劉洋

摘 要

論文簡要地介紹了高等職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題，提出了加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案制度建設(shè)、提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平以及推進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)水平等對策來推進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理正規(guī)化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】高等職業(yè)院校；檔案管理；對策

高等職業(yè)院校的檔案詳細(xì)地記載了學(xué)校的各個職能部門在學(xué)校的各個發(fā)展階段所經(jīng)歷的重要事件，對高等職業(yè)院校的發(fā)展將產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。論文列舉了高等職業(yè)院校檔案管理工作中存在的突出問題，并提出了解決這些問題的對策和方案。

1 高等職業(yè)院校檔案管理工作面臨的主要問題

1.1 兼職檔案管理工作者業(yè)務(wù)生疏

高等職業(yè)院校一般設(shè)置綜合檔案室，負(fù)責(zé)收集各個部門提交的部門檔案；學(xué)校的各個部門配備有兼職的檔案管理工作者，負(fù)責(zé)本部門重要文件的歸檔。兼職的檔案管理工作者沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理的業(yè)務(wù)比較生疏。一般來說，這些同志的日常工作比較繁忙，只是在每年規(guī)定的時(shí)間將本部門的檔案材料上交綜合檔案室，因此不可避免地在檔案整理過程中存在一些疏漏。比如：在檔案記載的格式上與學(xué)院的規(guī)定不符，紙制檔案的歸檔日期填寫錯誤，檔案袋內(nèi)的檔案件數(shù)與檔案袋上的記載不符合等。

1.2 教職員工不了解學(xué)校的檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作上的不便。

高等職業(yè)院校檔案管理部門往往有嚴(yán)格的借閱規(guī)定，要求各個職能部門的在職工作人員攜帶蓋有部門公章的檔案借閱單方能夠查閱本部門存檔的文書檔案。部分學(xué)校的教職員工不了解上述的檔案借閱規(guī)定，隨時(shí)隨地地到學(xué)校檔案管理部門要求查閱檔案。檔案管理部門的工作人員需要向這些同志耐心地介紹檔案管理的相關(guān)制度，這些同志才悻悻地離開。更有甚者，某些職能部門的領(lǐng)導(dǎo)無視學(xué)校的相關(guān)檔案管理制度，打個電話到檔案管理部門來就要求查詢相關(guān)的信息。此時(shí)，檔案管理部門的工作人員必須予以拒絕，并向這些領(lǐng)導(dǎo)做出合理的解釋。

1.3 檔案管理崗位人員編制不足，檔案管理工作強(qiáng)度較大。

高等職業(yè)院校往往以教學(xué)工作為中心，加之辦學(xué)經(jīng)費(fèi)比較緊張，因此主要招聘一線教師，限制招聘教輔人員。檔案管理人員屬于教輔人員，這樣高等職業(yè)院校通常嚴(yán)格地限制檔案管理崗位人員的編制，因此高等職業(yè)院校非常缺少專業(yè)的檔案管理人員。高等職業(yè)院校的檔案涵蓋教學(xué)工作檔案、學(xué)生工作檔案、職工人事檔案、退休職工檔案以及畢業(yè)生檔案等。幾個檔案管理人員面對數(shù)百教工的文書檔案和數(shù)千學(xué)生的紙制檔案的管理工作，工作強(qiáng)度之大可想而知。

2 改進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理工作的對策

2.1 加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案制度建設(shè)

高等職業(yè)院校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案制度建設(shè)，嚴(yán)格地規(guī)范各部門兼職檔案管理工作者的檔案建立、檔案編目以及檔案提交工作。檔案管理部門要在主管校長的領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合高等職業(yè)院校的實(shí)際情況，制訂專任檔案管理人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制，使得文書檔案的歸檔、鑒定、保管、利用、保密、銷毀、移交、借閱等一系列工作有條不紊地開展。學(xué)校方面應(yīng)該表彰優(yōu)秀的兼職檔案管理工作者，同時(shí)對在檔案整理過程中經(jīng)常出現(xiàn)疏忽的兼職檔案管理人員進(jìn)行批評和教育。為了引起高等職業(yè)院校各個職能部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，學(xué)校方面可以考慮將部門檔案管理工作作為該部門領(lǐng)導(dǎo)年度述職考核的內(nèi)容之一。建設(shè)和完善檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，完善檔案工作各項(xiàng)制度，《檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等。學(xué)?？梢蚤_展專門的宣傳活動，大力地宣傳學(xué)校的檔案管理制度，使得全校的師生員工都了解檔案查閱的基本流程，避免因不了解制度而誤解學(xué)校檔案管理人員的情況。

2.2 提高檔案管理人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平

檔案管理工作整天和無聲的紙張打交道，工作性質(zhì)枯燥乏味。檔案管理人員長期地從事這種枯燥的工作，不免產(chǎn)生習(xí)慣性的職業(yè)倦怠。首先，學(xué)校應(yīng)該定期地對檔案管理人員開展工作責(zé)任心方面的教育，要求他們在日常的檔案管理工作中做到一絲不茍，熱情地接待來訪的檔案借閱人員，遇到緊急任務(wù)時(shí)需要有奉獻(xiàn)精神。如在教育廳職業(yè)教育實(shí)習(xí)基地建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作中，我校檔案部門的工作人員克服了時(shí)間緊迫和任務(wù)繁重的困難，利用下班時(shí)間整理文書檔案，受到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的表彰和獎勵。其次，高等職業(yè)院校要增強(qiáng)檔案管理人員的檔案安全意識。檔案安全意識體現(xiàn)在兩個方面，一是做到檔案內(nèi)容不要泄密，二是文書檔案保管的安全性，避免檔案遭受引燃、盜竊、水淹以及蟲蛀等方面的危害。

2.3 推進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)水平

高等職業(yè)院校應(yīng)該招聘具備信息管理知識和計(jì)算機(jī)知識的人才來充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理工作者。另外，高等職業(yè)院校應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)奠定網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。同時(shí)，高等職業(yè)院校應(yīng)該加大硬件設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入，為檔案管理部門購置嶄新的計(jì)算機(jī)設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)奠定硬件基礎(chǔ)。

總之，高等職業(yè)院校的檔案管理工作為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。我們要充分地認(rèn)識到高等職業(yè)院校檔案管理工作的重要意義，使檔案資料更好地為高等職業(yè)院校的健康發(fā)展服務(wù)。

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作者單位

黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院 黑龍江省哈爾濱市 150025endprint