陳靜

[摘 要] 文書檔案管理是當今時代供電企業(yè)管理過程中面臨的一項重要工作。一方面，文書檔案管理是企業(yè)管理水平高低的體現(xiàn)；另一方面，文書管理工作也關乎企業(yè)未來的發(fā)展。隨著信息化時代的到來，實現(xiàn)文書檔案的信息化管理已經(jīng)成為必然，這就要求企業(yè)必須要創(chuàng)新文書檔案管理方法。文章就信息化時代供電企業(yè)的檔案管理創(chuàng)新進行研究與探索。

[關鍵詞] 信息化時代 文書檔案管理 管理創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著信息化時代的到來，信息技術的發(fā)展在很大程度上促進了企業(yè)的創(chuàng)新與改革，這不僅提升了企業(yè)的科學管理水平，同時也有助于企業(yè)經(jīng)濟效益的增進。近年來市場競爭越來越激烈，信息化給各行各業(yè)都帶來了技術變革，對于供電企業(yè)的文書檔案而言，文書管理工作必須面對更多的檔案數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供更加優(yōu)質的檔案服務，顯然傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求。因此，文書檔案管理的信息化改革是必然趨勢。文書檔案扮演著企業(yè)文案記錄的重要角色，不僅總結了當前工作的經(jīng)驗，而且能夠為未來的工作提供寶貴的借鑒。因此，在信息化時代背景下，供電企業(yè)必須不斷創(chuàng)新檔案管理辦法，全面實現(xiàn)檔案的信息化管理，只有這樣才能促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

一、信息化時代供電企業(yè)創(chuàng)新檔案管理的必要性

隨著信息化時代的到來，企業(yè)經(jīng)營中產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)都出現(xiàn)了爆炸性增長，據(jù)相關資料統(tǒng)計，當前兩天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息與2003年以前人類生產(chǎn)數(shù)據(jù)的總和大致相同，可見在信息時代，對數(shù)據(jù)的處理是企業(yè)管理的根本所在。目前，供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營模式呈現(xiàn)出數(shù)字化與自動化的特征，工作任務越來越多、越來越細，供電企業(yè)需要進行檔案管理的數(shù)據(jù)量也呈現(xiàn)遞增趨勢。高要求、快節(jié)奏的工作方式給供電企業(yè)的文書檔案管理工作提出了更高的要求。以往供電企業(yè)的檔案管理通常采用傳統(tǒng)的管理模式，無論是記錄還是存儲都依賴于人工，工作效率相對低下。信息化技術具有其獨到的優(yōu)越性，因此供電企業(yè)必須要進行檔案管理創(chuàng)新，充分利用信息技術，這也是供電企業(yè)提升檔案管理工作效率的必然選擇。但是，信息技術的發(fā)展是一把雙刃劍，一方面給供電企業(yè)檔案管理工作提供了便利，另一方面也帶來了相應的安全隱患。由于信息技術更具開放性，電力企業(yè)在做好文書檔案信息化管理的同時也不能忽視檔案管理工作的保密性要求，必須確保信息技術的安全，提升檔案管理工作的安全性。

當前供電企業(yè)信息化管理已經(jīng)具備了良好的基礎。首先，供電企業(yè)的網(wǎng)絡通訊設施已經(jīng)相對完備，這為檔案信息化管理提供了必要的基礎設施。其次，企業(yè)的信息化建設給企業(yè)的檔案信息化管理提供了必要的技術支持和資金保障。最后，供電企業(yè)的員工具備了一定的計算機操作水平，檔案意識也有所提升，這也為企業(yè)的檔案信息化管理創(chuàng)造了良好的環(huán)境。但是，隨著企業(yè)文書檔案信息化管理的不斷推進，一些阻礙因素也逐漸彰顯出來，因此進行檔案管理工作的創(chuàng)新已經(jīng)成為供電企業(yè)的當務之急。

二、供電企業(yè)文書檔案信息化建設中存在的問題

近年來，供電企業(yè)檔案信息化管理工作迅速開展并取得了一定的成就。但是也有一些管理問題不斷浮現(xiàn)，已經(jīng)無法滿足日常工作的實際需求。例如，檔案管理數(shù)字化程度還有待于進一步提升，對于企業(yè)的大量數(shù)據(jù)無法實施統(tǒng)一有效的管理，管理標準上的不一致導致信息化工作存在大量的重復，可見數(shù)據(jù)管理的整體標準建設已經(jīng)十分必要。此外，在企業(yè)檔案信息化管理的過程中，一方面存在極大的信息資源浪費，另一方面也面臨著信息系統(tǒng)重復構建、信息匱乏的現(xiàn)象。檔案信息化管理系統(tǒng)需要不斷進行更新，常常出現(xiàn)一個系統(tǒng)內的檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)基礎著錄標引工作還尚未完成，又出現(xiàn)了新的系統(tǒng)投入使用，存在資源浪費的現(xiàn)象。

在檔案數(shù)據(jù)利用方面，供電企業(yè)的檔案管理模式依舊呈現(xiàn)出被動性強的特征，只能夠被動的利用數(shù)據(jù)信息，被動地進行改革創(chuàng)新。一些檔案管理人員的信息化管理、主動管理意識已經(jīng)有所提升，但是受到現(xiàn)實條件的制約，這些人員無法踐行管理的改革創(chuàng)新。由于電力企業(yè)的管理范圍相對封閉，工作人員的服務意識也比較單薄，檔案數(shù)據(jù)利用率較為低下，利用方式也顯得相對單一，這就在很大程度上制約了檔案利用工作的有效開展。目前我國供電企業(yè)缺乏檔案管理的專業(yè)人員，導致檔案信息難以及時錄入，無法實現(xiàn)資源共享。很多供電企業(yè)的檔案管理人員的工作就是整天在計算機系統(tǒng)中錄入信息，儼然已經(jīng)成為了信息錄入員。檔案人員只能夠被動地接受信息，被動地提供服務，根本不能夠滿足檔案信息利用的實際需求，人員更沒有精力去進行檔案編研工作，檔案編研工作的困境依舊無法得到改變。

同時，對于檔案信息檢索能力而言，一部分供電企業(yè)已經(jīng)建立了相應的檔案服務網(wǎng)站，數(shù)據(jù)檢索能力也有了明顯的提升。但是因為企業(yè)現(xiàn)有的信息技術軟件還有待于進一步開發(fā)，軟件的數(shù)據(jù)識別水平尚存在一定的不足。此外，一些供電企業(yè)檔案管理人員的信息化技術和能力也有待于提高，他們在工作中只能依賴檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)人員，無論是檔案管理基本知識還是管理操作水平都存在一定的不足。受這些不足的限制，一些數(shù)據(jù)資源檢索很難實現(xiàn)[1]。

可見，目前供電企業(yè)的文書檔案信息化管理存在很多突出的問題，為了有效解決檔案管理工作中的各種問題，就必須要根據(jù)企業(yè)的實際情況提出切實可行的方案。

三、信息化背景下供電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新辦法

（一）建立信息化管理模式

隨著信息化時代的發(fā)展，供電企業(yè)實現(xiàn)文書檔案的信息化管理，建立相應的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為必然要求。文書檔案是供電企業(yè)發(fā)展過程中所形成的無形資產(chǎn)，企業(yè)只有重視并有效應用信息技術，建立起完善的信息化管理系統(tǒng)，才能夠不斷提升文書檔案的管理效率和管理質量。這就要求企業(yè)在錄入文書檔案信息的過程中，必須要摒棄過往采取的手工錄入方法，充分利用信息化技術進行檔案數(shù)據(jù)的錄入。對于已經(jīng)錄入系統(tǒng)的檔案信息，則要利用信息化技術，采用科學的方法予以分類整理，并依照時間、類別等進行有序的電子化存儲，從而方便后期的調用、查閱。

（二）加強檔案管理人員的培訓與管理

信息化時代的到來，給供電企業(yè)的文書檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求檔案管理人員必須要不斷提升自己的專業(yè)知識和業(yè)務技能。因為檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務能力將對檔案管理工作的效率與質量產(chǎn)生十分重要的影響。供電企業(yè)為了有效提升檔案管理工作效率與質量，就必須要加強對檔案管理人員的培訓和管理。一方面，企業(yè)要加強對檔案管理人員的職業(yè)培訓，提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，提升檔案管理人員的計算機應用能力，讓他們能夠更加高效地開展檔案信息化管理工作，做好企業(yè)內部檔案管理人員的培訓和管理工作。另一方面，供電企業(yè)還要重視具備專業(yè)信息化管理能力的檔案管理人才的引進，促進企業(yè)檔案信息化管理工作的順利開展。同時，供電企業(yè)也要強化檔案管理人才之間的溝通與交流，可以通過專題研討會的方式相互學習，一起分享工作經(jīng)驗，努力做到共同進步[2]。

（三）加強檔案安全管理工作

檔案數(shù)據(jù)的安全性對于企業(yè)的發(fā)展十分重要，因此供電企業(yè)在促進檔案數(shù)據(jù)信息化管理的同時，還必須要重視檔案數(shù)據(jù)管理的安全問題。由于目前很多企業(yè)都實現(xiàn)了檔案信息化管理，這就給一些不法分子提供了可乘之機，一些網(wǎng)絡黑客利用網(wǎng)絡信息技術去攻擊企業(yè)的網(wǎng)絡系統(tǒng)，竊取供電企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息，給企業(yè)、社會乃至國家造成了嚴重的危害。為了有效保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，供電企業(yè)就必須要加強檔案安全管理工作。在開展檔案信息化管理工作的過程中，充分重視網(wǎng)絡安全技術的應用，在檔案管理系統(tǒng)中充分利用動態(tài)口令，在檔案借閱過程中采取智能身份識別技術，利用先進的技術手段，不斷提升檔案管理系統(tǒng)的安全性。此外，供電企業(yè)還要定期對檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)升級，對網(wǎng)絡信息系統(tǒng)中存在的各種安全風險漏洞進行修復，不斷提升企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全防護功能。此外，供電企業(yè)還要嚴格依據(jù)AAA級檔案館的標準開展檔案館硬件建設工作，做好檔案管理“八防工作”即防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水的前提下，進一步做好防磁、隔熱工作，進一步做好密集架、電子消毒機、空調、溫濕度測試儀等各項先進檔案設施的安裝使用工作，充分保障檔案資料管理的硬件設施需求，配合先進的軟件設施，共同促進檔案安全管理工作的有效開展。

四、結語

檔案數(shù)據(jù)是供電企業(yè)發(fā)展過程中所產(chǎn)生的一項十分珍貴的無形資產(chǎn)，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息化時代的到來，供電企業(yè)想要獲得健康可持續(xù)發(fā)展，就必須要積極面對信息技術所帶來的機遇與挑戰(zhàn)，積極主動做好檔案信息化管理工作。不僅要建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，還要采取有效措施促進檔案信息化管理的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，促進檔案管理工作效率與質量的進一步提升。

參考文獻：

[1]趙曰華.滕州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管文書檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2016（05）：51.

[2]盧一莎.現(xiàn)代信息技術下的房地產(chǎn)文書檔案管理工作創(chuàng)新[J].科技經(jīng)濟市場，2015（12）：45.