那朝霞+張琳

[摘 要] 本文在闡釋人事檔案信息化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，基于個(gè)人的思考和觀察，從保持人事信息的動(dòng)態(tài)性、優(yōu)質(zhì)的信息化團(tuán)隊(duì)建設(shè)、人事信息的共享及安全保障等幾個(gè)方面淺層論述了人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)和優(yōu)化的路徑。

[關(guān)鍵詞] 高校；人事檔案；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 049

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271；G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）01- 0124- 02

0 引 言

人事檔案之所以出現(xiàn)首先是因?yàn)槿藗冃枰环N方式來(lái)對(duì)人事信息進(jìn)行外腦儲(chǔ)存，讓其發(fā)揮憑證和參考作用，從而更好地對(duì)“人”進(jìn)行管理。即便是在人事制度改革不斷深入的今天，人事檔案依然是企事業(yè)單位接納人才的絕對(duì)憑證，高校也不例外。計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)的逐步發(fā)展給人事檔案的發(fā)展帶來(lái)了新方式、新方法的同時(shí)也使人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)成為了必然。

1 高校人事檔案信息化的內(nèi)涵

1963年，日本學(xué)者Tadao Umesao在《論信息產(chǎn)業(yè)》一文中提出：“信息化是指通訊現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)化和行為合理化的總稱(chēng)?！边@是“信息化”這一術(shù)語(yǔ)的首次露面，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展， “信息化”也成為了最常使用的高頻熱門(mén)詞匯。我國(guó)有學(xué)者這樣定義：“信息化是以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為指導(dǎo)，信息資源為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息產(chǎn)業(yè)為支撐，信息人才為依托，法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系?！备鼮榫唧w地說(shuō)就是在經(jīng)濟(jì)、科技等社會(huì)領(lǐng)域里廣泛應(yīng)用現(xiàn)代的信息技術(shù)，科學(xué)規(guī)劃信息資源，合理建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施，提供有效的信息服務(wù)，從而不斷提高各領(lǐng)域綜合實(shí)力的過(guò)程。

由于檔案信息化的推動(dòng)，人事檔案管理信息化也提上日程，各個(gè)高校也需要順應(yīng)這樣的潮流。高校進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)就是在各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在人事檔案管理活動(dòng)中充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)， 緊密結(jié)合本校實(shí)際，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源進(jìn)行整合、管理和利用， 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源的優(yōu)化配置，促進(jìn)高層次人才的合理流動(dòng)，同時(shí)也促使人才強(qiáng)校愿望的實(shí)現(xiàn)。

2 高校人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)及其優(yōu)化

近三十年的人事檔案信息化實(shí)踐表明，在不同時(shí)期人們對(duì)于人事檔案信息化具有不同的期待，不同行業(yè)對(duì)人事檔案信息化設(shè)有不同的目標(biāo)。因此，各個(gè)高校人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程，也會(huì)從本校的實(shí)際出發(fā)進(jìn)行校本化的建設(shè)和目標(biāo)設(shè)定。筆者基于自己的觀察和思考，認(rèn)為高校人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)還應(yīng)該從以下幾方面來(lái)著手逐步實(shí)現(xiàn)和優(yōu)化。

2.1 及時(shí)更新內(nèi)容，保持人事信息的動(dòng)態(tài)性

人事檔案是人另一種形態(tài)的存在，一份好的人事檔案應(yīng)能全面、生動(dòng)、鮮活地反映一個(gè)人各方面的情況，做到“閱卷如見(jiàn)人”。而現(xiàn)實(shí)中許多的人事檔案內(nèi)容“空洞的、形式的多，細(xì)致的、實(shí)質(zhì)性的少；反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌等一般情況的多，反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)的少；反映過(guò)去情況的多，反映當(dāng)前情況的少?！边@使得人事檔案的價(jià)值未能充分地體現(xiàn)和發(fā)揮。

2.1.1 拓展個(gè)性?xún)?nèi)容，收集補(bǔ)充新內(nèi)容，真正做到“檔若其人”

“高校人事檔案的個(gè)性化，是人事檔案的縱深面，體現(xiàn)了人事檔案的價(jià)值，它可以滿(mǎn)足對(duì)人事檔案主體的篩選和使用。人事檔案一旦失去個(gè)性，也就失去了一個(gè)重要的內(nèi)容特質(zhì)，其存在的價(jià)值大大削弱?！惫P者十分贊同這樣的說(shuō)法， 隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和改革的繼續(xù)深入，高校師資隊(duì)伍的建設(shè)和結(jié)構(gòu)優(yōu)化以及學(xué)科建設(shè)都對(duì)人事檔案工作提出了更高層次的要求，這也就意味著在人事檔案的收集和整理過(guò)程中需要更加注重對(duì)反映教師學(xué)術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)、個(gè)人特點(diǎn)的材料的收集。

人事檔案里應(yīng)該增加反映教職工個(gè)性化，能突出重點(diǎn)、亮點(diǎn)的內(nèi)容記錄，比如：個(gè)性特征、素質(zhì)能力、心理和身體健康狀況、教學(xué)工作、論文專(zhuān)著、科研成就和個(gè)人專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、信用記錄等內(nèi)容，這不僅能增加人事檔案的全面性和完整性，也能使得人事檔案多一些個(gè)人化的、生活化的、鮮活的、生動(dòng)的氣息，也才能真正做到“檔若其人”。在保證人事檔案有個(gè)人特色的同時(shí)，也要保證檔案材料隨著時(shí)間的推移能夠及時(shí)更新、補(bǔ)充和完善。如果人事檔案里的信息是陳舊的、過(guò)時(shí)的，那么它就和一份過(guò)期的舊報(bào)紙沒(méi)有差別，價(jià)值寥寥。

2.1.2 有家庭成員參與的人事信息共建

人事檔案與個(gè)人關(guān)系密切，但是檔案主要由單位或機(jī)構(gòu)保存、利用，個(gè)人鮮有機(jī)會(huì)了解，很多人根本不知道自己檔案里面究竟裝了些什么，也不知道檔案究竟有什么用，這與檔案和檔案工作遠(yuǎn)離人們的日常生活有直接關(guān)系。高校在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中可以嘗試指導(dǎo)教職工建立家庭檔案，再由家庭檔案逐漸發(fā)展到人事檔案，這對(duì)人事檔案內(nèi)容的豐富、形式的多樣以及記錄的個(gè)性化十分有益。并且也能使“檔案”深入到教職工的學(xué)習(xí)生活中。

家庭檔案類(lèi)型和內(nèi)容可以豐富多樣?？梢园ㄒ恍┞臍v材料，比如人學(xué)、人黨團(tuán)時(shí)間，結(jié)婚紀(jì)念日，家庭成員的生日等；也可以包括一些證件材料，比如學(xué)生證、學(xué)位證、畢業(yè)證、工作證、職稱(chēng)資格證書(shū)等等。這些豐富內(nèi)容除了以紙質(zhì)的形式保存以外，教職工將本人的講學(xué)、科研等活動(dòng)的信息可以以照片、視頻、音頻的方式存儲(chǔ)，經(jīng)過(guò)檔案人員的認(rèn)真鑒定和篩選后，具有價(jià)值的也可以歸檔保存。

2.2 優(yōu)質(zhì)的信息化團(tuán)隊(duì)建設(shè)

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，人才是關(guān)鍵。建立復(fù)合型多層次的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，才能適應(yīng)人事檔案信息化的切實(shí)需求。各高校要合理地配置人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，各高校要把不同專(zhuān)業(yè)、學(xué)歷、年齡的檔案人員進(jìn)行科學(xué)、合理整合，充分發(fā)揮各類(lèi)人才的優(yōu)勢(shì)，打造人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)。

2.2.1 管理型人才的吸收和培養(yǎng)

人事檔案的信息化過(guò)程中團(tuán)隊(duì)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，從管理人員到基層的具體操作人員的培養(yǎng)都要兼顧。因此，善于研究、掌握一定的檔案學(xué)理論、懂檔案的管理方法與技術(shù)的管理型人才就顯得十分重要。endprint

吸納既掌握檔案學(xué)方面知識(shí)，又善于研究的人才進(jìn)入到人事檔案的管理隊(duì)伍，這就能夠保證各高校在信息化建設(shè)的理論、校本化的人事檔案管理研究和新技術(shù)、新方法的應(yīng)用和實(shí)驗(yàn)不會(huì)出現(xiàn)空缺；引進(jìn)既懂得檔案知識(shí)又較熟練計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的人員進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍，就能保證在人事電子檔案科學(xué)保管和維護(hù)，研發(fā)經(jīng)濟(jì)適用的檔案管理軟件等方面有強(qiáng)大的技術(shù)支撐和保障。

2.2.2 操作型人才的培訓(xùn)和提升

在人事檔案信息化建設(shè)中電子文件的存儲(chǔ)、歸檔、保管和利用都需要一大批懂得計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，熟練使用檔案管理軟件，勝任電子文檔編輯、檢索、利用等工作的實(shí)用型操作人才。

目前很多的高校檔案工作人員都是非信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)于計(jì)算機(jī)程序、軟件應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等技術(shù)性工作并不十分不熟悉，這就需要現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行知識(shí)更新和新技能的培訓(xùn)。一是要重點(diǎn)培訓(xùn)檔案人員學(xué)習(xí)信息處理、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與維護(hù)、人事檔案信息的篩選、電子檔案的存貯等內(nèi)容。二是學(xué)習(xí)人事檔案領(lǐng)域的最新研究動(dòng)態(tài)、發(fā)展趨勢(shì)及最新信息技術(shù)和軟件在人事檔案工作中的運(yùn)用。三是愛(ài)崗敬業(yè)、履行職責(zé)、堅(jiān)持原則、嚴(yán)守秘密等職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，信息化之后的人事檔案信息具有易篡改、易復(fù)制、易攜帶等特點(diǎn)，這對(duì)檔案人員的職業(yè)道德操守提出了更高的要求，在實(shí)際工作中努力維護(hù)人事檔案信息的真實(shí)性、機(jī)密性、客觀性；不提供、抄錄、公布個(gè)人檔案信息，不篡改、偽造檔案等。只有制度化和定期化的業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)，才能保證檔案人員的信息服務(wù)能力足夠勝任人事檔案工作。

2.3 人事信息的共享

能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享是信息化的極大優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高校信息資源共享也是人事檔案信息化的一個(gè)重要目標(biāo)，目前的高校人事檔案信息化建設(shè)還沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)體系，并且標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的信息資源共享，導(dǎo)致人事檔案信息的重復(fù)建設(shè)。

各高職院校在進(jìn)行人事檔案資源信息化建設(shè)的時(shí)候， 不但要在本校的組織、人事、檔案等部門(mén)形成一個(gè)統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)管理體系，實(shí)現(xiàn)資源共享， 還要與其他高校、人才交流中心等人事管理機(jī)構(gòu)和部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系、溝通，互通有無(wú)，協(xié)力進(jìn)行信息化建設(shè)， 真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

設(shè)想如果高校和人才交流中心實(shí)現(xiàn)了基本數(shù)據(jù)庫(kù)的共享，高校學(xué)生畢業(yè)后將人事檔案轉(zhuǎn)到某人才交流中心時(shí)，人才交流中心可直接采用該畢業(yè)生所屬高校數(shù)據(jù)庫(kù)中的基本信息，這不僅減輕了人才交流中心的工作量，大大降低數(shù)據(jù)重新錄入過(guò)程中可能出現(xiàn)的差錯(cuò)，也對(duì)畢業(yè)生的人事檔案信息數(shù)據(jù)保持一致性和準(zhǔn)確性十分有益，高校和其他人事管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該嘗試這樣的資源共享形式。

3 人事檔案信息安全的保障

人事檔案作為信息的載體，除具有一般信息安全的共性之外還有機(jī)密性和隱私性，信息化在促進(jìn)人事檔案工作效率、給人們帶來(lái)方便的同時(shí)，數(shù)字信息的不穩(wěn)定和可修改性，在一定程度上也給信息保密、真實(shí)與完整造成了隱患。加之人事檔案信息在很大程度上受到環(huán)境、軟件、設(shè)備的影響，再加上計(jì)算機(jī)病毒等不利因素的干擾，使得人事檔案信息容易出現(xiàn)內(nèi)容失真、損毀等問(wèn)題。

因此， 強(qiáng)調(diào)人事檔案信息安全，樹(shù)立信息安全意識(shí)，積極防范，在人事檔案信息化開(kāi)發(fā)和利用時(shí)，處理好共享與保密、開(kāi)放與安全的關(guān)系。同時(shí)，在技術(shù)層面，采取可行有效的安全防范措施和手段， 比如采用信息加密、數(shù)據(jù)備份等，確保檔案不丟失、能保真、長(zhǎng)期可讀、便于共享。

各高校在實(shí)現(xiàn)和優(yōu)化人事檔案信息化的過(guò)程中需要取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支撐、資金的保障、檔案管理理念的更新和科學(xué)、合理的人事檔案管理制度及規(guī)范的制定等諸多方面，因?yàn)檫@幾方面都是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化過(guò)程中顯見(jiàn)和必然的途徑，因此不多做論述。

人事檔案信息化的不斷升級(jí)和優(yōu)化，不僅能促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，也為人事檔案的轉(zhuǎn)型、長(zhǎng)期的良性發(fā)展和最終實(shí)現(xiàn)人事價(jià)值開(kāi)拓了光明的道路。高校的人事檔案信息化建設(shè)追隨檔案的信息化進(jìn)程已經(jīng)努力進(jìn)行了將近三十年，為高校的長(zhǎng)期發(fā)展和改革建設(shè)提供了高效、準(zhǔn)確的人才信息樣本，并由此輔助了高校各項(xiàng)事務(wù)的開(kāi)展。諸多的高校和研究者都在進(jìn)行積極的探索和研究，更多的思路，更多的探尋，才能為人事檔案信息化找出更優(yōu)化的路徑。

主要參考文獻(xiàn)

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