也談高職院校綜合檔案室形象建設(shè)

文/黃偉紅，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

本文就高職院校綜合檔案室形象建設(shè)展開深入的探討，并結(jié)合高職院校檔案工作的經(jīng)驗(yàn)以及論述高職院校綜合檔案室形象建設(shè)的重要性，暢談高職院校綜合檔案室形象建設(shè)，利用好檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建告知院校綜合圖書館新形象。

信息化檔案管理；高職院校；形象建設(shè)；檔案

1 高職院校綜合檔案室形象建設(shè)的重要性

首先，高職院校綜合檔案室的建設(shè)有利于銘記歷史，是高職院校知識的重要載體。學(xué)校的檔案包括高職院校文化工程建設(shè)、教職員工詳細(xì)資料檔案，歷年優(yōu)秀課堂教學(xué)以及優(yōu)秀教學(xué)交流成果，歷屆學(xué)生學(xué)籍檔案管理等等。這些資料是一個學(xué)校靈魂的組成，是構(gòu)建學(xué)校狠心價值觀的基礎(chǔ)，是反映學(xué)?，F(xiàn)狀與風(fēng)貌的原始資料，對學(xué)校的發(fā)展有著推進(jìn)的作用。

其次，檔案室室存放和記錄所有成果的天地，對學(xué)校教學(xué)工作的推進(jìn)和改革具有非常重要的利用價值。隨著時代的進(jìn)步，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，對學(xué)校未來制定的方案與規(guī)劃做出合理布局，結(jié)合所有的教學(xué)成果和規(guī)劃成果，可以更有針對性的建設(shè)學(xué)校，將學(xué)校打造成專業(yè)領(lǐng)域最強(qiáng)勢的職業(yè)院校，對提高學(xué)校形象有很大的推動作用。

再次，數(shù)字化的高職院校綜合檔案室的發(fā)展有助于提高檔案室形象，結(jié)合科技手段夯實(shí)基礎(chǔ)、與時俱進(jìn)。方便、快捷、高效的檔案管理可以提高學(xué)校檢索資料的工作效率，有利于檔案室結(jié)合時代發(fā)展，迎合全體師生的內(nèi)在需求發(fā)展。數(shù)字化的檔案是以數(shù)據(jù)形式作為資料存儲的載體與方式，檔案室負(fù)責(zé)建立起良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為學(xué)校師生提供教學(xué)、管理、科研查閱資料便捷的途徑，加強(qiáng)管理，保證資料的存儲安全，建設(shè)現(xiàn)代化的高職院校綜合檔案室。

2 高職院校綜合檔案室形象建設(shè)暢談

2.1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)

思想室行為的先導(dǎo)，要想建設(shè)綜合檔案室形象就要在認(rèn)識上提高。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高自己的思想覺悟，意識到建設(shè)好綜合檔案室是推薦社會主義現(xiàn)代化強(qiáng)國的前提，是構(gòu)建現(xiàn)代化校園的必要條件，室推進(jìn)學(xué)校發(fā)展的助推劑。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要意識到檔案室的建設(shè)室利在當(dāng)代，功在千秋的事業(yè)，檔案室是記錄與存放建校以來的歷史、文化的傳承、學(xué)校的核心價值觀、是服務(wù)社會、造福大眾、哺乳下一代的大工程。綜合檔案室的發(fā)展，代表這科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，代表著數(shù)字化時代的進(jìn)步，代表著現(xiàn)代化學(xué)校的實(shí)現(xiàn)，因此，高職院校必須把建設(shè)良好綜合檔案室形象作為一項(xiàng)重要工作抓好、做好、做強(qiáng)！

2.2 完善學(xué)校檔案管理的必要硬件設(shè)備

檔案管理的硬件設(shè)施是檔案管理工作的基礎(chǔ)。夯實(shí)基礎(chǔ)才能夠更好的開展下一步工作。對于高校來說，并不是所有的檔案都是數(shù)字化的，古往今來，綜合檔案室的檔案資料不計其數(shù)，從建校開始，要保證這些材料不受潮、不被蟲類侵蝕、不會被陽光暴曬、不會因高溫而被侵襲等等現(xiàn)象，都要考慮周全，因此，綜合所有因素，學(xué)校檔案管理室要加大硬件設(shè)施的投入與維護(hù)，可聘請專門保護(hù)資料的專家，以保護(hù)資料免受侵蝕，同時，利用相關(guān)的硬件設(shè)備與設(shè)施，保障檔案妥善保管，為今后的實(shí)用作可靠的保障。

2.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)代檔案工作對檔案工作人員提出了越來越高的要求，他們應(yīng)該是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。高職院校要從實(shí)際出發(fā)，對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，充分發(fā)揮其對本校檔案情況熟悉的優(yōu)勢，盡快提高其應(yīng)用信息技術(shù)的水平。高職院校在培養(yǎng)新人的同事要注重對老同志的培養(yǎng)與保護(hù)，可以借助校外專家。也可以借助新帶老的模式，將老同志帶入到數(shù)字化模式和現(xiàn)代化管理的環(huán)境中，優(yōu)勢互補(bǔ)，與時俱進(jìn)，培養(yǎng)復(fù)合型專業(yè)人才。

2.4 形象建設(shè)要做到與時俱進(jìn)。

檔案管理工作要做到與時俱進(jìn)，與當(dāng)前的高職院校自身的校園文化實(shí)現(xiàn)完美結(jié)合。高職院校是以培養(yǎng)學(xué)生技能發(fā)展為核心的教學(xué)理念，但是，無論什么樣的教學(xué)理念，都離不開“德”字，古語有云“厚德載物”，綜合檔案室的形象建設(shè)要結(jié)合德育教育開展，要與時俱進(jìn)，通過歷史的資料和高職院校的校園文化以及歷史底蘊(yùn)，為高職院校文化建設(shè)添磚加瓦，提供強(qiáng)有力的精神后盾和資料保障，從而實(shí)現(xiàn)智育、美育、德育全面發(fā)展的教育效果。

3 結(jié)束語

總而言之，高職院校綜合檔案室形象建設(shè)功在千秋，學(xué)校檔案室的建設(shè)與管理工作是學(xué)校日常工作中的重中之重，是管理工作中不可分割的一部分，是學(xué)校師生廣為需要的一部分，作為檔案管理工作人員來說，要做好本職工作，做好日常的收集、整理、分類歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，方便在校師生應(yīng)用，領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，在檔案管理方面加大資金投入，做好形象工程。與時俱進(jìn)地加強(qiáng)檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理工作人員的日常培訓(xùn)，完善檔案管理機(jī)制，檔案程序正規(guī)化、高效化、便捷化，從而達(dá)到推進(jìn)學(xué)校教學(xué)事業(yè)向前發(fā)展的目的。

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2015年廣西教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃2015年度廣西學(xué)生資助研究專項(xiàng)項(xiàng)目——《高職院校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案管理研究》。

黃偉紅（1981—）女，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生資助干事，檔案系列館員，研究方向：學(xué)生資助管理、檔案管理。