徐 玲

(泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 泉州 362000)

傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象為國(guó)家、社會(huì)大眾重要活動(dòng)的記錄，其職責(zé)主要是對(duì)檔案進(jìn)行搜集與管理，對(duì)檔案文化進(jìn)行傳播，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。智慧檔案具備了“智慧”的相關(guān)特征。對(duì)“智慧檔案”進(jìn)行定義時(shí)還需要考慮到“智慧”層面，即在智慧檔案中通過(guò)對(duì)新興技術(shù)的應(yīng)用，如云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案和數(shù)字檔案全方位、多元化管理，提供多渠道、高效率、全方位的共享化服務(wù)內(nèi)容，具備相對(duì)獨(dú)立的管理能力和運(yùn)作能力，對(duì)國(guó)家社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、人類檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、管理等。

一、智慧檔案的主要特征

(一)深度感知

在智慧檔案特征中感知功能居于首位，體現(xiàn)了檔案管理工作擬人化的特點(diǎn)。感知主要包括檔案本身、附著在檔案上的信息、檔案管理者、檔案服務(wù)對(duì)象、檔案所駐建筑等。當(dāng)代檔案管理的感知系統(tǒng)，是對(duì)檔案管理中包含的人和物進(jìn)行全面深度感知的結(jié)果。檔案感知不僅僅是對(duì)局部信息感知，而是致力于實(shí)現(xiàn)感知全覆蓋，克服過(guò)去檔案管理碎片化的狀態(tài)，將分散在各個(gè)角落的零碎信息整合到一起，再通過(guò)新興技術(shù)全面使用所有信息。

(二)立體互聯(lián)

檔案管理不僅需要建立全方位的信息感知系統(tǒng)，還要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，將“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)運(yùn)用到檔案建設(shè)中，充分發(fā)揮感知系統(tǒng)的作用，實(shí)現(xiàn)立體互聯(lián)互通。

立體互聯(lián)能夠打破檔案館內(nèi)部的模塊化管理模式，實(shí)現(xiàn)館與館之間的互相連接，實(shí)現(xiàn)檔案館與其他社會(huì)組織之間的合作。物理空間的互聯(lián)：檔案之間、部門之間、樓層之間、計(jì)算機(jī)之間、倉(cāng)庫(kù)之間的互聯(lián)互通，等等。虛擬環(huán)境的互聯(lián)：檔案工作人員與檔案服務(wù)人員之間、人員與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之間的互聯(lián)互通，等等。

(三)無(wú)線聯(lián)通

互聯(lián)互通打破了信息壁壘，消除了信息孤島的現(xiàn)象，在全覆蓋互聯(lián)互通和信息共享的基礎(chǔ)上，將館內(nèi)外的信息充分共享在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，以供檔案服務(wù)對(duì)象利用。這樣，無(wú)論在什么地方、什么時(shí)間，任何人都能夠充分利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息利用的便捷性、隨時(shí)性，方便了檔案管理員和檔案信息使用者。

(四)可持續(xù)發(fā)展

智慧檔案是一個(gè)較為“開(kāi)放”的管理模式，它將公民共享檔案開(kāi)放，提供公民自主性和互動(dòng)式的服務(wù)模式，加深公眾對(duì)檔案知識(shí)的理解，而且也給公眾監(jiān)督檔案信息提供了可能。這些對(duì)于促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展和進(jìn)步無(wú)疑帶來(lái)了更多的好處。具備感知特性的智慧檔案，能夠感知檔案的信息、人的信息及檔案館的整體運(yùn)作狀況，能夠保證建筑內(nèi)各種設(shè)備、資源利用的環(huán)保、綠色和安全，這與我國(guó)提倡的生態(tài)文明發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的觀念是相一致的。

(五)以人為本的理念

智慧檔案管理堅(jiān)持“以人為本”的發(fā)展理念，將人的發(fā)展作為智慧檔案發(fā)展的目標(biāo)，堅(jiān)持一切都是為了人的發(fā)展的理念。在充分利用信息科技的前提下，時(shí)時(shí)刻刻想著民眾的需要，經(jīng)常聽(tīng)取民眾的意見(jiàn)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下智慧檔案的建設(shè)

(一)利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)智慧檔案的深度感知功能

目前，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)連接的數(shù)據(jù)采集端涉及的范圍非常廣泛，包括手機(jī)、電腦、射頻識(shí)別(RFID)裝置、紅外感應(yīng)器、全球定位系統(tǒng)、激光掃描器等。首先，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)檔案實(shí)體實(shí)行電子標(biāo)簽化管理，全面覆蓋檔案館的感知信息，使傳統(tǒng)檔案館內(nèi)碎片信息感知集中于一體，并進(jìn)行智慧化的整合和銜接，使檔案工作者全面了解信息狀態(tài)，這有利于實(shí)現(xiàn)檔案館工作的規(guī)范化管理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的全面利用。其次，在檔案館建筑、檔案館內(nèi)的一些設(shè)施安裝相應(yīng)的傳感設(shè)備，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)無(wú)線射頻技術(shù)開(kāi)展智慧型管理，使得沒(méi)有生命和活力的檔案館主要設(shè)施變?yōu)橐粋€(gè)具有感知功能的系統(tǒng)。再次，檔案管理中清點(diǎn)館藏檔案數(shù)量是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的工作，工作量很大，成本高，容易出錯(cuò)。新興技術(shù)能克服這些弱點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化清點(diǎn)檔案數(shù)量，減少了工作時(shí)間，降低了成本，提高了工作效率。當(dāng)需要尋找具體的檔案時(shí)，通過(guò)人工尋找是一件較為煩瑣的事情，但是通過(guò)感知系統(tǒng)就能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)定位，提高了準(zhǔn)確率，大大方便了工作人員，提升了民眾滿意度。

(二)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)智慧檔案的資源整合

大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)總量大、數(shù)據(jù)種類多、價(jià)值密度低、處理速度快等特征，給人類社會(huì)帶來(lái)了巨大的變革。檔案館儲(chǔ)存了海量的檔案，存在種類增加、檔案的利用與挖掘價(jià)值降低等問(wèn)題。首先，檔案館可利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將國(guó)土、衛(wèi)生、環(huán)保、教育、公積金等民生檔案進(jìn)行選擇、轉(zhuǎn)換、提取等操作重新構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，給數(shù)據(jù)挖掘提供信息的來(lái)源，實(shí)現(xiàn)各類民生檔案數(shù)據(jù)的共享；其次，檔案館通過(guò)建設(shè)統(tǒng)一的線上查詢平臺(tái)，給民眾提供“一站式”公共服務(wù)。

(三)云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的智慧管理

云計(jì)算信息技術(shù)是經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)將很多成本比較低的計(jì)算實(shí)體整合在一起，形成一個(gè)具備強(qiáng)大計(jì)算能力的操作系統(tǒng)，給用戶提供了更加安全、低成本的云計(jì)算服務(wù)和管理。檔案部門要借助云計(jì)算實(shí)現(xiàn)檔案館的管理與服務(wù)的延伸功能。利用云計(jì)算技術(shù)建立檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建“檔案云”，把每一個(gè)地方的數(shù)字檔案館和各類民生服務(wù)都安排在“云端”，用戶可以根據(jù)自己的需求，到云計(jì)算中去檢索資源。這樣就能打破傳統(tǒng)檔案館存在的信息孤島問(wèn)題，而且提高了運(yùn)作速度，大大降低了成本。各館際之間可以共同打造云環(huán)境中數(shù)字檔案資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)不同檔案館之間的信息共享、互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案館和其他社會(huì)組織之間的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)各個(gè)不同主體之間的信息共享。建立云檔案管理，還可以抗拒自然災(zāi)害、人為災(zāi)害對(duì)檔案館的威脅。

(四)基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立“掌上智慧檔案”

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展給很多行業(yè)帶來(lái)了新的機(jī)會(huì)。檔案館也應(yīng)該利用這次機(jī)會(huì)，根據(jù)本檔案館的特色，打造基于移動(dòng)終端的公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立“掌上智慧檔案”，給民眾帶來(lái)便捷性、即時(shí)性服務(wù)。改變過(guò)去查檔案必須到檔案館的運(yùn)作方式，積極將查詢檔案的功能移到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、門戶網(wǎng)站上，以滿足民眾最終需求為目的。設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、功能齊備、跨平臺(tái)的移動(dòng)APP客戶端的界面，利于民眾通過(guò)移動(dòng)客戶端實(shí)現(xiàn)檔案在線查詢、預(yù)約等。利用移動(dòng)定位技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案館館內(nèi)外導(dǎo)航、指引。利用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，以防隨便泄露用戶隱私信息。

(五)利用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)“智慧”體驗(yàn)

用戶的滿意度主要來(lái)源于對(duì)智慧檔案的直觀感受，以及對(duì)用戶和智能檔案資源服務(wù)互動(dòng)的感知。運(yùn)用人工智能技術(shù)，可滿足廣大用戶對(duì)智慧檔案的個(gè)性化需求，實(shí)現(xiàn)“智慧”體驗(yàn)。應(yīng)充分利用人工智能技術(shù)，整合傳統(tǒng)檔案資源和數(shù)字檔案資源，依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立檔案，借助智能咨詢信息系統(tǒng)，提供智能匹配、智能拓展、智能分析等智能化檔案信息檢索技術(shù)，提供自動(dòng)篩選、自動(dòng)分析、自動(dòng)推理和自動(dòng)應(yīng)答等智能化檔案咨詢服務(wù)，增強(qiáng)智慧檔案智能化服務(wù)水平和服務(wù)能力。系統(tǒng)應(yīng)能依據(jù)查檔人的個(gè)人信息和具體查閱記錄，向用戶推送他們也許感興趣的檔案資料，幫助用戶更加準(zhǔn)確、快速地查找到他們需要的信息資料。

三、結(jié)語(yǔ)

智慧檔案主要具備深度感知、立體互聯(lián)、無(wú)線泛在、可持續(xù)發(fā)展等特征。應(yīng)分別從云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等方面建設(shè)智慧檔案，助推檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

[1]唐莉.智慧檔案館初探[D].天津：天津師范大學(xué),2015.

[2]金智智.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的智慧檔案建設(shè)策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(7):96.

[3]孟薔.智慧高校檔案館建構(gòu)中的檔案征集智慧化研究[J].蘭臺(tái)世界,2017(23):32-34.

[4]林曦.信息化浪潮下高職院校檔案管理的思考[J].鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014,26(2):122-123.

[5]程結(jié)晶.云技術(shù)中數(shù)字檔案資源共享與管理體系的構(gòu)建[J].中國(guó)檔案,2013(01):66-68.

[6]王媛媛.國(guó)內(nèi)智慧檔案館的現(xiàn)狀與發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界,2017(S1):19-20.

[7]劉鴻臣.“人本”理念下的智慧檔案館建設(shè)與發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界,2017(S1):29-30.

[8]張祖群.國(guó)內(nèi)外智慧城市發(fā)展動(dòng)態(tài)與基本內(nèi)涵[J].城市管理與科技,2013,15(6):55-57.