【摘要】檔案資料能夠真實(shí)記錄學(xué)校的客觀歷史，是學(xué)校管理的重要組成部分，而檔案管理的電子化、信息化是社會(huì)發(fā)展的潮流和趨勢(shì)。職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，最大限度地使用電子科技手段提高檔案資料的利用效率，更加全面真實(shí)紀(jì)錄學(xué)校發(fā)展歷史、展示發(fā)展成績(jī)，從而進(jìn)一步促進(jìn)院校檔案管理工作的上檔升級(jí)。本文基于電子檔案時(shí)代發(fā)展需要，分析了紙質(zhì)檔案的弊端，指出了提升電子檔案管理和建設(shè)水平的意義，提出了職業(yè)院校電子檔案建設(shè)工作的方向和路徑。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校 電子檔案 信息化

【中圖分類(lèi)號(hào)】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）38-0249-02

社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，伴隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及，將電子信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，具有方便、快捷、便于尋找和管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案的出現(xiàn)，將會(huì)進(jìn)一步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，給檔案管理工作帶來(lái)了高效便捷，也帶來(lái)了全新挑戰(zhàn)，順應(yīng)職業(yè)院校檔案電子化管理要求，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.職業(yè)院校電子檔案管理的必要性

對(duì)職業(yè)院校檔案進(jìn)行電子化管理，具有多個(gè)層次的必要性。

1.1是提高檔案管理工作效率的需要

檔案管理程序復(fù)雜，文檔資料整理繁瑣，而傳統(tǒng)的管理方法是紙質(zhì)保存，不僅需要大量的人力和物力，也容易造成丟失和不必要資源浪費(fèi)。對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研檔案等的電子化管理，較傳統(tǒng)檔案管理模式更有利于對(duì)學(xué)校進(jìn)行科學(xué)考核、準(zhǔn)確評(píng)估、客觀衡量各個(gè)階段教學(xué)和管理質(zhì)量。

1.2是推進(jìn)“數(shù)字化校園”建設(shè)的需要

職業(yè)院校中的電子檔案建設(shè)是校園數(shù)字化的主要構(gòu)件，對(duì)學(xué)校的教學(xué)業(yè)務(wù)、科研業(yè)務(wù)、黨政管理的信息存儲(chǔ)與管理起著重要作用。電子檔案的建設(shè)，有利于高校節(jié)省現(xiàn)有的資源而達(dá)到保管紙質(zhì)檔案資料的目標(biāo)，有利于教職工和學(xué)生存儲(chǔ)、查詢或借閱的便捷需求，能夠有效提高檔案管理的效率。只有加強(qiáng)電子檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化校園”建設(shè)中檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，更好地完善和發(fā)展檔案工作。

1.3是提升職業(yè)院校信息化水平的需要

職業(yè)院校的信息化的發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的內(nèi)容和要求。第一，從檔案的形式來(lái)講，不僅要管理紙質(zhì)檔案，還要對(duì)新型檔案資料進(jìn)行管理，包括多媒體、文本、網(wǎng)頁(yè)和各種數(shù)據(jù)庫(kù)等。第二，從歸檔范圍上來(lái)講，在全部檔案資料中，數(shù)字化的教學(xué)資源、學(xué)生信息、科研信息和黨政資源的比重不斷提升。第三，從管理方式上來(lái)講，高職院校的電子檔案建設(shè)是當(dāng)前信息社會(huì)發(fā)展的要求，檔案管理方式也需要改變。

1.4是安全保護(hù)已有的檔案資料的需要

紙質(zhì)檔案會(huì)受到環(huán)境影響而發(fā)生損害，意外的火災(zāi)可能會(huì)對(duì)其造成巨大的損毀，但隨著計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備和管理系統(tǒng)的發(fā)展，通過(guò)把現(xiàn)有高校信息輸入到信息管理系統(tǒng)中，可以更好的使檔案資料得到最大限度、最大容量的保留。

2.職業(yè)院校檔案管理現(xiàn)狀

在信息化技術(shù)的帶動(dòng)下，職業(yè)院校檔案管理電子化進(jìn)程取得了一定的成績(jī)。然而，從目前情況看，電子檔案建設(shè)與管理的現(xiàn)狀仍然存在不少問(wèn)題。

2.1對(duì)電子檔案管理和建設(shè)重視不夠

當(dāng)前，職業(yè)院?？焖侔l(fā)展，檔案資料正是職業(yè)院校建設(shè)、發(fā)展的歷史見(jiàn)證，是其它任何材料不可替代的原始憑證，具有重要的保存參考價(jià)值，但是很多院校領(lǐng)導(dǎo)都把主要精力放在了教學(xué)管理上，對(duì)學(xué)校檔案工作特別是電子檔案建設(shè)的目的和意義有著片面的認(rèn)識(shí)，缺乏應(yīng)有的重視，覺(jué)得檔案管理工作只是管理保存一些資料，是檔案管理員的事情，對(duì)于學(xué)校的整體工作無(wú)足輕重。由于檔案管理工作缺少領(lǐng)導(dǎo)的重視和政策的支持，院校的電子檔案建設(shè)和管理無(wú)法順利有效開(kāi)展。

2.2基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后

很多院校對(duì)電子檔案管理缺乏資金投入，兩張破舊桌子，三臺(tái)老式電腦，幾張鐵皮柜子，成了檔管管理室的全部家當(dāng)。硬件設(shè)施的老舊缺乏，連檔案管理的基本要求都無(wú)法滿足，更談不上檔案管理的電子化、信息化建設(shè)。部分條件好的院校雖然配備了基本設(shè)備如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等，但也多是一些被一線教學(xué)單位淘汰的設(shè)備。也有一些院校經(jīng)濟(jì)條件較好，比較重視電子檔案管理工作，配備了相對(duì)較好的設(shè)備，但檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，電子檔案管理水平低下，依然很少能夠使用專業(yè)管理軟件，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作幫助不大。還有相當(dāng)一部分院校，仍然只重視對(duì)紙質(zhì)文件的整理而輕視電子文件，缺失對(duì)電子檔案的建設(shè)，從而使得諸多寶貴的檔案資料造成不必要的損失。

2.3部分檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

電子檔案的建設(shè)與管理，都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。可長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理者中缺少對(duì)檔案管理和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都擅長(zhǎng)的綜合性人才，職業(yè)院校中的富余人員多安排在檔案部門(mén)工作，整個(gè)檔案隊(duì)伍素質(zhì)普遍較低。一些職業(yè)院校沒(méi)有設(shè)定專職檔案管理崗位，也有部分院校的檔案管理者是教師或是臨時(shí)配備的。這些人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)、技能等專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等工作不太熟悉，責(zé)任心不強(qiáng)。無(wú)需按什么標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行整理歸檔，經(jīng)常是該及時(shí)整理的沒(méi)有及時(shí)整理，該建檔的沒(méi)有及時(shí)建檔，檔案流失現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生等等，嚴(yán)重影響了職業(yè)院校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3.職業(yè)院校電子檔案建設(shè)的方向和路徑

當(dāng)前，各行各業(yè)信息化建設(shè)飛速發(fā)展，高職院校電子檔案建設(shè)迫在眉睫，對(duì)電子檔案管理水平提出更高要求。

3.1提高電子檔案管理水平

院校主要領(lǐng)導(dǎo)要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想和服務(wù)方式，樹(shù)立電子檔案管理意識(shí)，重視電子檔案的建設(shè)，提升電子檔案的地位并扎實(shí)落實(shí)到學(xué)校的各項(xiàng)工作中。要制定切實(shí)可行的檔案信息開(kāi)發(fā)規(guī)劃，在分析高職院校自身特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定檔案管理電子信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)切實(shí)可行的電子檔案管理模式，推動(dòng)電子檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。要積極培養(yǎng)和選拔高素質(zhì)的電子檔案專業(yè)人才，選派檔案專業(yè)人員從事專職檔案管理員工作，定期參加電子檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)水平和管理知識(shí)。要建立健全電子檔案管理工作機(jī)制，根據(jù)相關(guān)政策，結(jié)合工作實(shí)際，制定檔案工作人員崗位責(zé)任制、電子檔案資料建立制度、電子檔案借閱制度等一系列相關(guān)制度，列入學(xué)校重要達(dá)標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行考核。endprint

3.2提升電子檔案工作業(yè)務(wù)能力

系統(tǒng)推進(jìn)檔案工作人員的培訓(xùn)工程，提高其電子檔案管理水平和職業(yè)道德素養(yǎng)。引進(jìn)相關(guān)技術(shù)人才或從學(xué)校其他部門(mén)抽調(diào)相關(guān)技術(shù)人才，改善電子檔案工作人員的結(jié)構(gòu)，注重年輕人才的培養(yǎng)，形成合理高效的人才梯隊(duì)。在全力掌握傳統(tǒng)檔案組卷、歸檔、編目錄入工作外，更要學(xué)習(xí)掌握與電子檔案相關(guān)的知識(shí)、技術(shù)和手段，達(dá)到能適應(yīng)檔案工作高效化、現(xiàn)代化、信息化的要求。

3.3加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推進(jìn)專業(yè)檔案室建設(shè)。有條件的學(xué)校，要根據(jù)學(xué)校的規(guī)模和實(shí)際按照國(guó)家中小型檔案館（室）的建設(shè)規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)專門(mén)的檔案館（室），購(gòu)置必要的電子信息化軟硬件設(shè)備。推進(jìn)檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步建立院校各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完成館藏檔案文件級(jí)檢索工具的數(shù)字化。加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高檔案信息的查詢效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)辦公化和資源共享。同時(shí)充分利用和發(fā)揮學(xué)校官方網(wǎng)站的作用，有計(jì)劃地上載開(kāi)放檔案目錄及現(xiàn)行資料信息，為各類(lèi)權(quán)限用戶提供更加便利信息服務(wù)，使電子檔案公開(kāi)信息成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。

3.4積極利用先進(jìn)適用電子檔案軟件

高職院校要積極主動(dòng)引進(jìn)適合自己學(xué)校的高水平的、安全性高、可靠性強(qiáng)的電子檔案軟件，促進(jìn)電子檔案建設(shè)的高效完成?；陔娮訖n案應(yīng)用的趨勢(shì)和學(xué)校實(shí)際，建設(shè)集成信息采集、加工、存儲(chǔ)、管理、利用和維護(hù)的綜合管理系統(tǒng)，提示學(xué)校的檔案管理水平。

檔案的信息化建設(shè)是當(dāng)前高職院校的必行之路，電子檔案的建設(shè)將全面推進(jìn)高職院校的發(fā)展，因而，當(dāng)前我國(guó)的高職院校要積極加強(qiáng)電子檔案的工作，促進(jìn)電子檔案成為高職院校發(fā)展的重要助力。

參考文獻(xiàn)：

[1]周曉英.檔案信息論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2000.

[2]張照余.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2001.

[3]孫慶媛.電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)（高等教育版），2010，（S2）：83.

[4]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1996.

[5]解穎嫻.信息時(shí)代電子和紙質(zhì)檔案并存的必然性分析[J].蕪湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（03）：95-97.

[6]張雪香.電子檔案管理初探[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)， 2007，（26）：116-117.

作者簡(jiǎn)介：

趙靜（1968-），檔案館員，本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理。endprint