龔超??

摘要：企業(yè)的辦公室在一個(gè)企業(yè)中起著服務(wù)保障以及綜合協(xié)調(diào)的重要作用，因此，針對(duì)辦公室的行政管理對(duì)于企業(yè)正常辦公影響很大。當(dāng)下，由于受到多個(gè)因素的影響和作用，使得辦公室的行政管理工作，有著一些對(duì)企業(yè)的運(yùn)行效率容易產(chǎn)生阻礙作用的問題。因此，如何去做好企業(yè)的辦公室管理逐漸成為當(dāng)前我國企業(yè)發(fā)展中的一個(gè)重要方面。

關(guān)鍵詞：行政管理；管理制度

中圖分類號(hào)：F24文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.32.043

1辦公室對(duì)于企業(yè)的作用與價(jià)值

（1）辦公室屬于企業(yè)的一個(gè)中樞部門，它可以起到承上啟下的樞紐作用，對(duì)上能夠反映企業(yè)員工的意見，來為領(lǐng)導(dǎo)們做出科學(xué)的決策提供參考，對(duì)下還能接受領(lǐng)導(dǎo)的委托去傳達(dá)各類信息。在企業(yè)管理中， 辦公室的工作效率和質(zhì)量，直接影響了各個(gè)員工的工作感受以及各個(gè)部門的工作秩序。辦公室行政工作內(nèi)容繁多，其職責(zé)范圍廣，服務(wù)類型多，是維護(hù)企業(yè)正常，穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要一環(huán)。

（2）辦公室是企業(yè)重要的后勤保障部門，各個(gè)方面的信息，各種動(dòng)態(tài)的情報(bào)和資料，都會(huì)在辦公室中匯合，辦公室行政人員需要幫助上司，以及各職能部門提升工作效率與品質(zhì)，成為辦公室“管家”，做好辦公室的上傳下達(dá)，做好左膀右臂和參謀助手；做好安全、省錢、省時(shí)間、滿意度等方面的工作，才能體現(xiàn)出企業(yè)辦公室的價(jià)值。

2企業(yè)辦公室行政工作中的思考

2.1辦公室的行政人員對(duì)工作不積極

辦公室的行政工作雜、煩、瑣碎、是一些“看不見”的工作，做得好大家沒有感覺，做得不好大家都看得見。行政人員覺得自己的工作做了很多，但是與銷售，技術(shù)或者其他業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)相比，行政工作并沒有直接與企業(yè)收入掛鉤，行政人員的價(jià)值體現(xiàn)不出來。 再加上企業(yè)在經(jīng)濟(jì)體制的環(huán)境下快速擴(kuò)張，行政人員工作量增大，但是行政人員的薪酬體系卻沒有與時(shí)俱進(jìn)，大大降低了行政人員的工作主動(dòng)性。那么如何把握正確思路和方向，找到最適當(dāng)?shù)姆椒▉黹_展行政工作，把“看不見”工作做好做精，更好的達(dá)成企業(yè)管理的目的，明確體現(xiàn)行政工作的價(jià)值，就成了企業(yè)管理人員要思考的問題。

2.2辦公室的行政人員工作效率低

工作效率低的原因有很多，基本上是由于行政人員年紀(jì)輕，工作經(jīng)驗(yàn)不足； 企業(yè)沒有重視對(duì)行政人員的培訓(xùn)和管理，企業(yè)的各種行政制度不完善，責(zé)任劃分不清楚；行政人員本身不注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，歸納建議，交流溝通不及時(shí)，等等。由于辦公室行政工作本身就比較繁雜，如果行政人員工作效率低沒有工作主動(dòng)性且缺乏專業(yè)素養(yǎng)，不能有效的完成辦公室后勤保障工作，就會(huì)大大影響企業(yè)各層級(jí)各部門的工作效率。

2.3管理的體制不健全

企業(yè)行政管理人員解決問題能力低下的原因之一是行政組織機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化管理不完善。企業(yè)行政管理作為企業(yè)成功發(fā)展的出發(fā)點(diǎn)和基礎(chǔ)，如果基礎(chǔ)不完善，即企業(yè)內(nèi)部缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)中各部門之間的協(xié)助和溝通不暢，給企業(yè)順利發(fā)展帶來不便，并且會(huì)影響到全體員工的團(tuán)結(jié)性，也會(huì)從根本上降低企業(yè)的生產(chǎn)力， 從而導(dǎo)致企業(yè)的整體都工作效率降低，極其嚴(yán)重的話，就會(huì)影響到企業(yè)的總體發(fā)展戰(zhàn)略。

2.4加班情況頻繁

企業(yè)在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，辦公室管理人員始終要參加整個(gè)過程的策劃、監(jiān)督、銷售與售后工作，并且要及時(shí)的總結(jié)與進(jìn)行策略調(diào)整。行政管理人員的工作強(qiáng)度與生產(chǎn)線和業(yè)務(wù)人員沒有可比性，但由于其繁雜性，每天加班是家常便飯。行政管理人員的職責(zé)范圍廣，服務(wù)對(duì)象多，日常事務(wù)瑣碎，有時(shí)候還需要親力親為，造成行政管理人員需要經(jīng)常加班。但長此下去不僅會(huì)使工作人員疲勞，甚至?xí)?duì)加班人員的生命健康造成影響。從保護(hù)企業(yè)管理人員保護(hù)員工的角度來說，長期加班也直接影響了員工的工作感受，也對(duì)管理人員以及員工的合法權(quán)益造成了影響。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，建立完善行政管理制度，實(shí)行相對(duì)合理的變革，更重要的是提高辦公室行政人員的工作效率和質(zhì)量，避免或減少加班。只有企業(yè)和員工雙方的利益都得到了保障，才可能使企業(yè)始終健康發(fā)展。

2.5辦公室行政管理人員的專業(yè)度低

大部分企業(yè)都建立了自己的行政人事管理制度，但是在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)條例的制定與辦公室具體工作之間存在差異和矛盾，行政管理人員在很多時(shí)候無法及時(shí)有效的去解決出現(xiàn)的沖突。具體表現(xiàn)為行政管理人員無法提出有效辦法，害怕承擔(dān)責(zé)任。 另外，缺乏有效的交流溝通，分析問題能力差，不能主動(dòng)歸納總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。由此，給人以行政管理人員專業(yè)度低的印象。如果想要改變他人的這種看法，就要在辦公室行政管理中不斷的調(diào)整和更新相關(guān)的規(guī)章制度，用規(guī)章和制度去指導(dǎo)行政人員來更好的處理各種行政事務(wù)，提高員工滿意度。

3提高企業(yè)辦公室的行政管理工作的對(duì)策

3.1加強(qiáng)企業(yè)的文化建設(shè)

一個(gè)企業(yè)辦公室的負(fù)責(zé)行政管理的人員可以說是企業(yè)發(fā)展的核心，因此，企業(yè)在發(fā)展中要重視以人為本和諧發(fā)展的理念，在工作中減少員工的加班時(shí)間，保護(hù)員工的各項(xiàng)合法權(quán)益不受侵害。除此之外，適當(dāng)?shù)奶岣邌T工的福利水平，重視對(duì)企業(yè)員工的關(guān)懷，多組織一些有利于增強(qiáng)行政管理人員與基層員工協(xié)調(diào)配合和相互交流的活動(dòng)，來增進(jìn)企業(yè)員工之間的情感以及互幫互助的友誼。這樣一來，能夠讓所有的企業(yè)員工在工作中也能體會(huì)到舒適和諧的辦公文化，感受到企業(yè)文化所給予的人文關(guān)懷和尊重。長此以往，將提高員工對(duì)企業(yè)的忠誠度，員工會(huì)更愿意留在工作并有更多的精力投入到自身的工作當(dāng)中去，這樣不僅提升了企業(yè)員工之間的感情，還能夠更好地去激發(fā)公司行政管理人員工作的積極性，同時(shí)也更加有助于公司辦公室中行政管理工作的順利展開。

3.2加強(qiáng)并完善企業(yè)辦公室的行政管理制度

擁有一套合理且完善的行政管理制度，屬于一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)必需的。擁有一套完善的行政管理制度，既能夠明確員工的具體的工作任務(wù)和工作時(shí)間，還能夠明確的劃分企業(yè)員工的職責(zé)，這樣將工作任務(wù)分配到每個(gè)人，能夠使員工對(duì)自己的工作產(chǎn)生一種使命感和緊迫感。除此之外，通過擬定管理制度，更加完善行政管理人員在工作中解決問題的能力，建設(shè)行政管理人員理性思維工作行為能力。歸納各個(gè)利益相關(guān)方的建議，總結(jié)企業(yè)行政管理解決辦法，優(yōu)化行政管理解決方案。結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，建立行動(dòng)指南和制度，從而提高企業(yè)辦公室的工作效率和質(zhì)量。endprint

3.3加強(qiáng)企業(yè)辦公室全體行政人員的服務(wù)意識(shí)

企業(yè)辦公室是各項(xiàng)工作和決策的監(jiān)督者、執(zhí)行者，不僅要統(tǒng)籌各部門間的關(guān)系以及還要對(duì)日常工作進(jìn)行監(jiān)督，更是整個(gè)企業(yè)的后勤，為企業(yè)的正常運(yùn)行提供各種服務(wù)，它的服務(wù)意識(shí)是調(diào)節(jié)各部門關(guān)系的基礎(chǔ)力量，也可很好地代表決策層表示對(duì)各人員的尊重和重視，管理人員在嚴(yán)格要求自己時(shí)，企業(yè)同時(shí)需要為行政管理人員服務(wù)意識(shí)的提高做好培訓(xùn)，幫助行政管理人員認(rèn)識(shí)到其所在部門擔(dān)負(fù)的任務(wù)和工作，用貼心專業(yè)的服務(wù)為其他人員營造一個(gè)良好舒適的工作環(huán)境。而且加強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)也可以更好地處理和保障各層級(jí)各部門之間的各項(xiàng)工作。

3.4加強(qiáng)企業(yè)辦公室全體行政人員的創(chuàng)新意識(shí)和思維突破

不只是企業(yè)辦公室行政管理人員，辦公室的全體行政人員都需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理的思路，有意識(shí)的創(chuàng)新企業(yè)的管理方式?？梢酝ㄟ^定期或不定期的頭腦風(fēng)暴會(huì)議，進(jìn)行分解問題，形成思維突破，提高團(tuán)隊(duì)凝聚力。以工作中發(fā)生的具體問題作為出發(fā)點(diǎn)，具體問題具體分析， 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，歸納正確的工作行為和創(chuàng)新服務(wù)意思，加強(qiáng)行政團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的交流溝通。傳統(tǒng)的行政工作比較缺乏靈活性，是以強(qiáng)制發(fā)出命令的形式來執(zhí)行。當(dāng)今企業(yè)管理可以學(xué)習(xí)一些外企的思維，突破傳統(tǒng)習(xí)慣，改變落后的企業(yè)管理理念，鼓勵(lì)管理人員持續(xù)為企業(yè)管理的更新獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。另外要重視企業(yè)辦公室行政管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高領(lǐng)導(dǎo)力水平，提高在管理中的創(chuàng)新意識(shí)，體現(xiàn)企業(yè)管理行政人員工作的具體價(jià)值。

4總結(jié)

企業(yè)辦公室行政管理的主要目的是保障企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開展，從而提高企業(yè)競爭力。企業(yè)應(yīng)制定行之有效，健全的行政人事管理制度，提高全體人員的管理效率。針對(duì)企業(yè)自身情況與管理中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行針對(duì)性地研究和改善，特別應(yīng)加強(qiáng)行政管理人員的日常培訓(xùn)以及人才選拔，只有企業(yè)管理制度不斷健全，管理人員的綜合能力和服務(wù)意識(shí)提高，行政管理人員創(chuàng)新意識(shí)增強(qiáng)，才有助于企業(yè)去適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高企業(yè)的競爭力。

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