黃曉麗

（齊齊哈爾市第一醫(yī)院，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

1 引言

醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院工作的方方面面，其內(nèi)容不僅涵蓋了患者的個人信息，也對經(jīng)典的醫(yī)學(xué)案例進(jìn)行了記載，醫(yī)院檔案是醫(yī)院信息資源中不可或缺的一部分，對醫(yī)院的長足發(fā)展起到了重要的推動作用，因而，醫(yī)院必須高度重視對檔案資源的管理，實現(xiàn)檔案管理真正的價值。近年來，隨著現(xiàn)代高新技術(shù)的介入和醫(yī)院辦公體系的不斷完善，醫(yī)院的辦公環(huán)境有了明顯的改善，醫(yī)院檔案越來越多的依靠信息化、自動化技術(shù)進(jìn)行管理，檔案管理的科技化程度日益加深。雖然自動化的辦公環(huán)境為醫(yī)院的檔案管理提供了諸多便利，但在辦公自動化體制還不夠成熟的現(xiàn)狀下，醫(yī)院檔案管理仍存在著許多問題。鑒于上述情況的出現(xiàn)，在逐步推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的過程中，要不斷提高醫(yī)院檔案管理的自動化水平，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)能力，使醫(yī)院的檔案管理工作更好地服務(wù)于醫(yī)院未來的發(fā)展。

2 辦公自動化的內(nèi)涵及對檔案管理工作的影響

簡單來說，辦公自動化就是將互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代高新技術(shù)融入到醫(yī)院檔案管理的工作中，推動檔案管理工作朝著高效性、科學(xué)性的方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字傳輸和自動化管理，并提高檔案資源的流動效率，保障檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性。在檔案管理工作中實現(xiàn)辦公的自動化，極大地提高了工作人員的辦公效率，節(jié)省了大量的人力物力，有效地降低了檔案管理工作的難度，最大程度提高了醫(yī)院的綜合效益[1]。

由于辦公自動化環(huán)境具備高效率、高準(zhǔn)確率的優(yōu)點，在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用，極大地促進(jìn)了檔案管理工作水準(zhǔn)的提升。首先，辦公自動化實現(xiàn)了檔案信息的準(zhǔn)確分類，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對檔案層次進(jìn)行劃分，有利于醫(yī)院各科室對檔案資料進(jìn)行查閱和整理；其次，與以往傳統(tǒng)的檔案管理不同，辦公自動化環(huán)境下的檔案管理更具科學(xué)性，因為它有效地減少了人為參與的環(huán)節(jié)，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入和調(diào)取，并利用現(xiàn)代化的信息校對技術(shù)對輸入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查驗，加快了檔案信息的流動速度，延長了檔案管理的保存時間，提高了檔案信息的可靠度，使檔案數(shù)據(jù)能夠通過網(wǎng)絡(luò)得到及時更新；除此之外，辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作不再由各科室分別進(jìn)行，而是通過建立互聯(lián)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫將各科室的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，密切了不同科室之間的聯(lián)系，減少了對醫(yī)院檔案信息的重復(fù)管理，增強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)的利用效率，便于各科室加強(qiáng)互動和交流；另外，辦公自動化讓醫(yī)院的檔案管理工作變得輕松，也提高了檔案管理工作的專業(yè)水準(zhǔn)，檔案信息的記載方式也不再局限于文本層面，將檔案信息數(shù)字化更加便于儲存，使檔案的儲存量大大增加，同時有效地減少了紙張的使用，保護(hù)了環(huán)境[2]。

3 辦公自動化背景下醫(yī)院檔案管理工作存在的不足

3.1 檔案信息數(shù)字化引發(fā)的保密危機(jī)

現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和推廣使得醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化程度不斷提高，但與此同時也出現(xiàn)了檔案信息資源泄露的情況，檔案信息內(nèi)容既包括了眾多患者的就醫(yī)隱私，還包含著醫(yī)學(xué)科研的成果記錄，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)入侵造成信息的泄露，將會對醫(yī)院的信譽(yù)造成嚴(yán)重的損害，也會給醫(yī)院的專利保護(hù)帶來十分不利的影響。在醫(yī)院檔案管理的過程中，由于缺少對檔案管理信息進(jìn)行加密的意識，檔案信息存在著被替換被盜取的隱患，這也暴露出網(wǎng)絡(luò)儲存信息的不穩(wěn)定性。電子文件體積小，存儲量大，保存時間長，甚至可以永久保存，但缺乏系統(tǒng)而且穩(wěn)固的儲存方式，所以更容易被網(wǎng)絡(luò)入侵等非法手段盜取檔案數(shù)據(jù)，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了潛在的安全隱患。由于醫(yī)院檔案涉及面廣，涵蓋了醫(yī)院工作的方方面面，信息泄露就會引發(fā)連鎖反應(yīng)，帶來后果嚴(yán)重的醫(yī)療糾紛[3]。

3.2 檔案管理辦公自動化規(guī)范體系不夠完善

醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)辦公自動化為工作人員減少了很多的工作量，但因為檔案管理辦公自動化規(guī)范體系不夠完善，致使檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的質(zhì)量參差不齊。很多醫(yī)護(hù)人員在用電腦打印病人紙質(zhì)病歷時出現(xiàn)重復(fù)打印或者由于自身操作不當(dāng)造成的紙質(zhì)病歷清晰度不達(dá)標(biāo)等問題，造成了醫(yī)院資源的浪費(fèi)，同時不合格的紙質(zhì)病歷被隨意丟棄后又會造成患者個人隱私的泄露。此外，檔案管理人員在使用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案信息錄取時，沒有信息保密的意識，沒有對病歷底稿進(jìn)行及時的銷毀或處理，也加大了患者隱私泄露的幾率。換言之，在檔案管理工作實現(xiàn)辦公自動化之后，沒有及時地對醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行更新，檔案管理工作缺乏規(guī)范性，沒有建立一致的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，不利于醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.3 醫(yī)院檔案管理工作者工作能力急需加強(qiáng)

在醫(yī)院大幅度采用電子化辦公的同時，醫(yī)院從原有的紙質(zhì)存儲檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮觾Υ鏅n案方式，儲存的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了很大的改變，傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代自動化管理形式有著很大的差距。但很多檔案管理工作者對檔案信息的管理還停留在原先的水平，對于電子管理的知識儲備少，信息管理技術(shù)水平不高，對數(shù)據(jù)傳輸?shù)南嚓P(guān)知識知之甚少，無法很好地勝任辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作。

4 解決醫(yī)院檔案辦公自動化不足的方法

醫(yī)院檔案管理辦公自動化的發(fā)展時間較短，實踐經(jīng)驗不足，出現(xiàn)不足在所難免，針對辦公自動化環(huán)境下出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的解決措施，推動檔案管理水平的提升。

醫(yī)院檔案管理部門要想順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，就要將管理工作與現(xiàn)代高新技術(shù)進(jìn)行結(jié)合。醫(yī)院要給予檔案管理工作高度的重視，加大科研和資金投入，引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人才，加強(qiáng)對工作人員的技能培訓(xùn)，不斷完善辦公自動化體系，建立規(guī)范統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，制定嚴(yán)格的獎懲措施，培養(yǎng)檔案管理工作人員的保密意識，升級檔案管理部門的硬件配置，深入研究辦公自動化設(shè)施，對檔案管理工作人員進(jìn)行知識培訓(xùn)，擴(kuò)大工作人員的知識儲備。

要想讓醫(yī)院檔案管理工作更好地適應(yīng)辦公自動化趨勢，為醫(yī)院檔案管理工作贏得更多發(fā)展機(jī)遇，不僅需要醫(yī)院方面做出努力，還需要檔案管理工作人員提高自身覺悟和工作能力。檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，服從醫(yī)院的安排，主動通過各種形式了解和學(xué)習(xí)現(xiàn)代高新技術(shù)，努力適應(yīng)辦公自動化環(huán)境，積極與各科室進(jìn)行交流和溝通，樹立高度的責(zé)任感和信息保密意識，對傳輸完畢的檔案信息要妥善保管或及時進(jìn)行銷毀處理，及時排除信息資料泄露的隱患，檔案管理人員要在實踐中摸索辦公自動化模式的規(guī)律，積累工作經(jīng)驗，更好地完成檔案管理工作。

5 結(jié)語

醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案管理人員的技能培訓(xùn)，升級辦公設(shè)備，為檔案管理提供良好的工作環(huán)境，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的飛躍，使醫(yī)院擁有更加廣闊的發(fā)展前景。