李靜 王艷君 趙振國

[摘要] 隨著新醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)改對醫(yī)院管理與運(yùn)行提出了更高的要求，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中特別是中小型醫(yī)院的后勤檔案管理工作往往較為薄弱，如何正確認(rèn)識并加大后勤檔案管理工作的力度，結(jié)合完善的工作流程與規(guī)章制度，利用現(xiàn)代化的電子檔案管理手段，提升中小型醫(yī)院管理水平與核心競爭力，有效促進(jìn)醫(yī)院和諧、健康、可持續(xù)發(fā)展。此文主要列舉中小型醫(yī)院在后勤檔案管理工作中普遍存在的問題并提出有效解決方法，以供參考。

[關(guān)鍵詞] 中小型醫(yī)院；后勤檔案管理；問題；優(yōu)化途徑

[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2017）06（b）-0142-03

醫(yī)院后勤工作是整個(gè)醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，是醫(yī)院工作中必不可少的重要組成部分，貫穿于醫(yī)院其他工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，它是醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要支持和保障系統(tǒng)，直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)及科研工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)系到醫(yī)院的全局和健康持續(xù)的發(fā)展，是醫(yī)院管理工作的重中之重。強(qiáng)有力的后勤服務(wù)保障直接影響醫(yī)療工作的順利進(jìn)行。失去后勤管理工作的支持，醫(yī)院是無法順利運(yùn)行的，科學(xué)、高效的后勤保障可以提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的核心競爭力，創(chuàng)造更優(yōu)異的醫(yī)療價(jià)值。

醫(yī)院后勤檔案記錄醫(yī)院運(yùn)行的各種信息，往往關(guān)系到醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)及日常運(yùn)行管理，是醫(yī)院后勤保障運(yùn)行的第一手材料。醫(yī)院后勤檔案作為醫(yī)院檔案一部分，在醫(yī)院檔案管理中具有關(guān)鍵性地位，是醫(yī)院高效運(yùn)轉(zhuǎn)的保障。醫(yī)院后勤檔案的建立和管理對推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義，即為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)[1]，因此加強(qiáng)醫(yī)院后勤檔案管理與建設(shè)的意識應(yīng)該逐漸增強(qiáng)。

1 中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作概述

醫(yī)院的正常運(yùn)行離不開改擴(kuò)建、維修等基建項(xiàng)目；離不開引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和設(shè)施；離不開持續(xù)的物資供應(yīng)；離不開可靠的供水、供電、供氣?？梢哉f，無時(shí)無刻不需要后勤保障，而高效有序的后勤工作離不開相關(guān)后勤檔案的管理與支持，檔案管理必然是醫(yī)院后勤工作的一個(gè)重要組成部分。醫(yī)院后勤檔案的種類包括：行政管理類檔案（如后勤人員結(jié)構(gòu)檔案、規(guī)章制度、行政文件、會(huì)議紀(jì)要等）；物資管理類檔案（如資產(chǎn)設(shè)備檔案、產(chǎn)品資質(zhì)溯源檔案、采購合同、招標(biāo)采購檔案等）；日常運(yùn)行類檔案（如水電氣、設(shè)備運(yùn)行、醫(yī)療廢物處置管理與維修檔案等）；基建類檔案；外包服務(wù)類檔案等等[2]。

2 中小型醫(yī)院后勤檔案管理中主要存在的問題

2.1 人員隊(duì)伍不強(qiáng)、管理意識不足

中小型醫(yī)院中的后勤檔案管理隊(duì)伍普遍存在個(gè)人素質(zhì)高低不等、綜合素質(zhì)參差不齊的情況，往往還伴隨著檔案管理隊(duì)伍流動(dòng)性大、人員不穩(wěn)定、人手短缺的情況。因?yàn)檫M(jìn)入后勤部門工作的門檻低，許多醫(yī)院后勤管理干部是其他專業(yè)人員改行而來的[3]。而且醫(yī)院后勤管理教育與培訓(xùn)體系相對滯后，資金投入少，造成人員整體素質(zhì)偏低。往往在職的后勤檔案管理人員的檔案管理意識都不強(qiáng)，許多中小型醫(yī)院還是兼職人員在做檔案管理工作，他們對后勤檔案管理的有關(guān)知識和技能，特別是基本醫(yī)學(xué)知識和管理知識掌握有限。當(dāng)今醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，高、精、尖設(shè)備與技術(shù)不斷涌入醫(yī)院，與滯后的后勤管理模式和薄弱的后勤檔案管理水平形成巨大反差。后勤檔案管理人員作為后勤人員的一部分，其綜合素質(zhì)如木桶效應(yīng)般影響著醫(yī)院整體發(fā)展的速度。而且部分醫(yī)院后勤檔案管理者自身定位不清，檔案管理意識也比較薄弱，沒有全面了解檔案工作對醫(yī)院管理的影響。致使在資料收集方面不全面；資料歸檔方面不完整；檔案管理方面不到位，造成后勤檔案管理工作中脫節(jié)現(xiàn)象頻發(fā)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料流向不清、內(nèi)容不全的狀況，影響后勤檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2.2 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不足

因?yàn)獒t(yī)療機(jī)構(gòu)的主體工作還是保障醫(yī)療服務(wù)，“重臨床，輕后勤”的傳統(tǒng)觀念普遍存在。中小型醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往對后勤管理工作的重視程度相對不高，不注重后勤人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，對后勤檔案管理意識更是普遍薄弱。一些領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案重要性的認(rèn)識，甚至不了解《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)要求，造成部分醫(yī)院缺乏自主貫徹、執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)的環(huán)境，從而致使檔案工作的全面規(guī)劃難以開展。而且許多中小型醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)從人員配置、成本控制等方面考慮，并未設(shè)立專門的后勤檔案管理部門，不能通過高素質(zhì)的人才隊(duì)伍實(shí)現(xiàn)對后勤檔案的有效管理與利用。還有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案重要性的認(rèn)識不足，選人用人不當(dāng)，甚至不關(guān)心檔案部門與相關(guān)工作人員，容易造成管理不科學(xué)，在一定程度上阻礙后勤檔案管理工作的開展，勢必會(huì)影響到醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。

2.3 管理流程不明、責(zé)任不清

許多中小型醫(yī)院因?yàn)閷笄跈n案缺乏足夠重視，沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度與管理辦法，造成后勤檔案管理非常混亂，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與體系。比如：沒有劃定后勤檔案管理的工作內(nèi)容；沒有規(guī)范檔案文件的范圍，工作人員不清楚哪些需要納入管理；沒有完善檔案移交流程與界定責(zé)任關(guān)系；沒有分類管理與責(zé)任人制度；沒有調(diào)閱權(quán)限管理等等。

由于以上種種原因，許多中小型醫(yī)院的后勤檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)甚至缺失。因職責(zé)落實(shí)不到位，許多后勤檔案資料沒有收文登記或沒有仔細(xì)保管并定期移交給上級檔案部門，而是隨手一放或者丟棄。還可能因?yàn)闆]有管理制度與流程造成后勤檔案資料都零散地留存于不同的經(jīng)辦人手中，疏于管理。造成檔案沒有進(jìn)行有效歸類管理及存檔工作，導(dǎo)致后勤檔案資料欠缺。許多中小型醫(yī)院忽視檔案收集、歸檔以及保管等有關(guān)工作，不重視在文件生成時(shí)進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，從而致使某些文件丟失，造成沒有必要的損失，使醫(yī)院的后勤基建及日常運(yùn)行管理工作得不到有效的信息與數(shù)據(jù)支持，這樣既不利于檔案的開發(fā)與利用，又會(huì)影響到醫(yī)院工作的順利進(jìn)行。

2.4 檔案種類多管理便利性不足

中小型醫(yī)院受空間、場地等因素限制，很少設(shè)立專門的后勤檔案室，很多資料沒有固定的儲存場所，不但檔案管理人員大多兼職擔(dān)任，辦公室也存在多用途使用情況，這樣就很難做好專項(xiàng)分類管理。因?yàn)楹笄跈n案資料中有很多合同、協(xié)議、批示等記錄著各種簽章信息，都需要保留原始狀態(tài)，所以多采用傳統(tǒng)形式的以紙質(zhì)為媒介并輔以人工錄入的檔案記載與管理模式。但該種方法僅適合少量、有限的資料管理，而后勤檔案資料往往種類繁雜、數(shù)量龐大，即使輔以計(jì)算機(jī)錄入管理也會(huì)影響工作效率，實(shí)際工作中不但費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、容易出錯(cuò)，還影響查閱、追蹤，低效的后勤檔案管理方式造成便利性不足、利用率不高。

3 優(yōu)化中小型醫(yī)院后勤檔案管理的途徑

3.1 努力提高后勤檔案管理人員的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)后勤檔案管理工作的重點(diǎn)在于檔案管理者本身，可直接對檔案管理工作質(zhì)量的高低造成影響。要求他們不僅具有極強(qiáng)的責(zé)任心還要有很強(qiáng)的專業(yè)性，而且能夠遵守與應(yīng)對各種嚴(yán)格的要求與復(fù)雜程序。檔案工作的開展，離不開檔案人員，而一支專業(yè)水平高的檔案管理隊(duì)伍是提高檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。檔案管理人員應(yīng)該樹立責(zé)任感并不斷提高業(yè)務(wù)能力增強(qiáng)綜合素質(zhì)。不能認(rèn)為檔案只是機(jī)械地做好收集、分類、裝訂、編目等簡單工序，熟悉整理案卷流程就行，它不僅要求將文件轉(zhuǎn)化成檔案，積累檔案信息，更要不斷地熟悉后勤檔案的內(nèi)容、數(shù)量、成分、檔案材料的有機(jī)聯(lián)系。要做到深入研究檔案，搞好管理工作，使檔案資源得到有效的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案效益。中小型醫(yī)院需要招募與配置專門的檔案管理人才，設(shè)備檔案的管理人員既要懂得檔案管理知識，使其能夠完成檔案分類歸檔等專業(yè)工作；又要具備一定的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)，使其能夠充分了解臨床需求；還應(yīng)具備后勤水電氣暖等相關(guān)專業(yè)知識，使其能夠參與到設(shè)備采購、運(yùn)行、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作中。因此，不斷提高后勤檔案管理人員的綜合素質(zhì)，構(gòu)建一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍是十分必要的。

3.2 加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視

隨著醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理者也在不斷從醫(yī)療視野向管理視野轉(zhuǎn)變，醫(yī)院后勤檔案工作已經(jīng)越來越引起管理者的重視，后勤部門應(yīng)籍此向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)申請更專業(yè)、綜合素質(zhì)更強(qiáng)的后勤檔案管理隊(duì)伍。醫(yī)院如果能同時(shí)給后勤檔案管理人員提供大量培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其學(xué)習(xí)相關(guān)的法律規(guī)章制度，充分掌握各種先進(jìn)理論并且應(yīng)用在個(gè)人工作上，后勤檔案管理工作一定能事半功倍。醫(yī)院管理者如果能加強(qiáng)檔案管理宣傳，號召并組織職工學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī)，一方面可以提高個(gè)人綜合素質(zhì)，另一方面還能夠培養(yǎng)全員檔案意識，可以在很大程度上推動(dòng)后勤檔案管理工作的發(fā)展。

3.3 規(guī)范化流程與完善的規(guī)章制度

當(dāng)今醫(yī)院都在追求科學(xué)化、精細(xì)化管理，作為醫(yī)院運(yùn)行保障的后勤管理更是如此。作為后勤管理重要組成部分的后勤檔案管理應(yīng)具備規(guī)范化的流程，首先要明確責(zé)任人，確定資料流轉(zhuǎn)與交接流程，從資料收集、移交、歸檔、到保存與使用做好痕跡化管理；其次，要明確歸檔時(shí)間，及時(shí)進(jìn)行資料收集，避免長時(shí)間疏于管理造成資料丟失與損毀；還要將歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，盡量保證資料齊全。例如，儀器設(shè)備類檔案資料往往包括購置申請、論證記錄、招標(biāo)文件、供銷合同、購置發(fā)票復(fù)印件、安裝調(diào)試及驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備操作保養(yǎng)及維修說明、隨機(jī)技術(shù)資料等。而購置安裝過程中又往往涉及：設(shè)備出廠清單、開箱驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收報(bào)告、產(chǎn)品合格證、安裝手冊、設(shè)備說明書、設(shè)備圖紙等各類資料。設(shè)備使用中還會(huì)有：維修保養(yǎng)計(jì)劃與記錄、定期檢驗(yàn)記錄、維修報(bào)告單、設(shè)備運(yùn)行與事故記錄等。當(dāng)設(shè)備需要報(bào)廢時(shí)需要有：設(shè)備報(bào)廢申請、報(bào)廢審批表、廠家或維保部門鑒定報(bào)告、報(bào)廢記錄等[4]。由此可見，每一份后勤檔案都包含許多內(nèi)容，從一臺儀器的購置申請到最終報(bào)廢都會(huì)有不同的檔案資料產(chǎn)生，每個(gè)階段都有相應(yīng)的證明文件顯示其狀態(tài)。科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的后勤檔案管理工作輔以齊全的檔案資料可以有效保障醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.4 加快信息化建設(shè)在檔案管理中的應(yīng)用

現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了檔案管理的進(jìn)程，伴隨新技術(shù)的快速發(fā)展與普遍使用，以往陳舊的管理手段已經(jīng)難以滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，而信息化的檔案管理工作，可以通過建立電子、網(wǎng)絡(luò)平臺，數(shù)字化處理的方式加強(qiáng)信息的管理，而且借助相關(guān)的檔案管理軟件、系統(tǒng)可以快速地將檔案進(jìn)行錄入、新建案卷、全引目錄、二維碼打印、借還操作、在借統(tǒng)計(jì)、分類管理等檔案功能管理。

推行信息化檔案管理后，不但可以快速查找檔案，強(qiáng)化檔案的出入庫管理，對借出檔案進(jìn)行跟蹤，防止丟失，遺漏，對檔案的操作進(jìn)行全面的控制和管理，而且還能減少差錯(cuò)提高管理效率，有效地對檔案流程和空間進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。在提高中小型醫(yī)院后勤檔案管理人員工作效率的同時(shí)，使檔案信息資源得到充分利用，更好地促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。中小型醫(yī)院因規(guī)模、人員、經(jīng)費(fèi)等原因造成后勤檔案管理方面相對薄弱，還有許多可以提高的空間。在這個(gè)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，伴隨著醫(yī)療改革的不斷深入，廣大中小型醫(yī)院需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案工作，增強(qiáng)全員檔案意識，不斷提高后勤檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，完善后勤檔案管理制度，規(guī)范后勤檔案資源整合流程，充分利用信息化手段加強(qiáng)后勤檔案管理，為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的有序進(jìn)行保駕護(hù)航，由此更好地為醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

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[2] 殷艷華.醫(yī)院后勤檔案管理工作思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（21）：78.

[3] 官瑞霞，李冬盎.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方法[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（5）：132-133.

[4] 董泰平.淺析醫(yī)院后勤設(shè)備檔案的建設(shè)和管理[J].管理觀察，2015（16）：166-168.

（收稿日期：2017-03-13）