文·譚樂柱

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院發(fā)生了一系列政策、制度的變革，其中人事制度的改革作為改革的重中之重，各項(xiàng)配套措施的改革也不斷跟進(jìn)。醫(yī)院人事檔案管理同樣面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院人事檔案能為醫(yī)院提供人才的全面、客觀的信息，為醫(yī)院選拔及培養(yǎng)人才提供重要的參考信息。鑒于此，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理工作，提高人事檔案的有效利用率顯得尤為重要。

一、醫(yī)療人事檔案管理面臨新的困難及問題

（一）醫(yī)務(wù)人員身份多樣化，導(dǎo)致檔案歸類困難

近幾年來，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展及人才使用方式的多元化，醫(yī)務(wù)人員的身份也逐漸呈現(xiàn)出多元化趨勢(shì)。自2015年發(fā)布《關(guān)于全面推開縣級(jí)公立醫(yī)院綜合改革的實(shí)施意見》以來，各地紛紛出臺(tái)相關(guān)具體政策，創(chuàng)新公立醫(yī)院機(jī)構(gòu)編制管理方式，逐步實(shí)行編制備案制。以某縣級(jí)醫(yī)院為例，醫(yī)務(wù)人員中有在編人員、經(jīng)人社局考錄的聘用合同制人員、單位自行考錄的合同制人員以及新政策下考錄的編制備案制人員等。人員身份的多樣化，也直接導(dǎo)致了人事檔案管理的不一致，上級(jí)部門現(xiàn)階段對(duì)于人事檔案的管理也是政出多門，只管理自己職能隸屬的人員，醫(yī)院在對(duì)各類人事檔案材料收集的時(shí)候，需要根據(jù)員工身份進(jìn)行歸檔分類，困難重重。

（二）醫(yī)務(wù)人員流動(dòng)性加大，致使檔案歸類不及時(shí)

隨著醫(yī)療體制的變革，多層次醫(yī)療服務(wù)格局逐漸形成，醫(yī)療衛(wèi)生和公立醫(yī)院人事制度改革的深化和人才流動(dòng)機(jī)制的完善，公立醫(yī)院醫(yī)師跳槽和獨(dú)立執(zhí)業(yè)日益增多。已辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等流動(dòng)人員的人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸整不及時(shí)、檔案丟失、材料不全、手續(xù)不完備等人檔分離的情況。一是原單位對(duì)流出人員的檔案管理不及時(shí)。大部分單位在人員流出以后，直接將其檔案丟掉或不再對(duì)其更新整理。而眾所周知，人事檔案中考核檔案、繼續(xù)教育檔案、職稱聘任檔案等材料一般在年底或下一年初才能產(chǎn)生，這就導(dǎo)致流出人員的這些檔案不能及時(shí)歸檔。二是流動(dòng)人員到新的用人單位以后，往往忙于新工作、生活的各項(xiàng)安排，忽略了在原先單位的檔案調(diào)動(dòng)問題，等新單位需要時(shí)再回去找，才發(fā)現(xiàn)檔案已被原單位處理掉。還存在著流動(dòng)人員受各種因素的影響，不管單位同意不同意一走了之，讓新用人單位在當(dāng)?shù)刂匦陆n等不規(guī)范的現(xiàn)象。

（三）歸檔材料不規(guī)范，造成檔案利用率不高

目前醫(yī)院人事檔案，尤其是編外人員的各類檔案一般是自己?jiǎn)挝蛔孕泄芾?，各類檔案也是根據(jù)單位自定的標(biāo)準(zhǔn)歸整，單位之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致歸檔狀況不一致。比如年度考核資料，有的單位以表格的形式考核，有的單位以工作總結(jié)的形式考核，也有單位采用個(gè)人述職的形式考核，所以形成的考核檔案也是各式各樣，這就造成人員流動(dòng)時(shí)，單位之間對(duì)這種材料的不認(rèn)可、不歸檔問題，最終只能將部分不合格檔案丟棄，造成檔案利用率不高的問題。

二、解決醫(yī)院人事檔案管理各種問題的建議

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理的主要依據(jù)，是記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)、以個(gè)人為單位集中起來的以備日后查考的文件資料，主要內(nèi)容包括履歷、鑒定、考核、工資、職務(wù)、職稱、學(xué)位等情況的真實(shí)記錄。人事檔案及其管理在醫(yī)院建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為醫(yī)院決策提供人才信息和用人依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資料。因此，通過規(guī)范人事檔案管理，提高檔案的實(shí)用價(jià)值，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)，讓人才信息真正轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（一）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提。在實(shí)際工作中，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理理念和意識(shí)，將人事檔案管理放在人事管理的重要位置，作為人力資源部的重點(diǎn)工作來抓。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上應(yīng)該增設(shè)符合檔案保存環(huán)境的庫房及檔案管理柜等專業(yè)設(shè)備；在人員配備上，應(yīng)該選調(diào)政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)技術(shù)好的人員從事人事檔案管理工作。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，通過不斷強(qiáng)化檔案管理新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù)的培訓(xùn)，提高員工全面掌握科學(xué)管理人事檔案的綜合技能。

（二）及時(shí)收集更新有價(jià)值的人事檔案資料

醫(yī)院人事檔案是員工職業(yè)生涯的重要參考憑據(jù)，因此，對(duì)檔案材料應(yīng)該做到應(yīng)收盡收，對(duì)于重要的有價(jià)值的人事資料如第二學(xué)歷、職稱材料、考核考察等材料應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行收集，并及時(shí)進(jìn)行維護(hù)與更新。

（三）創(chuàng)新傳統(tǒng)歸檔與電子檔案相結(jié)合的管理模式

檔案管理的現(xiàn)代化是提高檔案工作水平的重要手段。借助現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理系統(tǒng)做好人事檔案的保管和利用，是當(dāng)前形勢(shì)下醫(yī)療事業(yè)人事檔案管理的迫切需要與首要目標(biāo)。通過建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將需要入檔的資料錄入系統(tǒng)并進(jìn)行實(shí)時(shí)更新與信息維護(hù)，建立起可以快速檢索、及時(shí)提取的存儲(chǔ)檔案，對(duì)于員工的履歷進(jìn)行全過程、全方位掌控；同時(shí)還可以從人事檔案信息管理系統(tǒng)檔案中生成需要的關(guān)鍵數(shù)據(jù)及圖表，實(shí)現(xiàn)某一項(xiàng)或幾項(xiàng)人事信息的匯總、統(tǒng)計(jì)及分析等功能，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息支撐，大大提高人事檔案的利用率。

（四）尋求人事代理等中介部門的幫助

在受限于人力、設(shè)備、存放空間等制約條件的前提下，醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)自己的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，謀求合適的中介部門協(xié)助做好人事檔案管理。

（五）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作、保證檔案管理質(zhì)量的決定性因素。因此，要制定檔案管理工作人員的培訓(xùn)計(jì)劃，進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，使其既有能力來甄別檔案材料的真假，保證人事檔案材料的真實(shí)性，還能具備一定的公文寫作、文檔整理等深厚的專業(yè)基礎(chǔ)，嚴(yán)格按照檔案的歸檔范圍、檔案的真實(shí)性、內(nèi)容的完整度、精確度等進(jìn)行規(guī)范化辦理，做到入檔及時(shí)、查檔方便、調(diào)檔順利。

綜上所述，新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理正面臨著前所未用的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院人事管理部門、檔案管理部門乃至整個(gè)醫(yī)院都應(yīng)該高度重視醫(yī)院人事檔案管理工作，轉(zhuǎn)變思想、開拓思路，樹立科學(xué)發(fā)展觀，讓人事檔案管理工作盡快駛?cè)胄畔⒒壍?，為推?dòng)醫(yī)院人力資源管理和個(gè)人檔案管理發(fā)揮更大作用。