胡小麗

摘 要 當前我國的社會經(jīng)濟技術發(fā)展極快，我國人民生活水平顯著提高。電力作為人們生活中的必需能源，隨著人們生活水平的上升，電力的使用量和需求量也相應增加，這給我國的電力系統(tǒng)檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。電力系統(tǒng)的發(fā)展進步使得我國的電力系統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應當前的電力系統(tǒng)建設，所以在現(xiàn)代信息技術發(fā)展的時代，電力系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理是極為必要的工作，對我國的電力系統(tǒng)管理和運行有重要的意義。因此，本文對當前我國的電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設管理的相關問題進行探討，以促進我國電力行業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞 電力系統(tǒng) 檔案數(shù)字化 管理

隨著我國信息技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，我國的很多行業(yè)和領域都發(fā)生了極大的變化。我國的信息化建設不斷加快，很多領域的數(shù)字化和信息化管理也逐漸發(fā)揮出重要的作用。在我國的社會生活中，電力是極為重要的能源，對人們的生活和社會發(fā)展都有重要的作用，所以在現(xiàn)代科技發(fā)展的同時，對我國的電力系統(tǒng)檔案進行改革，促進電力系統(tǒng)檔案的數(shù)字化管理是促進我國電力系統(tǒng)健康發(fā)展的重要舉措。

一、電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的意義

電力系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理是對電力系統(tǒng)現(xiàn)行的檔案管理工作的優(yōu)化和提升。我國傳統(tǒng)的電力系統(tǒng)檔案管理工作是依靠人力進行的，檔案也都是紙質檔案；檔案的調閱和使用過程十分麻煩、繁雜，檔案的管理和使用效率也極低；紙質的檔案資料也極易受到外部環(huán)境的影響，檔案的管理和存放對環(huán)境的濕度和溫度等的要求都比較高；很多舊檔案在存儲的過程中極有可能被損毀，這給我國的電力系統(tǒng)檔案管理工作帶來了很大的問題。此外，即使是對周圍環(huán)境進行嚴格的管理，但是傳統(tǒng)的紙質檔案管理仍然會面臨很多的問題，如因為材質的原因，紙質檔案吸水受潮、字跡模糊不清、被蟲蛀等情況屢見不鮮。

數(shù)字化的檔案管理工作與傳統(tǒng)的紙質檔案管理不同，檔案信息數(shù)字化管理是將信息存儲在計算機等設備中，不僅節(jié)約空間，而且不占空間、存儲方便、查找時也不需要翻閱，這極大地提高了檔案管理的效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力，對電力系統(tǒng)的發(fā)展有重要意義。

二、我國電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的舉措

（一）創(chuàng)建高素質的管理隊伍，提高管理水平

在檔案數(shù)字化管理中，人才是十分重要的因素。在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，各行各業(yè)的發(fā)展都需要有專業(yè)的高素質人才作為發(fā)展的動力，所以想要實現(xiàn)我國的電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理，就要創(chuàng)建高素質的管理隊伍，提高管理的水平。在我國的電力系統(tǒng)運行和管理工作中，檔案管理人員并不受重視，很多電力企業(yè)對檔案管理人員并沒有比較高的要求，檔案管理人員缺乏相關的專業(yè)知識。所以電力企業(yè)要加強對檔案管理人員的培訓，豐富他們的檔案管理專業(yè)知識，使其能夠科學、專業(yè)地開展檔案管理工作。電力企業(yè)要重視檔案管理人員的素質，聘請專業(yè)的檔案管理人員，使其對檔案管理工作有正確的認知，提高檔案管理人員的文化水平。電力企業(yè)可以邀請上級檔案管理部門的專業(yè)人員對內部的檔案管理人員進行培訓，向員工講述檔案資料的整理要求和管理工作的重點，盡快幫助工作人員適應檔案管理工作，增強他們的業(yè)務能力。

（二）明確檔案管理目標，重視檔案管理質量

檔案管理工作也是管理工作中的一種，所以在進行檔案的數(shù)字化管理時也要根據(jù)實際的電力系統(tǒng)運行狀態(tài)制定適當?shù)墓芾砟繕?，并根?jù)目標科學地安排管理工作。以某市級供電公司為例，該公司管轄10家縣公司，管轄之初，各縣公司檔案工作硬件設施落后，檔案員素質參差不齊，整體水平較差。2003年，10家縣公司中檔案目標管理達到省級標準的單位只有5個，達標升級率在全省系統(tǒng)排名靠后。為扭轉被動局面，改變落后狀況，公司制訂工作方案和工作進程表，明確了檔案工作目標，成立以黨政主要領導為組長的檔案領導小組，形成了黨政主要領導親自抓、分管領導經(jīng)常抓、辦公室具體抓的工作機制，要求各縣公司把檔案升級工作納入重要議事日程，從源頭上嚴格監(jiān)控檔案收集、整理、保管、質量及指導，做到管在質量、細在過程、重在利用，為檔案管理工作的強化提供了堅強的組織保障。

（三）健全管理制度，實施統(tǒng)一的檔案管理模式

電力系統(tǒng)是一個完整的、復雜的系統(tǒng)，檔案管理工作作為其中重要的部分，公司要對檔案管理工作進行全面的安排，制定健全的管理制度，并針對管理工作中各種可能存在的問題提出統(tǒng)一的解決方案，促進電力系統(tǒng)檔案管理工作的規(guī)范化和統(tǒng)一。首先，要統(tǒng)一設置檔案的電子文檔格式，為電力系統(tǒng)各單位的檔案共享打好基礎，方便后期的檔案調閱，格式的一致性有利于提高檔案管理的效率。其次，文書檔案數(shù)字化要全局一盤棋，進行合理規(guī)劃，由上至下有序地進行推廣和應用，統(tǒng)一安排檔案數(shù)字化管理工作，統(tǒng)一安排工作崗位，防止出現(xiàn)人員冗余或者工作重復的問題，這樣能夠極大地節(jié)約電力企業(yè)的人力和物力，提高管理的效率。各單位需要長期執(zhí)行的上級發(fā)文數(shù)量幾乎能占到年存檔文書檔案的一半，如果各級單位無序進行數(shù)字化，各行其是，上下級單位都要對這些共有檔案掃描，就會出現(xiàn)大量重復勞動。上級單位可對下發(fā)的文件先進行數(shù)字化，同時錄入對應的檔案管理系統(tǒng)中，不用費時費力地進行多次掃描，就可以實現(xiàn)文書檔案共享。

（四）確保數(shù)字化檔案優(yōu)質規(guī)范，提高檔案的管理質量

為了方便數(shù)字檔案的使用，要確保數(shù)字化檔案的優(yōu)質規(guī)范，這樣能夠提高使用的效率。在進行檔案數(shù)字化管理時，公司要登記每卷檔案的加工方和錄入人員，明確每卷檔案的責任人，這樣在后期如果檔案在使用過程中出現(xiàn)問題，就能準確及時地落實責任。為了方便檔案的管理，可以對檔案進行規(guī)范化操作，在錄入檔案時，可以用不同的顏色、像素或者畫面來對檔案的種類進行區(qū)分，方便后期的管理和調閱，要細分每個檔案管理目錄下的檔案，卷內的目錄也要盡量詳細，這樣方便以后取用。對于一些年代比較久遠的檔案，即使發(fā)生了檔案文字不清的問題，也要對其時間、主要內容等進行記錄，做好檔案的備份工作。

三、結語

我國的科技發(fā)展對我國社會的很多方面都產(chǎn)生了重要的影響，在我國的電力系統(tǒng)中，檔案管理工作是十分重要的內容，對電力企業(yè)的管理工作有重要的影響。所以在現(xiàn)代科技發(fā)展、信息化發(fā)展時期，促進電力企業(yè)的檔案數(shù)字化管理是十分重要的。

（作者單位為清遠電力規(guī)劃設計院有限公司）

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