趙作嚴(yán)

摘 要：高校人事檔案管理能夠激發(fā)學(xué)者的學(xué)術(shù)潛能，并且人事檔案工作能夠推進(jìn)人才的高效流轉(zhuǎn)。人事檔案管理是高校管理的基礎(chǔ)工程，是學(xué)校比較競(jìng)爭(zhēng)力迅速提升的根本依托。檔案工作既是高校硬實(shí)力的體現(xiàn)，同時(shí)又是其軟實(shí)力的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理

1 高校人事檔案管理人員隊(duì)伍現(xiàn)狀

（一）高校人事檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定

日前，大多數(shù)高校人事檔案管理工作從屬于組織人事部門，未配備專職人事檔案管理員，具備檔案專業(yè)技術(shù)資格的檔案管理人員更是寥寥無幾。高校人事檔案工作崗位變動(dòng)頻繁，工作內(nèi)容也是為繁瑣。除平常的人事檔案材料收集、整理、保管工作外，還涉及大量人事部門的工作。并且，大多數(shù)人以其他人事工作為主，順帶負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。這類現(xiàn)狀會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問題：這一項(xiàng)工作剛剛熟悉又被調(diào)整于其他工作崗位。因而，他們很難主動(dòng)地去開發(fā)現(xiàn)存的人事檔案資源信息，創(chuàng)新人事檔案管理和利用，開發(fā)個(gè)人人事檔案的使用價(jià)值。人事檔案管理年復(fù)一年重復(fù)舊工作，毫無創(chuàng)新可言。這不僅影響現(xiàn)代人事檔案工作的正常管理，也難以避免資料錯(cuò)漏和失密的問題。

（二）高校人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟悉

高校人事檔案管理工作具有專業(yè)性、政策性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求人事檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)的教育培訓(xùn)，并掌握足夠的檔案專業(yè)理論知識(shí)和方法，才能適應(yīng)人事檔案管理工作需要。從目前情況來看，高校人事檔案管理人員素質(zhì)達(dá)到上述要求的為數(shù)不多。日前，高校的檔案管理人員學(xué)歷職稱較低，普遍年齡偏大。在高校從事人事檔案管理工作的人員中，科班出身的很少，半路出家人數(shù)卻占大部分。頻繁地更換和調(diào)動(dòng)，每一個(gè)人事檔案管理者又要從頭學(xué)起，從熟悉工作到順利工作，再到適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作，需要一段較長(zhǎng)的時(shí)間。從而造成檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)不夠熟悉的現(xiàn)象。影響了人事檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和高校人事檔案工作的發(fā)展。

（三）高校人事檔案管理人員缺乏繼續(xù)教育

提起繼續(xù)教育，高校一般只重視教學(xué)人員、科研人員的進(jìn)修學(xué)習(xí)，對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，也就忽略了人事檔案管理人員繼續(xù)教育的問題。由于該崗位的頻繁更換，很多人事檔案管理人員自身，對(duì)人事檔案管理工作的內(nèi)容及其重要意義都不甚理解，更談不上對(duì)業(yè)務(wù)的鉆研。在他們看來，人事檔案管理工作枯燥繁瑣，職業(yè)定位模糊，又沒有進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，前途一片黑暗。這也就影響人事檔案管理人員工作積極性和隊(duì)伍的穩(wěn)定，缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，也就無法具備系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)來指導(dǎo)人事檔案管理工作者的工作實(shí)踐。

2 高校人事檔案管理工作中出現(xiàn)的主要矛盾

（一）人事檔案管理服務(wù)性與軟硬件缺失的矛盾

隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，高校人事工作也愈發(fā)依賴于信息，諸多的行為過程就是對(duì)信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過程，這對(duì)人事檔案的管理工作提出了更高的要求。當(dāng)前，人事檔案管理服務(wù)性與檔案工作軟硬件之間存在著矛盾。軟硬件的缺失，導(dǎo)致了檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，從而影響人事管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

（二）人事檔案管理信息化要求與管理手段落后的矛盾

在信息時(shí)代，先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)該成為人事檔案管理的重要手段。完善人事檔案管理服務(wù)應(yīng)該要建立起一套完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通迅技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息共享。當(dāng)前，許多高校檔案管理手段落后，仍采用傳統(tǒng)的手工人事檔案管理：沒有館內(nèi)局域網(wǎng)和檔案館網(wǎng)站或主頁(yè)；未實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描；沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。管理手段的落后直接影響檔案功能的發(fā)揮。檔案管理手段的陳舊落后，整檔工序的繁瑣復(fù)雜，直接造成檔案材料使用的不方便，降低了工作效率。

（三）人事檔案信息的局限性與社會(huì)需求透明化、服務(wù)性需求擴(kuò)大化的矛盾

人事檔案由于自身特點(diǎn)，在提供信息方面往往存在部門自我服務(wù)多，為社會(huì)提供得少，保密性強(qiáng)，服務(wù)性弱等存在局限性的問題。隨著社會(huì)的發(fā)展、高等教育社會(huì)化程度的不斷提高，高校人才流動(dòng)頻繁等情況的出現(xiàn)，人事檔案信息局限性與透明性、服務(wù)性需求擴(kuò)大之間存在矛盾。

3 高校人事檔案管理的建議

（一）實(shí)現(xiàn)人事檔案的“四化”管理

高校人事檔案管理關(guān)系到高校的發(fā)展。要想提高高校人事檔案管理的水平，積極推進(jìn)高校人事檔案的“現(xiàn)代化、信息化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化”管理就變得尤為重要。“現(xiàn)代化”管理就是在高校人事檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，從根本上改變傳統(tǒng)的以手工操作為主的檔案管理方式。

（二）加強(qiáng)聲像以及電子檔案的管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，聘用制下的高校人事檔案日益“數(shù)字化”，高校人事檔案中的聲像以及電子檔案越來越多，因而，高校檔案人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)聲像以及電子檔案的管理進(jìn)行科學(xué)管理?！靶畔⒒惫芾砭褪遣捎孟冗M(jìn)的技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化和科學(xué)化。建立高校人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)；對(duì)重要的以及利用頻率高的資料加以數(shù)字化?！胺ㄖ苹惫芾砭褪歉咝Ｈ耸聶n案管理必須遵守我國(guó)檔案法，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的合法化?！皹?biāo)準(zhǔn)化”管理就要求對(duì)高校人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。爭(zhēng)取做到，每份材料在確保真實(shí)、完整的條件下，也具有規(guī)范化的格式。包括檔案材料表格、材料尺寸大小等，都符合國(guó)家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）創(chuàng)新高校人事檔案管理

創(chuàng)新高校人事檔案內(nèi)容，確保檔案材料的真實(shí)性。目前，高校人事檔案內(nèi)容雷同現(xiàn)象十分常見，不能動(dòng)態(tài)直觀地反映個(gè)人的綜合素質(zhì)。因此，高校人事檔案應(yīng)創(chuàng)新內(nèi)容，重視人事檔案材料內(nèi)容的多樣性，重視圖片、圖形、聲像資料等信息的收集，建立高校特色人事檔案材料的動(dòng)態(tài)跟蹤系統(tǒng)，將動(dòng)態(tài)追蹤的最新人事檔案材料補(bǔ)充到人事檔案信息管理系統(tǒng)中。

4 結(jié)語(yǔ)

高校人事檔案管理能夠激發(fā)學(xué)者的學(xué)術(shù)潛能，并且人事檔案工作能夠推進(jìn)人才的高效流轉(zhuǎn)。人事檔案管理是高校管理的基礎(chǔ)工程，是學(xué)校比較競(jìng)爭(zhēng)力迅速提升的根本依托。檔案工作既是高校硬實(shí)力的體現(xiàn)，同時(shí)又是其軟實(shí)力的重要組成部分。高校人事檔案管理工作對(duì)學(xué)校人事制度改革與人才流轉(zhuǎn)發(fā)揮著三重功能，進(jìn)言之，人事檔案管理工作還能通過教師人才信息系統(tǒng)的完善，為學(xué)校人事決策提供準(zhǔn)確、客觀的信息支持與保障，確保高校人才管理工作的高效能推進(jìn)?？梢哉f，在現(xiàn)代人才學(xué)的視野中，高校人事檔案管理工作已經(jīng)成為學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展不可或缺的助手，已成為學(xué)校實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展必不可缺的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

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