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新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

2017-11-27 15:31呂曙
科教導(dǎo)刊 2017年30期
關(guān)鍵詞:新形勢檔案管理

呂曙

摘 要 伴隨我國檔案管理加快現(xiàn)代化發(fā)展步伐,在新形勢下檔案管理工作更復(fù)雜。只要保證每一項工作、每一個流程都更加規(guī)范化操作,才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理目標(biāo),使得檔案管理體系起到有效的作用。文章分析了在新形勢下檔案規(guī)范化管理遇到的問題,并且闡述了在新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略,希望促進(jìn)我國檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞 新形勢 檔案管理 規(guī)范化對策

中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A DOI:10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.10.067

目前中國處在新時代背景下,現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍運(yùn)用于社會的生產(chǎn)和生活中。特別在檔案管理工作方面,逐步在健全信息化管理體系?,F(xiàn)代化信息技術(shù)給檔案管理工作帶來發(fā)展新機(jī)遇同時,仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下,加強(qiáng)檔案管理工作,促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化,這是值得我們研究的重大目標(biāo)。

1 在新形勢下檔案規(guī)范化管理遇到的問題

在新形勢下,為檔案管理工作注入了新活力,促使我國檔案管理工作取得了一定的成績。但是不容忽視的是,我們同時也遇到了一系列的挑戰(zhàn)性問題,導(dǎo)致檔案管理工作存在著很多的隱患,并不能適應(yīng)我國檔案事業(yè)改革發(fā)展的要求。

1.1 不重視檔案管理工作

在新形勢下,檔案管理工作的內(nèi)容比較多,具有一定的復(fù)雜性,對檔案管理者有了更嚴(yán)格的要求。加強(qiáng)檔案管理工作,保證檔案管理工作更加規(guī)范化具有重大的意義。但是據(jù)了解,有部分檔案單位管理者,還沒有意識到規(guī)范化管理的重要性,不僅還沒有編制完整的制度,規(guī)范和約束檔案管理工作,并且檔案管理方法存在一定的落后性,鑒于此情況下,導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患,并不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。以此同時,大部分企業(yè)比較重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,而忽略檔案管理工作,使得在檔案管理方面,投入力度嚴(yán)重缺乏,致使資源配置工作具有局限性,職工的責(zé)任心不強(qiáng),并缺少健康進(jìn)取思想,檔案管理工作達(dá)不到新形勢創(chuàng)新的要求,經(jīng)常沿用以前的方式,檔桿管理工作難以規(guī)范化的發(fā)展。

1.2 檔案管理體系不健全

隨著社會和經(jīng)濟(jì)飛快的發(fā)展,促進(jìn)了國內(nèi)多數(shù)企業(yè)的發(fā)展,企業(yè)的管理制度逐步的健全。然而關(guān)于企業(yè)檔案管理工作,依然缺乏健全的檔案管理制度,致使檔案管理者操作缺乏規(guī)范性,并且檔案管理工作在落實(shí)的時候不規(guī)范;相關(guān)資料顯示,目前有部分企業(yè)尚未針對已有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新,不符合在新形勢下檔案管理和運(yùn)用的要求,還是在使用過去的檔案管理體系,這樣導(dǎo)致檔案管理工作,發(fā)生激烈的矛盾,檔案管理工作效率降低,檔案管理工作很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

1.3 管理方法落后、信息化程度較低

目前我國的計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)都得到飛速的發(fā)展,這些高科技廣泛運(yùn)用于人們的工作和生活中,在促進(jìn)社會發(fā)展中起到重要的作用。通過將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中,符合新形勢對檔桿管理工作的要求。但是現(xiàn)階段技術(shù)和管理有效地結(jié)合,仍然存在缺陷,還沒有創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺,在檔案管理方面,信息化程度比較低,一般采用的檔案管理方法,就是紙制以及手工登記方法,導(dǎo)致檔案缺乏完整性和準(zhǔn)確性,不利于檔案的利用,降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率,還沒有構(gòu)成檔案和現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合的關(guān)系。具體的來說,目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平明顯地上升,但是在檔案管理企業(yè),由于受到了人為或外因素的影響,大多數(shù)企業(yè)還沒有將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中,難以使信息化技術(shù)起到突出的作用,導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患,信息化以及規(guī)范化程度待提高,致使檔案管理工作產(chǎn)生低效化以及低質(zhì)量現(xiàn)象,不利于企業(yè)良好的發(fā)展。

1.4 檔案管理員素質(zhì)參差不齊

在新形勢下,要求檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化,所以對檔案管理員,有了更嚴(yán)格的要求。不僅要檔案管理員具備專業(yè)化知識,還要求掌握現(xiàn)代化技術(shù)。但是現(xiàn)階段檔案管理員的素質(zhì)參差不齊,有部分專業(yè)化程度較低,特別是計算機(jī)的應(yīng)用和先進(jìn)管理軟件的應(yīng)用,有一些檔案管理員還沒有掌握,只是歸納和整理相關(guān)檔案資料,缺乏自主地采集檔案資料的認(rèn)識,并且檔案管理人員缺少培訓(xùn),知識和技能難更新,導(dǎo)致有部分檔案管理者無法突破傳統(tǒng)管理模式的束縛,從而不能很好地適應(yīng)信息化和規(guī)范化檔案管理工作的需求。

2 在新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略

2.1 重視檔案管理工作的規(guī)范化

對于檔案單位的領(lǐng)導(dǎo)者而言,他們應(yīng)及時更新理念,充分地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領(lǐng)導(dǎo)者要明白檔案規(guī)范化管理的作用以及意義,在檔案管理工作中,合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設(shè)備以及財力等資源,從而為企業(yè)更好更快的發(fā)展打下堅實(shí)的基礎(chǔ),幫助企業(yè)獲得更大的市場競爭力。具體的來說,作為檔案單位領(lǐng)導(dǎo)者,不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化,還要求在檔案管理工作方面,加大投入力度。例如說,在檔案管理工作過程中,對那些運(yùn)作時間長,經(jīng)常要維修、并且較落后的計算機(jī),有必要進(jìn)行淘汰掉,對計算機(jī)進(jìn)行更換或者是更新,增加全新型具有良好性能的計算機(jī),同時要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內(nèi)部,還可以設(shè)立維修部門,招收具備專業(yè)化計算機(jī)知識和技能的人員,定期對計算機(jī)設(shè)備展開檢修和保養(yǎng),對軟件實(shí)時更新、對病毒進(jìn)行查殺,以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。

2.2 健全檔案管理體系

從客觀的視野來分析,在新形勢下開展檔案管理工作,要求在各方面采取有效的處理,不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析,檔案管理工作經(jīng)常產(chǎn)生諸多的問題,少不了相關(guān)規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中,不僅要構(gòu)建完善的檔案管理體系,還應(yīng)當(dāng)針對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革,從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題,彌補(bǔ)制度存在的一些不足之處,本質(zhì)上改善檔案管理工作的質(zhì)量。首先是細(xì)節(jié)方面的制度,有必要堅持貫徹落實(shí)。我國人口數(shù)量大,所以檔案的數(shù)量也很大。鑒于此狀況下,全部的檔案,都應(yīng)當(dāng)健全細(xì)節(jié)管理工作,包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉(zhuǎn)移處理工作等。在進(jìn)行每一項工作的時候,都需求進(jìn)行具體的記錄,而且將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到負(fù)責(zé)人,讓檔案管理員清晰自己的職責(zé),防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作,已經(jīng)獲得了廣大人們?nèi)罕姷年P(guān)注,不論是哪一個方面發(fā)生了問題,必然會構(gòu)成一定的影響。只有對檔案管理制度進(jìn)行階段性更新和改革,對制度內(nèi)容結(jié)構(gòu)加大優(yōu)化和彌補(bǔ)力度,才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開展,實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依的目的,最后創(chuàng)造出很高的社會價值。endprint

2.3 優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)

在新形勢下,企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐,過去的檔案管理技術(shù)和方法,已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求,特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料,要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理,具有一定的難度,過去落后的人工管理方法,不僅要投入了大量的精力和時間,而且有可能效果卻不佳。鑒于此,通過將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù),有效運(yùn)用到檔案管理工作中,使得計算機(jī)操作檔案管理工作,更具便捷性和高效性。但值得我們注意,在檔案管理工作過程中,使用先進(jìn)的科技,即便獲得較大的機(jī)遇,同樣會面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)效性,在檔案管理員努力下,了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題,將管理和技術(shù)有效地結(jié)合,研發(fā)出符合企業(yè)實(shí)際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng),從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時,將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時,要十分重視安全防范工作,保證檔案具有規(guī)范性和保密性,避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理,而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè),對于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查,對電子檔案具有的登陸功能加以完善,保證電子檔案更具安全性。除此之外,在提升單子檔案信息化水平的時候,應(yīng)當(dāng)擯棄過去人工管理方法,可以給各份資料創(chuàng)建一個電子檔案,例如針對全部人工記錄資料,通過用掃描儀,將資料掃入到計算機(jī)里面,進(jìn)而生成電子檔案,并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主,通過相關(guān)檔案管理軟件,把全部檔案資料根據(jù)類型和時間實(shí)施歸檔好,還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄,便于日后查找和翻閱,提高檔案查找的效率,節(jié)約人力的時間的投入,進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.4 培養(yǎng)檔案管理者的素質(zhì)

在新形勢下,要求檔案管理工作更加規(guī)范化。由于檔案管理工作的內(nèi)容比較多,信息量比較大,管理具有復(fù)雜性和難度,對檔案管理工作人員要求比較高,作為一名檔案管理者,一定要具備良好的綜合素質(zhì)。但是據(jù)了解,目前企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊,有些檔案管理員并沒有達(dá)到相關(guān)崗位的要求,特別是不擅長運(yùn)用信息化技術(shù)。所以說,有必要培養(yǎng)檔案管理者的整體素質(zhì),企業(yè)可以了解市場環(huán)境,結(jié)合檔案管理者的具體情況,從而制定出培訓(xùn)計劃,并且針對性加強(qiáng)培訓(xùn)教育,幫助他們豐富檔案管理知識,提高他們運(yùn)用信息化技術(shù)的水平,并且規(guī)范檔案管理員的行為,增強(qiáng)他們的責(zé)任心,從而提高檔案管理工作的效率,保證多項檔案管理工作更加規(guī)范化進(jìn)行。

3 總結(jié)

在新形勢下,企業(yè)的檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機(jī)遇,同時受到諸多因素的影響,也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式,已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求,要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用,結(jié)合企業(yè)的實(shí)情,構(gòu)建完善的檔案管理體系,通過先進(jìn)的管理方法和技術(shù),提升檔案管理的信息化水平,并且做好人才培養(yǎng)工作,從而推動檔案管理工作的規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

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