文/潘磊，內(nèi)蒙古大興安嶺重點(diǎn)國(guó)有林管理局圖里河林業(yè)局

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

文/潘磊，內(nèi)蒙古大興安嶺重點(diǎn)國(guó)有林管理局圖里河林業(yè)局

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，檔案信息化已經(jīng)成為一種普遍的發(fā)展趨勢(shì)，特別是依據(jù)當(dāng)前隨著檔案管理工作的日益完善，使檔案管理工作質(zhì)量也在大幅度提高。這樣就要求相關(guān)部門(mén)利用新型的管理手段，將管理質(zhì)量加以提升，從而為檔案信息化的建設(shè)帶來(lái)益處。因此，本文主要對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行深入介紹和分析，希望能夠給相關(guān)的檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

檔案管理；信息化建設(shè)；措施

社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代、技術(shù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得我國(guó)檔案管理水平有了更大的提升，促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)發(fā)展的腳步。無(wú)論是行政機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位，做好檔案管理工作均是十分必要的，雖然我國(guó)很多單位已經(jīng)在檔案管理中逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理，且取得不錯(cuò)的成就，但不可否認(rèn)的是無(wú)論在檔案管理工作過(guò)程中，或是檔案信息化建設(shè)方面均會(huì)暴露出或多或少的問(wèn)題，此方面問(wèn)題若不能得到充分解決，勢(shì)必會(huì)對(duì)社會(huì)的發(fā)展造成影響。

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創(chuàng)新，相較于傳統(tǒng)管理模式其自身具有一定的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內(nèi)容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領(lǐng)域的信息，然后進(jìn)行有效整合，這其中包含以下內(nèi)容：比如經(jīng)濟(jì)信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此類(lèi)信息，并按照相關(guān)內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)，這在某種程度實(shí)現(xiàn)了資源整合，同時(shí)也使檔案信息實(shí)現(xiàn)共享；而從狹義角度分析，檔案信息化內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，主要針對(duì)檔案內(nèi)部而言，使其內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)信息化，依托信息化技術(shù)，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實(shí)可靠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化離不開(kāi)以下技術(shù)的支持，即信息技術(shù)，通過(guò)這種技術(shù)可以使資源信息得以有效整合，同時(shí)也可依據(jù)資源信息類(lèi)別不同進(jìn)行分類(lèi)，將相同信息歸納到一起，這樣相關(guān)人員查閱起來(lái)非常方便。檔案信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，這可以使檔案信息管理更為規(guī)范，同時(shí)也使其與之相關(guān)信息相融合，更好的服務(wù)大眾，檔案建設(shè)發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新階段，提高資源信息使用價(jià)值，也使信息獲得更廣闊的應(yīng)用平臺(tái)。

2 改進(jìn)檔案管理的建議和措施

2.1 提升管理人員的服務(wù)意識(shí)

在實(shí)際的檔案管理工作中，工作人員工作的性質(zhì)是為社會(huì)的發(fā)展提供一定的服務(wù)，也就是說(shuō)，檔案管理工作嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)服務(wù)性質(zhì)可以和服務(wù)業(yè)相比擬。工作人員需要明確認(rèn)識(shí)檔案工作的目的，以為大眾服務(wù)為己任。但是，在改變工作意識(shí)的過(guò)程中可能會(huì)遇到一定的難度，因?yàn)?，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以檔案內(nèi)容的收集、整理和保管為主，不重視檔案的利用，屬于單相的檔案管理。現(xiàn)如今，檔案管理工作需要打破傳統(tǒng)的管理弊端，擴(kuò)寬檔案管理的范圍，明確檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)。所以，檔案管理工作人員也應(yīng)該對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行明確，從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

現(xiàn)如今，我國(guó)的檔案管理工作對(duì)于檔案管理人才的需求量不斷提升，但是，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，其專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能是一方面，更重要的是管理人員的工作意識(shí)。提升檔案管理的服務(wù)意識(shí)，才能夠從根本上促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程。

2.2 提高檔案信息管理水平

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸融合到檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案也是一種比較常見(jiàn)的形式。計(jì)算機(jī)管理工作為現(xiàn)代化的檔案管理工作做出了重要的貢獻(xiàn)，不但提升了檔案信息管理工作的水平，同時(shí)也推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化的進(jìn)程。

從檔案文件的作用上可以看出，其屬于一種價(jià)值很高的信息資源，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的重要財(cái)富。檔案管理工作雖然不能夠直接產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)效益，但是卻可以提供一定的社會(huì)效益。所以，提升檔案信息管理的水平是提升檔案管理水平的重要內(nèi)容，也是一個(gè)不可避免的重要問(wèn)題。

檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。

選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。

2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理

工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著檔案的建立和形成。從相關(guān)工作的立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門(mén)來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高了檔案管理效率與效益。

相關(guān)檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高這些檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便相關(guān)單位和部門(mén)利用這些檔案信息的條件。

充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，還能節(jié)省大量的人力物力。

檔案的信息化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案管理水平更好的提升，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，可以有效的提高檔案收集與整理的效率，也可以提高檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。通過(guò)檔案信息化的管理模式，有效的提高了檔案信息的價(jià)值，為相關(guān)人員瀏覽以及借閱檔案信息提供了很大的方便。為了促進(jìn)檔案管理更好的發(fā)展，檔案管理的工作人員一定要提高自身的素質(zhì)與技術(shù)，從而更好的推動(dòng)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

[1]歐麗.剖析現(xiàn)階段環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作問(wèn)題及建議措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（3）.

[2]趙爽.如何加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].電子世界，2014（2）.