史桂湘

高校檔案安全管理保障體系的構(gòu)建

史桂湘

檔案作為珍貴的原始憑證，能真實(shí)保留歷史記憶。檔案安全是檔案工作的永恒主題和生命線，檔案安全保管工作刻不容緩。已經(jīng)成為推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要抓手，本文結(jié)合現(xiàn)階段檔案安全管理建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行相關(guān)闡述，對(duì)構(gòu)建檔案安全保障體系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的保密利用、共享提出了對(duì)策，對(duì)如何發(fā)揮各類檔案的社會(huì)效能，使其為社會(huì)服務(wù)，為學(xué)校服務(wù)，又確保不發(fā)生失泄密問(wèn)題，具有十分重要的意義。

現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源巨大的社會(huì)價(jià)值逐漸為公眾所認(rèn)知，這就涉及到檔案的保密和合理利用，檔案信息安全管理也在不斷的發(fā)展變化。檔案安全是檔案工作的永恒主題和生命線，更是檔案部門的重要任務(wù)，保障檔案安全對(duì)社會(huì)進(jìn)步有著重大意義。

對(duì)檔案安全管理建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，越來(lái)越多的檔案信息保存都是依靠計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)完成的，現(xiàn)階段我國(guó)的檔案安全保障體系不健全和完善，還存在一系列問(wèn)題。

對(duì)檔案安全的重視程度不夠，還沒(méi)有形成與檔案安全配套的法律法規(guī)。這些年，國(guó)家對(duì)檔案安全的重視度逐步加以改善，只是進(jìn)展不大；雖說(shuō)出臺(tái)了一些法律法規(guī)，在《檔案法》、《刑法》、《民法》中也提到檔案信息安全的某些條文，但在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中，存在嚴(yán)重不足，對(duì)發(fā)生的檔案安全信息失泄密案例的處置不夠嚴(yán)厲，對(duì)不法者沒(méi)有起到震懾作用。

使用軟硬件設(shè)備存在風(fēng)險(xiǎn)，檔案防范措施缺泛。計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的應(yīng)用領(lǐng)域十分廣泛，在檔案保管中也不例外。計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)載體在使用過(guò)程中本身就存在自身的使用安全風(fēng)險(xiǎn)，基礎(chǔ)設(shè)施和運(yùn)行環(huán)境也常常受到外界環(huán)境的影響，加上在使用計(jì)算機(jī)過(guò)程中稍微方法不當(dāng)，如果事先沒(méi)做好相關(guān)的備份，極容易造成計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)載體的損壞，導(dǎo)致錄入的檔案信息不可恢復(fù)，因此對(duì)檔案研究中的信息安全、應(yīng)用領(lǐng)域、安全保管程序、保密措施、信息化管理都是研究者們關(guān)注的焦點(diǎn)。要做好檔案安全信息的安全防護(hù)，是值得從事檔案研究的人員研究和探討的問(wèn)題。

從事檔案管理的人員缺乏安全管理意識(shí)。目前，數(shù)字檔案管理過(guò)程中存在信息安全意識(shí)不高、保障安全能力不足和安全管理機(jī)制不健全方面的問(wèn)題。管理意識(shí)淡薄，一些管理者還沒(méi)有從傳統(tǒng)文件安全管理中積累的安全意識(shí)轉(zhuǎn)變到數(shù)字檔案安全管理上來(lái)，對(duì)數(shù)字檔案安全的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性、事故發(fā)生的可能性認(rèn)識(shí)不足。缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和必要的安全教育培訓(xùn)，實(shí)際工作中，系統(tǒng)操作人員安全教育的培訓(xùn)沒(méi)有經(jīng)?；?。

構(gòu)建檔案安全管理保障體系

統(tǒng)一思想，完善安全意識(shí)，構(gòu)建系統(tǒng)檔案室安全保密建設(shè)框架，提升檔案安全在制度上的保障。

在信息化時(shí)代，加強(qiáng)對(duì)高校檔案室的建設(shè)與研究十分重要，高校檔案安全工作越來(lái)越受到重視，檔案安全決不能出問(wèn)題，有一丁點(diǎn)的失誤都會(huì)造成損失，后果很嚴(yán)重，甚至無(wú)法彌補(bǔ)。高校領(lǐng)導(dǎo)十分重視學(xué)校的檔案安全工作的開(kāi)展，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況制定了《檔案保管保密制度》、《檔案查閱制度》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》等一系列管理制度，并安排責(zé)任心強(qiáng)的專職檔案管理人員從事此項(xiàng)工作，提高檔案工作人員安全意識(shí)，使檔案工作制度真正落到實(shí)處，并利用對(duì)檔案資源的有效整合契機(jī)，發(fā)揮這些寶貴檔案資料的作用，促進(jìn)學(xué)校管理水平的進(jìn)一步提升。確保構(gòu)建檔案安全保障體系來(lái)源于實(shí)際、服務(wù)于實(shí)際，并接受到實(shí)踐的檢驗(yàn)。

堅(jiān)持國(guó)家檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，搭建檔案保密安全利用建設(shè)的框架體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源館建設(shè)，是提高檔案安全保密利用的體系建設(shè)的必備條件。加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，要完善檔案數(shù)字化管理，對(duì)過(guò)往的各種檔案原件利用現(xiàn)代科技手段進(jìn)行技術(shù)處理，進(jìn)行存儲(chǔ)備份、重要數(shù)據(jù)設(shè)置查閱權(quán)限，確保檔案信息化的保密安全。不斷加大對(duì)檔案館的資金投入，改善檔案設(shè)施環(huán)境，要對(duì)檔案館的專用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)經(jīng)常進(jìn)行實(shí)時(shí)防護(hù)，在系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，避免病毒的進(jìn)入和攻擊，以免造成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里面的信息丟失、損壞。遵照檔案分級(jí)保護(hù)管理的具體要求，建立涉密檔案信息系統(tǒng)和查閱登記、審計(jì)制度，嚴(yán)防涉密檔案內(nèi)容外泄。

檔案的保密就是為了更好地使用，但在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。人們?cè)诓殚喩婷軝n案時(shí)通常會(huì)有這樣的顧慮，有些管理者也認(rèn)為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長(zhǎng)期下來(lái)，大量甚至是很有價(jià)值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對(duì)于檔案資源來(lái)說(shuō)是一種浪費(fèi)，檔案管理人員的價(jià)值也無(wú)法在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。最大限度保證檔案實(shí)務(wù)與檔案信息的安全。

事實(shí)上，涉密檔案當(dāng)然應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。因此，在理清檔案保密與使用的關(guān)系的基礎(chǔ)上，要改變傳統(tǒng)的保密觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，做到檔案的科學(xué)使用，切實(shí)完善工作職能。對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，保檔案服務(wù)工作注重檔案服務(wù)的內(nèi)容為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，不依照陳舊的“條條框框”，不斷拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新機(jī)制更好地為信息資源的開(kāi)發(fā)利用服務(wù)。改善檔案服務(wù)條件，主動(dòng)利用檔案館藏資源為大眾服務(wù)，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案利用的需求，進(jìn)而提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

對(duì)檔案的安全保密和利用進(jìn)行研究研究是一項(xiàng)長(zhǎng)久的事業(yè)，在全國(guó)各地獲得快速發(fā)展。助推檔案的安全保密利用對(duì)策的研究，能有提高檔案安全性能和使用功效，實(shí)現(xiàn)檔案接收、整理、保管、鑒定、保護(hù)、共享再利用的檔案管理模式。我國(guó)相關(guān)學(xué)者對(duì)此領(lǐng)域的研究甚是缺乏，需要更多的學(xué)者給與關(guān)注，但這也為研究留出了更加廣闊的空間。

加強(qiáng)檔案安全管理人才的培養(yǎng)，促進(jìn)檔案安全管理質(zhì)量的團(tuán)隊(duì)水平的提升，確保檔案安全管理提供人力支持。

要做有檔案職業(yè)道德修養(yǎng)的檔案管理者。人力資源保障是檔案安全管理的第一要素。對(duì)于從事檔案管理的人員來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案事業(yè)的最大熱情就是要遵守最基本的職業(yè)道德規(guī)范，在工作中做到能夠遵紀(jì)守法、愛(ài)崗敬業(yè)，嚴(yán)格按照檔案館規(guī)章制度認(rèn)真履職；對(duì)于違反檔案管理的失泄密事件要恪盡職守，嚴(yán)守機(jī)密，防止違法事件的發(fā)生，要維護(hù)國(guó)家和集體的利益，發(fā)揮好檔案的利用作用，做出自己的貢獻(xiàn)。

要做有公民道德的檔案管理者。檔案有著悠久的歷史，對(duì)檔案管理的最好傳承就是要在批判和繼承的基礎(chǔ)上與時(shí)代的有機(jī)融合起來(lái)。在檔案管理崗位，維護(hù)信息安全，作為管理者必須有擔(dān)當(dāng)責(zé)任，具備良好的道德品質(zhì)。堅(jiān)持自身的人格魅力，成為有誠(chéng)信之人，“人無(wú)信不立，政無(wú)信不威”，做事要謹(jǐn)言慎行，辨之榮辱。提倡為人民服務(wù)的精神，成為兼具道德素質(zhì)的遵循著和嚴(yán)格執(zhí)行制度的管理者。

定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在平日工作中，對(duì)于從事檔案工作的人員要經(jīng)常對(duì)他們進(jìn)行安全意識(shí)教育、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、檔案安全知識(shí)競(jìng)賽、講座，通過(guò)各類活動(dòng)的開(kāi)展把檔案安全的知識(shí)融人到實(shí)際工作中去，進(jìn)一步提高檔案人員的的安全管理意識(shí)。調(diào)動(dòng)檔案管理者工作熱情，提高理論素質(zhì)，增強(qiáng)檔案安全責(zé)任意識(shí)，提升工作水平。

(作者單位：益陽(yáng)廣播電視大學(xué) )

益陽(yáng)市社會(huì)科學(xué)成果評(píng)審委員會(huì)研究成果2017年度社科研究課題立項(xiàng)課題“高校檔案安全管理保障體系的構(gòu)建”(項(xiàng)目編號(hào):2017YS74)。