忻晨

（上海中醫(yī)藥大學(xué) 上海市 201203）

引言

現(xiàn)高校的采購(gòu)流程主要涉及申購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、結(jié)算等，原有的線下采購(gòu)模式及方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)采購(gòu)工作的要求，多年來(lái)設(shè)備采購(gòu)也一直是高校資產(chǎn)管理工作中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。通過(guò)信息化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，可以提高學(xué)校業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力，為學(xué)校設(shè)備信息的管理提供了全方位的系統(tǒng)支撐。

1 高校設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的意義

新形勢(shì)下的高?？焖侔l(fā)展，設(shè)備的日常采購(gòu)量也日益遞增，存在品目多、流程繁瑣，效率低下的現(xiàn)象。因此信息化系統(tǒng)的應(yīng)用迫在眉睫，能夠發(fā)揮重要作用，其意義如下：①提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。以家具為例。舊模式為人工對(duì)待采購(gòu)的家具做表單，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)還需找各位經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，最后再人工登記詢價(jià)數(shù)據(jù)，碰到采購(gòu)量大的時(shí)候，采購(gòu)流程繁多而零碎，采購(gòu)員往往應(yīng)接不暇，另外，對(duì)同一種產(chǎn)品過(guò)往幾個(gè)月的價(jià)格，難以取得參考。采購(gòu)周期長(zhǎng)，可能會(huì)影響學(xué)校使用。信息化系統(tǒng)應(yīng)用后，從線下轉(zhuǎn)變到線上，流程簡(jiǎn)潔明了，老師可直接在網(wǎng)上審核，大量減少采購(gòu)周期和紙質(zhì)文件，。大幅度降低了該過(guò)程中需要投入的成本。②提高采購(gòu)?fù)该鞫?。舊模式下的采購(gòu)數(shù)據(jù)歸檔在采購(gòu)員這，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人乃至使用老師對(duì)實(shí)際采購(gòu)情況（如具體金額和供應(yīng)商等）并不知悉，導(dǎo)致信息不流通。信息化系統(tǒng)應(yīng)用后，采購(gòu)信息公開透明，老師可以直接檢索查詢相關(guān)信息。③提高采購(gòu)規(guī)范性和有效性。舊模式下由于大量采購(gòu)信息由采購(gòu)員手動(dòng)登記錄入，并對(duì)這些紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行存放，既無(wú)法保證單據(jù)的規(guī)范性，也無(wú)法保證單據(jù)能被有效存放。信息化系統(tǒng)應(yīng)用后，將由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)生的單據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并且通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行信息填寫，充分提升了單據(jù)的規(guī)范性和存儲(chǔ)的有效性[1]。

2 高校設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

通過(guò)上文的分析可以發(fā)現(xiàn)，在高校設(shè)備采購(gòu)的信息化系統(tǒng)中，需要建立集申購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收和結(jié)算等功能于一體的綜合系統(tǒng)，同時(shí)需包含對(duì)過(guò)往采購(gòu)結(jié)果的統(tǒng)計(jì)，所以在該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，需要對(duì)以上內(nèi)容進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)過(guò)程如下：

2.1 申購(gòu)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在高校的日常需求中，特別是科研型高校，設(shè)施設(shè)備、辦公和實(shí)驗(yàn)室家具的需求都會(huì)有，因此需要能保證所有設(shè)施設(shè)備家具都應(yīng)用該系統(tǒng)進(jìn)行申購(gòu)。在具體的設(shè)計(jì)過(guò)程中，設(shè)計(jì)內(nèi)容包括整體界面和具體程序編寫兩方面，對(duì)于界面來(lái)說(shuō)，在設(shè)計(jì)過(guò)程中需要保證界面的簡(jiǎn)潔性，但是需要能夠讓申報(bào)人填寫相關(guān)信息，所以在設(shè)計(jì)過(guò)程中，將整個(gè)界面分為兩個(gè)部分，其一為日常辦公用品，通常情況下這些設(shè)備體積較小，并且費(fèi)用較低，但是會(huì)對(duì)辦公效率產(chǎn)生重大影響，對(duì)于高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，需要優(yōu)先對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行審核。該部分界面中包括4個(gè)文本框，內(nèi)容分別為申報(bào)內(nèi)容、申報(bào)原因、申報(bào)單位和申報(bào)人員，當(dāng)申報(bào)人員填寫相關(guān)信息并提交后，有財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審批。對(duì)于辦公家具以及實(shí)驗(yàn)設(shè)備等大型設(shè)備，優(yōu)先級(jí)可適當(dāng)降低，但是要求申報(bào)原因方面需要進(jìn)行細(xì)致填寫。在程序的設(shè)計(jì)過(guò)程中，最簡(jiǎn)單的方式為應(yīng)用VB程序進(jìn)行編寫，通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行信息傳遞。

2.2 采購(gòu)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在我國(guó)的高校運(yùn)行中，通常專業(yè)化設(shè)備的采購(gòu)頻率較低，并且在采購(gòu)過(guò)程中，會(huì)以學(xué)院為單位進(jìn)行申報(bào)，然而對(duì)于辦公用戶以及辦公家具來(lái)說(shuō)，采購(gòu)頻率很高，所以在設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，采購(gòu)系統(tǒng)的主要用戶為設(shè)備采購(gòu)人員。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，該過(guò)程將會(huì)同時(shí)由審批系統(tǒng)和結(jié)算系統(tǒng)控制，當(dāng)審批系統(tǒng)確定相關(guān)設(shè)備需要被采購(gòu)后，會(huì)生成獨(dú)有工單，并將該工單發(fā)送到采購(gòu)人員的移動(dòng)設(shè)備中，在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員需要進(jìn)行相關(guān)信息填寫。同時(shí)結(jié)算系統(tǒng)對(duì)設(shè)備的采購(gòu)資金進(jìn)行記錄，為了保證信息記錄的準(zhǔn)確性，在辦公家具和辦公用品的采購(gòu)中，需要大力推行移動(dòng)支付，以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的有效記錄。在采購(gòu)人員完成工單填寫后，需要將該工單提交到設(shè)備采購(gòu)的信息化系統(tǒng)中，有系統(tǒng)進(jìn)行工單存儲(chǔ)，財(cái)務(wù)工作人員對(duì)資金費(fèi)用和生成的工單進(jìn)行對(duì)比，另外通過(guò)信息化系統(tǒng)了解辦公用品和辦公家具的市場(chǎng)價(jià)格，只有當(dāng)實(shí)際消耗資金與設(shè)定值在規(guī)定的誤差范圍內(nèi)，才可視作本次設(shè)備采購(gòu)過(guò)程完成[2]。

2.3 驗(yàn)收系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在高校的設(shè)備采購(gòu)后，需要對(duì)采購(gòu)的設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，在傳統(tǒng)的驗(yàn)收過(guò)程中，驗(yàn)收對(duì)象單純?yōu)橘?gòu)買的設(shè)備，對(duì)于其余方面的驗(yàn)收體現(xiàn)不明顯，甚至完全不進(jìn)行驗(yàn)收，這種驗(yàn)收形式在一定程度上提高了舞弊現(xiàn)象的發(fā)生幾率，所以在驗(yàn)收系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，將實(shí)現(xiàn)對(duì)全部信息的驗(yàn)收。本文在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，將該系統(tǒng)分為兩方面內(nèi)容：①為購(gòu)買的設(shè)備情況，由相關(guān)人員對(duì)設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行檢查，尤其是對(duì)于專業(yè)設(shè)備來(lái)說(shuō)，需要由專業(yè)教師進(jìn)行設(shè)備審查，只有當(dāng)采購(gòu)的設(shè)備能夠滿足相關(guān)要求時(shí)才可在驗(yàn)收系統(tǒng)中填寫相關(guān)信息，信息的填寫內(nèi)容包括檢驗(yàn)人的基本信息等。②為單據(jù)驗(yàn)收系統(tǒng)，由于在該系統(tǒng)中已經(jīng)生成了工單，同時(shí)產(chǎn)生的各類單據(jù)也已經(jīng)存儲(chǔ)到了系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)工作人員將根據(jù)這些信息對(duì)各類單據(jù)進(jìn)行核實(shí)，只有當(dāng)各類單據(jù)信息與工單信息能夠?qū)?yīng)時(shí)，才可以在系統(tǒng)中生成的驗(yàn)收單上簽字。而在系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，將對(duì)這兩部分內(nèi)容進(jìn)行查核，應(yīng)用VB編程語(yǔ)言中的“and”邏輯，只有當(dāng)兩部分內(nèi)容都被確定后，才可提示采購(gòu)?fù)瓿伞?/p>

2.4 結(jié)算系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在高校設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，最后一項(xiàng)重要內(nèi)容為結(jié)算系統(tǒng)，由于之前采購(gòu)時(shí)信息已登記錄入，因此在結(jié)算時(shí)的設(shè)計(jì)相比之前，更簡(jiǎn)單一些，只需提取已有信息即可生成單據(jù)結(jié)算。結(jié)算單據(jù)的格式是需要和財(cái)務(wù)處對(duì)接溝通的，保證單據(jù)可以在雙方流轉(zhuǎn)生效。

與此同時(shí)，結(jié)算系統(tǒng)需要具備如下功能：在采購(gòu)系統(tǒng)中，可以自動(dòng)記錄所有的簽訂合同，如果在結(jié)算過(guò)程中，最終的合同金額大于轉(zhuǎn)入經(jīng)費(fèi)，結(jié)算系統(tǒng)將會(huì)提示經(jīng)費(fèi)不足，返回用戶界面進(jìn)行經(jīng)費(fèi)追加，追加過(guò)程不需要由院級(jí)或者校級(jí)設(shè)備管理部門進(jìn)行審核，在追加經(jīng)費(fèi)提交完成之后，結(jié)算系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)入到財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬流程；如果在結(jié)算過(guò)程中，最終合同金額小于轉(zhuǎn)入經(jīng)費(fèi)，用戶只需要在結(jié)算系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的付款信息，如收款單位及付款人等，結(jié)算系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成余額結(jié)算操作，并將高校設(shè)備的采購(gòu)狀態(tài)變更為“余額結(jié)算”，財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)結(jié)算系統(tǒng)的內(nèi)容，完成相應(yīng)的付款手續(xù)。設(shè)備原始發(fā)票以電子形式發(fā)送給用戶，按照固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)管理流程登記入賬，財(cái)務(wù)部門報(bào)賬完成之后，結(jié)束采購(gòu)流程[3]。

3 高校設(shè)備采購(gòu)信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

3.1 信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

高校設(shè)備采購(gòu)系統(tǒng)中最重要的信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)的工作內(nèi)容為對(duì)各類信息進(jìn)行有效記錄和審核，在信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，主要建設(shè)內(nèi)容為：①數(shù)據(jù)收集方面。在系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，涉及大量硬件設(shè)施的應(yīng)用，這些硬件設(shè)備能夠讓工作人員將設(shè)備信息錄入系統(tǒng)中，系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中，應(yīng)用局域網(wǎng)將信息匯總，并將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，所以在實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，需要建設(shè)支持索引搜索的數(shù)據(jù)庫(kù)。②客戶端分離。在設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)中，不同子系統(tǒng)將對(duì)應(yīng)不同的客戶端，但是各類客戶端系統(tǒng)都會(huì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將信息傳遞到財(cái)務(wù)部門中，由該部門進(jìn)行審批，當(dāng)審批通過(guò)后，系統(tǒng)將審批結(jié)果發(fā)回申購(gòu)系統(tǒng)中，同時(shí)將購(gòu)買的設(shè)備發(fā)送到采購(gòu)員的客戶端中，該客戶端會(huì)將采購(gòu)信息持續(xù)發(fā)回到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，為驗(yàn)收過(guò)程打下基礎(chǔ)[4]。

3.2 實(shí)現(xiàn)對(duì)各類設(shè)備信息的有效記錄

在高校設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，為了降低采購(gòu)員的重復(fù)工作量，可以在設(shè)備審批過(guò)程中按照設(shè)備的運(yùn)行時(shí)間確定設(shè)備采購(gòu)的必要性，這就要求在系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，需要能夠記錄各類設(shè)備的應(yīng)用時(shí)間。要達(dá)成這一要求，設(shè)備采購(gòu)部門在采購(gòu)了設(shè)備后，可應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行設(shè)備信息錄入，由信息化系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄。從中可以看出，在信息化系統(tǒng)的建設(shè)中，需要對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，原因在于數(shù)據(jù)庫(kù)需要能夠有效存儲(chǔ)兩種信息：①為采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的電子單據(jù)；②為各類設(shè)備的基本信息，在該系統(tǒng)的應(yīng)用中，財(cái)務(wù)管理部門能夠從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)用各類信息，以對(duì)設(shè)備采購(gòu)的必要性進(jìn)行探究。

3.3 建設(shè)移動(dòng)端采購(gòu)系統(tǒng)

要保證設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)能夠發(fā)揮應(yīng)有效果，需要能夠?qū)υO(shè)備采購(gòu)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，由于設(shè)備采購(gòu)中通常需要由采購(gòu)人員進(jìn)行設(shè)備購(gòu)進(jìn)，所以在信息化系統(tǒng)的構(gòu)建過(guò)程中，需要開發(fā)移動(dòng)應(yīng)用系統(tǒng)，在采購(gòu)人員的工作過(guò)程中，及時(shí)在系統(tǒng)里填寫相關(guān)內(nèi)容。在具體的移動(dòng)端采購(gòu)系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，該系統(tǒng)需要能夠與當(dāng)前的移動(dòng)支付應(yīng)用進(jìn)行有效融合，并且由移動(dòng)端系統(tǒng)對(duì)移動(dòng)支付軟件的資金流動(dòng)過(guò)程進(jìn)行記錄，保證設(shè)備采購(gòu)人員能夠按照相關(guān)要求進(jìn)行設(shè)備的購(gòu)進(jìn)。

另外在設(shè)備采購(gòu)的信息化系統(tǒng)建設(shè)中，還需要構(gòu)建相應(yīng)的配套制度，有效的規(guī)章制度可以規(guī)范采購(gòu)行為，優(yōu)化采購(gòu)環(huán)境，各部門各人員應(yīng)嚴(yán)格按照此規(guī)章執(zhí)行。保證采購(gòu)流程的順利進(jìn)行，保障學(xué)校的利益[5]。

4 結(jié)論

綜上所述，在高校設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要對(duì)申購(gòu)系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、驗(yàn)收系統(tǒng)和結(jié)算系統(tǒng)進(jìn)行深入研究和設(shè)計(jì)，同時(shí)在該系統(tǒng)中，支持通過(guò)檢索大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)信息。而要實(shí)現(xiàn)對(duì)該系統(tǒng)的合理應(yīng)用，還需加大硬件設(shè)施建設(shè)投入、對(duì)各類采購(gòu)設(shè)備進(jìn)行信息記錄以及建設(shè)移動(dòng)端采購(gòu)系統(tǒng)的支持，從而讓信息化系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮應(yīng)有功能。