竇智慧+孫振偉

摘 要：在檔案資源中，文書檔案作為其重要組成部分，其主要產(chǎn)生于行政管理事務活動過程中，由文書轉化而來，其所包含的內(nèi)容較多，是對機關單位管理發(fā)展的全程記錄。在當前信息化時代，文書檔案現(xiàn)代化管理水平有了大幅度的提升，文書檔案的信息化管理工作越來越完善，這為文書檔案工作的現(xiàn)代化和規(guī)范化發(fā)展奠定了良好的基礎。

關鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；優(yōu)勢；具體措施

在當前信息化環(huán)境下，信息技術在各行業(yè)中進行廣泛應用，這也使文書檔案現(xiàn)代化管理水平了有了較大程度的提升。由于文書檔案主要產(chǎn)生于行政管理事務活動過程中，因此通過加強對文書檔案現(xiàn)代化管理，可以有效的增加文書檔案的數(shù)量，豐富文書檔案的載體形式，加快推動文書檔案管理工作的規(guī)范化和信息化發(fā)展進程。

1 文書檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案歸檔人員工作效率

通過采用現(xiàn)代化技術來對文書檔案進行管理，可以有效的提高文書檔案管理的水平，提高文書檔案工作的效率。通過利用計算機可以對文書檔案進行即時整理，文件管理效率大幅度提高，而且檔案歸檔人員工作強度降低，使文書資料的收集、保存、分類和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)更為便利，使整個文書檔案管理流程更具簡潔性。

（二）提高檔案的查閱速度

在文書檔案檔案現(xiàn)代化管理工作中，主要依托于計算機技術和網(wǎng)絡技術，檔案資源可以隨時檢索，有效的提高了文件的查閱速度，檔案使用者不需要受時間和空間的制約，能夠隨時對自己所需要的信息資源進行查詢，不需要大量的人力和物力資源，有效的提高了文書檔案的利用水平。

（三）提高文件的傳遞速度和文件的安全性

由于文書檔案數(shù)量較多，在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，在對日常公文歸檔過程中，文件的傳遞過程中極易發(fā)生丟失的現(xiàn)象。通過在文書檔案管理工作中引入現(xiàn)代化技術后，通過網(wǎng)絡即能夠實現(xiàn)文件的傳遞和流轉，文件在傳遞過程中不僅速度較快，而且有效的保證了文件的安全性。同時在檔案管理系統(tǒng)中，還可以針對檔案的密級來設置相應的權限，這樣查檔人員可以在自己權限范圍內(nèi)進行查檔操作，有效的保證了文書檔案信息的安全。而且利用現(xiàn)代化技術來對文書檔案進行管理過程中，不僅檔案人員勞動強度減輕，而且不需要翻閱原始的紙質檔案，可以有效的保證文書檔案信息的完整性，提高文書檔案管理的質量。

2 做好文書檔案現(xiàn)代化管理的具體措施

（一）重視文書與檔案工作的銜接效果

在文書檔案管理工作中，文件與檔案質量的影響作用較大，所以，必須要高度重視兩者銜接的規(guī)范化，這同樣也是推進文書檔案工作開展的前提條件。而在實踐管理中，一定要增強對于文書檔案管理工作的重視程度，認知文書檔案管理的重要作用，確保文書材料歸檔與立卷更加準確，實現(xiàn)文書與檔案工作發(fā)展的一體化。其中，審核文件材料的過程中，一定要檢查紙張文體與大小，增強文件的標準性與規(guī)范性，以免出現(xiàn)字跡不清晰與胡亂涂改的問題。為此，需要對各種材料進行全面收集，確保文件發(fā)放的準確性，根據(jù)詳細的要求登記并補充，進一步促進文書檔案工作的開展，增強檔案管理水平。

（二）建立健全現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

在當前文書檔案管理工作中，需要通過建立健全現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，以此來規(guī)范文書檔案管理工作，并對文書檔案工作流程進行細化，保證文書檔案管理制度的實用性和可操作性。在具體文書檔案管理制度建立過程中，需要做到與時俱時，增強制度的科學性、合理性和靈活性，并能夠為文書檔案管理工作提供新的工作形式，構建完善的文書檔案管理體系。另外，還要完善文書檔案檔案的編修制度，提高文書檔案管理工作的質量。并在實際工作中要做到發(fā)文稿紙和文件處理內(nèi)容的準確性和簡潔性，使文件發(fā)放范圍更具合理性，以上來對文件數(shù)量進行控制，為文書檔案管理質量的提高奠定良好的基礎。

（三）采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術

在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網(wǎng)絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統(tǒng)部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統(tǒng)。可見，現(xiàn)代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實提高文書檔案的開發(fā)利用價值，最終促進單位的可持續(xù)發(fā)展。

（四）提高文書檔案檢索效率

首先，通過對當前的文書檔案進行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現(xiàn)標準化與科學化的前提。

其次，通過對文書檔案進行組合，對于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴格按照相關標準來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準確性與效率。因為實施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

（五）打造高素質的文書檔案管理隊伍

在文書檔案現(xiàn)代化管理工作中，需要打造一支專業(yè)化的高素質人才隊伍，以此來提高文書檔案現(xiàn)代化管理水平。在實踐工作中，需要重視對文書檔案管理人員的培訓工作，制定完善的檔案管理人才招聘機制，注重計算機網(wǎng)絡信息專業(yè)人才的培養(yǎng)，以此來加快推動文書檔案的信息化、網(wǎng)絡化發(fā)展進程。在實際工作中還要幫助檔案管理人員樹立現(xiàn)代化的服務理念，增強文書檔案管理人員的競爭意識，使其在對文書檔案管理工作中對現(xiàn)代化技術給予充分的重視，不斷的提升自身的綜合素養(yǎng)，從而為文書檔案現(xiàn)代化管理目標的實現(xiàn)打下堅實的基礎。

3 結束語

機關單位文書檔案管理水平與其基礎性管理工作的水平息息相關，因此在當新信息化環(huán)境下，文書檔案管理工作要做到與時俱進，在實際工作中要充分的運用現(xiàn)代化管理手段，完善現(xiàn)代化文書檔案管理制度，全面提高文書檔案的檢索效率，提高文書檔案管理人員的綜合素質，以此來推動文書檔案管理的規(guī)范化和標準化發(fā)展，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要作用。

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