性別信息。

比如A2單元格內(nèi)是某個人的身份證號碼，可以用下面的函數(shù)得到此人的出生日期：=DATE(MID(A2,7,4),MID(A2,11,2),MID(A2,13,2))。MID(A2,7,4)表示從身份證號碼的第7位開始提取出4位數(shù)字即出生年份，MID(A2,11,2)表示從第11位開始提取出2位數(shù)字即出生月份，MID(A2,13,2)表示從第13位開始提取出2位數(shù)字即出生日。DATE函數(shù)的功能是返回在Excel日期時間代碼中代表日期的數(shù)字，即表示年月日，如果得到的是一個數(shù)字，只需將該單元格的格式設(shè)置為“日期”即可。要得到此人的性別需使用下面的函數(shù)：=IF(MOD(MID(A2,17,1),2)=0,“女”,“男”)。MID(A2,17,1)表示從身份證中提取出第17位數(shù)字。MOD函數(shù)的功能是返回兩數(shù)相除的余數(shù)，MOD(MID(A2,17,1),2)表示身份證中的第17位數(shù)字和2的余數(shù)。IF(MOD(MID(A2,17,1),2)=0,“女”,“男”)表示判斷該余數(shù)，余數(shù)為0則表示其為偶數(shù)值即為“女”，否則值即為“男”。獲取好一個員工的數(shù)據(jù)后，其他員工的信息只需向下拖動其填充柄即可自動填充。

三、批量制作具有固定格式的文件

在日常工作中，經(jīng)常會遇到需批量制作各類具有固定格式、大部分內(nèi)容完全一樣的文件的情況，如工作證、工資條、準(zhǔn)考證、通知書、成績單等。每個人收到這些文件，在格式上都是一樣的，不同的是具體的內(nèi)容，如工作證的組成部分有姓名、部門、編號、職務(wù)、照片等信息，每個人的工作證上都具有這些信息，不同的是每個人的信息內(nèi)容都不一樣。對于這類文件的制作，傳統(tǒng)的方法是要么把所有相同的部分制作打印出來后再一個一個手工填寫上相應(yīng)的不同內(nèi)容，要么把所有人的依次全部打印出來，都既費(fèi)時費(fèi)力又浪費(fèi)資源[4]。下面以制作員工工作證為例介紹利用MS office中的Word和Excel組件來批量制作的方法，其中較難的就是導(dǎo)入員工照片的步驟。

（一）素材的準(zhǔn)備

要制作員工證，除了要有各個員工的姓名、部門、編號、職務(wù)信息外，還要準(zhǔn)備每個員工的照片。收集好員工的電子照片后，可以按職工姓名、組別順序?qū)ζ溥M(jìn)行編號，再把照片存放在指定磁盤的文件夾內(nèi)，比如放在D盤的“員工工作證照片”文件夾里。然后在Excel中將姓名、部門、編號、職務(wù)信息、照片等信息制作成電子表格。特別要注意照片信息在單元格中的內(nèi)容為照片的存儲地址，如“d:\員工工作證照片\張三.jpg”。

（二）創(chuàng)建工作證模版

在Word中制作員工工作證的結(jié)構(gòu)，其中的內(nèi)容是工作證中不會變更的部分，每個工作證里都有這些信息，如圖2所示。要注意的是在表格的最后一行要多按一下回車鍵使得下方多一個段落標(biāo)記，這樣郵件合并后可以使多頁數(shù)據(jù)在一頁上面顯示。

圖2 工作證模版

圖3 工作證模版

（三）添加域進(jìn)行郵件合并

在工作證模版文檔中，單擊“郵件”選項卡里“開始郵件合并”的“目錄”項，然后在“選擇收件人”內(nèi)選擇“使用現(xiàn)有列表”，彈出“選取數(shù)據(jù)源”窗口，選擇剛才建立的“職工信息表”，單擊“打開”按鈕，在對話框中選擇“sheet1$”，單擊“確定”按鈕返回主文檔。將光標(biāo)定位到“姓名”后一單元格，單擊“插入合并域”中的“姓名”，以相同的方法，將“部門”、“編號”、“職務(wù)”域分別插入到主文檔中相應(yīng)的位置。將光標(biāo)定位于右邊大的單元格內(nèi)，要在此顯示職工的照片。單擊“插入”選項卡里的“文檔部件”中的“域”，在打開的對話框中選擇“IncludePicture”，在右邊“域?qū)傩浴崩锾钌献侄蚊罢掌焙髥螕簟按_定”按鈕。按組合鍵“Alt+F9”，此時單元格內(nèi)會出現(xiàn)代碼，選中代碼中的“照片”，單擊“插入合并域”中的“照片”。最后單擊“完成并合并”中的“編輯單個文檔”選項，將根據(jù)職工信息表中的記錄數(shù)來批量制作工作證并重新生成Word文檔，至此，工作證制作完畢，直接打印就行了，如圖3所示。如新生成的文檔中沒有顯示圖片或圖片顯示錯誤，則可以按組合鍵“Ctrl+A”全選，然后按F9鍵對文檔進(jìn)行刷新即可。

四、制作量本利分析模型

量本利分析模型是一種根據(jù)產(chǎn)品的銷售單價、銷售數(shù)量、生產(chǎn)成本等多種因素計算利潤的工具，主要用于研究各因素之間的變動關(guān)系從而快速計算出不同情況下的利潤。使用該模型，廠商可以迅速找到增加利潤的方法。量本利的基本方程式表達(dá)為：預(yù)計利潤=銷售數(shù)量*(銷售單價-單位變動成本)-固定成本；保本銷售量=盈虧臨界點(diǎn)的業(yè)務(wù)量=固定成本/(銷售單價-單位變動成本)[5]。

下面以一情形為例介紹在Excel中，運(yùn)用函數(shù)、公式、控件等知識來制作“量本利分析模型”的方法：某公司計劃每月生產(chǎn)并銷售一種產(chǎn)品1000件，如果銷售單價為30元/件，單位變動成本為l0元/件，固定成本為8000元，要求測算各因素變動對利潤的影響。

（一）制作量本利分析模型結(jié)構(gòu)并為各因素設(shè)置滾動條控件

在工作表中設(shè)計表頭并輸入原始數(shù)據(jù)，根據(jù)上面的公式計算得出利潤為12000，如圖4所示。

圖4 模型結(jié)構(gòu)

“銷售單價”滾動條控件設(shè)置方法為：在“開發(fā)工具”選項卡內(nèi)的“控件”功能區(qū)，單擊“插入”中的“滾動條（窗體控件）”按鈕，將光標(biāo)移到E3單元，按住鼠標(biāo)左鍵拖動到合適的位置后松開鼠標(biāo)，在E3上出現(xiàn)一個矩形的滾動條。右擊該滾動條，在出現(xiàn)的菜單中選擇“設(shè)置控件格式”，在彈出的對話框中的“控制”選項卡中設(shè)置各個選項框中的值，如將“當(dāng)前值”設(shè)為50、“最小值”為0、“最大值”設(shè)為100、“步長”為 1、“頁步長”為 10、“單元格鏈接”為$E$3。其余因素的滾動條按相同的方法設(shè)置即可。

（二）建立變動后數(shù)值與變動百分比、滾動條按鈕與變動百分比、模型分析結(jié)果與各因素的鏈接

將D3單元格數(shù)據(jù)格式設(shè)置為百分比，同時輸入公式“=E3/l00-50%”；在C3單元格輸入公式“=B3*(1+D3)”。其他各因素也按上述方法設(shè)置。再在B9中輸入公式“=(C3-C4)*C5-C6”，在D9中輸入“=B9-B7”，在F9中輸入“=D9/B7”，在H9中輸入“=C6/(C3-C4)”，這樣整個量本利分析模型就構(gòu)建好了。

（三）利用模型進(jìn)行實例分析

1、單因素變動分析

假設(shè)該公司采用廣告方式宣傳自己的產(chǎn)品而使銷售數(shù)量增加8%，需要測算對利潤的影響。在上述量本利分析模型中，連續(xù)單擊“銷售數(shù)量”滾動條按鈕直至變動百分比顯示為8%時，會看到利潤增加了1600元。這就表示1600元是公司廣告支出的上限，如果為產(chǎn)品做廣告的費(fèi)用超過了1600元，就可能得不償失。同樣，如果銷售單價、單位變動成本或固定成本發(fā)生變動，也可按上述方法計算出對利潤的影響。

2、多因素變動分析

假如該公司酌量要給員工提高工資，而此舉會使單位變動成本增加8%，固定成本增加4%，從而會使利潤降低。該公司為了抵消利潤下降，決定施行提價措施，提高銷售單價6%，而提高銷售單價將會使銷售數(shù)量減少4%，這就需要判斷這種提價措施是否能抵消利潤的下降。

在量本利分析模型中，單擊相應(yīng)的滾動條按鈕，使“單位變動成本”的的變動百分比顯示為8%，“固定成本”的變動百分比顯示為4%，可以看到分析結(jié)果中預(yù)計利潤為10880元，利潤減少了1120元，減少比率為9.33%。再使“銷售單價”的變動百分比顯示為6%，“銷售數(shù)量”的變動百分比顯示為-4%。這時，可以看到分析結(jié)果中預(yù)計利潤變?yōu)?1840元，利潤還是減少了160元，減少的比率為l.33%。這表明公司采用的這種提價措施并沒有徹底解除增加工資給利潤帶來的影響，該公司就需要考慮采取其他的措施。

[1]王秀萍．淺談用VBA實現(xiàn)辦公自動化 [J]．科技資訊，2006,7(26):7-8.

[2]郭萍．單因素方差分析在數(shù)理統(tǒng)計中的應(yīng)用[J]．長春大學(xué)學(xué)報，2014,24(10):1370-1373.

[3]任福棟．基于身份證號碼的考生報考信息校驗研究[J]．齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報，2014,30(01):27-30.

[4]陳立新,趙洪帥．郵件合并在教學(xué)中的應(yīng)用[J]．中央民族大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版)，2006,15(3):279-281.

[5]張瑞君.計算機(jī)財務(wù)管理[M]．北京:中國人民大學(xué)出版社,2002.

TP317.1

A

1671－5993（2017）03－0052－04

2017-05-15

安徽高校自然科學(xué)研究重點(diǎn)項目《基于移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實訓(xùn)互動平臺研究》(KJ2016A543)；滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)研究項目《后示范時期高職院校專業(yè)建設(shè)的探索與實踐-以滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院軟件技術(shù)專業(yè)群建設(shè)為例》（zlgc2015057）。

許新玲(1982-)，女，安徽廬江人，本科，助理工程師，研究方向為計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)與人事管理；陳建(1982-)，男，安徽滁州人，本科，中學(xué)二級，研究方向為中學(xué)信息技術(shù)教育與中學(xué)數(shù)學(xué)教育教學(xué)；王善勤(1979-)，男，安徽靈璧人，碩士，講師，研究方向為數(shù)據(jù)挖掘、計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)及高職教育教學(xué)。