——王瑞珍 李亞軍

運(yùn)用PDCA提高醫(yī)學(xué)裝備管理水平

——王瑞珍 李亞軍*

引入FOCUS-PDCA，結(jié)合醫(yī)院等級(jí)評(píng)審要求，借鑒其他單位成熟經(jīng)驗(yàn)，從完善管理制度及流程、規(guī)范建立檔案、動(dòng)態(tài)管理、設(shè)備維修及資金核查5方面進(jìn)行改進(jìn)，使醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理工作趨于科學(xué)化、規(guī)范化。

PDCA；醫(yī)學(xué)裝備；管理

First-author's address The First Affiliated Hospital of Xi'an Medical University, Xi'an,Shaanxi, 710077,China

醫(yī)學(xué)裝備是用于臨床領(lǐng)域并具有明顯專(zhuān)業(yè)特征的物資和裝置的統(tǒng)稱(chēng)。它包括單獨(dú)或者組合使用于人體的儀器、設(shè)備、器具、材料或其他物品，包括所需軟件。醫(yī)學(xué)裝備管理部門(mén)負(fù)責(zé)全院醫(yī)學(xué)裝備的購(gòu)置、安裝、驗(yàn)收、維修保養(yǎng)和質(zhì)量管理等工作[1-2]。先進(jìn)的醫(yī)學(xué)裝備是醫(yī)院發(fā)展和提升服務(wù)水平的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和醫(yī)學(xué)技術(shù)的快速更新，臨床診療工作對(duì)設(shè)備要求越來(lái)越專(zhuān)業(yè)。在《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則(2011版)》中，涉及醫(yī)學(xué)裝備管理?xiàng)l款共16項(xiàng)，這說(shuō)明規(guī)范醫(yī)學(xué)裝備管理工作對(duì)提高醫(yī)院管理水平有重要作用[3-4]。一直以來(lái)，西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理方法相對(duì)單一落后，急需進(jìn)行規(guī)范化管理以滿(mǎn)足現(xiàn)代化醫(yī)院的要求。設(shè)備科以醫(yī)院等級(jí)評(píng)審為契機(jī)，通過(guò)使用FOCUS-PDCA管理工具，在學(xué)習(xí)借鑒其他單位醫(yī)學(xué)裝備管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)該院醫(yī)學(xué)裝備管理工作進(jìn)行了改進(jìn)，旨在對(duì)醫(yī)學(xué)裝備進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理，逐步提升醫(yī)學(xué)裝備管理水平。

1 “F”階段：發(fā)現(xiàn)問(wèn)題

醫(yī)學(xué)裝備管理主要包括醫(yī)學(xué)裝備的質(zhì)量管理、采購(gòu)管理、計(jì)量管理及設(shè)備檔案管理等4方面。該院設(shè)備科日常管理工作信息化水平不高，在制度上和管理上與三級(jí)甲等醫(yī)院條款要求有一定差距，未建立有效的醫(yī)學(xué)裝備動(dòng)態(tài)管理檔案，難以掌握醫(yī)學(xué)裝備配置和使用情況。

2 “O”階段：成立CQI小組(表1)3 “C”階段：明確現(xiàn)狀

(1)科室設(shè)備管理依賴(lài)于財(cái)務(wù)科資產(chǎn)管理系統(tǒng)，備用設(shè)備和學(xué)校購(gòu)入設(shè)備未納入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，部分設(shè)備新購(gòu)入賬和報(bào)廢下賬不及時(shí)，導(dǎo)致賬實(shí)不符。

(2)血壓計(jì)、加樣槍等計(jì)量器具，按財(cái)務(wù)分類(lèi)為低值易耗品，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中按數(shù)量管理，未建立電子臺(tái)賬，無(wú)法掌握全院配置使用情況，阻礙了計(jì)量工作順利、規(guī)范開(kāi)展。

(3)設(shè)備管理信息化程度低，裝備檔案信息簡(jiǎn)單，設(shè)備標(biāo)簽沒(méi)有唯一性編碼等，增加了資產(chǎn)核查難度，難以對(duì)全院設(shè)備分布進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和監(jiān)管，同時(shí)對(duì)未維修或長(zhǎng)期閑置設(shè)備沒(méi)有建立動(dòng)態(tài)記錄。

表1 CQI小組成員及分工

姓名職稱(chēng)分工魏建華主管技師組長(zhǎng),組織會(huì)議,改進(jìn)任務(wù),與成員保持溝通及協(xié)調(diào)王瑞珍技師副組長(zhǎng),配合完成協(xié)調(diào)和總結(jié)工作,完成設(shè)備初步建檔工作戴軍技師組員,計(jì)量設(shè)備統(tǒng)計(jì)和計(jì)量跟進(jìn)王迪主管技師組員,監(jiān)督設(shè)備維修事宜,完成維修信息化管理工作并統(tǒng)計(jì)王花技術(shù)員組員,設(shè)備驗(yàn)收和資料管理,配合完成標(biāo)簽粘貼工作強(qiáng)婷婷技術(shù)員組員,設(shè)備核查和標(biāo)簽粘貼工作李媛媛技術(shù)員組員,對(duì)低值設(shè)備及時(shí)入賬,登記新購(gòu)入計(jì)量設(shè)備

圖1 醫(yī)學(xué)裝備管理水平低下的原因分析

4 “U”階段：根本原因分析

針對(duì)現(xiàn)狀，召開(kāi)CQI小組會(huì)議，展開(kāi)討論，找出原因[5]。見(jiàn)圖1。

5 “S”階段：提出改進(jìn)方案

(1)依據(jù) 《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則(2011版)》 中相關(guān)條款逐條核對(duì)，找出差距，分配到人，設(shè)立預(yù)期目標(biāo)。

(2)建立醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)基礎(chǔ)檔案，制定標(biāo)準(zhǔn)化分類(lèi)方法和設(shè)備建賬流程，檔案信息要求包括資產(chǎn)購(gòu)置基本信息、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)及維修使用情況等。

(3)對(duì)學(xué)校入賬醫(yī)療設(shè)備和科室備用設(shè)備核對(duì)實(shí)物后造冊(cè)入賬，納入監(jiān)管范圍。所有醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)如遇院內(nèi)調(diào)撥，嚴(yán)格按照賬、卡、物相符原則建賬。

6 “P”階段：計(jì)劃階段

(1)根據(jù)《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則(2011版)》要求，由組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，科室成員共同配合，改進(jìn)設(shè)備管理制度和流程。

(2)對(duì)醫(yī)療設(shè)備實(shí)行全生命周期管理，重點(diǎn)核查檔案完整情況、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、維修響應(yīng)記錄等。

(3)完成全院醫(yī)療設(shè)備的核查，包括低值設(shè)備、學(xué)校入賬設(shè)備以及其他備用設(shè)備。根據(jù)《WS/118-1999全國(guó)衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備分類(lèi)與代碼》建立資產(chǎn)唯一碼，生成設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽并粘貼，科室臺(tái)賬清晰無(wú)誤[6]。重點(diǎn)做好計(jì)量設(shè)備核查工作。

7 “D”階段：實(shí)施階段

(1)通過(guò)科室成員共同努力，完善醫(yī)學(xué)裝備管理制度及流程，對(duì)設(shè)備購(gòu)置、論證、審批、驗(yàn)收及使用等做到責(zé)任明確，程序規(guī)范，制度完善。

(2)規(guī)范醫(yī)學(xué)裝備檔案，根據(jù)醫(yī)療設(shè)備分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)建立設(shè)備唯一編碼，確定資產(chǎn)唯一性。分類(lèi)中包含低值易耗品16類(lèi)，固定資產(chǎn)30類(lèi)。同時(shí)，將全院資產(chǎn)根據(jù)使用風(fēng)險(xiǎn)分為3大類(lèi)(I類(lèi)、II類(lèi)、III類(lèi))。

(3)清查全院醫(yī)學(xué)裝備，做到賬物相符，利用管理軟件生成資產(chǎn)條形碼標(biāo)簽，并完成全院標(biāo)簽粘貼工作，做到設(shè)備賬、卡、物相統(tǒng)一。通過(guò)管理系統(tǒng)，即時(shí)調(diào)取設(shè)備的購(gòu)置、合同、驗(yàn)收、使用情況等，并對(duì)已報(bào)廢但財(cái)務(wù)暫不能下賬的設(shè)備狀態(tài)給予“待報(bào)廢”標(biāo)記，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理。

(4)在醫(yī)學(xué)裝備管理軟件中建立設(shè)備維修模塊，設(shè)備報(bào)修后，設(shè)備科人員立即響應(yīng)，維修完成后錄入維修工作內(nèi)容，方便隨時(shí)查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)工作量，也有助于其他成員進(jìn)行問(wèn)題分析和學(xué)習(xí)。

(5)在資產(chǎn)核查中，對(duì)學(xué)校招標(biāo)購(gòu)入及各科備用設(shè)備建立資產(chǎn)卡片，同時(shí)建立全院計(jì)量設(shè)備電子臺(tái)賬，為全院計(jì)量器具管理工作開(kāi)展提供便利[7]。

8 “C”階段：檢查階段

完善了醫(yī)療設(shè)備基礎(chǔ)信息，建立了醫(yī)療設(shè)備電子臺(tái)賬和科室臺(tái)賬，賬本交付科室負(fù)責(zé)人確認(rèn)賬物相符并簽字。全院共建立51個(gè)科室的醫(yī)學(xué)裝備賬本。改進(jìn)前，僅對(duì)固定資產(chǎn)建立臺(tái)賬，造成設(shè)備資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)不全，資產(chǎn)核查后將科室備用機(jī)和低值設(shè)備(金額低于1 500元)及學(xué)校入賬設(shè)備納入了管理范圍。

同時(shí)，按照三甲評(píng)審要求，計(jì)量設(shè)備建立總臺(tái)賬及科室分臺(tái)賬，在資產(chǎn)清查中將財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中作為數(shù)量管理的計(jì)量器具統(tǒng)計(jì)入賬，并補(bǔ)充完善器具編號(hào)，建立唯一資產(chǎn)編碼。經(jīng)核查，全院現(xiàn)有計(jì)量設(shè)備800余臺(tái)(含新增管理272臺(tái))。設(shè)定設(shè)備檢定周期，通過(guò)軟件計(jì)量管理提醒，提前安排計(jì)量檢定。

此外，在維修管理方面，通過(guò)維修量統(tǒng)計(jì)可以查看近期各科室設(shè)備使用狀態(tài)及維修情況，方便工程師制定維修計(jì)劃，同時(shí)針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)的設(shè)備安排預(yù)防性維修或計(jì)劃性維修[8]?？梢酝ㄟ^(guò)軟件直觀(guān)查看工作量，若有更換配件可同時(shí)實(shí)現(xiàn)材料計(jì)費(fèi)，完成月底維修量和維修費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。

9 “A”階段：處理階段

經(jīng)過(guò)FOCUS-PDCA循環(huán)改進(jìn)，一定程度上提高了醫(yī)學(xué)裝備管理水平。為了尋求更深入地發(fā)展，規(guī)定后期工作應(yīng)分工明確、責(zé)任到人、反復(fù)循證：(1)執(zhí)行整改后醫(yī)學(xué)裝備管理制度和流程；(2)定期進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，提高科室成員認(rèn)識(shí)；(3)利用手持式終端每年至少進(jìn)行1次資產(chǎn)清查和計(jì)量標(biāo)識(shí)核對(duì)工作。

通過(guò)PDCA對(duì)醫(yī)學(xué)裝備管理工作進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，初顯成效。建立了醫(yī)學(xué)裝備信息化管理檔案，完成了全院資產(chǎn)清查，建立了賬物三級(jí)管理制度，完善了計(jì)量器具檢定的精細(xì)化監(jiān)管，同時(shí)對(duì)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)和維修狀況實(shí)現(xiàn)了信息化追溯。實(shí)踐證明，PDCA是一種合乎邏輯的工作程序[9]。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)裝備的全生命周期管理，設(shè)備科全體成員將堅(jiān)持使用PDCA，計(jì)劃將設(shè)備申購(gòu)、合同簽訂、到貨驗(yàn)收、維護(hù)保養(yǎng)等信息化管理作為下一個(gè)持續(xù)改進(jìn)方向[10]，全面提高醫(yī)學(xué)裝備信息化管理水平。

[1] 賴(lài)東珍.綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院生物醫(yī)學(xué)工程科的科學(xué)管理模式及其發(fā)揮的作用[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備，2009(7)：41-44.

[2] 路秀珍,賈瑜賓.加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備使用及管理適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化需要[J].中國(guó)水電醫(yī)學(xué),2002(4):61-64.

[3] 陶 菁，馮 銳，方 茜，等.我國(guó)綜合醫(yī)院等級(jí)評(píng)審方法研究[J].中國(guó)衛(wèi)生質(zhì)量管理,2013,20(3):46-48.

[4] 衛(wèi)醫(yī)管發(fā)〔2011〕33 號(hào) 三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)(2011 版)[S].2011.

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[6] 中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部.WS/118-1999 全國(guó)衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(商品、物質(zhì))分類(lèi)與代碼[S].北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，1999.

[7] 高曉燕,李素敏,崔澤實(shí).醫(yī)學(xué)裝備風(fēng)險(xiǎn)管理文獻(xiàn)的計(jì)量研究[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備,2013,10(4):12-14.

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[9] 趙 玲,吳少敏.PDCA循環(huán)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用[J].管理觀(guān)察，2013(1):202.

[10] 尹傳勝，李 濤，吉利俠.PDCA在醫(yī)用設(shè)備管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備，2006(4)：89-91.

《衛(wèi)生軟科學(xué)》征訂啟事

《衛(wèi)生軟科學(xué)》是由中華人民共和國(guó)國(guó)家衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)主管，中國(guó)衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會(huì)、云南省衛(wèi)生廳主辦，中國(guó)衛(wèi)生軟科學(xué)雜志社編輯出版。國(guó)際刊號(hào)：ISSN 1003-2800，國(guó)內(nèi)刊號(hào)：CN 53-1083/R。每月15日出版，全年12期，共120元，全國(guó)各地郵局均可訂閱，郵發(fā)代碼64-51。歡迎直接匯款至編輯部訂閱，量大從優(yōu)。

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Through the FOCUS-PDCA, combined with the hospital grade assessment requirements, and learned from other units’ mature experience, improvements were made from five aspects: the improvement of management system and process, standardizing the establishment of archives, dynamic management, equipment maintenance, and funding verification, which made the hospital medical equipment management work gradually scientific and standardized.

PDCA; Medical Equipment; Management

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.5.06

王瑞珍李亞軍*

李亞軍西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 陜西 西安 710077

UsingPDCAtoImprovetheManagementLevelofMedicalEquipment/WANGRuizhen,LIYajun.//ChineseHealthQualityManagement，2017,24(5):14-16

李亞軍：西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院院長(zhǎng)

E-mail：liyajun9@hotmail.com

2016-10-21

修回日期：2017-04-20

責(zé)任編輯：吳小紅