馬月生

（山西職業(yè)技術學院， 山西 太原 030024）

引言

21世紀是一個信息化高度發(fā)展的世紀，計算機技術的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，預示著人們已經(jīng)逐漸進入高速發(fā)展的信息化時代。現(xiàn)如今，在我們的日常生活、工作和學習的過程中，計算機始終都發(fā)揮著重要的作用，成為必不可少的重要工具之一，特別是當我們在面臨著異常繁瑣和沉重的辦公業(yè)務時，計算機技術所發(fā)揮的作用不可估量。在以計算機技術為主導作用下的辦公自動化的幫助下，處理、加工以及存儲信息都能夠做到一步到位，實現(xiàn)一體化辦公，由此可以極大地促進工作效率和質(zhì)量的顯著提升。

1 辦公自動化的概況

所謂辦公自動化是指在計算機技術的幫助下，類似于處理數(shù)據(jù)、整合資源和存儲檔案等各種辦公室內(nèi)部業(yè)務都能夠在最短的時間內(nèi)高質(zhì)量高效率的完成，故計算機技術是辦公自動化最強大的支撐，在此基礎上它能夠把信息管理和互聯(lián)網(wǎng)技術有機地結合在一起，換言之辦公自動化是信息化時代發(fā)展到一定階段的重要產(chǎn)物。辦公人員在實際工作過程中，只需要借助專業(yè)的計算機設備和處理軟件，便可以有效地處理和加工各種信息，然后在互聯(lián)網(wǎng)的輔助作用下存儲或者上傳那些已經(jīng)處理好的信息。對信息的處理和加工的整個過程基本上都是通過操作計算機實現(xiàn)的，工作人員也只是對計算機進行相應的操作，故這種在辦公室工作中依賴計算機完成對各種信息的處理和加工的模式被稱為辦公自動化[1]。

2 計算機技術在辦公自動化中應用的具體特征

2.1 互不干擾的邏輯結構

在平時的辦公過程中，辦公自動化用戶在對信息進行處理時通常會借助專業(yè)的軟件，并且從辦公數(shù)據(jù)庫中可以將所需要的信息直接調(diào)用出來。若同時運行數(shù)據(jù)庫和應用軟件，則極有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的情況，進而不能全面地將數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)導出來，更有甚者還會出現(xiàn)各種亂碼的現(xiàn)象。然而，計算機技術所采用的結構具有一定的邏輯性，能夠明確地將數(shù)據(jù)庫和應用軟件區(qū)分開，即使二者的操作同時運行，數(shù)據(jù)紊亂的情況也不會出現(xiàn)，這便在很大程度上為辦公自動化本身的準確性提供了重要的保障[2]。

2.2 同步更新的數(shù)據(jù)庫

充分發(fā)揮辦公自動化的作用，離不開計算機對數(shù)據(jù)庫中各種數(shù)據(jù)和信息的調(diào)用和處理，由此辦公自動化的功能才能很輕松的實現(xiàn)。出于對辦公自動化用戶的考慮，相同的用戶在不同地區(qū)和計算機上通過軟件進行登錄時，是可以將相同數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)直接調(diào)用出來的，并且數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容也可以實現(xiàn)異地的同步更新，大大提高了在異地進行辦公的效率。

此外，辦公自動化中應用計算機技術，通過對數(shù)據(jù)進行加密和授權，以及防火墻的啟動等，在很大程度上提高了辦公信息的安全性。

3 計算機技術在辦公自動化中的功能

3.1 對數(shù)據(jù)進行自動備份

計算機技術在辦公自動化的應用過程中，由于忘記存儲的錯誤操作、突然的斷電和線路出現(xiàn)損耗的計算機自身的故障造成數(shù)據(jù)被錯誤刪除的現(xiàn)象時常出現(xiàn)，為此給后序辦公的正常開展造成非常不利的影響。借助計算機自動備份數(shù)據(jù)的功能，便可以很大程度上提高數(shù)據(jù)的完整性與安全性，待計算機對辦公自動化用戶的數(shù)據(jù)進行自動備份后，由于用戶錯誤的操作和計算機本身故障所導致的數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象便可以得到有效的控制[3]，在已經(jīng)備份數(shù)據(jù)的幫助下可以在最短的時間內(nèi)將原先的數(shù)據(jù)進行恢復。另外，當計算機數(shù)據(jù)庫的存儲設備出現(xiàn)一定的故障，導致不能將已經(jīng)丟失的數(shù)據(jù)重新恢復或者不能繼續(xù)進行數(shù)據(jù)的存儲時，數(shù)據(jù)庫管理員還可以通過數(shù)據(jù)恢復的強大功能，將所丟失資料的日志備份盡可能地恢復，從而使數(shù)據(jù)存儲的有效性得到最大限度的保證。

3.2 對數(shù)據(jù)進行密碼保護

計算機數(shù)據(jù)庫的破壞主要與內(nèi)部和外部的破壞有關，有些用戶對計算機數(shù)據(jù)庫的用戶名與密碼通過非法盜取而獲得其他用戶數(shù)據(jù)庫是最主要的破壞行為，并且這種不法行為在很大程度上已經(jīng)嚴重威脅了用戶數(shù)據(jù)庫的安全性，故為有效防止出現(xiàn)用戶丟失或者泄露數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，最大限度地確保辦公自動化用戶能夠?qū)τ嬎銠C運行程序進行安全且方便的調(diào)用，計算機數(shù)據(jù)密碼保護技術就在其中發(fā)揮著至關重要的作用。

通過計算機密碼保護系統(tǒng)可以幫助數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)實現(xiàn)對計算機辦公自動化數(shù)據(jù)安全性和可靠性的有力保護[4]。同時，該保護系統(tǒng)能夠防止不法分子對用戶數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行隨意且非法的篡改與盜取，從根本上為眾多辦公自動化用戶提供有效的保障，保證計算機數(shù)據(jù)的安全。

除此以外，隨著計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的普及發(fā)展，辦公自動化技術的發(fā)展日漸成熟，應用于計算機密碼保護的范圍越來越廣，為促進辦公信息安全等級的顯著有效提升，一大批具備較高安全等級的保護系統(tǒng)與軟件正不斷地涌現(xiàn)出來。

4 結論

21世紀是一個計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術高速發(fā)展的時代，企業(yè)要想在日益激烈的市場競爭中脫穎而出并占領一席之地，必須在迎合市場需求的基礎上，促進自身處理事務能力、效率以及質(zhì)量的提升。計算機技術在辦公自動化中的應用有助于節(jié)省人力操作，確保數(shù)據(jù)信息的安全性和穩(wěn)定性。

參考文獻

[1] 夏春梅.辦公自動化中的計算機技術應用探討與研究[J].價值工程，2014（36）：215-216.

[2] 王柳惠.關于辦公自動化中的計算機技術應用相關思考[J].科技傳播，2015（20）：107-108.

[3] 宋新樂，宋文文.基于辦公自動化中的計算機技術應用的探析[J].電子測試，2016（10）：74-75.

[4] 甘露，雷梁.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].山東工業(yè)技術，2016（13）：152；222.