杜運(yùn)夯

（云南能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，云南 曲靖 655001）

基于EХCELVBA的差旅報(bào)銷軟件實(shí)現(xiàn)

杜運(yùn)夯

（云南能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，云南 曲靖 655001）

在實(shí)際工作中，要想簡(jiǎn)化差旅報(bào)銷填報(bào)流程，提高財(cái)務(wù)審核效率，就要充分利用EХCELVBA，電子填報(bào)單位差旅報(bào)銷明細(xì)，精準(zhǔn)計(jì)算，從而提高工作效率，在現(xiàn)有工作模式和流程中銳意進(jìn)取、開拓創(chuàng)新，利用可靠的方法系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化地完成各類工作。

EХCEL VBA；差旅報(bào)銷軟件；財(cái)務(wù)審核；報(bào)銷單據(jù)

1 單位差旅報(bào)銷概況

1.1 學(xué)院出差人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)不一

云南能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)有教職工350余人，學(xué)生9 000余人。學(xué)院出差分為編外人員出差、在職在編出差、學(xué)生實(shí)習(xí)出差、各類比賽出差等，存在人員按類型、職稱、級(jí)別報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，出差類型報(bào)銷不統(tǒng)一的問題。

1.2 出差情況異常偶有出現(xiàn)

在報(bào)銷時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生車船票遺失、往返程路線不一致、住宿超標(biāo)、交通工具使用費(fèi)用超標(biāo)等情況，這導(dǎo)致差旅報(bào)銷填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)不一，扣減出差各類補(bǔ)貼計(jì)算復(fù)雜，按照標(biāo)準(zhǔn)出差人員反復(fù)填報(bào)單據(jù)等情況出現(xiàn)。

1.3 財(cái)務(wù)審核難度大

差旅費(fèi)制度與干部待遇政策掛鉤，而且還會(huì)上升到黨風(fēng)廉政建設(shè)的高度。財(cái)務(wù)人員要對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷審核把關(guān)，但是，差旅費(fèi)審核項(xiàng)目?jī)?nèi)容繁多，審核壓力大，填報(bào)單據(jù)內(nèi)容、報(bào)銷項(xiàng)目、各類異常情況都需進(jìn)行人工分析，人工核對(duì)報(bào)銷金額，以確保財(cái)務(wù)報(bào)銷合規(guī)合法。

2 報(bào)銷軟件設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 差旅報(bào)銷軟件界面設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

按照《云南能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)》《學(xué)生實(shí)習(xí)管理辦法》《教學(xué)類比賽管理辦法》內(nèi)規(guī)定的各類人員、各種出差情況歸類劃分，將差旅報(bào)銷軟件劃分為“教職工正常差旅”“教職工異常差旅”“學(xué)生正常差旅”“學(xué)生異常差旅”4種類型，同時(shí)，對(duì)于過度復(fù)雜的差旅情況，還需手工填報(bào)。在差旅報(bào)銷軟件界面，通過添加“控件”，設(shè)置單元格格式等手段呈現(xiàn)相關(guān)按鈕。在Workbook中設(shè)置3個(gè)sheets，分別為“主界面”“錄入界面”“報(bào)銷單據(jù)界面”，并設(shè)置“錄入界面”“報(bào)銷單據(jù)界面”，Visible屬性為False與True之間的切換。主界面、錄入界面、報(bào)銷單據(jù)界面如圖1、如2、圖3所示。

圖1 主界面

圖2 錄入界面

圖3 單據(jù)呈現(xiàn)界面

2.2 利用EXCEL函數(shù)實(shí)現(xiàn)核心計(jì)算

出差天數(shù)實(shí)現(xiàn)＝IF(E7=quot;quot;,quot;quot;,E7-D7+1)

個(gè)人差旅費(fèi)用計(jì)算＝IF(R7=AB7,IF(R7=quot;quot;,quot;quot;,IF(AND(T7=quot;否quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*80+AC7,IF(AND(T7=quot;是quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*65+AC7,IF(AND(T7=quot;單程quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*80-15+AC7,quot;quot;)))),IF(R7=quot;quot;,quot;quot;,IF(AND(T7=quot;否quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*80,IF(AND(T7=quot;是quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*65,IF(AND(T7=quot;單程quot;,R7lt;gt;quot;quot;),S7*80-15,quot;quot;)))))

報(bào)銷金額總計(jì)實(shí)現(xiàn)＝IF(SUM(H8:R8)lt;=0,quot;quot;,SUM(H8:R8))

在此需要注意，這個(gè)步驟是按照《云南能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)》錄入公式的。

2.3 報(bào)銷單據(jù)生成與核心計(jì)算實(shí)現(xiàn)

新建sheet，設(shè)置Visible屬性為False，連接呈現(xiàn)。報(bào)銷單據(jù)分為“預(yù)算單”“審批單”“報(bào)銷單”，采用各類數(shù)據(jù)在填報(bào)表中提取。

核心大寫人民幣實(shí)現(xiàn)＝IF(U46=0,quot;quot;,SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(U46lt;0,quot;負(fù) quot;,quot;quot;)amp;TEХT(TRUNC(ABS(ROUND(U46,2))),quot;[DBNum2]quot;)amp;quot;元quot;amp;IF(ISERR(FIND(quot;.quot;,ROUND(U46,2))),quot;quot;,TEХT(RIGHT(TRUNC(ROUND(U46,2)*10)),quot;[DBNum2]quot;))amp;IF(ISERR(FIND(quot;.0quot;,TEХT(U4 6,quot;0.00quot;))),quot;角quot;,quot;quot;)amp;IF(LEFT(RIGHT(ROUND(U46,2),3))=quot;.quot;,TEХT (RIGHT(ROUND(U46,2)),quot;[DBNum2]quot;)amp;quot;分quot;,IF(ROUND(U46,2)=0,quot;quot;,quot;整quot;)),quot;零元零quot;,quot;quot;),quot;零元quot;,quot;quot;))

公雜費(fèi)金額實(shí)現(xiàn)＝IF(費(fèi)用明細(xì)y!D7=quot;quot;,0,IF(費(fèi)用明細(xì)y!T7=quot;是quot;,COUNTA(費(fèi)用明細(xì)y!H7:R7)*15*T40,COUNTA(費(fèi)用明細(xì) y!H7:R7)*30*T40-費(fèi)用明細(xì) y!T19-費(fèi)用明細(xì)y!T22))

2.4 系統(tǒng)打印與保存

系統(tǒng)打印設(shè)置時(shí)，按照打印范圍、打印分?jǐn)?shù)設(shè)置預(yù)覽效果，對(duì)打印進(jìn)行調(diào)整設(shè)置。

保存出差記錄實(shí)現(xiàn)：

ThisWorkbook.SaveAsquot;D:差旅報(bào)銷我的出差記錄quot;amp;Format(Now,quot;出差報(bào)銷quot;amp;quot;YYYYMMDDhhmmssquot;)

Application.Quit

3 應(yīng)用效果分析

軟件使用了少量的EХCEL函數(shù)完成各類計(jì)算，比如IF、FIND、RIGHT、ROUND等，同時(shí)，還實(shí)現(xiàn)了各類數(shù)據(jù)分類和精準(zhǔn)計(jì)算。這樣做，減少了報(bào)賬人員的計(jì)算工作量，避免了計(jì)算錯(cuò)誤，有效解決了計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題。

多個(gè)sheets在不同情況下通過Visible屬性于False、True之間切換，界面簡(jiǎn)潔，解決了分類核算的問題。而且，使用這個(gè)軟件，在各種情況下均可實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)計(jì)算。

在報(bào)銷時(shí)，出差人員只需輸入出差實(shí)際花銷金額，系統(tǒng)自動(dòng)扣減超標(biāo)準(zhǔn)金額，并自動(dòng)呈現(xiàn)核報(bào)金額，報(bào)銷明細(xì)一目了然。使用這個(gè)軟件，大大提高了填報(bào)與審核效率，實(shí)現(xiàn)了無錯(cuò)誤免重復(fù)填報(bào)，同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)保存出差記錄，自動(dòng)劃分各類費(fèi)用，還實(shí)現(xiàn)了痕跡管理。

4 結(jié)束語

以云南能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，其差旅報(bào)銷軟件開發(fā)是基于本單位深化改革的需要，也是在信息化建設(shè)時(shí)期提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)所采取的必然措施。本文是在對(duì)日常工作有所思考的基礎(chǔ)上，利用可靠、便捷的手段對(duì)現(xiàn)有工作模式和工作流程進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。

［1］邵亮.Excel在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用［M］.北京：教育科學(xué)出版社，2013.

［2］杜華英.基于Excel的年度工資生成解決方案［J］.電腦知識(shí)與技術(shù)，2010，6（3Х）：1998-1999.

［3］謝國(guó)波，劉竹松.利用VBA編寫Excel中的工資條與工資查詢窗口［J］.電腦知識(shí)與技術(shù)，2008（14）.

杜運(yùn)夯（1979—），男，2000年畢業(yè)于中國(guó)礦業(yè)大學(xué)采礦工程專業(yè)，高校講師。

〔編輯：白潔〕

TP391.13

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2017.24.110

2095-6835（2017）24-0110-02