文/四川大學(xué)檔案館 陳晶

檔案保護(hù)體系的現(xiàn)狀淺析

文/四川大學(xué)檔案館 陳晶

檔案作為一種不可再生的資源，極其珍貴，因此，如何最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，如何解決檔案保管及利用的安全問題也日益凸顯。本文針對(duì)目前檔案館對(duì)檔案保護(hù)所建立的體系和采用的方法，探析了檔案保護(hù)仍存在的許多不足，需進(jìn)一步改進(jìn)和提高。

檔案保護(hù)；體系建設(shè)；傳統(tǒng)的方法；存在的不足

一、 檔案保護(hù)的迫切性和必要性

（一）檔案具有原始性和唯一性，是一種不可再生的資源，這也注定了檔案的珍貴性。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技進(jìn)步，檔案利用的頻率越來越高，對(duì)檔案資源的開發(fā)力度也越來越大，頻繁利用甚至破壞檔案的現(xiàn)象日漸突出，因而解決這些問題迫在眉睫。

（二）檔案從收集整理到保管利用各環(huán)節(jié)都存在被破壞的危險(xiǎn)。例如紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期的存放過程中會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃變脆、檔案字跡發(fā)生褪色、擴(kuò)散以至模糊不清的情況；不適宜的庫房溫濕度保管環(huán)境造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時(shí)常出現(xiàn)；頻繁翻閱，經(jīng)常性地復(fù)印檔案造成的損害也隨處可見。

二、傳統(tǒng)的檔案保護(hù)方法

傳統(tǒng)的檔案保護(hù)主要是檔案庫房檔案安全保護(hù)的“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等）、“兩調(diào)控”（溫濕度調(diào)控）、修復(fù)破損檔案（修裱、加固）及檔案復(fù)制（復(fù)印、掃描）等。由于受經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地、人員等各方面條件的限制，目前各檔案館對(duì)檔案的保護(hù)主要是采用了以下方法：

（一）對(duì)有害生物的防制。在檔案整理完畢后將檔案放入冰柜一段時(shí)間，用冷凍法殺滅害蟲;在檔案庫房?jī)?nèi)放置藥物，并營造合適的檔案保管環(huán)境以減少檔案發(fā)霉、變質(zhì)等。

（二）對(duì)破損檔案進(jìn)行針對(duì)性修復(fù)。通過檔案的加固和裝裱等手段延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

（三）對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。制作副本，減少對(duì)檔案原件的損害。

（四）對(duì)珍貴檔案啟用專業(yè)設(shè)備。如四川大學(xué)珍品檔案陳列室擁有相當(dāng)數(shù)量的珍貴檔案，為此陳列室配備了專用的恒溫恒濕設(shè)備及專門的氣體滅火控制系統(tǒng)，并使用了價(jià)值不菲的樟木柜（防蟲防蛀、驅(qū)霉隔潮）。檔案保護(hù)效果非常明顯， 但由于經(jīng)費(fèi)的限制，這些裝備在其它普通的檔案庫房是不可能配備的。

三、檔案保護(hù)存在的不足

這些措施固然對(duì)檔案的保護(hù)構(gòu)建了最基本的防護(hù)堤，但現(xiàn)實(shí)中各檔案管理機(jī)構(gòu)還存在許多不足需要不斷改進(jìn)提高。

（一）缺乏甚至沒有專職的檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員。如四川大學(xué)檔案館作為西南地區(qū)規(guī)模最大的高校檔案館，居然沒有一個(gè)接受過系統(tǒng)教育的專職檔案保護(hù)人員（檔案保護(hù)技術(shù)專業(yè)的本科生、碩士、博士）。

（二）檔案資源、檔案利用和檔案保護(hù)共同構(gòu)成了檔案三大體系，這足以說明了檔案保護(hù)的重要性。但檔案保護(hù)作為體系建設(shè)普遍缺乏前瞻性、完整性和針對(duì)性。絕大部分部門未開展甚至還有不少部門不知道需要對(duì)本部門的檔案保護(hù)體系從微觀技術(shù)層面到宏觀管理層面做有效的全面評(píng)估。

（三）檔案災(zāi)害性事件的應(yīng)急管理是檔案保護(hù)體系中極為重要的一環(huán)，但各檔案管理機(jī)構(gòu)制定的應(yīng)急處理程序普遍存在不完整、缺乏針對(duì)性的演練及改進(jìn)。如見過太多單位的應(yīng)急演練都是多次進(jìn)行消防和逃生，反而對(duì)在緊急情況下如何對(duì)檔案實(shí)施有效保護(hù)極少涉及，完全流于形式，明顯本末倒置。

（四）工作人員缺乏保護(hù)意識(shí)。強(qiáng)調(diào)檔案的利用和管理，對(duì)檔案的保護(hù)則相對(duì)忽視的現(xiàn)象在各級(jí)檔案部門普遍存在。檔案破損、發(fā)霉等情況很多是由于相關(guān)工作人員缺乏保護(hù)意識(shí)所導(dǎo)致。所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，樹立檔案保護(hù)意識(shí)。不僅要增加檔案管理人員的基礎(chǔ)檔案知識(shí)儲(chǔ)備，還要開展對(duì)檔案管理人員的檔案保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)工作，讓檔案工作人員能夠針對(duì)本單位檔案的具體情況采取相應(yīng)正確的檔案保護(hù)措施，不斷提高檔案保護(hù)水平。

（五）相當(dāng)數(shù)量的檔案庫房和設(shè)備不達(dá)標(biāo)。檔案庫房大部分是由辦公用房改造而成的，并未對(duì)庫房的門窗采取相應(yīng)的防火防盜措施，而且?guī)旆块T窗的材質(zhì)是普通的木質(zhì)和單層玻璃，因而也無法做到防熱防潮。而多數(shù)基層單位檔案庫房中的設(shè)備不符合檔案保護(hù)要求。庫房多采用熒光燈或節(jié)能燈等照明設(shè)備，這些燈具放出的光線中含有較多的紫外線，不利于照片、影像資料的保護(hù)。

（六）隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子檔案是未來檔案業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)電子檔案的保護(hù)工作也顯得尤其重要。由于目前技術(shù)的不成熟為電子檔案保護(hù)工作帶來了不少難題。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全在檔案保護(hù)體系中就更加關(guān)鍵和重要，但現(xiàn)實(shí)中普遍缺乏前瞻性強(qiáng)、針對(duì)性明確的檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理和應(yīng)急處置程序。有些部門雖然制定了網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的檔案保護(hù)應(yīng)急處置程序，但很少能進(jìn)行具有實(shí)戰(zhàn)意義的應(yīng)急演練。

（七）很多圖書館和博物館都下設(shè)了古籍修復(fù)中心和文物科技保護(hù)中心。在資料的保護(hù)上，圖書館、博物館都有自己獨(dú)到的見解和方法。但目前檔案部門同圖書館、博物館等機(jī)構(gòu)的交流和合作尚處于較低水準(zhǔn)。本來高校檔案館在這方面的條件得天獨(dú)厚，但實(shí)際上檔案館和本校圖書館、博物館的交流和合作都還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。而跨機(jī)構(gòu)的交流合作不但對(duì)檔案保護(hù)體系，而且對(duì)整個(gè)檔案三大體系都是必須的，且具有戰(zhàn)略意義。

綜上所述，檔案保護(hù)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的、利國利民的工作。做好了這項(xiàng)工作，不僅能提高利用率，節(jié)約大量人力物力，還能創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案工作人員只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹立檔案保護(hù)意識(shí)，科學(xué)管理，將傳統(tǒng)的檔案保護(hù)辦法與現(xiàn)代化、信息化手段有機(jī)結(jié)合才能最大化地體現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好地為社會(huì)服務(wù)。

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