文/泉州市規(guī)劃勘測研究院 吳端玲

試論大數(shù)據(jù)時代背景下的人事檔案規(guī)范化管理

文/泉州市規(guī)劃勘測研究院 吳端玲

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)等技術(shù)得到了快速的發(fā)展。21世紀(jì)，我們迎來了大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)的應(yīng)用使得處理以及其他相關(guān)工作都變得便捷化。而人事檔案管理工作是一項數(shù)據(jù)信息繁多、內(nèi)容復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作大都依靠人工去整理、歸檔和保管，當(dāng)下，隨著人事檔案信息量的逐漸增多，傳統(tǒng)的人工方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的工作需要。

大數(shù)據(jù)時代；人事檔案管理；發(fā)展對策

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時代，在便捷人們生活和工作的同時也給人們帶來新的發(fā)展機(jī)遇。大數(shù)據(jù)的處理模式給新時期人事檔案管理工作的優(yōu)化提供了全新的發(fā)展路徑。但是在我國，大數(shù)據(jù)處理模式在人事檔案管理中的應(yīng)用還具有明顯的滯后性。運用新時期的發(fā)展元素改革人事檔案管理方式是未來規(guī)范人事檔案管理工作的必要途徑。只有科學(xué)運用大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)水平，才能從根本上提高人事檔案管理工作的效率，優(yōu)化人事檔案管理工作流程。本文以此為研究背景，針對傳統(tǒng)人事檔案管理工作中存在的諸多問題，并結(jié)合當(dāng)前的大數(shù)據(jù)信息處理理念，對人事檔案的進(jìn)一步規(guī)范化管理提出科學(xué)的發(fā)展對策。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理工作存在的問題

（一）對人事檔案管理工作缺乏重視。在當(dāng)前人事制度改革的過程中，人才的流動與應(yīng)用給人事檔案管理工作帶來很大的難度，傳統(tǒng)的人事管理制度并沒有給予人事檔案管理工作應(yīng)有的重視。這種疏于管理的問題延續(xù)多年，在一定程度上制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，而很多領(lǐng)導(dǎo)在任期間也沒有將檔案管理工作納入日程，認(rèn)為檔案管理工作無足輕重。相關(guān)的人事檔案管理工作也忽視了人事檔案管理的重要性，導(dǎo)致在檔案整理、分類以及保管等工作也缺乏一定的規(guī)范性。這些情況都降低了人事檔案管理工作的效率。

（二）人事檔案管理手段單一落后。就傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，很多企事業(yè)單位在人事檔案歸檔和管理過程中，大都保持人力手工整理和歸檔的方式，人員信息也需要進(jìn)行自主錄入。保管的方式還是依靠紙質(zhì)存放的方式為主，沒有合理應(yīng)用當(dāng)前的信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)手段。相對國外發(fā)達(dá)國家來說，我國的人事檔案管理手段相對單一和落后。這大大降低了人事檔案管理工作的發(fā)展效率，繁瑣了人事檔案處理流程。

（三）管理人員的綜合素質(zhì)不高。傳統(tǒng)的檔案管理重視度不高，為其安排的檔案管理人員多數(shù)是沒有人事檔案的專業(yè)素質(zhì)和管理經(jīng)驗，很多檔案管理工作人員年齡偏大，對數(shù)據(jù)化管理工具和方式不甚了解，仍然采用傳統(tǒng)手工記賬的方式進(jìn)行檔案管理，甚至很多企業(yè)采用兼職的方式進(jìn)行人事檔案管理?？v觀我國整體人事檔案管理行業(yè)，具有專業(yè)化、高素質(zhì)的管理人員很少。除此之外，在人事檔案管理方面，人事檔案管理人員工作的積極性也普遍不高。對于當(dāng)下人事檔案的管理缺乏創(chuàng)新和優(yōu)化意識。管理方式和管理理念也比較古板。

二、大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下人事檔案規(guī)范化管理的對策

（一）加強(qiáng)對人事檔案管理數(shù)據(jù)化工作的重視。新時期，企事業(yè)單位的人員流動速度越來越快，人力成本也越來越高，在對人員進(jìn)行高水平管理過程中也要積極提高對當(dāng)前人事檔案管理的重視。做到人事檔案高效化科學(xué)化發(fā)展。具體要積極轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)人員和相關(guān)工作人員的工作態(tài)度，轉(zhuǎn)變工作人員的管理意識。加強(qiáng)對檔案管理的重視。與此同時，要積極學(xué)習(xí)和引用先進(jìn)的數(shù)據(jù)化管理模式，首先可以通過建立數(shù)據(jù)庫的方式將檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，并在此基礎(chǔ)上可以通過檔案影像化的方法實現(xiàn)檔案無紙管理，這就有效地提升了檔案管理效率和管理水平，真正實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化管理。

（二）優(yōu)化人事檔案管理工作手段和流程。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下，各種信息技術(shù)和多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，為人事檔案管理工作的優(yōu)化提供了技術(shù)手段。當(dāng)前的人事檔案管理工作要積極引入相關(guān)多媒體設(shè)備和信息技術(shù)。同時工作人員也要積極對于人員信息的錄入和保管進(jìn)行信息化處理，運用計算機(jī)進(jìn)行云服務(wù)輸入和保存，不僅大大提高了人事檔案管理工作的效率，同時也保證了人事檔案的安全性和穩(wěn)定性。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案管理人員是提高檔案管理工作的關(guān)鍵因素，在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，人事檔案管理人員也要積極提高自身的綜合素質(zhì)，汲取大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)秀處理模式和檔案管理方法。同時，企事業(yè)單位也要加強(qiáng)對高素質(zhì)專業(yè)化管理人員的培養(yǎng)。為管理人員提供技術(shù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，幫助他們掌握新時期最先進(jìn)的檔案管理理念。只有站在時代發(fā)展的角度，拓展人事檔案管理人員的思維和視角，才會更好地促進(jìn)案管理水平的提升。

三、總結(jié)

綜上所述，人事檔案管理是企事業(yè)單位運營和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)時代的到來為人事檔案管理水平的提升提供了優(yōu)化的空間和技術(shù)手段。只有積極引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)和信息技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)化的人事檔案管理隊伍，才會促進(jìn)人事檔案管理的進(jìn)一步創(chuàng)新。

[1][英]維克托·邁爾·舍恩伯格.盛楊燕,周濤譯.大數(shù)據(jù)時代(第1版)[M].杭州:浙江人民出版社,2013.

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