呂東旭

摘要：事業(yè)單位是我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效執(zhí)行前提，對于社會發(fā)展而言應(yīng)該更具先進(jìn)性與引導(dǎo)性，特別是相關(guān)檔案管理方面更應(yīng)該具備完善的保管和使用措施，避免因?yàn)闄n案的疏漏與遺失，導(dǎo)致地方城市居民經(jīng)濟(jì)財產(chǎn)受到損失，對我國城市建設(shè)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展會帶來極為不利的影響。本文將根據(jù)現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理方面的情況進(jìn)行分析，從中找出相應(yīng)需要解決的問題并逐一尋找措施，確保以創(chuàng)新為前提將檔案管理與信息社會發(fā)展為前提，為檔案管理系統(tǒng)提供有效依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

創(chuàng)新是我國生產(chǎn)力發(fā)展的源泉，在先進(jìn)且科學(xué)性的綜合理念之下，對于傳統(tǒng)檔案方面的系統(tǒng)改善，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)模式進(jìn)行改良，確保相對檔案環(huán)境、使用、存儲和管理方面更加科學(xué)，為后續(xù)城市建設(shè)與事業(yè)單位的職能發(fā)揮提供可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

我國現(xiàn)如今的檔案管理模式，仍舊延用傳統(tǒng)的存儲與提取功能，針對相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息和社會經(jīng)濟(jì)已經(jīng)造成影響，更阻礙了事業(yè)單位有效的發(fā)展，具體根據(jù)以下幾個方面分析。

1.部門重視程度不足

我國事業(yè)單位對于檔案管理部門的重視程度不足，導(dǎo)致在內(nèi)部政策上與檔案管理部門難以協(xié)調(diào)掛鉤，造成一切都以其他事業(yè)部門作為核心進(jìn)行相關(guān)工作改革的情況。其次，在相應(yīng)的檔案管理工作環(huán)境與條件上仍舊習(xí)慣性沿用傳統(tǒng)的方法，并未考慮到檔案管理部門針對事業(yè)單位的重要作用，更不具備憂患意識，甚至當(dāng)前信息時代盛行的社會中，仍不具備將先進(jìn)理念運(yùn)用在檔案管理方面的工作上，造成相應(yīng)的管理設(shè)備和系統(tǒng)都難以匹配復(fù)雜的查詢流程，當(dāng)數(shù)據(jù)過多則會導(dǎo)致資料混亂，難以進(jìn)行有效的梳理，從而影響后續(xù)檔案部門相關(guān)其他功能的有效使用。

最后，在檔案管理時效上的理解，我國事業(yè)單位部門存在誤區(qū)，針對紙質(zhì)等材料和存儲位置所耗費(fèi)的維護(hù)費(fèi)用沒有很好的添加入運(yùn)營流程中，促使傳統(tǒng)檔案管理模式員工行動力不足，對于后續(xù)的機(jī)制改革更難以實(shí)現(xiàn)。

2.保管條件不規(guī)范

相較于現(xiàn)代信息化的管理環(huán)境而言，事業(yè)單位的傳統(tǒng)管理模式仍舊停留在將紙質(zhì)檔案等物件存在相應(yīng)的檔案室內(nèi)，雖然有不少事業(yè)單位在檔案存儲方面下足了功夫，但仍舊免不了有些地區(qū)事業(yè)單位因?yàn)樽陨碣Y金問題進(jìn)行檔案管理方面的縮減，促使檔案管理環(huán)境難以滿足紙質(zhì)材料存儲的需要。

其次，由于檔案管理剛剛引起相關(guān)部門的重視，所以很多單位很難滿足事業(yè)單位管理體制統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的要求。有的事業(yè)單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案柜的編碼比較凌亂?？偟膩砜?，事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在很大的漏洞，嚴(yán)重?fù)p壞了部分檔案。

3.薄弱的業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了更好的勝任檔案管理的相關(guān)工作，管理人員應(yīng)該有較高的素質(zhì)，才能完成這項(xiàng)技術(shù)性和政策性較強(qiáng)的工作。很多事業(yè)單位的檔案管理人員多是從其他部門調(diào)過來的，一般擔(dān)任好幾個職務(wù)，太多的工作使得他們迫于應(yīng)付檔案的管理工作，對于檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性起到了一定的阻礙作用。檔案管理人員的素質(zhì)比較低，對于事業(yè)單位的檔案管理十分的不利。檔案管理水平的高低與文件歸檔的水平、文件的分類、文件的保管期限有著十分密切的聯(lián)系，較低的素質(zhì)，使得檔案管理不能及時交底和不能按時歸檔的現(xiàn)象時有發(fā)生。很多檔案管理人員沒有責(zé)任性，應(yīng)付檔案管理的工作，這種隨意應(yīng)付的現(xiàn)象使得檔案管理受到了很大的阻礙。

二、事業(yè)單位中檔案管理應(yīng)創(chuàng)新措施

1.完善檔案管理相關(guān)的制度問題

事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應(yīng)該做到獎罰分明。

2.以檔案管理工作為核心的領(lǐng)導(dǎo)重視

各級行政事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級分類指導(dǎo)的原則，通過等級升降來實(shí)施動態(tài)管理；同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

3.開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準(zhǔn)確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實(shí)行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

4.增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)加強(qiáng)是檔案管理工作的重點(diǎn)，只有加強(qiáng)相應(yīng)的技能和服務(wù)意識，才能夠確保相應(yīng)的部門運(yùn)轉(zhuǎn)流程能夠滿足當(dāng)前事業(yè)單位的需求，并在此之上約束或滿足檔案管理人員自身對于信息技術(shù)的提升，將檔案信息數(shù)據(jù)管理方面的知識徹底灌輸入檔案管理人員自身的素質(zhì)教育中去，確保后續(xù)工作能夠具備一定的基礎(chǔ)，避免相應(yīng)的錯誤幾率出現(xiàn)。

其次，制定相應(yīng)檔案管理的規(guī)范，一方面不但加快了檔案管理方面的工作效率，更在此基礎(chǔ)上養(yǎng)成了檔案管理人員對于自身技能的系統(tǒng)使用，對后續(xù)工作的發(fā)展和進(jìn)一步延伸也鋪墊了非常扎實(shí)的基礎(chǔ)，。

最后，針對檔案管理人員應(yīng)該構(gòu)建思想素質(zhì)的建設(shè)，確保事業(yè)檔案管理方面的安全性同時，更應(yīng)該將服務(wù)態(tài)度與工作態(tài)度進(jìn)行貫徹，這樣才能夠確保后續(xù)工作的有效進(jìn)行。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理是部門相互連接和職能使用的基礎(chǔ)，更是我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展必要前提。針對相應(yīng)管理措施和服務(wù)意識而言，具備有效的素質(zhì)技能是檔案管理體系中的基礎(chǔ)，更是后續(xù)信息化與設(shè)備化發(fā)展所必須具備的能力，這樣才能夠與其他工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，促進(jìn)后續(xù)事業(yè)單位在自身職能與社會地位的使用上，能夠滿足當(dāng)前社會所下達(dá)的指標(biāo)，并有效的完善城市及地方居民的基本需求，為后續(xù)發(fā)展工作進(jìn)行有效的鋪墊。

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