劉友俊

摘要：文件生命周期理論（Document life cycle theory）即一些國外學(xué)者十分推崇的理論，同樣亦為現(xiàn)階段檔案管理學(xué)中的核心理論，是檔案系統(tǒng)與相關(guān)工作者將檔案管理預(yù)先滲透至基建項目文件材料的階段，是基建項目檔案全過程管理的憑證。文章將以文件全生命周期理論下對基建項目檔案管理的探討作為切入點，在此基礎(chǔ)上予以深入的探究，相關(guān)內(nèi)容如下所述。

關(guān)鍵詞：文件全生命周期理論；基建項目；檔案管理；探討

1.文件全生命周期理論基本概念

文件全生命周期理論即從文件的生成、利用履行組織職能階段，直至效用的消失，亦或在完成使用對其予以銷毀或歸檔永久保存（Archive permanent storage）的全過程。文件全生命周期理論基本理念即：（1）現(xiàn)行文件（Current document）、轉(zhuǎn)化檔案（file conversion）直至銷毀是一系列的運動程序，無法被分割；（2）文件從生成直至檔案消亡的運動程序包括生成、使用、留存以及長時間保存等階段；（3）差異化階段的文件和服務(wù)目標(biāo)、留存機構(gòu)與管理體系間具有一定的聯(lián)系，即文件運動環(huán)節(jié)各階段性變化的主要因素。文件全生命周期理論對現(xiàn)階段檔案管理意義深遠。

文件全生命周期理論是現(xiàn)階段檔案管理學(xué)的依據(jù)， 其實質(zhì)作用無可替代，文件全生命周期理論從根本挖掘了文件的運動脈絡(luò)同時進行合理抽象，不但為現(xiàn)行文件至檔案全過程控制構(gòu)建了明確的指導(dǎo)思想，而且為檔案系統(tǒng)與相關(guān)工作者預(yù)先介入文件管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

文件生命周期理論從整體揭示了文件運動各環(huán)節(jié)的變化，因此為文件各環(huán)節(jié)管理鋪平了道路，因為不同階段的價值結(jié)構(gòu)有所區(qū)別，因此服務(wù)目標(biāo)、保管場所及管理方法都存在各階段的特性，這就需要需要管理系統(tǒng)亦或管理人員尊重各階段文件的差異，有指向性的處理各階段的價值形態(tài)，在深化全過程管理的基礎(chǔ)上，依附于各階段的特性予以階段性管理。

文件生命周期理論詮釋了文件運動環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系及相互作用，為現(xiàn)行文件至檔案的整體有效管理，為檔案系統(tǒng)及檔案工作者對文件予以預(yù)先控制提供了理論依據(jù)?，F(xiàn)行文件至檔案就像一個白酒生產(chǎn)工序，是階段性且連貫的運動工序，一定要將從現(xiàn)行文件至檔案的管理當(dāng)做一個系統(tǒng)工程來做，通過整體的工作體系及方法去控制各有特性卻存在內(nèi)質(zhì)聯(lián)系的檔案周期。切勿將文件管理和檔案管理理解成兩個獨立的系統(tǒng)，一定要側(cè)重于從組織體系、管理方法的統(tǒng)一性。

而且，現(xiàn)行文件的質(zhì)量從根本影響著檔案管理的優(yōu)劣，因此需要檔案系統(tǒng)或相關(guān)工作者主動的予以文件預(yù)先控制，從根源控制文件材料的質(zhì)量與數(shù)據(jù)傳輸，用以保障檔案的質(zhì)量，降低重復(fù)工作率，最大化的加強工作有效性。從根本避免由于現(xiàn)行文件管理不到位造成現(xiàn)行文件材料缺失的問題。文件生命周期理論印證了文檔整體管理的合理性。在檔案工作過程，尤其是在基建項目檔案管理中，相關(guān)工作者要側(cè)重于工程管理和檔案管理一體化原則，依附于基建項目文件的運動脈絡(luò)，實現(xiàn)基建項目文檔的整體管理，構(gòu)建前沿有效的項目檔案管理體系，深化預(yù)先管理，加強全程管理及預(yù)先控制的統(tǒng)一性，保障基建項目檔案的安全性、完整性以及準(zhǔn)確性。

2.檔案管理概述

檔案管理涵蓋了：（1）檔案搜集；（2）檔案整理；（3）檔案價值評估；（4）檔案保管；（5）檔案編目和檔案檢索；（6）檔案統(tǒng)計；（7）檔案編輯；（8）檔案提供利用。上述工作程序的劃分僅相對穩(wěn)定并非絕對，而且一些檔案工作人員也將上述工作分成六個環(huán)節(jié)，更有將檔案工作分成基礎(chǔ)工作與利用工作兩大類的。因為目前檔案管理工作已具有較強的系統(tǒng)性，因此也有依附于多層次予以劃分的模式。其第一層次即為檔案實體管理與檔案信息拓展兩部分，下屬系統(tǒng)又分成很多層次的子系統(tǒng)。檔案實體管理包括搜集、整理、鑒定、存儲以及統(tǒng)計等程序；檔案信息拓展包括信息完善與信息傳輸?shù)纫蜃樱畔⒓庸ねㄟ^目錄編輯、文獻匯總及編寫參考資料所構(gòu)建，信息傳輸通過提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借與出版、展覽等服務(wù)工作所組建。整個檔案管理機制與下屬子系統(tǒng)在運行過程均構(gòu)建反饋模式。伴隨檔案管理現(xiàn)代化的全面進程，對檔案管理工作的構(gòu)建會存在一定的影響。檔案管理的主要側(cè)重點即為社會實踐服務(wù)提供有效的檔案信息，檔案管理機制的構(gòu)架依附于這一基本理念而設(shè)置。其中所有環(huán)節(jié)工作都是不可或缺的，同時有一定模式。其構(gòu)建一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理機制的整體功能而起到各自應(yīng)有的作用，同時相互存在內(nèi)置的聯(lián)系。

3.文件生命周期理論在基建項目檔案管理中的應(yīng)用

基建項目檔案即工程建設(shè)項目從開始設(shè)計、決策直至開工整個過程中形成的需要歸檔保存的一系列文件，其中主要涵蓋下述幾個主要文件：（1）調(diào)研（2）基建項目的提出（3）評估（4）可行性分析（5）設(shè)計（6）決策（7）現(xiàn)場勘測（8）招投標(biāo)（9）監(jiān)理（10）工程（11）試運行（12）設(shè)備驗收（13）竣工。

基建檔案保存內(nèi)容包括工程建設(shè)的所有過程，再現(xiàn)了基建項目管理過程與工程實體的原貌。基建檔案的特性即：（1）系統(tǒng)性（2）多元化（3）準(zhǔn)確性（4）真實性，精準(zhǔn)而系統(tǒng)的基建檔案不但為工程驗收、事故成因以及責(zé)任認定奠定良好的基礎(chǔ)，同時為未來予以維護及擴建等工程鋪平了道路。因此，從指標(biāo)化的層面分析，我們都知道，任何一個工程項目都一定要通過準(zhǔn)備、監(jiān)理以及竣工驗收等環(huán)節(jié)，而不同的環(huán)節(jié)勢必會生成相應(yīng)的文件。舉例說明，在工程前期需要可行性分析與立項文件相關(guān)工程協(xié)議；在監(jiān)理方面包括監(jiān)理會議提綱、監(jiān)理計劃、質(zhì)量控制、造價控制以及進度控制等；在工程環(huán)節(jié)有建設(shè)工程資料、相關(guān)設(shè)施資料、設(shè)備裝置工程資料、工程記錄、材料檢測文件以及相應(yīng)工程試驗等文件；竣工驗收環(huán)節(jié)包括相應(yīng)的竣工單、竣工圖、工程結(jié)算、驗收記錄以及各環(huán)節(jié)的聲像與電子文件等，發(fā)生了問題還有相應(yīng)的變更說明，很多批件材料均為評定工程建設(shè)質(zhì)量的主要參照。伴隨經(jīng)濟建設(shè)的全面進程，基建工程項目不斷增多，因此深化對基建檔案重要性的認識，構(gòu)建齊抓共管的基本思想，已然成為未來基建檔案管理的核心內(nèi)容。

文件生命周期理論揭示文件需要歷經(jīng)幾個階段，這幾個階段其實即為文件轉(zhuǎn)型成檔案的幾個基本環(huán)節(jié)，從現(xiàn)行文件直至檔案生成是一個具有銜接性的一個過程。《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）就是依附于文件生命周期理論對基建項目文件歸檔及檔案管理予以了指標(biāo)化規(guī)定?；椖繖n案工作實踐過程，相關(guān)人員一定要依附于工程建設(shè)，把工程建設(shè)和檔案管理進行全面整合，根據(jù)基建項目文件的生命運動脈絡(luò)，構(gòu)建有針對性的檔案管理模式及管理網(wǎng)絡(luò)，對文件予以預(yù)先控制及全程整體管理。我們要做到文檔整體管理，最化的降低重復(fù)勞動，進而深化檔案管理績效與工作的有效性，并保障項目檔案的完整性。

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