文/廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 傅祥威

理工類高職院校檔案管理存在的問題及解決對策

文/廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 傅祥威

理工類高職院校在一定程度上存在重視檔案管理工作的現(xiàn)象，本文從檔案管理存在的問題入手，分析檔案管理在觀念認(rèn)識、管理制度、信息化建設(shè)等方面存在的問題，并對如何改進(jìn)理工類高職院校的檔案管理工作進(jìn)行探討。

高職院校；檔案管理；問題；對策

近年來，隨著國家的重視和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，高職院校發(fā)展很快，特別是以培養(yǎng)技術(shù)技能型人才為主的理工類高職院校，發(fā)展更迅速。但也存在重“技能”、輕“人文”的傾向，對檔案資料不夠重視，檔案管理規(guī)范化欠缺，功能作用發(fā)揮不到位。本文對理工類高職院校檔案管理工作中存在的不足及解決對策略作探討。

一、理工類高職院校檔案管理的重要性

（一）檔案工作是高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。檔案工作是衡量學(xué)校立德樹人、教學(xué)科研、社會(huì)服務(wù)和管理水平的重要標(biāo)尺，也是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的歷史記錄。這些記錄可為學(xué)校了解過去、研究問題和科學(xué)決策發(fā)揮不可忽視的作用。

（二）檔案工作事關(guān)學(xué)生成長成才和未來發(fā)展。在高職院校檔案管理中，學(xué)生歸檔尤為重要。它是學(xué)生成長的記錄，在學(xué)生走向社會(huì)時(shí)提供一份幫助。從當(dāng)下的就業(yè)形勢來看，理工類高職院校的主要優(yōu)勢在于學(xué)生們的動(dòng)手能力和實(shí)際操作能力都非常強(qiáng)，用人單位在正式錄用應(yīng)聘者前都會(huì)通過檔案來了解面試者的信息。因此檔案也就變成各大人才市場、用人單位判斷、了解應(yīng)聘者，掌握其職業(yè)能力、企業(yè)擇優(yōu)錄取的重要憑證。因此理工類高職檔案管理存在著重要意義和作用。如何有效、高效地完成檔案管理的工作也就成了各高職院校的難題之一。

二、理工類高職學(xué)院檔案管理存在的問題

（一）部分理工類高職院校對檔案管理工作不重視。對檔案工作人、財(cái)、物配備不足，很多學(xué)校沒有設(shè)立具有獨(dú)立編制的檔案室，都是學(xué)校辦公室兼做檔案工作，有些一萬多人的學(xué)校才有一位專職檔案管理員，檔案室（庫房）也不符合標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，受傳統(tǒng)檔案觀念的影響，認(rèn)為檔案應(yīng)該“重保管，輕利用”，過分重視檔案資料收集和保護(hù)，卻不加強(qiáng)管理和利用。有的甚至?xí)J(rèn)為檔案管理是一件沒有任何技術(shù)含量的事，只是一種簡單的勞動(dòng)付出，所起的作用也僅限于儲(chǔ)存性。這種“舊”觀念導(dǎo)致一些理工類高職院校檔案管理工作存在巨大漏洞和問題。

（二）理工類高職學(xué)院檔案管理欠缺規(guī)范的操作。檔案管理方面的規(guī)章制度缺失或不完善，這就導(dǎo)致理工類高職院校在開展檔案管理工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生許多問題。如：學(xué)校個(gè)別部門對檔案工作重視不夠，文件歸檔的自覺性不強(qiáng)，影響了歸檔工作的規(guī)范性和歸檔質(zhì)量，造成檔案工作的被動(dòng)性；兼職檔案員在準(zhǔn)確劃分歸檔范圍和保管期限等方面亟待加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。又如：對學(xué)生實(shí)踐活動(dòng)的個(gè)人表現(xiàn)信息的收集，缺乏一套規(guī)范的操作體系，很容易造成遺失學(xué)生的實(shí)踐活動(dòng)信息，嚴(yán)重的話甚至?xí)W(xué)生以后的職業(yè)生涯產(chǎn)生影響。另外不規(guī)范的操作還會(huì)導(dǎo)致學(xué)校每個(gè)部門的工作無法順利地開展，工作銜接的不順利。

（三）理工類高職院校檔案管理方法、手段落后。理工類高職院校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候不夠注重方法和手段。在收集新生檔案時(shí)會(huì)按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不同的管理和排列，例如：有的按照班級順序排列，有的按照學(xué)籍號排列等。這會(huì)導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理大資料整合的時(shí)候難以高效地將檔案一步步整理。另外，檔案數(shù)字化、信息化的工作還嚴(yán)重滯后，影響了檔案的有效、便捷利用。

三、理工類高職院校檔案管理工作的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提高檔案意識。高職院校的檔案管理工作內(nèi)容涉及學(xué)校建設(shè)的各個(gè)方面，與各個(gè)部門的工作息息相關(guān)，事關(guān)學(xué)校發(fā)展大局。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視檔案管理工作，從人、財(cái)、物方面支持檔案工作。同時(shí)，應(yīng)定期開展有關(guān)檔案管理工作的培訓(xùn)，加強(qiáng)每位教職工對檔案管理的重視程度，特別是應(yīng)該對專門負(fù)責(zé)檔案工作的專職或兼職檔案管理員加強(qiáng)技能培訓(xùn)并定期考核，確保檔案管理工作能夠有效地落實(shí)。

（二）建章立制，完善檔案管理制度。理工類高職院校應(yīng)建立一些與檔案管理相關(guān)的制度。只有建立了相應(yīng)的制度，教職工才能夠真正意識到檔案管理不是一件簡簡單單的工作，同樣也是需要兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度。從另一方面講，建立相應(yīng)制度還能夠?qū)T工產(chǎn)生一定的激勵(lì)作用，鼓勵(lì)教職工把檔案管理做到最優(yōu)最好。

（三）推進(jìn)信息化，加大電子檔案的建立與使用。目前，大部分理工類高職院校使用的檔案管理系統(tǒng)是單機(jī)版，已經(jīng)不能滿足檔案工作管理的需要，不利于職能部門和教職工查閱資料。為了保證檔案資料完整安全和有效利用，做到規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，應(yīng)該購置和使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，要加快檔案數(shù)字化建設(shè)。電子檔案是可以發(fā)展的成果。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著易查找、易保存的特點(diǎn)。通過電子檔案這個(gè)平臺，教職工可以更好地利用檔案。加強(qiáng)學(xué)生檔案電子化并不是否定紙質(zhì)化的學(xué)生檔案，只是如果能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案兩者共存共用，那么檔案管理的難度就會(huì)大大減少。

四、結(jié)語

理工類高職院校普遍存在輕視檔案管理工作的問題，要從觀念認(rèn)識、管理制度、信息化建設(shè)等方面糾正，不斷推進(jìn)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化邁進(jìn)，才能真正發(fā)揮檔案管理工作的功能作用，為職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

[1]于詠莉.高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011(07):31-32.

[2]卞婕.高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(11):111-112.