肖中俊+劉星萍

摘要：高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書，擔(dān)負(fù)上級(jí)任務(wù)安排的執(zhí)行，并面向全體師生服務(wù)，是指令傳達(dá)與任務(wù)執(zhí)行的中間紐帶與橋梁，作用重大。教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)與教學(xué)管理質(zhì)量息息相關(guān)，培養(yǎng)教學(xué)秘書的組織協(xié)調(diào)能力、計(jì)劃能力、應(yīng)變能力、執(zhí)行能力、文字表達(dá)能力、教科研能力以及廣博的科學(xué)文化素質(zhì)，關(guān)心教學(xué)秘書的個(gè)人發(fā)展，充分發(fā)揮個(gè)人能力，提高他們的待遇和地位，是提高教學(xué)管理水平、穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍、保障教學(xué)運(yùn)行、提高教學(xué)管理質(zhì)量的重要途徑。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；教學(xué)秘書；綜合素養(yǎng)；教學(xué)管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）43-0014-02

一、二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀

（一）教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性

當(dāng)前在很多高校中，教學(xué)秘書的隊(duì)伍很不穩(wěn)定，學(xué)校由于多種原因不斷更換二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書。然而，作為高校部門以學(xué)年為周期的教學(xué)體制，有很強(qiáng)的連續(xù)性、專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，教學(xué)秘書人員的頻繁更迭會(huì)導(dǎo)致學(xué)院的具體教學(xué)工作無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，政令不暢，教學(xué)質(zhì)量無(wú)法保障。

（二）教學(xué)秘書業(yè)務(wù)水平

在經(jīng)過一定培訓(xùn)后，教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)水平也仍會(huì)參差不齊，其綜合素質(zhì)與能力都與院、校的發(fā)展要求不相適應(yīng)。同時(shí)，早期學(xué)校對(duì)教學(xué)秘書的隊(duì)伍建設(shè)重視度不夠，很多教學(xué)秘書都是非教育專業(yè)人員，甚至是調(diào)崗人員，對(duì)教學(xué)管理工作沒有專業(yè)認(rèn)知。而學(xué)校層面由于教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)以及時(shí)間緊迫等其他原因，也無(wú)法對(duì)新聘任的教學(xué)秘書進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，這樣就極大地影響了教學(xué)管理工作的總體水平，也將更深層次地影響高校教育質(zhì)量。

（三）教學(xué)秘書工作

教學(xué)秘書作為指令傳達(dá)與任務(wù)執(zhí)行的中間紐帶與橋梁，擔(dān)負(fù)上級(jí)任務(wù)安排的執(zhí)行，并面向全體師生服務(wù)[1]。任何失誤都會(huì)造成教學(xué)事故，這就要求教學(xué)秘書除了具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)具備良好的思想認(rèn)識(shí)，要有樂于奉獻(xiàn)、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、高度責(zé)任感、沉著冷靜的心理素質(zhì)。因而教學(xué)秘書必須適應(yīng)職業(yè)要求，調(diào)整心態(tài)，學(xué)會(huì)做事方法，摸索總結(jié)與提高，不斷提升自身修養(yǎng)，一旦工作心態(tài)失衡，教學(xué)工作必將大打折扣。

二、教學(xué)秘書在二級(jí)學(xué)院教學(xué)運(yùn)行中的作用

（一）橋梁作用

教學(xué)秘書作為高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的“傳聲筒”，接受教務(wù)處與二級(jí)學(xué)院的雙重管理，保證政令暢通，必須時(shí)刻明確為上級(jí)與師生服務(wù)的意識(shí)并發(fā)揮重要作用，既要及時(shí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)正確可行的措施、意見、建議或指令、決定，并迅速、準(zhǔn)確、耐心地通知到學(xué)院相關(guān)教師和學(xué)生[2]。同時(shí)，還要時(shí)刻匯集師生的切實(shí)想法、建議、意見，形成書面報(bào)告，客觀及時(shí)地反饋到二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處等部門領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮教學(xué)反饋機(jī)制中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)作用，以便上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)客觀問題采取相應(yīng)的解決措施和對(duì)策。

（二）日常運(yùn)行作用

教學(xué)秘書在每個(gè)工作日都要面對(duì)全院師生，其工作繁雜，需要具體實(shí)施與操作。具體表現(xiàn)有如下幾個(gè)方面：（1）及時(shí)的文件通知。（2）恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間安排。（3）正確的統(tǒng)計(jì)。（4）精確的填寫。（5）教務(wù)記錄日志。這就需要將日常工作進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，分門別類，完成交辦的各種任務(wù)。

（三）協(xié)調(diào)作用

首先，教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)院長(zhǎng)直接負(fù)責(zé)，當(dāng)教學(xué)院長(zhǎng)根據(jù)教學(xué)任務(wù)作出決策后，要協(xié)助做好決策實(shí)施的協(xié)調(diào)工作。其次，教學(xué)秘書能夠?qū)Ρ緦W(xué)院內(nèi)部系部之間、教師之間、師生之間、學(xué)院之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，保障教務(wù)工作保持正?；⒅刃蚧?、人性化、規(guī)范化、科學(xué)化，而這種協(xié)調(diào)是無(wú)所不在、無(wú)時(shí)不有的[3]。教學(xué)秘書需要顧全大局，善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系，不偏不倚，公正客觀，心思縝密，靈活處理，營(yíng)造和諧氛圍，突發(fā)緊急事務(wù)時(shí)要保持頭腦清醒，處變不驚，臨陣不亂，拓寬思路，坦然面對(duì)，學(xué)會(huì)思考，及時(shí)報(bào)告，敏捷應(yīng)變，提出見解，征求意見，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)妥善處理，避免矛盾激化，或顧此失彼，盡一切力量保障教學(xué)的正常秩序。

（四）存管作用

二級(jí)學(xué)院檔案室的紙質(zhì)、電子資料是保障全院師生材料的重要部門。其中教學(xué)檔案豐富，每位教師近五年來(lái)的教學(xué)計(jì)劃書、教學(xué)日歷、教材征訂表、學(xué)生評(píng)教結(jié)果、工作量統(tǒng)計(jì)、調(diào)停課申請(qǐng)報(bào)批表、教學(xué)科研統(tǒng)計(jì)表、人事考核表、學(xué)院函件、教務(wù)處通知、申報(bào)的各種材料等，都應(yīng)該有詳細(xì)地校對(duì)、審核、記錄、分類、編目、存管等。其次，還有近五年來(lái)的試卷、畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)歸檔等。教務(wù)秘書作為教學(xué)檔案資料的第一責(zé)任人，應(yīng)該妥善存管，保證資料的真實(shí)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、正規(guī)性。

三、教學(xué)秘書隊(duì)伍綜合運(yùn)行與培養(yǎng)機(jī)制建設(shè)

（一）制定規(guī)范有效的培訓(xùn)機(jī)制

強(qiáng)化崗前培訓(xùn)，重視在崗學(xué)習(xí)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高屋建瓴地統(tǒng)籌教務(wù)全局，從校務(wù)層面構(gòu)建教務(wù)人員不定期或定期進(jìn)修和培訓(xùn)機(jī)制，提供培訓(xùn)公務(wù)經(jīng)費(fèi)，通過考察走訪學(xué)習(xí)、專家報(bào)告會(huì)、交流會(huì)等豐富形式開闊基層教務(wù)人員的視野，提高其業(yè)務(wù)水平和管理技能。這種培養(yǎng)骨干教務(wù)人才的機(jī)制建設(shè)有利于教務(wù)管理人員開放眼界、學(xué)習(xí)別人優(yōu)點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)別人特色、增強(qiáng)教務(wù)管理機(jī)構(gòu)工作活力，提升教務(wù)管理人員特別是二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書干事創(chuàng)業(yè)的積極性與主動(dòng)性。

（二）制定有效的教學(xué)秘書他勵(lì)與自勵(lì)機(jī)制

高校作為以學(xué)期為周期的教學(xué)管理模式，他勵(lì)與自勵(lì)機(jī)制對(duì)教學(xué)秘書工作水平的提升尤為重要。首先，實(shí)施教學(xué)秘書工作評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)其工作進(jìn)行客觀的定性與定量的綜合評(píng)價(jià)，形成對(duì)其有指導(dǎo)性的正向肯定與積極性的改進(jìn)意見，并給予榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等。其次，通過工作評(píng)價(jià)機(jī)制，也就是要求教學(xué)秘書針對(duì)自己的不足，不斷改進(jìn)，提高自身素養(yǎng)，形成自勵(lì)的正反饋機(jī)制。

（三）重視教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的地位

教學(xué)秘書的工作繁雜而辛苦，事無(wú)巨細(xì)都需要做到規(guī)范無(wú)錯(cuò)誤。在實(shí)行院校二級(jí)管理以后，學(xué)校權(quán)責(zé)重心下移，二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理的具體模式、內(nèi)容、形式、數(shù)量發(fā)生較大變動(dòng)，一般2至3人負(fù)責(zé)整個(gè)二級(jí)學(xué)院的教務(wù)工作，面向?qū)ο蠖?，任?wù)加重。因此，在高校集約式發(fā)展的當(dāng)前，有必要呼吁高校領(lǐng)導(dǎo)在以內(nèi)涵建設(shè)為學(xué)校重要突破點(diǎn)的政策下，應(yīng)高度重視基礎(chǔ)教學(xué)單位的中心地位，給予教學(xué)管理“樞紐”的二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)有的地位，給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)及人文關(guān)懷，建立崗位晉升與教務(wù)人才培養(yǎng)機(jī)制[4]。

（四）加速建設(shè)教務(wù)管理現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)前國(guó)內(nèi)絕大多數(shù)高等院校均實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)教務(wù)管理系統(tǒng)的配置與運(yùn)行。而當(dāng)前高校教育日新月異，新情況、新要求不斷出現(xiàn)，這就要加速實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理現(xiàn)代化，開辟更多共享式、開放式的信息化服務(wù)平臺(tái)，更新與完善新的綜合性信息管理系統(tǒng)。強(qiáng)化教務(wù)辦公自動(dòng)化，形成線上線下信息交互，為確保教務(wù)管理工作取得新進(jìn)展而提供更廣闊的平臺(tái)。

（五）建立公正客觀的考核機(jī)制

高校應(yīng)該從學(xué)校教學(xué)水平的角度出發(fā)，著力建設(shè)一支穩(wěn)定的、專業(yè)的專職教學(xué)秘書隊(duì)伍。堅(jiān)決避免兼職、臨時(shí)或調(diào)崗教務(wù)秘書帶來(lái)的短期行為造成的教務(wù)成本增加、交接斷續(xù)、責(zé)任失衡現(xiàn)象。制定規(guī)范的崗位責(zé)任文件，明確教務(wù)人員的權(quán)、責(zé)、利，做到職責(zé)分明、權(quán)責(zé)利對(duì)等。完善教務(wù)人員崗位績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，形成量化標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)決杜絕“干多干少一個(gè)樣、干好干壞一個(gè)樣”的怪現(xiàn)象發(fā)生，制度上保障職員積極性，政策上保持隊(duì)伍穩(wěn)定性，真正做到能夠留住能人、用足好人。

（六）建立專業(yè)的教務(wù)人才引進(jìn)與運(yùn)行機(jī)制

隨著學(xué)科和專業(yè)門類的不斷增多，教學(xué)管理人員隊(duì)伍也急劇增大。很多情況下，在引進(jìn)教務(wù)管理人才的時(shí)候，僅僅以學(xué)歷作為評(píng)價(jià)機(jī)制，而對(duì)于引進(jìn)人員的專業(yè)素養(yǎng)考慮偏少。而在二級(jí)學(xué)院的具體教學(xué)管理工作中，涉及到具體的專業(yè)、課程、培養(yǎng)方案、專業(yè)建設(shè)等工作，這就需要教學(xué)秘書既要具備教務(wù)管理專業(yè)知識(shí)，又需要具體服務(wù)對(duì)象專業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)。此外，在每次學(xué)校教職員工職務(wù)換屆或工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)該考慮二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的專業(yè)性，盡量保持教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

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