張華

摘 要 本文以獨特的視角闡述了高校數(shù)字檔案備份管理的重要性，分析了高校數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀及出現(xiàn)的問題，并針對這些問題提出了自己的建議與設(shè)想。

關(guān)鍵詞 高校 數(shù)字檔案 備份 管理

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A

數(shù)字檔案取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是未來檔案工作的發(fā)展方向，數(shù)字檔案已經(jīng)被越來越多的高校納入檔案工作范圍。但數(shù)字檔案的逐步使用和紙質(zhì)檔案的逐步淘汰需要經(jīng)歷一個相當(dāng)長的發(fā)展過程。毫無疑問，高校檔案工作正處在這一過渡時期。這一時期的數(shù)字檔案管理并不成熟，數(shù)字檔案和大量的紙質(zhì)檔案同時存在，在檔案管理中體現(xiàn)了新的特征，同時也向高校檔案工作者提出了新的問題和挑戰(zhàn)。其中數(shù)字技術(shù)的安全問題尤其值得注意，數(shù)字檔案的備份以及備份的管理也就成了高校檔案工作的重要組成部分。

1高校數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1.1高校數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀

計算機應(yīng)用的普及，電子辦公軟件操作技術(shù)的推廣，以及數(shù)字存儲技術(shù)自身具有的環(huán)保、存儲量大、便于傳輸?shù)膬?yōu)點，使得數(shù)字檔案在社會諸領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。數(shù)字檔案管理在高校的檔案管理工作中發(fā)揮著日益重要的作用。

目前，我國高校普遍實施了數(shù)字檔案管理，主要體現(xiàn)在課程的開設(shè)和選擇，考試成績的錄入和查詢，學(xué)分的統(tǒng)計和管理幾個方面。而學(xué)生的學(xué)籍管理、黨團關(guān)系管理等仍然依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案完成，這就體現(xiàn)出了高校數(shù)字檔案管理在高校檔案管理中的局限性。但高校數(shù)字檔案管理的這種局限性很大程度上是由于學(xué)籍、黨團關(guān)系這類個人檔案自身特殊性質(zhì)所決定的，在可預(yù)見的一段時間內(nèi)不會被數(shù)字檔案取代。在已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字檔案管理的方面，數(shù)字技術(shù)所帶來的問題也是顯而易見的。如網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字安全的問題，數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)丟失問題等。

面對這些伴隨數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢而來的潛在風(fēng)險，與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案的為主的檔案管理相比，應(yīng)對風(fēng)險就成了重中之重。

1.2高校數(shù)字檔案備份的安全問題

數(shù)字檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進行的。在數(shù)字檔案的歸檔、管理和利用服務(wù)過程中，檔案數(shù)據(jù)的安全問題往往表現(xiàn)在多個層面。其中數(shù)字層面的安全主要是指涉及系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數(shù)據(jù)版本的更新、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)硬件設(shè)備的意外損壞、存貯介質(zhì)的老化、失效、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)損壞甚至是計算機系統(tǒng)的破壞和癱瘓。

2高校對數(shù)字檔案管理的備份工作的需求

從安全第一的角度出發(fā)，數(shù)字檔案的備份也就成了高校數(shù)字檔案管理中迫在眉睫的工作。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性較差，已損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔。但在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間。但從長遠(yuǎn)看，在數(shù)字檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法；這樣，不但能夠提高檔案管理效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎驗證，在萬無一失的情況下實行。

3數(shù)字檔案備份存儲技術(shù)發(fā)展帶來的問題

高校數(shù)字檔案備份工作不能回避的問題就是數(shù)字存儲技術(shù)壽命的問題。電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸多因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)主要有兩方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限。也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更加重要。因此，對電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體磨損是更為嚴(yán)重的危害。針對這一問題，不少學(xué)者提出解決的辦法，但都不甚理想，在高校數(shù)字檔案備份工作的實踐過程中，面對這一不可避免的問題更需要積極地探索解決之道。數(shù)字存儲技術(shù)的發(fā)展造成的存儲介質(zhì)壽命的問題可以說是高校數(shù)字檔案備份工作能否長久有效的關(guān)鍵問題。

高校數(shù)字檔案備份工作在數(shù)字檔案管理逐步取代紙質(zhì)檔案管理的今天，在高校數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案一定時期內(nèi)長期共存的高校校園，有著顯著的必要性。但高校數(shù)字檔案備份工作的開展還面臨著諸多正待解決的問題，高校數(shù)字檔案備份工作必將在需求中發(fā)展，在發(fā)展中逐步完善。

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