■云南省檔案局課題研究組

機(jī)關(guān)文書歸檔是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是檔案管理工作的重要基石，歸檔方法的研究也一直是檔案學(xué)研究的重點(diǎn)之一。

長(zhǎng)期以來(lái)，基層單位檔案人員更換頻繁，不少單位的檔案人員對(duì)文書歸檔范圍應(yīng)收哪些、怎樣收、如何確定保管期限、如何進(jìn)行分類等問(wèn)題把握不準(zhǔn)，主觀隨意性強(qiáng)，造成文書材料收集不全、檔案分類不清、保管期限鑒定不準(zhǔn)等問(wèn)題普遍存在。針對(duì)這些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，云南省檔案局于2016年3月組建了機(jī)關(guān)文書檔案通用歸檔方法研究課題小組，旨在研究探索出一套在機(jī)關(guān)文書歸檔工作中能有效結(jié)合機(jī)關(guān)OA系統(tǒng)處理文書的流程和特點(diǎn)，最大程度利用OA系統(tǒng)辦文的成果，統(tǒng)一和穩(wěn)定機(jī)關(guān)檔案分類并能夠普遍推廣的文書歸檔方法。使機(jī)關(guān)文書歸檔工作更加簡(jiǎn)單和易操作，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文書材料的隨辦隨歸，準(zhǔn)確把握文書材料歸檔范圍，簡(jiǎn)化保管期限的鑒定工作，有效避免檔案人員主觀因素造成的檔案流失，保障文書檔案資源的完整性。

一、機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法概述

機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究以突出文書檔案資源的完整性為出發(fā)點(diǎn)，將機(jī)關(guān)文書的歸檔整理與文件處理的流程和特點(diǎn)相結(jié)合，規(guī)范文書歸檔的分類方法，以精煉的表述準(zhǔn)確概括和涵蓋機(jī)關(guān)單位的歸檔范圍、簡(jiǎn)化鑒定工作，制定既符合《歸檔文件整理規(guī)則》和國(guó)家檔案局“8號(hào)令”的原則要求，又具有易學(xué)、易懂、簡(jiǎn)單、易操作特點(diǎn)的機(jī)關(guān)通用文書歸檔方法，實(shí)現(xiàn)各級(jí)機(jī)關(guān)單位文書的隨辦隨歸及文書檔案分類的穩(wěn)定，整理方法的統(tǒng)一和規(guī)范，并考慮方便檔案行政管理部門快捷直觀檢查指導(dǎo)，以此實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平的提高。

目前，機(jī)關(guān)文書檔案的分類方法一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限的三級(jí)分類方法，其中，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）為選擇項(xiàng)目。隨著信息化的發(fā)展，在文件的查詢過(guò)程中，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的檢索作用越來(lái)越弱化，特別是在檔案館的檔案查詢中已不具有任何的檢索意義。在實(shí)踐中按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，摻雜的主觀因素較多，且具有復(fù)雜多變(不穩(wěn)定)的特點(diǎn)。故：以簡(jiǎn)單、穩(wěn)定的方式體現(xiàn)機(jī)關(guān)文書歸檔的通用分類，應(yīng)當(dāng)可行；以精煉的方式準(zhǔn)確概括和涵蓋機(jī)關(guān)單位文書的歸檔范圍，實(shí)屬必須；以方便直觀的方式便于檔案行政管理部門檢查指導(dǎo)，亦為需要。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法是文書歸檔整理與文書處理流程緊密結(jié)合，適應(yīng)信息化管理方式的必然路徑。

1.機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的研究要點(diǎn)

（1）公文的處理流程與文件歸檔的關(guān)系。機(jī)關(guān)文書歸檔，特別是實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的同步歸檔，無(wú)疑需要一個(gè)部門來(lái)統(tǒng)籌安排和實(shí)施，才能實(shí)現(xiàn)檔案的齊全完整。從機(jī)關(guān)公文的處理流程看，目前，越來(lái)越多的機(jī)關(guān)利用OA系統(tǒng)進(jìn)行公文辦理；從文件的來(lái)源、傳遞、辦理過(guò)程、辦理結(jié)果、電子文件存儲(chǔ)看，機(jī)關(guān)公文均由文秘部門統(tǒng)一管理?；诖耍瑱C(jī)關(guān)公文處理辦結(jié)后，無(wú)論是紙質(zhì)的收文，發(fā)文，內(nèi)部文件或者是帳外文件，還是電子文件，其最終流向都是歸集到了機(jī)關(guān)的文秘部門。在此情況下，按文件的形成規(guī)律和存儲(chǔ)方式及時(shí)進(jìn)行歸檔，無(wú)疑是公文管理的最佳選擇和最科學(xué)的管理方法。

（2）對(duì)文件的辦理程度。部分收文為知悉性公文，本單位只需傳閱知曉其內(nèi)容和規(guī)定；部分收文（含領(lǐng)導(dǎo)批示性文件）為需要根據(jù)公文的內(nèi)容和規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)需要遵照?qǐng)?zhí)行形成本單位具體的貫徹落實(shí)和辦理意見(jiàn)即可；部分公文（含領(lǐng)導(dǎo)批示性文件）為不但需要根據(jù)收文的內(nèi)容和規(guī)定對(duì)相關(guān)事項(xiàng)形成本單位具體的貫徹落實(shí)和辦理意見(jiàn)并需要就辦理情況或結(jié)果答復(fù)有關(guān)單位或人員。由此，可以將收文按照文件辦理的深度劃分為：批示件、辦文件和勿需歸檔文件等不同類型并在歸檔時(shí)按其辦理深度分別進(jìn)行處置。

2.機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的特點(diǎn)

機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的主要特點(diǎn)是：

（1）檔案的齊全完整得到保證。檔案利用的查全率由檔案的齊全完整程度決定。本單位制發(fā)的文件，無(wú)論是紅頭文件、便箋文件、賬內(nèi)文件、帳外文件，都是本單位各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)記載，反映了本單位的歷史面貌，如果出現(xiàn)少收集、漏收集，檔案的齊全完整程度必然受損，并導(dǎo)致今后需要時(shí)將無(wú)處尋覓，無(wú)法彌補(bǔ)。以目前機(jī)關(guān)單位的歸檔范圍而言，在歸檔時(shí)，基本能夠保證歸檔文件能夠收集歸檔，但因?yàn)橛斜９芷谙迍澐值戎T多因素的限制，絕大多數(shù)單位最終移交到檔案館的文書檔案已經(jīng)只占本單位形成文件材料的60%（調(diào)查統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)文書特別是反映職能業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件約有40%作為定期保管）左右，甚至更少，檔案的齊全完整程度大打折扣。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究突出“以我為主”“以人為本”的收集原則，使檔案的齊全完整程度得到保證。

（2）檔案的鑒定難題得到解決。檔案的鑒定是檔案歸檔整理和管理中的難點(diǎn)。鑒定有確定是否需要?dú)w檔、判定歸檔文件保管期限、決定到期檔案的存毀等層面的工作。從當(dāng)前大多數(shù)單位文件歸檔的情況看，雖然在理論層面已按要求明確了檔案的歸檔范圍和保管期限的劃分方案并經(jīng)檔案部門審核，但從實(shí)際操作的情況看，由于文書的來(lái)源十分廣泛，形式復(fù)雜多樣，內(nèi)容紛繁復(fù)雜，保管期限的劃分方案不可能對(duì)每一類文件的保管期限進(jìn)行精準(zhǔn)的規(guī)定，只能用“重要的”、“一般的”進(jìn)行模糊表述。因此，大部分機(jī)關(guān)檔案工作人員在面對(duì)一份具體的文件時(shí)，對(duì)什么是“重要的”和什么屬“一般的”的判斷標(biāo)準(zhǔn)理解有難度，認(rèn)識(shí)有偏差，把握不準(zhǔn)確，以及對(duì)“全面的、歷史的、發(fā)展的”鑒定觀點(diǎn)的理解不到位，導(dǎo)致部分應(yīng)歸檔的文件沒(méi)有按要求歸檔，許多應(yīng)該永久保管的材料未被列為永久保管，特別是涉及職能活動(dòng)情況方面的文件材料，保管期限判定過(guò)低的問(wèn)題非常突出。并且，定期保管的檔案在保管期限屆滿后，由于人手不夠、能力不足和拿捏不準(zhǔn)等諸多原因，無(wú)論是機(jī)關(guān)檔案室還是檔案館都不能及時(shí)有效地組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，大部分檔案館事實(shí)上已將收集進(jìn)館的定期保管的檔案視為永久保管，對(duì)定期檔案一籌莫展則是機(jī)關(guān)的普遍狀態(tài)。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究將所有反映本單位職能活動(dòng)情況和基本歷史面貌的文件界定為永久保管，機(jī)關(guān)檔案工作人員在面對(duì)一份具體的文件時(shí)，無(wú)需再為哪些屬“重要的”和哪些屬“一般的”的判斷標(biāo)準(zhǔn)而糾結(jié)，無(wú)論是機(jī)關(guān)還是檔案館都簡(jiǎn)化了鑒定工作，檔案一經(jīng)整理，一般不再變動(dòng)，可以避免對(duì)檔案的反復(fù)折騰和人力的重復(fù)投入，破解了機(jī)關(guān)文書及檔案的鑒定難題。

（3）隨辦隨歸的需求可以實(shí)現(xiàn)。文件的隨辦隨歸是機(jī)關(guān)文書歸檔整理與文件處理的流程和特點(diǎn)高度結(jié)合,適應(yīng)現(xiàn)代管理方式的必然選擇。事由原則的排列方法，在手工檢索的情況下具有重要的檢索作用，但這樣的排列方法，必須待當(dāng)年的所有文件辦理完畢，才能按事由進(jìn)行排列，否則，事由仍將是重復(fù)和交叉的。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究將歸檔文件按文號(hào)和歸檔時(shí)間進(jìn)行排列，使文件隨辦隨歸可以實(shí)現(xiàn)。一般情況下，當(dāng)年文件全部辦理完畢即可全面完成年度歸檔，電子文件的檔號(hào)與紙質(zhì)檔案的檔號(hào)編制可以同步進(jìn)行，容易實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)。

（4）交接清點(diǎn)核對(duì)工作更容易。歸檔文件整理規(guī)則以件為單位進(jìn)行管理，在檔案進(jìn)行交接時(shí)，清點(diǎn)核對(duì)工作需要對(duì)照目錄逐件進(jìn)行核對(duì)，機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的文件排列方法，可以使大約60%（據(jù)調(diào)查，機(jī)關(guān)有編號(hào)的發(fā)文一般占?xì)w檔文件總量的60%以上）的檔案在清點(diǎn)時(shí)不必對(duì)照目錄進(jìn)行核對(duì)，可以有效的節(jié)約清點(diǎn)核對(duì)工作的人力資源成本。

二、機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的分類原則

機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的分類原則是：遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，突出檔案的存憑、留史作用，便于歸檔文件的隨辦隨歸，方便檔案的保管和利用。

機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究結(jié)合文件處理的流程和特點(diǎn)，以文件形成和辦理的特征進(jìn)行分類，遵循和反映了文件形成的客觀規(guī)律。我們對(duì)機(jī)關(guān)文書進(jìn)行了研究和分析：無(wú)論什么性質(zhì)的單位，從對(duì)其文件形成的規(guī)律進(jìn)行分析，有發(fā)文、收文、內(nèi)部文件、帳外文件等共性；從其辦理的特征進(jìn)行分析，有發(fā)文、辦文、批示、閱件等共性；將規(guī)律和特征二者進(jìn)行綜合歸納，“發(fā)文件”、“辦文件”、“批示件”、“其他類”及“勿需歸檔文件”可以準(zhǔn)確的對(duì)任何單位的文書進(jìn)行科學(xué)分類?；诖耍梢詫C(jī)關(guān)歸檔文件規(guī)范為“發(fā)文件”、“辦文件”、“批示件”、“其他類”4類。在文書歸檔整理時(shí)，照此將歸檔文件進(jìn)行分類，可以體現(xiàn)文件形成的客觀情況和辦理特征，便于實(shí)現(xiàn)各級(jí)機(jī)關(guān)單位文書檔案的隨辦隨歸及分類的穩(wěn)定、整理方法的統(tǒng)一和規(guī)范，并非常方便檔案行政管理部門快捷直觀檢查指導(dǎo)，提高檔案進(jìn)行交接時(shí)清點(diǎn)核對(duì)工作的效率，有利于實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平的提高。從而，從根本上避免了不同機(jī)構(gòu)和同一機(jī)關(guān)在不同時(shí)期歸檔文件分類的隨意性和多變性。

采用此種分類基于以下原因：

1.在現(xiàn)代管理?xiàng)l件下，檔案分類具有的檢索作用已相對(duì)弱化。目前檔案分類的作用更多的是縮小整理單元，方便隨辦隨歸。以目前的管理手段而言，歸檔文件的分類在機(jī)關(guān)是具有一定的檢索作用的，但在檔案館，由于各全宗都有根據(jù)自己的實(shí)際所選擇的分類方法，而檔案館的工作人員不可能對(duì)每一個(gè)全宗的檔案分類和每一類中所包含的文件都有清楚的了解，因而，檔案分類在館藏檔案查詢時(shí)幾乎不具有檢索意義。由此，可以做出這樣的判斷：機(jī)關(guān)文書歸檔時(shí)是否按機(jī)構(gòu)問(wèn)題進(jìn)行分類，不再是必須的。在越來(lái)越多的單位使用OA系統(tǒng)處理公文，大量電子文件產(chǎn)生的情況下，如何將機(jī)關(guān)文書歸檔與OA系統(tǒng)的設(shè)置情況有機(jī)結(jié)合，使文書歸檔能夠隨辦隨歸，而借助計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)使用文件字號(hào)或關(guān)鍵字段，能夠快速的對(duì)所需檔案進(jìn)行全面檢索。

2.分類遵循了文件形成和辦理的客觀規(guī)律，反映了文件的辦理特征。在OA系統(tǒng)中，一般情況下，發(fā)文是按文件代字分類產(chǎn)生的，文件的文件號(hào)編排與文件的形成時(shí)間是具有一致性的，以文件字號(hào)排列歸檔文件，可以借助OA系統(tǒng)中的歸檔功能，在不必改變電子文件產(chǎn)生的條件下，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔，并且輕松解決檔號(hào)一一對(duì)應(yīng)的問(wèn)題。同理，本單位的內(nèi)部文件和辦理的文件，以及記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記冊(cè)等帳外文件，也在辦結(jié)時(shí)即歸檔，或是批量歸檔，也可以輕松實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔及檔號(hào)的對(duì)應(yīng)問(wèn)題。

3.規(guī)范分類方法，避免了分類的隨意性和多變性。按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，不同的機(jī)關(guān)，采用的分類方法不盡相同，同一個(gè)機(jī)關(guān)，由于職能的調(diào)整和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的變更，在不同時(shí)期也會(huì)采用不同的分類方法，特別是一件文件涉及多部門辦理時(shí)，可能出現(xiàn)重復(fù)歸檔或者是不能按機(jī)構(gòu)歸檔的問(wèn)題。將機(jī)關(guān)歸檔文件規(guī)范為“發(fā)文件”、“辦文件”、“批示件”、“其他類”4類，可以從根本上避免不同機(jī)構(gòu)和同一機(jī)關(guān)在不同時(shí)期歸檔文件分類的多變性和隨意性。

4.方便檔案行政管理部門檢查指導(dǎo)。檔案行政管理部門工作人員在對(duì)機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)或執(zhí)法檢查時(shí)，往往將檔案的齊全完整程度作為一項(xiàng)重要的檢查內(nèi)容，按發(fā)文字號(hào)進(jìn)行排列的方法，可以使檢查人員對(duì)發(fā)文的歸檔情況有直觀的、方便的統(tǒng)計(jì)分析，加上對(duì)記錄、報(bào)表、登記簿等典型歸檔材料的重點(diǎn)檢查，從而快速對(duì)該單位歸檔文件是否齊全完整作出基本準(zhǔn)確的判斷。

5.方便移交時(shí)的清點(diǎn)核對(duì)。清點(diǎn)核對(duì)工作需要對(duì)照目錄逐件進(jìn)行核對(duì)，機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的文件排列方法，至少可以使大約60%（主要是發(fā)文）的檔案在清點(diǎn)時(shí)不必對(duì)照目錄，即可以進(jìn)行核對(duì)，可以有效的節(jié)約清點(diǎn)核對(duì)工作的人力資源成本。

三、機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的組件、排列與編號(hào)

按事由原則對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列，是實(shí)現(xiàn)文件隨辦隨歸的最大障礙。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法對(duì)發(fā)文件、辦文件、批示件、其他類的組件與排列、編號(hào)方法是：

1.發(fā)文件。指本單位正式發(fā)文（包括編有文號(hào)的發(fā)文、編號(hào)發(fā)出的傳真電報(bào)、有編號(hào)的簡(jiǎn)報(bào)、信息等文件），一件發(fā)文件包含“正本文件+定稿（發(fā)文審批單+文稿）+附件（如擬辦意見(jiàn)、依據(jù)材料、背景材料、有關(guān)材料等）”。

發(fā)文件的歸檔：發(fā)文件由單位公文管理部門或人員負(fù)責(zé)歸檔。發(fā)文件應(yīng)全部歸檔，同一年度的發(fā)文件，分別按其發(fā)文字號(hào)順序排列，并從“0001”開始編制件號(hào)，發(fā)文件的歸檔章和歸檔文件目錄中的“機(jī)構(gòu)或問(wèn)題”欄填寫“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”，如“云檔發(fā)”“云檔辦發(fā)”等。

2.辦文件。指對(duì)外單位來(lái)文（包括編號(hào)及未編號(hào)文件、傳真電報(bào)、信函等）需要辦理和本單位內(nèi)設(shè)部門上報(bào)文件進(jìn)行辦理過(guò)程中形成的材料，辦文件由“文件處理箋+辦理意見(jiàn)+來(lái)文或材料”組成。

應(yīng)歸檔的辦文件可由單位公文管理部門集中歸檔，或由承辦部門進(jìn)行初步整理后，按年度批量進(jìn)行歸檔。辦文件的歸檔章和歸檔文件目錄中的“機(jī)構(gòu)或問(wèn)題”欄填寫“辦文件”，同一年度的辦文件，按歸檔時(shí)間順序排列，并從“0001”開始編制件號(hào)。

3.批示件。指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本地區(qū)本單位事務(wù)進(jìn)行批示、本單位領(lǐng)導(dǎo)在相關(guān)材料上直接批示形成的材料。本單位領(lǐng)導(dǎo)在普法性文件或材料上僅簽名表示已閱，或批示傳閱學(xué)習(xí)且無(wú)其他意見(jiàn)的不視為批示件。

批示件應(yīng)全部歸檔，批示件的歸檔章和歸檔文件目錄中的“機(jī)構(gòu)或問(wèn)題”欄填寫“批示件”，同一年度的批示件，按歸檔時(shí)間順序排列，并從“0001”開始編制件號(hào)。

4.其他類。其他類中所包含的歸檔文件是非常重要但往往容易被忽視的材料，如本單位黨組會(huì)議記錄及其他有價(jià)值的記錄本；本單位發(fā)出未納入發(fā)文件管理的便箋及信函；本單位召開會(huì)議、組織重大活動(dòng)形成的會(huì)議（活動(dòng)）指南、方案、簽到表、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言、參閱材料、席位單、總結(jié)等文件材料、信息；本單位重要的合同、協(xié)議、資產(chǎn)管理的憑證性材料；各類介紹信、證明存根；人事、紀(jì)檢方面具有保存價(jià)值的文件材料；本單位用印登記冊(cè)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；各類報(bào)刊有關(guān)本單位的新聞報(bào)道；本單位認(rèn)為有歸檔保存價(jià)值的文字、表冊(cè)；上級(jí)部門或其他部門針對(duì)本單位事務(wù)和人的來(lái)文等。

應(yīng)歸檔的“其他”按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)辦理、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，”可采取“隨辦隨歸”，辦理完畢即向檔案室歸檔，或由承辦部門進(jìn)行初步整理后，按年度批量進(jìn)行歸檔?！捌渌钡臍w檔章和歸檔文件目錄中的“機(jī)構(gòu)或問(wèn)題”欄填寫“其他”，

同一年度的“其他”，按歸檔時(shí)間順序排列，并從“0001”開始分別編制件號(hào)。

5.以上所列發(fā)文件、辦文件、批示件、其他類全部作為永久保管。

6.歸檔文件以文件辦結(jié)后的最終形態(tài)歸檔，避免重復(fù)歸檔。即：辦文件辦理結(jié)果需要以單位正式發(fā)文辦理的，該辦文件作為發(fā)文件的附件，歸入發(fā)文件。普發(fā)性文件或僅傳閱而無(wú)需進(jìn)行辦理的文件不歸檔，可作資料進(jìn)行管理。批示件所涉及事務(wù)需要以發(fā)文件進(jìn)行辦理的，該批示件作為發(fā)文件附件。批示件所涉及事務(wù)只需單位內(nèi)部辦理的，該批示件作為辦文件附件，歸入辦文件。

7.采用此種排列方法基于以下原因：

（1）是實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的有效方式。當(dāng)前的機(jī)關(guān)管理和工作節(jié)奏，對(duì)文件管理提出了比以往更高的要求，文件辦結(jié)后能夠及時(shí)歸檔，一方面可以滿足機(jī)關(guān)工作對(duì)文件查詢的現(xiàn)實(shí)需求，另一方面，可以將文件歸檔分散在日常工作中，可以不必在次年才進(jìn)行集中歸檔。以文件字號(hào)和歸檔時(shí)間排列歸檔文件，可以借助OA系統(tǒng)中的歸檔功能，在不必改變電子文件的產(chǎn)生條件下，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔、及時(shí)歸檔，并且輕松解決檔號(hào)對(duì)應(yīng)的問(wèn)題。

（2）體現(xiàn)了文件形成的客觀規(guī)律。從文件形成規(guī)律看，發(fā)文是按文件代字分類產(chǎn)生的，從文件的辦理特征看，文件辦理完畢是有時(shí)間標(biāo)志的。按文件字號(hào)和辦結(jié)時(shí)間進(jìn)行排列反映了文件形成的客觀事實(shí)。以文件形成的客觀事實(shí)進(jìn)行歸檔，既可以避免過(guò)多考慮文件之間存在的非必然聯(lián)系，又可以實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔。

（3）可以有效避免文件遺失和混亂。文件辦理完畢即行歸檔，既可以充分滿足機(jī)關(guān)工作人員對(duì)文件查詢的現(xiàn)實(shí)需求，又可以避免出現(xiàn)文件管理混亂甚至遺失文件的情況發(fā)生。

四、保管期限的劃分

1.滿足檔案館資源體系的完整性。國(guó)家綜合檔案館的服務(wù)水平由館藏檔案資源體系的完整程度決定，在同一個(gè)行政管理層級(jí)，完整的資源體系構(gòu)成需要具備幾個(gè)條件：

（1）屬于收集范圍的每一個(gè)全宗已全部按要求正常移交檔案;

（2）每一個(gè)屬于收集范圍的全宗各類檔案均按齊全完整的要求進(jìn)行歸檔；

（3）全宗間、全宗內(nèi)各類檔案既要齊全完整，又要盡可能避免重復(fù)。

2.檔案資源完整的基礎(chǔ)在機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究所列的發(fā)文件、辦文件、批示件、其他類的歸檔范圍，已涵蓋本單位形成的文件和收到的針對(duì)本單位事務(wù)和人員的需要具體辦理的文件，也就是將原來(lái)屬于永久保管的歸檔文件和部分定期的歸檔文件確定作為永久保管，遵循了“以我為主”“以人為本”的檔案收集原則，可以使反映本單位職能活動(dòng)情況和基本歷史面貌的文件齊全完整歸檔并全部向檔案館移交，突出了存憑、留史功能。除此之外，不屬于本單位形成的，但本單位認(rèn)為在一定時(shí)期內(nèi)尚有查考價(jià)值的文件，作為定期10年的檔案或資料，由本單位自行保存，又可以最大限度的減少和避免檔案館資源出現(xiàn)重復(fù)的情況。

將本單位形成的文件和收到的針對(duì)本單位事務(wù)和人員的需要具體辦理的文件確定為永久保管主要基于以下理由：

（1）這些文件真實(shí)、完整的記錄了本單位的所有職能活動(dòng)履行情況。

（2）這些文件能全面客觀反映本單位的真實(shí)歷史面貌和發(fā)展變遷情況。

（3）一般情況下，這些文件只可能由本單位系統(tǒng)完整保存。

（4）檔案的保管期限，只是檔案的最低保管期限，檔案保管期限是否科學(xué)應(yīng)交由時(shí)間來(lái)考察，為照顧檔案的完整性和系統(tǒng)性，可以采取就高的處理方式。

（5）檔案一經(jīng)整理，一般不再變動(dòng)，無(wú)論是機(jī)關(guān)還是檔案館的鑒定工作都得以最大限度簡(jiǎn)化，可以避免對(duì)檔案的反復(fù)折騰和人力的重復(fù)投入。

（6）隨著信息公開的推進(jìn)和信息化建設(shè)發(fā)展，在需要的情況下，不同行政管理層級(jí)的文件可以通過(guò)一定渠道再次獲得。

（7）大數(shù)據(jù)的需要。

五、機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法的實(shí)踐

1.機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法在州市縣機(jī)關(guān)的實(shí)踐情況。

州市和縣級(jí)試點(diǎn)單位對(duì)機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法實(shí)踐的反饋情況是：

（1）容易學(xué)習(xí)。基層單位檔案人員基本屬于兼職，變動(dòng)頻繁，在接手檔案工作前，沒(méi)有多少檔案工作知識(shí)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少，且時(shí)間短，培訓(xùn)內(nèi)容多，即便參加了基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，也往往難以解決實(shí)際工作中需要解決的問(wèn)題。機(jī)關(guān)通用文書歸檔方法簡(jiǎn)單明了、非常直觀，可以使新手快速學(xué)習(xí)了解檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)。

（2）容易掌握。對(duì)單位文書檔案歸哪些、怎樣分類、保管期限如何確定等難點(diǎn)，給出了十分明確和具體的便于掌握的解決方案，文書檔案資源的完整性得到了保障。

（3）方法簡(jiǎn)單?；鶎訖n案人員的兼職多，精力有限，機(jī)關(guān)通用文書歸檔方法考慮了基層檔案人員的實(shí)際，以最簡(jiǎn)便的方式解決了復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題。

（4）易于操作。實(shí)現(xiàn)了隨辦隨歸，基本在次年初即全面完成年度歸檔；電子文件的檔號(hào)與紙質(zhì)檔案的檔號(hào)編制可以同步進(jìn)行，容易實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)。

2.機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法在省級(jí)機(jī)關(guān)的實(shí)踐情況。

省級(jí)機(jī)關(guān)試點(diǎn)單位對(duì)機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法實(shí)踐的反饋情況是：

（1）檔案的完整程度有提高。本單位制發(fā)的文件，無(wú)論是紅頭文件、便箋文件、賬內(nèi)文件、帳外文件，都是本單位的各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)記載，反映了本單位的歷史面貌，以前歸檔的文書檔案只有60%左右能夠最終移交到檔案館，現(xiàn)在的檔案歸檔方法，使本單位各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)記載以及反映了本單位的歷史面貌的文件材料能夠100%向檔案館移交，檔案的齊全完整程度得到保證。

（2）文件的隨辦隨歸可實(shí)現(xiàn)。按事由原則的整理方法，必須待當(dāng)年的所有文件辦理完畢，才能按事由進(jìn)行排列，否則，事由仍將是重復(fù)和交叉的，每年的歸檔工作都需要集中3-4個(gè)月的時(shí)間才能完成。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究將歸檔文件按文號(hào)和歸檔時(shí)間進(jìn)行排列，使文件隨辦隨歸可以實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)在，當(dāng)年文件全部辦理完畢即可全面完成年度歸檔。電子文件的檔號(hào)與紙質(zhì)檔案的檔號(hào)編制可以同步進(jìn)行，容易實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)。

（3）檔案的服務(wù)外包易運(yùn)作。最近幾年，由于各單位編制緊張，大多數(shù)單位的檔案人員兼職的工作量不斷加大，采用政府購(gòu)買服務(wù)和服務(wù)外包的方式進(jìn)行檔案的歸檔整理及數(shù)字化的單位越來(lái)越多，由于承接服務(wù)外包的單位對(duì)本單位職能職責(zé)和文件材料形成的情況不熟悉，帶來(lái)的歸檔文件分類、鑒定、排列等工作環(huán)節(jié)隨意性較大。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究的分類、鑒定和排列方法可以使承接服務(wù)外包的單位和人員在對(duì)單位職能職責(zé)和文件材料形成的情況不熟悉的情況下，規(guī)范的對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理。

（4）檔案的整理方法更簡(jiǎn)單。機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究結(jié)合文件處理的流程和特點(diǎn)，以突出文書檔案資源的完整性為出發(fā)點(diǎn)，將機(jī)關(guān)文書的歸檔整理與文件處理的流程和特點(diǎn)相結(jié)合,適應(yīng)現(xiàn)代管理方式，統(tǒng)一和穩(wěn)定文書檔案分類方法，以精煉的表述準(zhǔn)確概括和涵蓋機(jī)關(guān)單位的歸檔范圍、對(duì)鑒定工作等難點(diǎn)化繁為簡(jiǎn)，以最簡(jiǎn)便的方式解決了復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題。有利于實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平的提高。

3.實(shí)踐結(jié)論

通過(guò)試點(diǎn)推廣的實(shí)踐情況證明，機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法具有容易學(xué)習(xí)和掌握、方法簡(jiǎn)單、易于操作的特點(diǎn)，以最簡(jiǎn)便的方式解決了復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題。

《機(jī)關(guān)文書通用歸檔方法研究》以突出文書檔案資源的完整性為出發(fā)點(diǎn)，將文書檔案的歸檔整理與文件處理的流程和特點(diǎn)相結(jié)合，統(tǒng)一和穩(wěn)定文書檔案分類方法，以精煉的表述準(zhǔn)確概括和涵蓋機(jī)關(guān)單位的歸檔范圍、簡(jiǎn)化鑒定工作，制定既符合《歸檔文件整理規(guī)則》和國(guó)家檔案局“8號(hào)令”的原則要求，又具有易學(xué)、易懂、簡(jiǎn)單、易操作特點(diǎn)的通用文書檔案歸檔整理方法。該方法能夠滿足各級(jí)機(jī)關(guān)單位文書檔案隨辦隨歸的需求，可以使檔案的齊全完整得到保證，檔案的鑒定難題得到解決，交接清點(diǎn)核對(duì)工作更容易，實(shí)現(xiàn)歸檔中分類方法的穩(wěn)定和規(guī)范統(tǒng)一，方便檔案行政管理部門快捷直觀檢查指導(dǎo)，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平的提高。