文/新疆光源電力實(shí)業(yè)總公司 王萍 白媛

淺談企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

文/新疆光源電力實(shí)業(yè)總公司 王萍 白媛

企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理是企業(yè)檔案管理工作的核心，因此，這一工作也有著更高的要求。本文敘述了企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中包含的問(wèn)題，提出了企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的措施。

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目；企業(yè)；檔案管理

對(duì)于建筑企業(yè)而言，建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)整體工程，集中體現(xiàn)在建筑工程等方面。它包含著各個(gè)工作步驟，而關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，也是根據(jù)各個(gè)工作步驟而進(jìn)行的。例如建筑工程的投標(biāo)、立項(xiàng)，工程進(jìn)行過(guò)程中的材料購(gòu)買(mǎi)、人員配置，工程竣工后的驗(yàn)收工作等。這些檔案記錄了建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)細(xì)節(jié)，也是建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)依據(jù)。對(duì)企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理，可以對(duì)工程方的具體行為進(jìn)行規(guī)范，保證責(zé)任的認(rèn)真落實(shí)。建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目工作過(guò)程以及工作細(xì)節(jié)的真實(shí)寫(xiě)照，它對(duì)于施工過(guò)程中的各個(gè)工作步驟都能夠真實(shí)反應(yīng)，降低各項(xiàng)事故的發(fā)生幾率。企業(yè)需要重視重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題，保證工程質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中包含的問(wèn)題

（一）企業(yè)不具備檔案意識(shí)。大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目的建設(shè)時(shí)，過(guò)于注重項(xiàng)目為自身帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)利益與工程的施工進(jìn)度，沒(méi)有將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案擺在重要位置，不具備檔案意識(shí)，不了解重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)于企業(yè)的重要意義，沒(méi)有針對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理設(shè)置相應(yīng)的管理制度。管理制度的缺乏導(dǎo)致檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)，不了解自身工作的重要性，沒(méi)有為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作出準(zhǔn)備，很多工作無(wú)法正常進(jìn)行。各類(lèi)檔案制作不及時(shí)，很多檔案內(nèi)容不完整，檔案內(nèi)容以文字作為主體，其中缺乏圖像資料，對(duì)企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)不良影響。

（二）缺乏相關(guān)制度與專(zhuān)業(yè)檔案管理人才。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的工程量較多，施工任務(wù)較重，因此，企業(yè)往往過(guò)于重視施工進(jìn)度、施工消耗資金以及施工質(zhì)量，但是缺乏對(duì)檔案管理工作的重視程度，一般只是在臨近竣工時(shí)才開(kāi)始補(bǔ)寫(xiě)相關(guān)檔案，這無(wú)法保證工程檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，檔案自身無(wú)法發(fā)揮相應(yīng)的作用。很多企業(yè)制定了與重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，但是由于企業(yè)與施工方分工存在問(wèn)題，規(guī)章制度無(wú)法發(fā)揮作用，才導(dǎo)致上述結(jié)果。負(fù)責(zé)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的人員多數(shù)是企業(yè)臨時(shí)抽調(diào)的，他們沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，不了解具體的工作流程，記錄檔案不完整或存在缺陷，難以反映工程施工的真實(shí)情況。

（三）檔案資源無(wú)法共享。企業(yè)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理沒(méi)有足夠的重視程度，因此，關(guān)于這一工作沒(méi)有形成完整的機(jī)制，缺乏管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，導(dǎo)致部分檔案資料內(nèi)容具有缺陷，資料輸送受到阻礙。部分企業(yè)沒(méi)有對(duì)相關(guān)資源共享網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建設(shè)，導(dǎo)致企業(yè)之間的檔案資源無(wú)法得到共享；部分企業(yè)對(duì)相關(guān)的管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了購(gòu)買(mǎi)與安裝，但是這一網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有與企業(yè)局域網(wǎng)進(jìn)行對(duì)接，檔案資源仍舊無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，給企業(yè)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作帶來(lái)阻礙。

二、改善企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的措施

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)保持重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要改變對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的看法，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理工作保持足夠的重視，將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作作為企業(yè)日常工作的一部分，將企業(yè)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案記錄與企業(yè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。在檔案管理人員安排上，需要具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力的人員擔(dān)任這一工作，提升企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的整體水平，同時(shí)，將檔案內(nèi)容作為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程質(zhì)量的參照。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要提升企業(yè)員工以及工程施工人員的檔案意識(shí)，讓他們了解到重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)于企業(yè)以及自身的重要性，保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整。

（二）制定相關(guān)規(guī)章制度。規(guī)章制度是某項(xiàng)工作正常進(jìn)行的保障，想要企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作正常進(jìn)行，就必須對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行設(shè)置與完善。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案包含了眾多內(nèi)容，工作流程較為復(fù)雜，這說(shuō)明了規(guī)章制度對(duì)于這一工作的重要性。企業(yè)需要與工程施工單位進(jìn)行合作，共同對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行制定與完善。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中的主要工作步驟，例如收集檔案、整理檔案，需要由專(zhuān)人完成，保證檔案的整體質(zhì)量。管理部門(mén)需要介入這一工作，及時(shí)發(fā)展工作中存在的問(wèn)題，為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性提供保障。

（三）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。很多負(fù)責(zé)企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的人員缺乏與之相匹配的素質(zhì)與能力，因此，給企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的整體質(zhì)量帶來(lái)較為嚴(yán)重的影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)的到這一點(diǎn)，對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)，提升他們的個(gè)人能力，保證他們能夠勝任這份工作。企業(yè)可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓他們了解自身工作以及工作流程；邀請(qǐng)專(zhuān)家、學(xué)者對(duì)檔案管理人員進(jìn)行授課，幫助他們學(xué)習(xí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作方法；確保每個(gè)檔案管理人員都能夠參與到重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，提升他們的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員的素質(zhì)與能力得到提升，企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作才能夠更加有效。

[1]張艷.加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理 提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔率[J].城建檔案,2013(09):35-38.

[2]鐘小梅.淺析重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代國(guó)企研究,2016(24):105.